行政秘书主要从事与行政人员日程安排有关的管理工作。 角色和职责包括维护记录、准备演示文稿、确认会议时间等。因此，面试官将关注现实生活技能而不是书本知识。 经验对这项工作很重要，因为执行秘书需要不断工作，以最深刻的解释理解日常任务，而不管议程如何。
沟通是这一角色的关键部分，因为需要将日程安排的最新变化告知行政人员的熟人，以便相应地管理其他一切。 另一方面，个人利益可能会阻碍进展，因为秘书可能不会只专注于分配的任务。 为了准备这次面试，对于那些没有经验并希望从事这份工作以改善简历的人来说，担任秘书可能是必要的。
准备充分的 21 个面试问题
1. 执行秘书如何保持工作效率？
样本答案
作为执行秘书保持效率的完美方法是记住时间表。 这将减少可能的错误。
2. 简要介绍您的强项和弱项。
样本答案
我的强项包括沟通和谈判。 我可以很容易地说服人们就一个共同点达成一致，这样既得利益就不会受到损害。 我的弱点包括过度思考和完美主义。 我要按照我的想象做所有事情，但有时情况不允许。
3.遵守规则真的值得吗？
样本答案
只有当规则有助于促进工人的利益时，遵守办公室规则才是必要的。 相反，应该尽快抗议不人道的规则。
4. 在下班后也必须与主管保持良好的人际关系吗？
样本答案
这取决于指定给执行秘书的职责量。 在大多数情况下，最好限制在办公时间，这样人际关系就不会影响要做的工作。
5. 您对职场性别平等有何看法？
样本答案
性别平等有助于在工作场所保持信任感和价值感。 分配的角色不应特定于性别，而应特定于才能，以便男性和女性都能在各自的领域证明自己。
6. 如果会议在最后一刻取消，你会怎么做？
样本答案
我会立即通知执行官，并尝试在该时间范围内替换一些待定的任命。 如果这不可能，我会尝试了解下一个可能的时段，这样一整天就不会因为一次违约而浪费掉。
7. 执行秘书可以管理个人账户吗？
样本答案
不可以。它们只能由会计师管理。
8. 如果一个人在没有任何事先预约的情况下继续每天拜访，您将如何处理这种情况？
样本答案
那个人需要熟悉规则。 我会尽量强调办公室规则的重要性，并会尽量尽早预约。 遇上顽固的客户，看守就得看情况全盘处理了。
9. 你能应对工作场所的日常压力吗？
样本答案
是的。 由于我知道这些协议，因此将压力降至最低会更容易。 在特殊情况下，我会使用正念技巧来应对工作场所现有的任何压力。 在这方面建立适当的工作与生活平衡也可能有所帮助。
10. 你能推荐五种整理重要文件的方法吗？
样本答案
基本文件可以按以下五种方式组织：
- 根据议程隔离
- 将它们放在单独的文件夹中
- 按照时间表安排各自的文件夹
- 如果有可能合并日期
- 将文件夹划分为更多的子类别可能有助于建立信息流。
11. 作为执行秘书，你应该如何处理前雇主的秘密？
样本答案
他们将不惜一切代价保密，因为这可能会妨碍其他执行秘书的工作。 未经事先许可，不得在客户面前泄露官方信息。
12. 您将如何管理为一天指定的多个议程？
样本答案
我会根据主管的优先事项安排它们。 这将有助于一次完成一项任务，同时在上述日期完成计划任务。
13. 您可以对时间表进行哪些更改？
样本答案
根据会议组织者的确认，执行秘书可以根据执行人员的指导方针更改日程安排。 我只会在我的雇主允许我这样做的范围内进行修改。 保持最佳协调水平至关重要。
14. 在语言障碍方面，您将如何管理来自外国的客户？
样本答案
如果客户是固定的，我会尝试学习这门语言。 在其他情况下，翻译人员可能会有效地提供帮助。 如果出现这种情况，双方还可以决定以双方都知道的语言进行交流。
15. 提及执行秘书最重要的特质。
样本答案
耐心是执行秘书最重要的品质。 由于可能会有很多人没有在预定时间出现或希望提前安排会议的情况，因此有耐心的人会发现处理这些小问题很容易。 在特殊情况下，缺乏耐心甚至可能威胁到工作。
16. 你愿意按照秘书的安排出差吗？
样本答案
是的，我可以很容易地为这份工作搬家。 另一方面，当秘书出差时，我准备在这里管理秘书的任务，以便在公务工作中保持一致。 可以相应地处理必要活动的委派。
17. 描述日常生活中纪律的本质。
样本答案
对我来说，纪律是支撑生活的支柱之一。 它帮助一个人保持所有活动的及时状态。 此外，一个有纪律的人很容易成为他人的榜样。 我相信没有纪律会使生活就像没有帆的船。 通过在日常生活中实践纪律的艺术，可以减少混乱。
18. 什么更重要——记下会议记录还是专注于谈话？
样本答案
作为执行秘书，我有责任记下会议记录以有效更新数据库。 沉迷于会议的人应该把注意力放在正在进行的谈话上。 最好是一心多用，但具体的重点，要根据指定的岗位来决定。
19. 你有这方面的经验吗？
样本答案
是的，我参加过各种实习，我必须在其他执行秘书手下工作，才能了解这项工作的复杂性。 成功完成相同的任务后，我被任命为一家律师事务所的理想职位，这有助于丰富我的知识。 具体来说，我的经验目前仅限于三年。
20. 作为专业人士，您有多灵活？
样本答案
我相信适应不断变化的条件。 在一到十的范围内，我会给自己的灵活性打七分。 这个决定可以归因于我的规范，我不相信为了获得晋升而做不公平的任务等。在工作场所方面，我可以通过多次轮班和学习新语言来证明我的灵活性。
21. 您如何理解“替代争议解决”一词？
样本答案
替代争议解决包括所有类型的不属于仲裁范围的庭外和解。 这些措施包括谈判、调解、妥协等。当各方沉迷于此类做法时，执行秘书需要在谈判者或调解员面前提供所有事实。 免去无果诉讼，意味着节省了双方宝贵的时间，无需额外花费聘请律师等费用。
参考资料
- https://www.jstor.org/stable/2727611
- https://www.nato.int/nato_static_fl2014/assets/pdf/hungarian%20revolution%201957%20-%20private%20records/20130917_PR_56_57-ENG.pdf
我付出了很多努力来写这篇博文，为您提供价值。 如果您考虑在社交媒体上或与您的朋友/家人分享，这对我很有帮助。 分享是♥️
Sandeep Bhandari 是 PrepMyCareer.com 网站的创始人。
我是一名全职专业博主、数字营销人员和培训师。 我喜欢与 Web 相关的任何事物，并且每天都尝试学习新技术。
所有的团队管理、内容创建和货币化任务都由我处理。 与 PrepMyCareer 的团队一起，目标是为我们的读者提供有用且引人入胜的内容。