21年のトップ2024のエグゼクティブセクレタリーインタビューの質問[回答付き]

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役員秘書は、主に役員のスケジュールに関する管理業務に従事します。 役割と責任には、記録の維持、プレゼンテーションの準備、会議のタイミングの確認などが含まれます。したがって、面接担当者は、本に関する知識ではなく、実際のスキルに焦点を当てます。 エグゼクティブセクレタリーは、議題に関係なく、最も深い解釈で日常のタスクを理解するために継続的に取り組む必要があるため、この仕事には経験が非常に重要です。

他のすべてがそれに応じて管理できるように、エグゼクティブの知人にスケジュールの最近の変更を通知する必要があるため、コミュニケーションはこの役割の重要な部分です。 一方、秘書は割り当てられたタスクだけに集中していない可能性があるため、個人的な興味が進行を妨げる可能性があります。 この面接の準備として、未経験で履歴書を改善するために仕事に行きたい人は、秘書の立場に足を踏み入れる必要があるかもしれません.

エグゼクティブセクレタリーインタビューの質問

よく準備するためのトップ21の面接の質問

1. 秘書はどのようにして仕事の効率を維持できますか?

回答例

秘書として効率を維持するための完璧な方法は、スケジュールを覚えることです。 これにより、起こりうるミスが減ります。

2. 得意分野と苦手分野について簡単に説明します。

回答例

私の得意分野は、コミュニケーションとネゴシエーションです。 既得権が損なわれないように、共通点に同意するよう人々を簡単に説得できます。 私の弱点は、考えすぎと完璧主義です。 私は自分の想像通りにすべてを行う必要がありますが、状況によってはそうすることができない場合があります。

3. 規則の遵守は本当に価値があるのか​​?

回答例

オフィス ルールの遵守は、ルールが労働者の利益を促進するのに役立つ場合にのみ不可欠です。 それどころか、非人道的なルールはできるだけ早く抗議する必要があります。

4. 勤務時間後も役員と良好な人間関係を維持することは不可欠ですか?

回答例

それは、事務局長に指定された職務の量によって異なります。 ほとんどの場合、対人関係が行われる仕事に影響を与えないように、同じことをオフィスアワーに限定するのが最善です.

5. 職場での男女平等についてどう思いますか?

回答例

男女平等は、職場での信頼感と価値を維持するのに役立ちます。 割り当てられた役割は、男性だけでなく女性もそれぞれの分野で自分自身を証明できるように、性別固有のものではなく、才能固有のものであるべきです.

6. 会議がギリギリでキャンセルされたらどうしますか?

回答例

私はすぐに幹部に知らせ、その期間中のいくつかの保留中の予定を代用しようとします. これが不可能な場合は、XNUMX つのデフォルトで XNUMX 日が無駄にならないように、次の可能性のあるスロットを調べます。

7. 事務局長が個人アカウントを管理することは許されますか?

回答例

いいえ、会計士のみが管理します。

8. ある人が事前の予約なしで毎日訪問し続ける場合、シナリオをどのように管理しますか?

回答例

その人はルールに精通している必要があります。 オフィスでのルールの重要性を強調し、できるだけ早く任命するように努めます。 頑固なクライアントの場合、警備員は状況に応じて問題全体を処理する必要があります.

9. 職場での日々のストレスを管理できますか?

回答例

はい。 プロトコルを知っているので、ストレスを最小限に抑えるのが簡単になります. 例外的な状況では、職場での既存のストレスに対処するためにマインドフルネスのテクニックを使用します。 適切なワークライフ バランスを確立することも、この点で役立つ可能性があります。

10. 重要なファイルを整理しておくための XNUMX つの方法を教えてください。

回答例

重要なファイルは、次の XNUMX つの方法で編成できます。

  • 議題ごとに分ける
  • それらを別々のフォルダーに配置します
  • スケジュールに従ってそれぞれのフォルダを配置します
  • 可能性がある場合は結合日
  • フォルダをさらにサブカテゴリに分割すると、情報の流れを確立するのに役立つ場合があります。

11. 秘書として、過去の雇用主の秘密をどのように扱うべきですか?

