Výkonný tajemník se většinou oddává řídící práci týkající se rozvrhu výkonného pracovníka. Mezi role a odpovědnosti patří vedení záznamů, příprava prezentací, potvrzování načasování schůzek atd. Tazatel se proto zaměří na dovednosti z reálného života, nikoli na knižní znalosti. Zkušenosti jsou pro tuto práci velmi důležité, protože výkonní tajemníci musí neustále pracovat, aby porozuměli každodenním úkolům v nejhlubších interpretacích, bez ohledu na agendy.
Komunikace je klíčovou součástí této role, protože známí vedoucího potřebují být informováni o nedávných změnách v rozvrhu, aby vše ostatní bylo možné podle toho řídit. Na druhou stranu osobní zájmy mohou brzdit pokrok, protože sekretářka se nemusí soustředit pouze na přidělené úkoly. Pro přípravu na tento pohovor může být pro ty, kteří nemají žádné předchozí zkušenosti a chtějí si tuto práci zlepšit svůj životopis, nutné vstoupit do kůže sekretářky.
21 nejlepších otázek na pohovor, abyste se dobře připravili
1. Jak může výkonný tajemník udržet efektivitu v práci?
Ukázka odpovědi
Perfektní způsob, jak si udržet efektivitu jako výkonný tajemník, je zapamatovat si rozvrh. Tím se omezí pravděpodobné chyby.
2. Poskytněte stručný popis svých silných a slabých oblastí.
Ukázka odpovědi
Mezi mé silné stránky patří komunikace a vyjednávání. Dokážu snadno přesvědčit lidi, aby se shodli na společném bodu, aby nedošlo k ohrožení vlastních zájmů. Mezi mé slabé stránky patří přemýšlení a perfekcionismus. Mám dělat všechno podle svých představ, ale okolnosti mi to občas nedovolují.
3. Opravdu se dodržování pravidel vyplatí?
Ukázka odpovědi
Dodržování kancelářských pravidel je nezbytné pouze do té míry, kdy pravidla pomáhají prosazovat zájmy pracovníků. Naopak, proti nelidským pravidlům by se mělo co nejdříve protestovat.
4. Je nezbytné udržovat dobré mezilidské vztahy s vedoucím pracovníkem i po pracovní době?
Ukázka odpovědi
Záleží na množství povinností, které jsou výkonnému tajemníkovi přiděleny. Ve většině případů je nejlepší omezit totéž na úřední hodiny, aby mezilidské vztahy neovlivnily vykonávanou práci.
5. Jaký je váš názor na rovnost pohlaví na pracovišti?
Ukázka odpovědi
Genderová rovnost pomáhá udržovat pocity důvěry a důstojnosti na pracovišti. Přidělované role by neměly být genderově specifické, ale talentově specifické, aby se muži i ženy mohli osvědčit ve svých příslušných oblastech.
6. Co byste dělali, kdyby byla schůzka na poslední chvíli zrušena?
Ukázka odpovědi
Okamžitě bych informoval vedoucího a pokusil bych se během tohoto časového rámce nahradit některé čekající schůzky. Pokud to není možné, zkusil bych vědět o dalším pravděpodobném slotu, aby nebyl celý den promarněn kvůli jedinému defaultu.
7. Je přípustné, aby výkonný tajemník řídil osobní účty?
Ukázka odpovědi
Ne. Mají je spravovat pouze účetní.
8. Pokud osoba pokračuje v každodenních návštěvách bez předchozí schůzky, jak budete scénář zvládat?
Ukázka odpovědi
Ten člověk musí být seznámen s pravidly. Snažil bych se zdůraznit důležitost pravidel na úřadě a snažil bych se dát co nejdříve termín. V případě tvrdohlavých klientů by strážci museli celou záležitost řešit podle okolností.
9. Budete schopni zvládnout každodenní stres na pracovišti?
Ukázka odpovědi
Ano. Vzhledem k tomu, že znám protokoly, bylo by snazší minimalizovat stres. Ve výjimečných situacích používám techniky všímavosti, abych se vyrovnal s jakýmkoli existujícím množstvím stresu na pracovišti. V tomto ohledu může pomoci také vytvoření správné rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.
10. Můžete navrhnout pět způsobů, jak udržet důležité soubory uspořádané?
Ukázka odpovědi
Základní soubory lze organizovat následujícími pěti způsoby:
- Rozdělit podle agendy
- Umístěte je do samostatných složek
- Uspořádejte příslušné složky podle plánu
- Spojte datum, pokud je to možné
- Rozdělení složek do dalších podkategorií může pomoci při vytváření toku informací.
11. Jak se jako výkonný tajemník máte vypořádat s tajemstvími minulých zaměstnavatelů?
Ukázka odpovědi
Musí být za každou cenu uchovávány v tajnosti, protože by to mohlo narušit práci ostatních výkonných tajemníků. Žádné oficiální informace by neměly být prozrazeny před klienty bez předchozího souhlasu.
12. Jak budete řídit více agend určených pro jeden den?
Ukázka odpovědi
Uspořádal bych je podle priorit manažera. To vám pomůže při dokončování naplánovaných úkolů v uvedené datum.
