एक सामान्य कार्यालय व्यवस्था में, लिपिकीय कार्यों और कर्तव्यों के सुचारू निष्पादन के लिए एक बॉस और उसके कर्मचारी या सहायक जिम्मेदार होते हैं। एक कार्यालय सहायक को कई अलग-अलग नामों से जाना जाता है जैसे कि कार्यालय क्लर्क/प्रशासनिक सहायक/सहायता विशेषज्ञ, आदि। चूंकि लगभग हर कार्यालय या संगठन को अपने लिपिकीय कार्यों को प्रबंधित करने के लिए एक कार्यालय सहायक की आवश्यकता होती है, इसलिए उनकी भारी मांग और अच्छे वेतन की संभावनाएं होती हैं।
जॉब प्रोफ़ाइल और कर्तव्य
एक कार्यालय सहायक लिपिकीय कर्तव्यों के पालन के लिए जिम्मेदार होता है। कर्तव्य भिन्न हो सकते हैं और संगठन से संगठन में भिन्न हो सकते हैं, लेकिन व्यापक और सबसे प्रमुख कर्तव्यों का उल्लेख नीचे किया गया है:
- कंपनी के विभिन्न ग्राहकों से संबंधित फाइलों को व्यवस्थित और प्रबंधित करना
- बोर्ड बैठक के नोट्स लेना और कार्यवृत्त तैयार करना
- फ़ोन कॉल उठाना और उत्तर देना
- सभी संचार संभालें
- कंपनी के वरिष्ठ प्रबंधन और ग्राहकों के बीच संचार के एक माध्यम के रूप में कार्य करें
- व्यावसायिक दस्तावेज़ों का मसौदा तैयार करना, उत्तर देना और वर्ड प्रोसेसिंग करना
- प्रबंधकों की नियुक्ति अनुसूची बनाए रखें
- कंपनी के प्रबंधक या ग्राहकों के अनुरोध पर नियुक्तियों को पुनर्निर्धारित करें
- सुनिश्चित करें कि कार्यालय की आपूर्ति और स्टेशनरी पर्याप्त मात्रा में हो
- कंपनी के ग्राहकों का डेटाबेस बनाए रखें
- वरिष्ठ स्तर के प्रबंधन की व्यावसायिक यात्राओं की योजना बनाएं, व्यवस्थित करें और पर्यवेक्षण करें
- कागजी कार्रवाई और डेटा प्रविष्टि पूरी करें
- कार्यालय परिसर में आने वाले ग्राहकों और ग्राहकों का अभिवादन करें
- कुछ पहुंचाने या इकट्ठा करने के लिए छोटे-छोटे काम करना
- सुनिश्चित करें कि सभी कार्यालय उपकरण और आईटी बुनियादी ढांचे ठीक से काम कर रहे हैं और अच्छी स्थिति में हैं
- सुनिश्चित करें कि सभी बिजली और अग्निशमन उपकरण अच्छी जगह पर हैं और पूरी तरह से स्थापित हैं
- कार्यालय की मर्यादा बनाए रखें
आवश्यक कौशल
एक कार्यालय सहायक को एक ऑल राउंडर कहा जाता है और माना जाता है जो सभी विभिन्न कार्यों को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए जिम्मेदार होता है। ऐसे कई कौशल हैं जो एक कार्यालय सहायक के पास होने चाहिए। कुछ प्रमुख नीचे उल्लिखित हैं:
| कौशल का नाम | कारण |
| संचार कौशल | ग्राहकों के प्रश्नों का उत्तर देने और नियुक्तियों को प्रभावी तरीके से पुनर्निर्धारित करने के लिए |
| प्रारूपण कौशल | दोषरहित, व्याकरणिक रूप से सही और तार्किक रूप से लिखित संचार तैयार करने के लिए |
| आकर्षक व्यक्तित्व | कंपनी के ग्राहकों का स्वागत करने और उन्हें प्रभावित करने के लिए |
