Исполнительный секретарь в основном занимается управленческой работой, касающейся графика исполнительной власти. Роли и обязанности включают ведение записей, подготовку презентаций, подтверждение времени проведения встреч и т. д. Таким образом, интервьюер сосредоточится на реальных навыках, а не на книжных знаниях. Опыт имеет большое значение для этой работы, поскольку исполнительным секретарям необходимо постоянно работать для понимания повседневных задач в самых глубоких интерпретациях, независимо от повестки дня.
Коммуникация является ключевой частью этой роли, поскольку знакомые руководителя должны быть проинформированы о последних изменениях в расписании, чтобы можно было соответствующим образом управлять всем остальным. С другой стороны, личные интересы могут помешать прогрессу, поскольку секретарь может не сосредоточиться исключительно на поставленных задачах. Для подготовки к этому собеседованию может потребоваться роль секретаря для тех, кто не имеет предыдущего опыта и хочет пойти на работу для улучшения своего резюме.
21 лучший вопрос для собеседования, к которому нужно хорошо подготовиться
1. Как исполнительный секретарь может поддерживать эффективность на работе?
Образец ответа
Идеальный способ сохранить эффективность исполнительного секретаря — запомнить расписание. Это уменьшит возможные ошибки.
2. Кратко опишите свои сильные и слабые стороны.
Образец ответа
Мои сильные стороны включают общение и переговоры. Я могу легко убедить людей прийти к единому мнению, не нарушая личных интересов. Мои слабые стороны включают чрезмерное мышление и перфекционизм. Я должен делать все, как мне кажется, но обстоятельства иногда не позволяют этого.
3. Стоит ли соблюдать правила?
Образец ответа
Соблюдение канцелярских правил необходимо только в той мере, в какой правила помогают отстаивать интересы рабочих. Наоборот, против негуманных правил нужно как можно скорее протестовать.
4. Важно ли поддерживать хорошие межличностные отношения с руководителем и в нерабочее время?
Образец ответа
Это зависит от количества обязанностей, возложенных на исполнительного секретаря. В большинстве случаев лучше ограничиться рабочими часами, чтобы межличностные отношения не влияли на предстоящую работу.
5. Каково ваше мнение о гендерном равенстве на рабочем месте?
Образец ответа
Гендерное равенство помогает поддерживать чувство доверия и достоинства на рабочем месте. Назначаемые роли должны быть привязаны не к полу, а к таланту, чтобы как мужчины, так и женщины могли проявить себя в соответствующих сферах.
6. Что бы вы сделали, если бы встречу отменили в последний момент?
Образец ответа
Я бы немедленно сообщил руководителю и попытался бы заменить некоторые незаконченные встречи в течение этого периода времени. Если это невозможно, я бы постарался узнать о следующем вероятном слоте, чтобы весь день не был потрачен впустую из-за одного дефолта.
7. Разрешено ли исполнительному секретарю управлять личными счетами?
Образец ответа
Нет. Ими должны управлять только бухгалтеры.
8. Если человек продолжает посещать вас ежедневно без какой-либо предварительной записи, как вы будете управлять сценарием?
Образец ответа
Этот человек должен быть ознакомлен с правилами. Я постараюсь подчеркнуть важность правил в офисе и постараюсь назначить встречу как можно раньше. В случае упрямых клиентов охранникам придется решать весь вопрос в соответствии с обстоятельствами.
9. Сможете ли вы справляться со стрессом на рабочем месте?
Образец ответа
Да. Поскольку я знаю протоколы, было бы проще свести стресс к минимуму. В исключительных ситуациях я использую методы осознанности, чтобы справиться с любым существующим стрессом на рабочем месте. В этом отношении также может помочь установление надлежащего баланса между работой и личной жизнью.
10. Можете ли вы предложить пять способов организации важных файлов?
Образец ответа
Основные файлы могут быть организованы следующими пятью способами:
- Разделить по повестке дня
- Разместите их в отдельных папках
- Расположите соответствующие папки в соответствии с расписанием
- Совместить дату, если есть возможность
- Разделение папок на дополнительные подкатегории может помочь в организации потока информации.
11. Как исполнительный секретарь, как вы должны обращаться с секретами прошлых работодателей?
Образец ответа
Они должны быть конфиденциальными любой ценой, так как это может помешать работе других исполнительных секретарей. Никакая официальная информация не должна разглашаться перед клиентами без предварительного разрешения.
12. Как вы будете управлять несколькими повестками дня, назначенными на один день?
Образец ответа
Я бы расположил их в соответствии с приоритетами руководителя. Это поможет выполнять одну задачу за раз, выполняя запланированные задачи в указанную дату.