回答例

他の事務局長の仕事を妨げる可能性があるため、彼らはどんな犠牲を払っても内密に保たれなければなりません。 事前の許可なしに、クライアントの前で公式情報を漏らしてはなりません。

12. XNUMX 日に指定された複数の議題をどのように管理しますか?

回答例

幹部の優先順位に従ってそれらを配置します。 これは、指定された日にスケジュールされたタスクを完了しながら、一度に XNUMX つのタスクを引き受けるのに役立ちます。

13. スケジュールのどのような変更が許可されますか?

回答例

会議の主催者の確認に従い、エグゼクティブセクレタリーは、エグゼクティブのガイドラインに基づいてスケジュールを変更することが許可されています. 雇用主が許可する範囲でのみ、同じものを変更します。 最適な調整レベルを維持することが不可欠です。

14.言語の壁に関して、外国からのクライアントをどのように管理しますか?

回答例

クライアントが常連なら、私はその言語を学ぼうとします。 また、翻訳者が効率的に役立つ場合もあります。 そのようなシナリオが発生した場合、当事者は、双方が知っている言語で通信することを決定することもできます.

15. 事務局長の最も重要な特徴を挙げてください。

回答例

忍耐力は、エグゼクティブセクレタリーの最も重要な特性です。 決まった時間に来なかったり、前もって打ち合わせをしたいというケースが多いので、我慢強い人なら、そんな些細な事にも対応しやすいでしょう。 忍耐力の欠如は、例外的な状況で仕事を脅かすことさえあります.

16. 秘書のスケジュール通りに旅行してもよろしいですか?

回答例

はい、この仕事のために簡単に転勤できます。 一方で、秘書が出張しなければならないときは、公式の仕事で全会一致が維持されるように、ここで秘書の仕事を管理する準備ができています。 必要な活動の委任は、それに応じて処理できます。

17. 日常生活における規律の本質を説明してください。

回答例

私にとって、規律は人生を支える柱の XNUMX つです。 それは、人がすべての活動のタイムリーなステータスを維持するのに役立ちます. さらに、規律のある人は、他の人のロールモデルとして簡単に行動できます。 規律の欠如は、帆のない船のようなものだと私は信じています。 混乱は、日常生活で規律を実践することによって軽減されます。

18. 会議の議事録を取ることと、会話に集中することのどちらがより重要ですか?

回答例

エグゼクティブ セクレタリーとして、データベースを効果的に更新するために会議の議事録を作成することは私の義務です。 ミーティングに参加する人は、進行中の会話に集中する必要があります。 マルチタスクを行うのが最善ですが、特定の焦点に関する限り、指定されたポストに従って決定する必要があります。

19. この分野での経験はありますか?

回答例

はい、私はさまざまなインターンシップに参加しており、他の役員秘書の下でこの仕事の複雑さを学ばなければなりませんでした。 同じことを無事に終えた後、私は法律事務所の希望のポストに任命され、知識を深めることができました. 具体的には、私の経験は今のところXNUMX年に制限されています。

20. プロフェッショナルとして、あなたはどのくらい柔軟ですか?

回答例

変化する状況に適応することを信じています。 柔軟性については、XNUMX から XNUMX の段階で XNUMX と評価します。 この決定は、昇進などを得るために不当な仕事をすることを信じていないという私の規範に起因する可能性があります。職場に関しては、複数のシフトを行い、新しい言語を学ぶことで柔軟性を証明できます。

21. 「裁判外紛争解決」という用語について何を理解していますか?

回答例

裁判外紛争解決には、仲裁の範囲に含まれないすべての種類の法廷外和解が組み込まれています。 これらの措置には、交渉、調停、妥協などが含まれます。当事者がそのような慣行にふける場合、事務局長は、交渉者または調停者の前ですべての事実を提供する必要があります。 無益な訴訟が回避されます。これは、弁護士を雇うなどの余分な費用をかけずに、双方の貴重な時間を節約できることを意味します。

参考文献

  1. https://www.jstor.org/stable/2727611
  2. https://www.nato.int/nato_static_fl2014/assets/pdf/hungarian%20revolution%201957%20-%20private%20records/20130917_PR_56_57-ENG.pdf
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