تعمل منظمات الأعمال في عالم ديناميكي ولا يتعين عليها التعامل مع المنافسة الشديدة من منافسيها فحسب ، بل تواجه أيضًا العوامل القانونية والسياسية جنبًا إلى جنب مع تغيير أذواق العملاء وتفضيلاتهم. هذا يقلل بشكل خطير من قدرتهم على توظيف المزيد من الموظفين وإنفاق المزيد على فاتورة الأجور. يتم نقل الضغط الناتج عن المنظمة في النهاية إلى موظفيها حيث يتعين عليهم العمل أكثر.
ومن ثم ، تفضل مؤسسات الأعمال توظيف هؤلاء الموظفين الذين يقومون بمهام متعددة وعلى استعداد لأداء العديد من مهام العمل في يوم عمل واحد وذلك أيضًا بطريقة محددة زمنياً. يعد أداء وتنفيذ العديد من المهام في يوم واحد تحديًا بحد ذاته ولتلبية التوقعات التي يتعين على الموظف إنشاؤها وكذلك اعتماد أسلوب فعال لتحديد الأولويات. تهدف هذه المقالة إلى تغطية جميع تقنيات تحديد الأولويات المفيدة والمستخدمة على نطاق واسع والتي ستساعد الموظف على تنفيذ جميع المهام قبل الموعد النهائي بوقت طويل.
أفضل خمس تقنيات لتحديد الأولويات
1. على أساس الصعوبة
المهام العديدة المخصصة والمخصصة لك لن تكون متطابقة أبدًا في الصعوبة. سيختلفون بالتأكيد مع بعض المهام في الجانب الأسهل وبعضها صعب للغاية. تنصح Prepmycareer الموظفين الذين يختارون هذه الاستراتيجية بتحديد أولويات المهام على أساس مستويات الصعوبة لديهم. يجب تنفيذ المهام الصعبة بطبيعتها والتي تتطلب تطبيقًا أكبر للعقل والمهارات والخبرة في البداية ، فقط لتتبعها المهام التي يسهل تنفيذها.
وهذا من شأنه أن يمكّنك ليس فقط من إنهاء مهامك قبل الموعد النهائي بوقت طويل، بل سيسمح لك أيضًا بالحفاظ على مستويات الإنتاجية والكفاءة. في الصباح أو في وقت بدء مناوبتنا، يكون لدينا عقل جديد وقدرة أكبر على التعامل مع المشكلات المعقدة وحلها.
2. على أساس استهلاك الوقت
بعض المهام ببساطة تستغرق وقتًا طويلاً جدًا وتستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب مزيدًا من البحث مقارنة ببعض المهام الأخرى القصيرة في طبيعتها وتتطلب وقتًا أقل للانتهاء. يجب على الموظف بموجب هذه الإستراتيجية محاولة إنهاء المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً في البداية ثم العمل على المهام القصيرة. سيساعدك هذا على اكتساب ميزة نفسية وتنمية الشعور بالراحة ، فبعد تنفيذ المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً ، ستشعر بالارتياح من حقيقة أنه لم يتبق الآن سوى تلك المهام التي تستغرق وقتًا أقل. سيساعدك هذا الشعور بالراحة أيضًا على تحسين إنتاجيتك وأدائك.
3. على أساس الأهمية
بعض المهام ببساطة أكثر إلحاحًا من غيرها. يجب أن تكون هذه المهام العاجلة هي الأولوية رقم واحد لموظف يعمل في مؤسسة تجارية ويجب تنفيذها في بداية التحول. يمكن للموظف تقسيم المهام للأيام إلى جزأين ، الجزء الأول يتألف من المهام التي هي ببساطة مهمة ، ولا يمكن للمؤسسة الاستغناء عنها. في الجزء الثاني ، اذكر المهام الأقل أهمية والتي يمكن تأجيلها. هذه التقنية فعالة وتستخدم على نطاق واسع من قبل الموظفين الذين يتخلفون ببساطة عن جدول العمل وينهارون تحت قائمة طويلة من المهام المعلقة.