13. Какие изменения вам разрешено вносить в расписание?
Образец ответа
По утверждению организаторов собрания исполнительный секретарь имеет право изменять расписание на основании указаний руководителя. Я бы изменил то же самое только в той степени, в которой мой работодатель позволяет мне это сделать. Важно поддерживать оптимальный уровень координации.
14. Как бы вы относились к клиентам из иностранных государств в связи с языковыми барьерами?
Образец ответа
Я бы попробовал выучить язык, если бы клиенты были постоянными. В других случаях переводчики могут эффективно помочь. Стороны также могут решить общаться на языке, известном обеим сторонам, если возникнет такой сценарий.
15. Назовите самую важную черту исполнительного секретаря.
Образец ответа
Терпение — самая важная черта исполнительного секретаря. Так как могут быть многочисленные случаи, когда люди не приходят в назначенное время или хотят договориться о встрече заранее, терпеливому человеку будет легко справиться с такими мелочами. Отсутствие терпения может даже угрожать работе в исключительных обстоятельствах.
16. Готовы ли вы путешествовать по расписанию секретаря?
Образец ответа
Да, я могу легко переехать на эту работу. С другой стороны, я готов взять на себя обязанности секретаря здесь, когда ему или ей приходится разъезжать, чтобы в официальной работе сохранялось единодушие. Делегирование необходимых действий может осуществляться соответствующим образом.
17. Опишите суть дисциплины в повседневной жизни.
Образец ответа
Для меня дисциплина — один из столпов, на которых держится жизнь. Это помогает человеку поддерживать своевременный статус всех видов деятельности. Кроме того, дисциплинированный человек может легко служить образцом для подражания для других. Я считаю, что отсутствие дисциплины делает жизнь похожей на лодку без парусов. Замешательство можно устранить, практикуя искусство дисциплины в повседневной жизни.
18. Что важнее — вести протокол встречи или сосредоточиться на разговоре?
Образец ответа
Как исполнительный секретарь, я должен был бы вести протокол собрания, чтобы эффективно обновлять базу данных. Люди, которые наслаждаются встречей, должны сосредоточиться на продолжающемся разговоре. Лучше всего выполнять многозадачность, но что касается конкретного внимания, нужно решать в соответствии с назначенным постом.
19. Есть ли у вас какой-либо предыдущий опыт в этой области?
Образец ответа
Да, я участвовал в различных стажировках, где мне приходилось работать под руководством других исполнительных секретарей, чтобы изучить тонкости этой работы. После успешного завершения я был назначен на желаемую должность в юридической фирме, что помогло обогатить мои знания. Если быть точным, мой опыт ограничен тремя годами на данный момент.
20. Насколько вы гибки как профессионал?
Образец ответа
Я верю в адаптацию к изменяющимся условиям. По шкале от одного до десяти я бы оценил свою гибкость на семь. Это решение можно отнести к моим нормам, согласно которым я не верю в выполнение несправедливых заданий для продвижения по службе и т. д. С точки зрения рабочего места я могу доказать свою гибкость, работая в несколько смен и изучая новые языки.
21. Что вы понимаете под термином «альтернативное разрешение споров»?
Образец ответа
Альтернативное разрешение споров включает в себя все виды внесудебного урегулирования, которые не подпадают под действие арбитража. Эти меры включают переговоры, посредничество, компромисс и т. д. Когда стороны предаются такой практике, исполнительный секретарь должен представить все факты перед переговорщиком или посредником. Спасаются бесплодные судебные тяжбы, а значит, экономится драгоценное время обеих сторон без лишних затрат на наем юристов и т.п.
Рекомендации
- https://www.jstor.org/stable/2727611
- https://www.nato.int/nato_static_fl2014/assets/pdf/hungarian%20revolution%201957%20-%20private%20records/20130917_PR_56_57-ENG.pdf
Я приложил столько усилий, чтобы написать этот пост в блоге, чтобы предоставить вам ценность. Это будет очень полезно для меня, если вы подумаете о том, чтобы поделиться им в социальных сетях или со своими друзьями/родными. ДЕЛИТЬСЯ ♥️
Сандип Бхандари — основатель сайта PrepMyCareer.com.
Я профессиональный блогер, цифровой маркетолог и тренер. Я люблю все, что связано с Интернетом, и каждый день стараюсь изучать новые технологии.
Все задачи по управлению командой, созданию контента и монетизации ложатся на меня. Вместе с командой PrepMyCareer мы стремимся предоставить нашим читателям полезный и интересный контент.