Un segretario esecutivo si dedica principalmente al lavoro di gestione relativo all'orario dell'esecutivo. I ruoli e le responsabilità includono la tenuta dei registri, la preparazione delle presentazioni, la conferma degli orari delle riunioni, ecc. Pertanto, l'intervistatore si concentrerà sulle abilità della vita reale e non sulla conoscenza dei libri. L'esperienza è molto importante per questo lavoro poiché i segretari esecutivi devono lavorare continuamente per comprendere le attività quotidiane nelle interpretazioni più profonde, indipendentemente dagli ordini del giorno.
La comunicazione è una parte fondamentale di questo ruolo poiché i conoscenti dell'esecutivo devono essere informati dei recenti cambiamenti nel programma in modo che tutto il resto possa essere gestito di conseguenza. D'altra parte, gli interessi personali potrebbero ostacolare il progresso in quanto il segretario potrebbe non concentrarsi esclusivamente sui compiti assegnati. Per prepararsi a questo colloquio, potrebbe essere necessario mettersi nei panni di una segretaria per coloro che non hanno precedenti esperienze e desiderano lavorare per migliorare il proprio curriculum.
Le 21 principali domande di intervista per prepararsi bene
1. In che modo un segretario esecutivo può mantenere l'efficienza sul lavoro?
Risposta di esempio
Il modo perfetto per mantenere l'efficienza come segretario esecutivo è memorizzare il programma. Ciò ridurrà i probabili errori.
2. Fornisci un riassunto sulle tue aree forti e deboli.
Risposta di esempio
Le mie aree di forza includono la comunicazione e la negoziazione. Posso facilmente convincere le persone a concordare su un punto comune in modo che gli interessi acquisiti non vengano compromessi. Le mie aree deboli includono il pensiero eccessivo e il perfezionismo. Devo fare tutto secondo la mia immaginazione, ma le circostanze a volte non lo permettono.
3. Vale davvero la pena rispettare le regole?
Risposta di esempio
Il rispetto delle regole dell'ufficio è essenziale solo nella misura in cui le regole aiutano a promuovere gli interessi dei lavoratori. Al contrario, le regole disumane dovrebbero essere contestate il prima possibile.
4. È essenziale mantenere buone relazioni interpersonali con il dirigente anche dopo l'orario di lavoro?
Risposta di esempio
Dipende dal quantitativo di compiti assegnati al segretario esecutivo. Nella maggior parte dei casi è opportuno confinare lo stesso all'orario di ufficio in modo che i rapporti interpersonali non pregiudichino il lavoro da svolgere.
5. Qual è la tua opinione sull'uguaglianza di genere sul posto di lavoro?
Risposta di esempio
L'uguaglianza di genere aiuta a mantenere sentimenti di fiducia e dignità sul posto di lavoro. I ruoli assegnati non dovrebbero essere specifici per genere ma specifici per talento in modo che i maschi, così come le femmine, possano mettersi alla prova nelle rispettive sfere.
6. Cosa faresti se una riunione venisse annullata all'ultimo momento?
Risposta di esempio
Informerei immediatamente l'esecutivo e proverei a sostituire alcuni appuntamenti in sospeso durante quel lasso di tempo. Se ciò non è possibile, proverei a conoscere il prossimo slot probabile in modo che l'intera giornata non venga sprecata a causa di un singolo default.
7. È consentito a un segretario esecutivo gestire account personali?
Risposta di esempio
No. Devono essere gestiti solo dai contabili.
8. Se una persona continua a visitare su base giornaliera senza alcun appuntamento precedente, come gestirai lo scenario?
Risposta di esempio
Quella persona deve conoscere le regole. Cercherei di sottolineare l'importanza delle regole in ufficio e cercherei di dare un appuntamento il prima possibile. Nel caso di clienti testardi, le guardie dovrebbero gestire l'intera questione secondo le circostanze.
9. Sarai in grado di gestire lo stress quotidiano sul posto di lavoro?
Risposta di esempio
Sì. Dato che sono a conoscenza dei protocolli, sarebbe più facile ridurre al minimo lo stress. In situazioni eccezionali, utilizzo tecniche di consapevolezza per far fronte a qualsiasi quantità di stress esistente sul posto di lavoro. Stabilire un corretto equilibrio tra lavoro e vita privata potrebbe anche aiutare in questo senso.
10. Puoi suggerire cinque modi per mantenere organizzati i file importanti?
Risposta di esempio
I file essenziali possono essere organizzati nei seguenti cinque modi:
- Segregare secondo l'ordine del giorno
- Mettili in cartelle separate
- Disporre le rispettive cartelle secondo la pianificazione
- Combina la data se c'è una possibilità
- La divisione delle cartelle in ulteriori sottocategorie potrebbe aiutare a stabilire un flusso di informazioni.