4. على أساس العائد
هذه الإستراتيجية أكثر صلة بالموضوع وذات مغزى للموظفين الذين يعملون في الإدارة الوسطى أو العليا ويشاركون في صنع القرار الاستراتيجي. في منظمة الأعمال ، هناك دائمًا المهمة الرئيسية المحاطة بالعديد من المهام الإضافية. على سبيل المثال ، عند تصميم حملة تسويقية هي المهمة الرئيسية ، فهي محاطة بعدة مهام أقصر مثل:
- الحصول على الموافقات من الإدارة
- الانتهاء من الفكرة المراد الترويج لها
- تحديد مجموعة العملاء المستهدفين
- تحديد متطلبات الميزانية.
الآن يمكن للمرء تقسيم هذه المهام بوضوح على أساس نسبة العائد للإنجاز التي من شأنها أن توفرها. تشير "النسبة المئوية للإكمال" إلى حصة كل مهمة فردية في إكمال المهمة الرئيسية. المهام المذكورة أعلاه مقسمة على النحو التالي:
| اسم المهمة المساعدة | نسبة العائد للإنجاز | سبب تخصيص العائد |
| الحصول على الموافقة من الإدارة | 20% | الإدارة مصممة على إعطاء الموافقات، وبالتالي يتم إعطاء هذه المهمة نسبة أقل. |
| وضع اللمسات الأخيرة على الفكرة ليتم الترويج لها | 30% | تلعب الفكرة في الحملة التسويقية دورًا كبيرًا في تحديد نجاحها وكذلك الاهتمام بالوعي العام للعلامة التجارية ، وبالتالي فهي تجتذب ثاني أعلى نسبة. |
| إيجاد مجموعة العملاء المستهدفة | 40% | العملاء هم ببساطة الملك ، وبدون العثور على مجموعة مستهدفة مناسبة ، لا بد أن تفشل المنظمة. وهكذا تحصل هذه المهمة على أعلى نسبة. |
| تحديد متطلبات الميزانية | 10% | قسم التسويق هو أغنى قسم في المنظمة. وبالتالي، فإن تحديد متطلبات الميزانية لن يساهم كثيرًا في تنفيذ المهمة الرئيسية. |
يجب تنفيذ المهام ذات النسبة المئوية الأعلى في البداية فقط لتتبعها المهام التي تجتذب نسبة أقل من العائد. يجب على الموظف بعد تعيين النسب ترتيب المهام وفقًا لنسب العائد ، كما هو موضح أدناه:
| اسم المهمة المساعدة | نسبة العائد للإنجاز | ترتيب المهام |
| الحصول على الموافقة من الإدارة | 20% | المرتبة الثالثة |
| وضع اللمسات الأخيرة على الفكرة ليتم الترويج لها | 30% | المرتبة الثانية |
| إيجاد مجموعة العملاء المستهدفة | 40% | المرتبة الأولى |
| تحديد متطلبات الميزانية | 10% | المرتبة الرابعة |
5. على أساس الربحية
الأرباح هي جوهر كل منظمة تجارية وهي بمثابة السبب الأساسي لوجودها. وبالتالي، فإن ترتيب المهام على أساس مساهمتها في الربح يعد عاملاً فعالاً لتحديد الأولويات. يواجه كبار المديرين في إحدى المؤسسات العديد من المهام التي يتعين تنفيذها في يوم واحد. ويجب ترتيب هذه المهام وإدارتها بترتيب تصاعدي، على أساس ربحيتها.
يجب تنفيذ المهام التي لديها القدرة على إرجاع أقصى قدر من الأرباح إلى المنظمة أولاً. يجب إنشاء النظام ، ويجب إعطاء الأولوية للمهام التي لها أكبر مساهمة في الربح الذي تحققه المنظمة والاستفادة منها في البداية.