| अनुशासन | एक साथ इतनी सारी चीज़ें प्रबंधित करने के लिए, आपको अनुशासित और व्यवस्थित रहने की आवश्यकता है |
| अच्छी याददाश्त | अपनी फ़ाइलों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने और न्यूनतम समय में अपेक्षित फ़ाइल तैयार करने के लिए, आपके पास एक तेज़ मेमोरी होनी चाहिए। |
वेतन संभावनाएं
बढ़ती मांग और आवश्यकता के कारण एक कार्यालय सहायक की वेतन संभावनाएं उज्ज्वल हैं। समान भूमिका में प्राप्त वेतन विभिन्न कारकों पर निर्भर है जैसा कि नीचे दिखाया गया है:
| कारक का नाम | सैलरी पर असर |
| पता | उच्च जीवन-यापन लागत वाले स्थानों पर तैनात एक कार्यालय सहायक को अर्ध-शहरी या ग्रामीण क्षेत्रों में तैनात सहायकों की तुलना में अधिक वेतन मिलेगा। वेतन में वृद्धि या वृद्धि मूलतः मुद्रास्फीति की भरपाई के लिए होती है। |
| अनुभव | अर्जित वेतन में अनुभव एक प्रमुख भूमिका निभाता है। एक कार्यालय सहायक का अनुभव जितना अधिक होगा उसका वेतन उतना ही अधिक होगा। |
| कौशल | एक कुशल और कुशल कार्यालय सहायक हमेशा नियोक्ताओं के रडार पर होता है, और ऐसी प्रतिभा को बनाए रखने के लिए, संगठन औसत से अधिक वेतन देते हैं। |
| प्रमाणपत्र | एक उच्च योग्य कार्यालय सहायक जिसने प्रासंगिक शैक्षिक पाठ्यक्रम अपनाए हैं, उसे उच्च वेतन मिलेगा। |
शैक्षिक योग्यता
कार्यालय सहायक की भूमिका एक सामान्यज्ञ की होती है, विशेषज्ञ की नहीं। इसलिए, शैक्षिक आवश्यकताएँ बहुत अधिक नहीं हैं। हालाँकि, किसी के पास निम्नलिखित में से कम से कम एक होना चाहिए:
- किसी भी क्षेत्र में स्नातक की डिग्री (3 वर्ष)
- कार्यालय प्रबंधन में डिप्लोमा (2 वर्ष)
नवीनतम पाठ्यक्रम और प्रमाणपत्र
जैसा कि ऊपर चर्चा की गई है, सभी नवीनतम सॉफ्टवेयर और प्रासंगिक शैक्षणिक पाठ्यक्रमों के बारे में जानकारी रखने वाला एक उच्च योग्य व्यक्ति हमेशा उच्च वेतन और बेहतर कैरियर उन्नति का आनंद उठाएगा। इसलिए, आपके चयन की संभावना और वेतन संभावनाओं को बेहतर बनाने के लिए अपनी टोकरी में कुछ प्रमुख प्रमाणपत्र जोड़ना हमेशा आवश्यक होता है। कुछ प्रमुख पाठ्यक्रम हैं:
| कोर्स का नाम | अवधि |
| प्रशासनिक पेशेवर की बुनियादी बातें | 3 महीने |
| सार्वजनिक रूप से बोलना और प्रभावी संचार कौशल | 3 महीने |
| बुनियादी लेखांकन और सामान्य प्रबंधन | 5 - 6 महीने |
| बोर्ड मिनट्स - संपूर्ण मार्गदर्शन | 3 महीने |
| व्यवसाय प्रारूपण एवं संचार पाठ्यक्रम | 3 महीने |
3 साक्षात्कार प्रश्न अवश्य तैयार करें
कार्यालय सहायक के पद के लिए साक्षात्कार कठिन हैं और कड़ी प्रतिस्पर्धा के कारण बहुत अधिक तैयारी और दृढ़ता की आवश्यकता होती है। लेकिन, उचित तैयारी के साथ कोई भी आसानी से अपने साक्षात्कार में सफल हो सकता है। तीन आवश्यक साक्षात्कार प्रश्न हैं:
1) आप फ़ाइलें और दस्तावेज़ कैसे प्रबंधित करते हैं?
