Quasi tutte le organizzazioni imprenditoriali di questo mondo, sia che si tratti di attività di consulenza o di produzione di un prodotto, hanno una cosa in comune, ed è l'amministrazione. Ognuno di loro deve occuparsi e gestire una grande pila di file, gestire appuntamenti e programmare riunioni, ecc. Questo potrebbe sembrare di natura troppo noiosa e ripetitiva, ma credeteci, ci vogliono alcune abilità e conoscenze serie per eseguire questi compiti.
Un responsabile dell'ufficio è una designazione specializzata nella gestione e gestione di tutte le attività amministrative che riguardano un'organizzazione aziendale. Attraverso questo articolo, discuteremo in dettaglio questo profilo professionale.
Compiti da svolgere
Un capo ufficio occupa una posizione vitale e chiave in qualsiasi organizzazione aziendale e deve svolgere una serie di compiti e compiti, come ad esempio:
- Pianifica gli appuntamenti per la dirigenza di alto livello delle organizzazioni e assicura che il personale interessato sia aggiornato di volta in volta sullo stato della riunione programmata.
- Gestisce, supervisiona e gestisce i viaggi aziendali o di lavoro dei dirigenti di alto livello dell'organizzazione.
- Organizza e gestisce le conferenze stampa e gli eventi dell'organizzazione aziendale.
- Predispone comunicazioni commerciali, bozze e lettere legali da inviare agli interessati
- Gestisce le esigenze di cancelleria e arredamento dell'organizzazione aziendale
- Si occupa e gestisce i reclami, le domande e i feedback dei consumatori
- Garantisce che tutti i dipendenti dell'organizzazione siano contenti e nessuno si impegni in pratiche e comportamenti non etici.
- Garantisce che i requisiti di bilancio dell'organizzazione siano pienamente soddisfatti e rispettati
- Supervisiona lo stato dei dipendenti e le richieste dei consumatori
- Predispone i verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione
- Prepara comunicati stampa per il personale dei media
Abilità richieste
Il ruolo di un capo ufficio è più di un generalista, in cui deve avere conoscenza e specializzazione su una varietà di aspetti come finanza, organizzazione, smistamento, gestione, ecc. Per svolgere con successo un ruolo così impegnativo, un ufficio il manager deve possedere le seguenti competenze:
| Nome dell'abilità | Perché è necessario? |
| Atteggiamento di problem-solving | Gestire un ufficio e gestire l'intera forza lavoro non è un compito facile. Ciò pone molte sfide davanti a te e, a volte, le situazioni potrebbero essere piuttosto complicate, richiedendo una soluzione rapida ed efficace. Un atteggiamento di risoluzione dei problemi è l'abilità più richiesta per un responsabile dell'ufficio che non solo aiuterà a risolvere i problemi, ma migliorerà anche i livelli di produttività di tutti i dipendenti. |
| Organizzazione | Il ruolo di un responsabile dell'ufficio ruota attorno alla gestione efficace. Lui o lei avrebbe a che fare con molti file e dati che devono essere ordinati e gestiti, in modo da trarre alcune conclusioni significative. Pertanto, un responsabile dell'ufficio deve essere altamente disciplinato e organizzato. |
| Buone competenze informatiche | Questo mondo ruota attorno alla tecnologia e difficilmente ci sarebbe un'organizzazione aziendale che non fa uso della tecnologia dell'informazione per condurre le proprie operazioni commerciali. Essendo un responsabile d'ufficio in questo mondo dominato dalla tecnologia, è necessario disporre di una conoscenza approfondita del software più recente e delle competenze operative di base del computer in modo da eseguire efficacemente i propri compiti e doveri. |
| Abilità comunicative | Un responsabile dell'ufficio deve conversare molto con i suoi anziani, subordinati o persino fornitori di terze parti. Per tenere discorsi fluidi ed entrare in conversazioni significative, è necessario avere eccellenti capacità comunicative. |
| Adattabilità | Un'organizzazione aggiorna o modifica continuamente la propria condotta operativa al fine di migliorare le proprie prospettive di business e il modo di gestire le cose. Ciò può includere l'introduzione di nuove tecnologie, nuove procedure di smistamento dei file, linee guida relative al lavoro riviste, ecc. Pertanto, un responsabile dell'ufficio deve essere adattabile e deve avere la capacità di assorbire completamente le nuove regole. |
Aspettative di stipendio
Il responsabile dell'ufficio è una posizione critica in qualsiasi organizzazione aziendale ed è considerato personale chiave. Una persona impiegata in questa designazione ottiene stipendi elevati e gode di incentivi redditizi. Tuttavia, lo stipendio percepito da un responsabile d'ufficio varia e dipende dai seguenti fattori:
| Particolari | Spiegazione |
| Dove | Un dirigente d'ufficio impiegato o distaccato in un luogo urbano o metropolitano otterrebbe sempre uno stipendio più alto rispetto alle persone che lavorano in luoghi semi-rurali o rurali. |
| Esperienza lavorativa | Come per ogni altro lavoro, l'esperienza lavorativa gioca un ruolo importante nel decidere lo stipendio di un responsabile d'ufficio. Esperienza e stipendio mantengono sempre un rapporto diretto tra loro. Maggiore è l'esperienza di un responsabile d'ufficio, più brillanti sarebbero le sue prospettive di stipendio. |
| Abilità | Ogni organizzazione di datori di lavoro preferisce assumere e pagare dipendenti qualificati che abbiano la conoscenza e la comprensione di una varietà di competenze diverse, come MS Office, Advanced Excel, presentazioni Powerpoint, sistemi contabili, ecc. Maggiore è il numero di competenze, più alto sarebbe il suo stipendio. |
Titoli di studio
Per diventare un dirigente d'ufficio, una persona deve aver completato con successo almeno una laurea in qualsiasi campo (preferibilmente gestione o amministrazione aziendale). Inoltre, per ottenere promozioni rapide e un buon stipendio, un candidato può aggiungere al proprio arsenale vari corsi di certificazione e corsi a tempo pieno (come CPA, MBA).
Popolare deve avere certificazioni
Le certificazioni svolgono un ruolo importante nel decidere lo stipendio e le prospettive occupazionali di un candidato. Prepmycareer consiglia a tutte le persone che si trovano nella gestione di livello medio o inferiore di conseguire alcune certificazioni pertinenti. Nell'ambito del lavoro di capo ufficio, di seguito l'elenco di alcune certificazioni più importanti:
| Particolari | Durata |
| Excel avanzato | mesi 3-4 |
| Sistemi di contabilità operativi (come Quickbooks, Xero, account Zoho, ecc.) | 6 mesi |
| Gestione del libro paga | 4 mesi |
| Marketing digitale | 6 mesi |
| Parlare in pubblico (capacità di comunicazione) | 3 mesi |
Riferimenti
- https://www.journals.uchicago.edu/doi/abs/10.1086/344121
- https://repository.library.georgetown.edu/handle/10822/559297
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Sandeep Bhandari è il fondatore del sito Web PrepMyCareer.com.
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