دليل خطوة بخطوة لتحديد أولويات المهام
تحديد الأولويات هو أسلوب فعال ومهم عندما يتعلق الأمر بتنفيذ المهام في إطار زمني محدد والحفاظ على الإنتاجية. تم تبسيط هذه التقنية وترتيبها في عدة خطوات ، وهي:
1. مجموعة من المهام
الخطوة الأولى التي تدخل في تحديد أولويات المهام ، هي جمع كل المهام نفسها. قم دائمًا بإعداد أو الحصول على قائمة مكتوبة بالمهام اليومية ، لأن هذا من شأنه أن يمنحك فكرة واضحة عن عدد مهام العمل الموجودة وما هي طبيعتها.
2. اختر إستراتيجية مناسبة لتحديد الأولويات
لقد غطت هذه المقالة خمس تقنيات فريدة وأكثر فاعلية لتحديد الأولويات ، والتي تمت كتابتها بعد بحث وتحليل دقيق للسوق. بعد فهم طبيعة مهام العمل التي يتعين القيام بها ، يجب على المحترف أن يفكر ويختار استراتيجية واحدة لتحديد الأولويات ليتم تنفيذها.
3. فرز مهام العمل
يجب فرز وترتيب مهام العمل التي يتعين القيام بها على أساس تقنية تحديد الأولويات المختارة. إعداد تقرير مكتوب بالمهام وتحديد تصنيفات لها لإزالة أي نوع من الالتباس ولأغراض الراحة في التنفيذ العملي.
4. كن مستعدًا للتكيف
عندما كنت طالبًا ، لابد أنك واجهت تلك الأسئلة خارج المنهج والتي كانت تزعجك وتزعجك. حسنًا ، الحياة ليست بسيطة بعد ، بل إنها في الواقع أصبحت أكثر تعقيدًا. أثناء العمل في مؤسسة ، وبغض النظر عن المهام اليومية ، ستكون هناك دائمًا مفاجأة أو مهام خاصة في انتظار التنفيذ. يمكنك تكليفك بهذه المهام ، في البداية ، أو الوسط ، أو حتى في نهاية وردية عملك. فقط كن مستعدًا لهذه المهام أيضًا ، واترك دائمًا بعض الوقت ، حيث يتم تنفيذها أيضًا بنفس المستوى من البراعة والخبرة.
ارجع دائمًا إلى مبدأ باريتو
مبدأ باريتو هو أحد المبادئ والتقنيات المتبعة على نطاق واسع في عالم الشركات والتي يستخدمها العديد من المهنيين العاملين ، وكذلك منظمات الأعمال ، الذين ذاقوا طعم النجاح.
غالبًا ما تُعرف باسم قاعدة 80/20 ، وفقًا لهذا المبدأ ، حوالي 20٪ من المهام التي تقوم بها مسؤولة عن إعطائك حوالي 80٪ من النتائج أو المخرجات أو الفوائد.
وبالتالي ، يجب أن يسعى المحترف العامل إلى تحديد وتحديد أولويات المهام التي تبلغ نسبتها 20٪ والتي ستعود عليه بفوائد بنسبة 80٪. بهذه الطريقة لن يتمكن الموظف من تحسين أدائه فحسب ، بل يمكنه أيضًا تمكين مؤسسته من الصعود وتحقيق أرباح كبيرة.
مراجع حسابات
لقد بذلت الكثير من الجهد في كتابة منشور المدونة هذا لتقديم قيمة لك. سيكون مفيدًا جدًا بالنسبة لي ، إذا كنت تفكر في مشاركته على وسائل التواصل الاجتماعي أو مع أصدقائك / عائلتك. المشاركة هي ♥ ️
سانديب بهانداري هو مؤسس موقع PrepMyCareer.com.
أنا مدون محترف بدوام كامل ومسوق رقمي ومدرب. أحب أي شيء متعلق بالويب ، وأحاول تعلم تقنيات جديدة كل يوم.
يتم التعامل مع جميع مهام إدارة الفريق وإنشاء المحتوى وتحقيق الدخل من قبلي. بالتعاون مع الفريق في PrepMyCareer ، الهدف هو توفير محتوى مفيد وجذاب لقرائنا.