11. In qualità di segretario esecutivo, come dovresti gestire i segreti dei precedenti datori di lavoro?
Risposta di esempio
Devono essere mantenuti riservati a tutti i costi in quanto potrebbero ostacolare il lavoro degli altri segretari esecutivi. Nessuna informazione ufficiale deve essere divulgata davanti ai clienti senza previa autorizzazione.
12. Come gestirai più agende designate per un singolo giorno?
Risposta di esempio
Li organizzerei secondo le priorità dell'esecutivo. Ciò aiuterà a svolgere un'attività alla volta mentre si completano le attività programmate in detta data.
13. Quali modifiche potresti apportare al programma?
Risposta di esempio
Come da conferma degli organizzatori della riunione, un segretario esecutivo è autorizzato a modificare il programma in base alle linee guida dell'esecutivo. Modificherei lo stesso solo nella misura in cui il mio datore di lavoro mi consente di farlo. È essenziale mantenere il livello ottimale di coordinamento.
14. Come gestiresti i clienti provenienti da Stati esteri per quanto riguarda le barriere linguistiche?
Risposta di esempio
Cercherei di imparare la lingua se i clienti sono regolari. In altri casi, i traduttori potrebbero aiutare in modo efficiente. Le parti possono anche decidere di comunicare in una lingua conosciuta da entrambe le parti se si verifica uno scenario del genere.
15. Menziona il tratto più importante di un segretario esecutivo.
Risposta di esempio
La pazienza è la caratteristica più importante di un segretario esecutivo. Poiché potrebbero esserci numerosi casi in cui le persone non si presentano a un orario prestabilito o desiderano organizzare l'incontro in un momento precedente, una persona paziente troverà facile gestire questioni così insignificanti. L'assenza di pazienza potrebbe persino minacciare il lavoro in circostanze eccezionali.
16. Sei disposto a viaggiare secondo il programma del segretario?
Risposta di esempio
Sì, posso trasferirmi facilmente per questo lavoro. D'altra parte, sono pronto a gestire qui i compiti del segretario quando deve viaggiare in modo da mantenere l'unanimità nel lavoro ufficiale. La delega delle attività necessarie può essere gestita di conseguenza.
17. Descrivi l'essenza della disciplina nella vita quotidiana.
Risposta di esempio
Per me la disciplina è uno dei pilastri su cui si regge la vita. Aiuta una persona a mantenere lo stato tempestivo di tutte le attività. Inoltre, una persona disciplinata può facilmente fungere da modello per gli altri. Credo che l'assenza di disciplina renda la vita simile a una barca senza vele. La confusione si riduce praticando l'arte della disciplina nella vita quotidiana.
18. Cos'è più importante: annotare i verbali di una riunione o concentrarsi invece sulla conversazione?
Risposta di esempio
In qualità di segretario esecutivo, sarebbe mio dovere prendere nota di una riunione per aggiornare efficacemente il database. Le persone che partecipano alla riunione dovrebbero concentrarsi sulla conversazione in corso. È meglio multitasking, ma per quanto riguarda l'attenzione particolare, si deve decidere in base al posto designato.
19. Hai qualche precedente esperienza in questo campo?
Risposta di esempio
Sì, ho fatto parte di vari stage in cui ho dovuto lavorare sotto altre segretarie esecutive per apprendere le complessità di questo lavoro. Dopo aver completato con successo lo stesso, sono stato nominato per il posto desiderato in uno studio legale che ha contribuito ad arricchire le mie conoscenze. Per essere precisi, la mia esperienza è limitata a tre anni al momento.
20. Quanto sei flessibile, come professionista?
Risposta di esempio
Credo nell'adattamento alle mutevoli condizioni. Su una scala da uno a dieci, mi classificherei un sette sulla flessibilità. Questa decisione può essere attribuita alle mie norme in base alle quali non credo nello svolgere compiti sleali per ottenere promozioni, ecc. In termini di posto di lavoro, posso dimostrare la mia flessibilità facendo più turni e imparando nuove lingue.
21. Cosa intendi per "risoluzione alternativa delle controversie"?
Risposta di esempio
La risoluzione alternativa delle controversie comprende tutti i tipi di composizione extragiudiziale che non rientrano nell'ambito dell'arbitrato. Queste misure includono negoziazione, mediazione, compromesso, ecc. Quando le parti indulgono in tali pratiche, il segretario esecutivo deve fornire tutti i fatti di fronte al negoziatore o al mediatore. Il contenzioso infruttuoso viene risparmiato, il che implica che il tempo prezioso di entrambe le parti viene risparmiato senza alcuna spesa aggiuntiva per l'assunzione di avvocati, ecc.
Riferimenti
- https://www.jstor.org/stable/2727611
- https://www.nato.int/nato_static_fl2014/assets/pdf/hungarian%20revolution%201957%20-%20private%20records/20130917_PR_56_57-ENG.pdf
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Sandeep Bhandari è il fondatore del sito Web PrepMyCareer.com.
Sono un blogger professionista a tempo pieno, un marketer digitale e un formatore. Amo tutto ciò che riguarda il Web e cerco di imparare nuove tecnologie ogni giorno.
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