इस प्रश्न का उत्तर साक्षात्कारकर्ता को फाइलों, महत्वपूर्ण कागजात और व्यावसायिक दस्तावेजों को संभालने के आपके तरीके को समझने में सक्षम बनाता है।
नमूना उत्तर
मैं फाइलों को तार्किक क्रम में व्यवस्थित करने के साथ-साथ हमेशा एक डायरी और नोट सूची तैयार करता हूं। मेरी आदत है, हर फ़ाइल पर छोटी-छोटी कागज़ की चिटें रखना, जो उन्हें बाकियों से अलग करती हैं। इसके अलावा, फ़ाइलों की उपलब्धता में लगने वाले समय को कम करने के लिए फ़ाइलों का उचित वर्गीकरण अत्यंत आवश्यक है।
2) आप लिखित संचार को कितनी कुशलता से प्रारूपित कर सकते हैं?
ड्राफ्टिंग कार्यालय सहायकों का एक महत्वपूर्ण कौशल है जिसकी अपेक्षा लगभग सभी नियोक्ता करते हैं। यदि आपके पास इस कौशल की कमी है तो आपको एक प्रमाणन पाठ्यक्रम में शामिल होना चाहिए, क्योंकि इसके बिना, आपके चयन की संभावना लगभग नगण्य है।
नमूना उत्तर
प्रारूपण एक महत्वपूर्ण कौशल है और मेरे पास इस क्षेत्र में विशेषज्ञ ज्ञान है। मैं सभी व्यावसायिक शब्दावली, पालन की जाने वाली नैतिकता और सबसे महत्वपूर्ण रूप से कई व्यावसायिक दस्तावेजों के विभिन्न प्रारूपों से अवगत हूं। इसके साथ ही, मेरे पास लंबे अर्थपूर्ण वाक्य बनाने की क्षमता के साथ एक कुशल व्याकरण आधार भी है।
3) आप बड़ी मात्रा में काम कैसे संभालते हैं?
एक कार्यालय सहायक के पेशे में काम का बोझ और बड़ी मात्रा में फाइलों का प्रबंधन स्वाभाविक रूप से आता है। वह है प्रशासनिक सहायक कंपनी को फ़ाइलों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए ओवरटाइम काम करने की आवश्यकता हो सकती है।
नमूना उत्तर
मैं काम के अधिक बोझ की आवश्यकता को पूरी तरह समझता हूं। मैं आपको विश्वास दिलाता हूं कि मेरी उच्च स्तर की एकाग्रता और विकसित फोकस के कारण मेरे पास लंबे समय तक काम करने की क्षमता है। इससे मुझे प्रभावी ढंग से काम करने और अपने कर्तव्यों और कार्यों को कुशलतापूर्वक करने में मदद मिलती है। इसे बनाए रखने के लिए मैं रोजाना 15 मिनट ध्यान का अभ्यास करता हूं।
निष्कर्ष
दुनिया भर में कार्यरत सभी संगठनों के लिए एक कार्यालय सहायक समय की मांग है। वह प्रबंधकों या वरिष्ठ प्रबंधन को उनकी फाइलों और ग्राहक विवरणों के बारे में चिंता किए बिना महत्वपूर्ण कार्यों और रणनीतिक निर्णयों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है। उन्हें अच्छी तरह मुआवजा दिया जाता है और समय के साथ उनका मुआवजा कई गुना बढ़ जाता है। यदि आपको हमारे लेख पसंद आते हैं तो उन्हें अपने परिवार और दोस्तों के साथ साझा करना न भूलें। साथ ही, नीचे टिप्पणी अनुभाग के माध्यम से हमें बताएं कि आपको हमारे लेख कितने पसंद हैं।
संदर्भ
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संदीप भंडारी PrepMyCareer.com वेबसाइट के संस्थापक हैं।
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