Las organizaciones comerciales operan en un mundo dinámico y tienen que manejar no solo la dura competencia de sus rivales, sino también los factores legales y políticos junto con los gustos y preferencias cambiantes de los clientes. Esto mella seriamente su capacidad para contratar más empleados y gastar más en la factura salarial. La presión generada sobre la organización finalmente se transfiere a sus empleados, ya que se les exige que trabajen más.
Por lo tanto, las empresas comerciales prefieren contratar a aquellos empleados que realizan múltiples tareas y están dispuestos a realizar varias tareas comerciales en un solo día de trabajo y también de manera limitada en el tiempo. Realizar y ejecutar varias tareas en un solo día es en sí mismo un desafío y para cumplir con las expectativas que un empleado tiene que establecer, así como adoptar una técnica de priorización eficaz. Este artículo tiene como objetivo cubrir todas las técnicas de priorización útiles y ampliamente utilizadas que ayudarán a un empleado a ejecutar todas las tareas mucho antes de la fecha límite.
Las cinco mejores técnicas de priorización
1. Sobre la base de la dificultad
Las diversas tareas asignadas y asignadas a usted nunca serán idénticas en dificultad. Seguramente diferirán con algunas tareas más fáciles y otras bastante difíciles. Prepmycareer aconseja a los empleados que opten por esta estrategia priorizar las tareas en función de sus niveles de dificultad. Las tareas que son difíciles por naturaleza y requieren una mayor aplicación de la mente, las habilidades y la experiencia deben ejecutarse inicialmente, solo para ser seguidas por las tareas que son más fáciles de ejecutar.
Esto le permitiría no sólo terminar sus tareas mucho antes de la fecha límite, sino que también le permitiría mantener sus niveles de productividad y eficiencia. Por la mañana o al momento de iniciar nuestro turno tenemos la mente fresca y una mayor capacidad para manejar y resolver problemas complejos.
2. Sobre la base del consumo de tiempo
Algunas tareas simplemente consumen demasiado tiempo, son largas y requieren una mayor investigación en comparación con algunas otras tareas que son cortas por naturaleza y requieren menos tiempo para terminar. Un empleado bajo esta estrategia debe tratar de terminar las tareas que requieren mucho tiempo al principio y luego trabajar en las tareas cortas. Esto le ayudaría a obtener una ventaja psicológica y desarrollar una sensación de comodidad, ya que después de ejecutar las tareas que consumen mucho tiempo, se sentirá aliviado por el hecho de que ahora solo quedan aquellas tareas que consumen menos tiempo. Esta sensación de alivio también lo ayudaría a mejorar su productividad y rendimiento.
3. Sobre la base de la importancia
Algunas tareas son simplemente más urgentes que otras. Estas tareas urgentes deben ser la prioridad número uno de un empleado que trabaja en una organización empresarial y deben ejecutarse al comienzo del turno. Un empleado puede dividir las tareas de los días en dos partes, la primera comprende las tareas que son simplemente importantes, y una organización no puede prescindir de ellas. En la segunda parte, mencione las tareas que son menos importantes y pueden prorrogarse. Esta técnica es efectiva y ampliamente utilizada por los empleados que simplemente se están retrasando en el horario de trabajo y se desmoronan bajo la larga lista de tareas pendientes.
4. Sobre la base del rendimiento
Esta estrategia es más relevante y significativa para los empleados que trabajan en la gerencia media o alta y están involucrados en la toma de decisiones estratégicas. En una organización empresarial, siempre existe la tarea principal que está rodeada de varias tareas auxiliares. Por ejemplo, cuando el diseño de una campaña de marketing es la tarea principal, está rodeada de varias tareas más cortas, como:
- Obtener aprobaciones de la gerencia
- Finalización de la idea a promocionar
- Identificar el grupo de clientes a los que se apuntará, y
- Decidir la necesidad presupuestaria.
