In einer typischen Bürostruktur sind ein Chef und seine Mitarbeiter oder Assistenten für die reibungslose Ausführung der Büroaufgaben und Pflichten verantwortlich. Ein Büroassistent ist unter verschiedenen Namen bekannt, z. B. Bürokaufmann/Verwaltungsassistent/Unterstützungsspezialist usw. Da fast jedes Büro oder jede Organisation einen Büroassistenten benötigt, um seine Büroaufgaben zu erledigen, ist die Nachfrage groß und die Gehaltsaussichten sind gut.
Berufsbild und Aufgaben
Ein Büroassistent ist für die Erledigung bürokratischer Tätigkeiten zuständig. Die Aufgaben können von Organisation zu Organisation unterschiedlich sein und variieren, die allgemeinen und wichtigsten Aufgaben sind jedoch nachstehend aufgeführt:
- Organisation und Verwaltung der Akten verschiedener Kunden des Unternehmens
- Notizen machen und Protokoll der Vorstandssitzung erstellen
- Telefonanrufe entgegennehmen und entgegennehmen
- Behandeln Sie die gesamte Kommunikation
- Als Kommunikationskanal zwischen der Geschäftsleitung und den Kunden des Unternehmens fungieren
- Erstellung von Geschäftsdokumenten, Antworten und Textverarbeitung
- Pflegen Sie die Terminpläne der Vorgesetzten
- Planen Sie die Termine auf Anfrage des Managers oder der Kunden des Unternehmens neu
- Stellen Sie sicher, dass die Büromaterialien und Schreibwaren in ausreichender Menge vorhanden sind
- Pflegen Sie eine Datenbank der Kunden des Unternehmens
- Planen, organisieren und betreuen Sie die Dienstreisen der obersten Führungsebene
- Vollständiger Papierkram und Dateneingabe
- Begrüßen Sie Kunden und Klienten, die die Büroräume betreten
- Machen Sie kurze Besorgungen, um etwas zu liefern oder abzuholen
- Stellen Sie sicher, dass alle Bürogeräte und die IT-Infrastruktur einwandfrei funktionieren und in gutem Zustand sind
- Stellen Sie sicher, dass alle Elektro- und Feuerlöschgeräte gut vorhanden und vollständig installiert sind
- Pflegen Sie den Anstand des Büros
Kenntnisse erforderlich
Ein Büroassistent wird als Allrounder bezeichnet und angesehen, der für die effiziente Bewältigung der vielfältigen Aufgaben verantwortlich ist. Es gibt verschiedene Fähigkeiten, die ein Büroassistent mitbringen muss. Nachfolgend sind einige der bekanntesten aufgeführt:
| Name der Fähigkeiten | Grund |
| Kommunikationsfähigkeit | Um auf Kundenanfragen zu reagieren und Termine effektiv zu verschieben |
| Entwurfsfähigkeiten | Um eine einwandfreie, grammatikalisch korrekte und logisch geschriebene Kommunikation vorzubereiten |
| Charmante Persönlichkeit | Um die Kunden des Unternehmens zu begrüßen und zu beeindrucken |
| Disziplin | Um so viele Dinge gleichzeitig zu bewältigen, muss man diszipliniert und organisiert sein |
| Gutes Gedächtnis | Um Ihre Dateien effektiv zu verwalten und die erforderliche Datei in kürzester Zeit zu erstellen, benötigen Sie ein scharfes Gedächtnis. |
Gehaltsaussichten
Die Gehaltsaussichten eines Büroassistenten sind aufgrund einer gestiegenen Nachfrage und Notwendigkeit gut. Das Gehalt, das in einer ähnlichen Rolle erzielt wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie unten dargestellt:
| Name des Faktors | Auswirkung auf das Gehalt |
| Ort | Ein Büroassistent, der an Standorten mit höheren Lebenshaltungskosten eingesetzt wird, würde im Vergleich zu Assistenten, die in halbstädtischen oder ländlichen Gebieten stationiert sind, höhere Gehälter erzielen. Die Gehaltserhöhung bzw. Gehaltserhöhung dient grundsätzlich dem Inflationsausgleich. |
| Erfahrungen | Erfahrung spielt eine große Rolle beim Gehalt. Je höher die Erfahrung eines Büroassistenten, desto höher sein Gehalt. |
| Besondere Qualifikationen | Ein geschickter und effizienter Büroassistent ist bei Arbeitgebern immer auf dem Radar, und um ein solches Talent zu halten, zahlen Unternehmen Gehälter, die über dem Durchschnitt liegen. |
| Zertifizierungen | Ein hochqualifizierter Büroassistent, der entsprechende Ausbildungen absolviert hat, würde ein hohes Gehalt erzielen. |
Bildungsabschlüsse
Die Rolle eines Büroassistenten ist ein Generalist und kein Spezialist. Daher sind die pädagogischen Anforderungen nicht sehr groß. Allerdings muss man mindestens eines der folgenden Dinge haben:
- Ein Bachelor-Abschluss in einem beliebigen Bereich (3 Jahre)
- Ein Diplom in Büromanagement (2 Jahre)
Neueste Kurse und Zertifizierungen
Wie oben besprochen, wird eine hochqualifizierte Person, die sich der neuesten Software und relevanten akademischen Kurse bewusst ist, immer höhere Gehälter und einen besseren beruflichen Aufstieg genießen. Daher ist es immer notwendig, ein paar wichtige Zertifizierungen in Ihren Warenkorb zu legen, um Ihre Auswahlchancen und Gehaltsaussichten zu verbessern. Einige Hauptkurse sind:
| Name des Kurses | Dauer |
| Grundlagen des Verwaltungsberufs | 3 Monate |
| Öffentliches Reden und effektive Kommunikationsfähigkeiten | 3 Monate |
| Grundlegende Buchhaltung und allgemeine Verwaltung | 5-6 Monate |
| Vorstandsprotokoll – Vollständige Anleitung | 3 Monate |
| Business Design und Kommunikationskurs | 3 Monate |
3 Muss Interviewfragen vorbereiten
Die Vorstellungsgespräche für die Stelle als Büroassistent sind knifflig und erfordern aufgrund des harten Wettbewerbs viel Vorbereitung und Durchhaltevermögen. Aber mit der richtigen Vorbereitung kann man sein Vorstellungsgespräch problemlos meistern. Drei Fragen, die Sie im Vorstellungsgespräch vorbereiten müssen, sind:
1) Wie verwalten Sie Dateien und Dokumente?
Die Antwort auf diese Frage ermöglicht es einem Interviewer, Ihren Umgang mit Akten, wichtigen Papieren und Geschäftsdokumenten zu verstehen.
Beispielantwort
Ich bereite immer ein Tagebuch und eine Notizliste vor und organisiere die Dateien in einer logischen Reihenfolge. Es ist meine Angewohnheit, auf jeder einzelnen Akte kleine Zettel zu platzieren, die sie von den anderen unterscheiden. Darüber hinaus ist eine ordnungsgemäße Kategorisierung der Dateien von größter Notwendigkeit, um die für die Verfügbarkeit von Dateien verbrauchte Vorlaufzeit zu reduzieren.
2) Wie effizient können Sie schriftliche Mitteilungen erstellen?
Das Zeichnen ist eine wichtige Fähigkeit von Büroassistenten, die von fast allen Arbeitgebern erwartet wird. Wenn Ihnen diese Fähigkeit fehlt, müssen Sie an einem Zertifizierungskurs teilnehmen, da Ihre Auswahlchancen ohne diese fast vernachlässigbar sind.
Beispielantwort
Zeichnen ist eine wichtige Fähigkeit, und ich besitze Expertenwissen auf diesem Gebiet. Ich bin mir aller Geschäftsterminologien, der zu befolgenden Ethik und vor allem der verschiedenen Formate mehrerer Geschäftsdokumente bewusst. Außerdem verfüge ich über eine fundierte Grammatikbasis mit der Fähigkeit, lange sinnvolle Sätze zu formulieren.
3) Wie gehen Sie mit einem hohen Arbeitsvolumen um?
Die Belastung durch Arbeit und die Verwaltung großer Aktenmengen ist für den Beruf des/der Bürokaufmann/-frau selbstverständlich. Er oder sie ist der Administrative Assistent des Unternehmens und müssen möglicherweise Überstunden machen, um die Dateien effektiv zu verwalten.
Beispielantwort
Ich verstehe die Anforderungen an eine hohe Arbeitsbelastung vollkommen. Ich versichere Ihnen, dass ich aufgrund meiner hohen Konzentration und meines ausgeprägten Fokus in der Lage bin, lange Stunden zu arbeiten. Dies hilft mir, effektiv zu arbeiten und meine Pflichten und Aufgaben effizient zu erfüllen. Um dies aufrechtzuerhalten, praktiziere ich täglich 15 Minuten Meditation.
Zusammenfassung
Ein Büroassistent ist das Bedürfnis der Stunde für alle weltweit tätigen Organisationen. Er oder sie ermöglicht es den Managern oder der Geschäftsleitung, sich auf wichtige Aufgaben und strategische Entscheidungen zu konzentrieren, ohne sich um ihre Akten und Kundendaten kümmern zu müssen. Sie werden gut entschädigt und mit der Zeit steigt ihre Vergütung sprunghaft an. Wenn Ihnen unsere Artikel gefallen, vergessen Sie nicht, sie mit Ihrer Familie und Ihren Freunden zu teilen. Lassen Sie uns auch über den Kommentarbereich unten wissen, wie sehr Ihnen unsere Artikel gefallen.
Bibliographie
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Sandeep Bhandari ist der Gründer der Website PrepMyCareer.com.
Ich bin ein professioneller Vollzeit-Blogger, ein digitaler Vermarkter und ein Trainer. Ich liebe alles, was mit dem Web zu tun hat, und versuche jeden Tag, neue Technologien zu lernen.
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