13. Jaké změny byste směli provést v rozvrhu?
Ukázka odpovědi
Na základě potvrzení organizátorů setkání může výkonný tajemník změnit harmonogram na základě pokynů jednatele. Totéž bych upravil pouze v rozsahu, v jakém mi to zaměstnavatel dovolí. Je nezbytné udržovat optimální úroveň koordinace.
14. Jak byste řídili klienty z cizích států s ohledem na jazykové bariéry?
Ukázka odpovědi
Zkusil bych se naučit jazyk, pokud jsou klienti pravidelní. V jiných případech mohou účinně pomoci překladatelé. Strany se také mohou rozhodnout, že budou komunikovat v jazyce známém oběma stranám, pokud takový scénář nastane.
15. Uveďte nejdůležitější rys výkonného tajemníka.
Ukázka odpovědi
Trpělivost je nejdůležitější vlastností výkonného tajemníka. Vzhledem k tomu, že může nastat řada případů, kdy se lidé nedostaví v určený čas nebo si přejí sjednat schůzku dříve, bude pro trpělivého člověka snadné zvládnout takové maličkosti. Absence trpělivosti může za výjimečných okolností dokonce ohrozit práci.
16. Jste ochotni cestovat podle plánu tajemníka?
Ukázka odpovědi
Ano, pro tuto práci se mohu snadno přestěhovat. Na druhou stranu jsem připraven zde zvládnout úkoly tajemníka, když musí cestovat, aby byla zachována jednomyslnost v úřední práci. Podle toho lze řešit delegování nezbytných činností.
17. Popište podstatu disciplíny v každodenním životě.
Ukázka odpovědi
Disciplína je pro mě jedním z pilířů, na kterých stojí život. Pomáhá člověku udržovat včasný stav všech činností. Navíc disciplinovaný člověk může snadno působit jako vzor pro ostatní. Věřím, že absence disciplíny dělá život podobný lodi bez plachet. Zmatek se snižuje praktikováním umění disciplíny v každodenním životě.
18. Co je důležitější – zapisovat si zápis ze schůzky nebo se místo toho soustředit na konverzaci?
Ukázka odpovědi
Jako výkonná sekretářka by bylo mou povinností pořizovat zápisy z jednání, abych efektivně aktualizovala databázi. Lidé, kteří se oddávají setkání, by se měli soustředit na probíhající konverzaci. Nejlepší je multitasking, ale pokud jde o konkrétní zaměření, musíte se rozhodnout podle určeného příspěvku.
19. Máte nějaké předchozí zkušenosti v této oblasti?
Ukázka odpovědi
Ano, byl jsem součástí různých stáží, kde jsem musel pracovat pod jinými výkonnými tajemníky, abych se naučil složitosti této práce. Po jejím úspěšném absolvování jsem byl jmenován na vytouženou pozici v advokátní kanceláři, která obohatila mé znalosti. Abych byl konkrétní, má zkušenost je zatím omezena na tři roky.
20. Jak flexibilní jste jako profesionál?
Ukázka odpovědi
Věřím v přizpůsobení se měnícím se podmínkám. Na stupnici od jedné do deseti bych se za flexibilitu ohodnotil sedmičkou. Toto rozhodnutí lze přičíst mým normám, podle kterých nevěřím v provádění nespravedlivých úkolů za účelem povýšení atd. Pokud jde o pracoviště, mohu svou flexibilitu prokázat tím, že budu dělat více směn a učit se nové jazyky.
21. Co rozumíte pod pojmem „alternativní řešení sporů“?
Ukázka odpovědi
Alternativní řešení sporů zahrnuje všechny typy mimosoudního vyrovnání, které nespadají do arbitráže. Tato opatření zahrnují vyjednávání, mediaci, kompromis atd. Když se strany oddávají takovým praktikám, výkonný tajemník musí vyjednavači nebo mediátorovi sdělit všechna fakta. Ušetří se neplodné soudní spory, což znamená, že se ušetří drahocenný čas obou stran bez dalších výdajů na najímání právníků atd.
Reference
- https://www.jstor.org/stable/2727611
- https://www.nato.int/nato_static_fl2014/assets/pdf/hungarian%20revolution%201957%20-%20private%20records/20130917_PR_56_57-ENG.pdf
Vynaložil jsem tolik úsilí, abych napsal tento blogový příspěvek, abych vám poskytl hodnotu. Bude to pro mě velmi užitečné, pokud zvážíte sdílení na sociálních sítích nebo se svými přáteli / rodinou. SDÍLENÍ JE ♥️
Sandeep Bhandari je zakladatelem webu PrepMyCareer.com.
Jsem profesionální blogger na plný úvazek, digitální marketér a školitel. Miluji vše, co souvisí s webem, a každý den se snažím učit nové technologie.
O veškerou správu týmu, tvorbu obsahu a monetizaci se starám já. Společně s týmem v PrepMyCareer je cílem poskytovat našim čtenářům užitečný a poutavý obsah.