Ahora uno puede dividir claramente estas tareas sobre la base de la porcentaje de rendimiento de terminación que estos proporcionarían. El 'rendimiento porcentual de finalización' se refiere a la participación de cada tarea individual en la finalización de la tarea principal. Las tareas mencionadas anteriormente se dividen de la siguiente manera:
| Nombre de la tarea auxiliar | Porcentaje de rendimiento de finalización | Motivo de la asignación de rendimiento |
| Obtener la aprobación de la gerencia | 20% | La dirección está decidida a dar aprobaciones, por lo que a esta tarea se le asigna un porcentaje menor. |
| Finalizando idea a promocionar | 30% | La idea en una campaña de marketing juega un papel muy importante que determina su éxito y se ocupa del conocimiento general de la marca, por lo que atrae el segundo porcentaje más alto. |
| Encontrar el grupo de clientes objetivo | 40% | Los clientes son simplemente el rey, y sin encontrar un grupo objetivo adecuado, una organización está condenada al fracaso. Así esta tarea obtiene el mayor porcentaje. |
| Establecimiento de requisitos presupuestarios | 10% | El departamento de marketing es el departamento más rico de una organización. Por lo tanto, establecer necesidades presupuestarias no contribuiría mucho a la ejecución de la tarea principal. |
Las tareas con el porcentaje más alto deben ejecutarse inicialmente solo para ser seguidas por las tareas que atraen un porcentaje de rendimiento más bajo. Un empleado después de asignar los porcentajes debe clasificar las tareas de acuerdo con los porcentajes de rendimiento, como se explica a continuación:
| Nombre de la tarea auxiliar | Porcentaje de rendimiento de finalización | Clasificación de las tareas |
| Obtener la aprobación de la gerencia | 20% | Rango III |
| Finalizando idea a promocionar | 30% | Rango II |
| Encontrar el grupo de clientes objetivo | 40% | Rango I |
| Establecimiento de requisitos presupuestarios | 10% | Rango IV |
5. Sobre la base de la rentabilidad
Las ganancias son la esencia de toda organización empresarial y constituyen la razón básica de su existencia. Por tanto, organizar las tareas en función de su contribución a los beneficios es un factor de priorización eficaz. Los altos directivos de una organización se ven atrapados con varias tareas que deben ejecutar en un solo día. Estas tareas deben ordenarse y gestionarse en orden ascendente, en función de su rentabilidad.
Las tareas que tienen la capacidad de devolver los máximos beneficios a una organización deben ejecutarse primero. Se debe establecer un orden, y las tareas que tienen la mayor contribución al beneficio obtenido por la organización se deben priorizar y asumir en un primer momento.
Guía paso a paso para priorizar tareas
La priorización es una técnica eficaz e importante cuando se trata de la ejecución de tareas con plazos determinados y el mantenimiento de la productividad. Esta técnica se ha simplificado aún más y se ha organizado en varios pasos, que son:
1. Colección de tareas
El primer paso que entra en la priorización de tareas es la recopilación de todas las tareas en sí. Siempre prepare u obtenga una lista escrita de las tareas del día, ya que esto le daría una idea clara de cuántas tareas comerciales hay y cuál es su naturaleza.
2. Elija una estrategia de priorización adecuada
Este artículo ha cubierto cinco técnicas de priorización únicas y más efectivas, que se han escrito después de una cuidadosa investigación y análisis de mercado. Después de comprender la naturaleza de las tareas comerciales a realizar, un profesional debe considerar y elegir una estrategia de priorización para implementar.
3. Ordenar las tareas comerciales
Las tareas comerciales a realizar deben ordenarse y organizarse sobre la base de la técnica de priorización elegida. Preparar un informe escrito de las tareas y asignarles una clasificación para eliminar cualquier tipo de confusión y por conveniencia en la ejecución práctica.
4. Esté listo para adaptarse
Cuando eras estudiante, debiste encontrarte con esas preguntas fuera del plan de estudios que solían irritarte y molestarte. Bueno, la vida aún no es simple y, de hecho, se ha vuelto aún más complicada. Mientras se trabaja en una organización, además de las tareas diarias, siempre habrá tareas sorpresa o especiales, esperando ser ejecutadas. Se le pueden asignar estas tareas al principio, a la mitad o incluso al final de su turno. Solo prepárate para estas tareas también, y siempre deja un margen de tiempo, ya que también deben ejecutarse con el mismo nivel de delicadeza y experiencia.
Consulte siempre el principio de Pareto
El principio de Pareto es uno de los principios y técnicas ampliamente seguidos en el mundo empresarial mediante el cual varios profesionales en activo, así como organizaciones empresariales, han probado el éxito.
Conocida a menudo como la regla del 80/20, según este principio, aproximadamente el 20 % de las tareas que realiza son responsables de brindarle aproximadamente el 80 % de los resultados, productos o beneficios.
Por lo tanto, un profesional en activo debe esforzarse por identificar y priorizar ese 20 % de tareas que le reportarían un 80 % de beneficios. De esta manera, un empleado no solo podría mejorar su propio desempeño, sino que también permitiría que su organización crezca y obtenga ganancias considerables.
Referencias
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Sandeep Bhandari es el fundador del sitio web PrepMyCareer.com.
Soy bloguera profesional a tiempo completo, comercializadora digital y formadora. Me encanta todo lo relacionado con la Web y trato de aprender nuevas tecnologías todos los días.
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