हमने हमेशा कल्पना की है कि किसी भी विभाग या संगठन के उच्च-स्तरीय कार्यकारी का जीवन प्रसिद्धि, सम्मान, पैसा आदि से भरा होगा, लेकिन इसमें कुछ भी गलत नहीं है! हां, यह ऐसा ही दिखता है लेकिन यहां एक मोड़ है।
यह भी कल्पना करें कि आपके पास ढेर सारा काम, कर्तव्य, जिम्मेदारियाँ, क्या-क्या निर्णय हैं। जब आप किसी बड़ी एमएनसी, कॉरपोरेट या किसी सरकारी कार्यालय में अधिकारी होते हैं तो ऐसा ही महसूस होता है। इसमें कोई संदेह नहीं कि आपका सम्मान किया जाता है, आपका आदर किया जाता है लेकिन साथ ही, आपको अपने कंधों पर विभिन्न जिम्मेदारियों से भी निपटना होता है।
यहीं पर सहायक चित्र में आते हैं, ये वे नायक हैं जो एक कार्यकारी द्वारा संभाली गई जिम्मेदारियों के भार को कम करते हैं।
कार्यकारी सहायक वे होते हैं जो दिन-प्रतिदिन के कार्यों या कुछ महत्वपूर्ण कार्यों का प्रबंधन करते हैं, लेकिन अन्य प्रकार के कार्यों की तुलना में बहुत अधिक नहीं, उदाहरण के लिए: बैठकें निर्धारित करना, मिनटों को नोट करना, रिपोर्ट और डेटा प्रस्तुत करना, इत्यादि।
जैसा कि हमने एक कार्यकारी सहायक के बारे में स्पष्ट रूप से समझ लिया है, आइए अब अन्य मानदंडों जैसे नौकरी विवरण, कर्तव्यों, कौशल, वेतन इत्यादि की ओर आगे बढ़ें।
एक कार्यकारी सहायक का नौकरी विवरण
एक कार्यकारी सहायक का मुख्य कार्य किसी संगठन के ऊपरी स्तर के कार्यकारी को उचित सहायता प्रदान करना है। चूँकि यह इतना प्रत्यक्ष नहीं है लेकिन अंततः आप अपनी फर्म की कार्यक्षमता में पूरी तरह से वृद्धि कर रहे हैं।
उदाहरण के लिए, एक कार्यकारी सहायक कुछ डेटाबेस के रिकॉर्ड बनाए रखने, डेटा का विश्लेषण करने, बैठकें शेड्यूल करने आदि का प्रभारी हो सकता है।
उसका सारा उद्देश्य सभी आउटसोर्स किए जाने वाले कार्यों को अपने हाथ में लेना और उसे सही ढंग से निष्पादित करना होना चाहिए।
एक कार्यकारी सहायक के कर्तव्य
जैसा कि हमने पहले बताया कि एक कार्यकारी सहायक का काम ऊपरी स्तर के काम को आसान बनाना होता है। उसके कर्तव्य वे सभी कार्य हैं जो आवश्यक हैं और किसी वफादार को सौंपे जा सकते हैं।
- अधिकारियों और आंतरिक या बाहरी सहयोगियों के बीच मध्यस्थ के रूप में कार्य करना
- बैठकों और सम्मेलनों को शेड्यूल करना और सम्मेलन कक्षों को आकर्षक बनाना
- चल रही फाइलिंग और डेटाबेस प्रणाली को बनाए रखना, और वर्तमान सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर को अद्यतन करने के तरीकों की तलाश करना
- प्रवासन की व्यवस्था करना और बाहरी नियुक्तियों के लिए टिकट बुक करना
- बैठकों के कार्यवृत्त को नोट करना और तदनुसार उन्हें पोस्ट करना
- किसी कार्यकारी के कैलेंडर और दिन के कार्यक्रम का प्रबंधन करना
एक कार्यकारी सहायक के लिए आवश्यक कौशल
एक सहायक के लिए एक मजबूत व्यक्तित्व आवश्यक है, उस व्यक्तित्व के साथ आवश्यक कौशल ही एक मूल्यवान सहायक बनते हैं।
तो आइए एक नजर डालते हैं कि सहायक बनने के लिए कौन से विशेष आवश्यक कौशल हैं।
- कम्युनिकेशन स्किल्स
न केवल एक सहायक के लिए बल्कि कार्य के प्रत्येक क्षेत्र के लिए यह विशेष कौशल महत्वपूर्ण है, यह सार्वभौमिक है। सहायक वह व्यक्ति होता है जो किसी कार्यकारी के संपर्क में आने वाले लगभग हर दूसरे व्यक्ति से जुड़ता है।
जो लोग अधिकारियों के संपर्क में हैं वे वे लोग हैं जो व्यवसाय में हैं और जिनकी सेवा बहुत बुद्धिमानी से की जानी है। एक सहायक होने के नाते आपके पास उचित कम्यूटेशन कौशल होना चाहिए ताकि आप अधिकारियों की तरह उनके साथ आसानी से जुड़ सकें। आख़िरकार, सब कुछ शब्दों से बनाया जा सकता है।
- विश्वसनीयता
कार्यकारी अधिकारी सहायकों को अपना दाहिना हाथ या विभिन्न निकायों के साथ एक ही प्राधिकारी मानते हैं, सहायकों की सभी जिम्मेदारियाँ एक कार्यकारी के कर्तव्यों का हिस्सा हैं।
इसलिए सदैव ईमानदार रहना ही प्रत्येक कार्यकारी की तलाश होती है। असिस्टेंट कंपनी के सभी आंतरिक या आंतरिक डेटा को रखता है, यही कारण है कि इस क्षेत्र में विश्वसनीयता बहुत महत्वपूर्ण है।
- समय प्रबंधन
अधिकारी एक सहायक नियुक्त करते हैं ताकि वे अपने अत्यंत महत्वपूर्ण कार्य पर ध्यान केंद्रित कर सकें क्योंकि वे सभी कार्य करने में बहुत व्यस्त होते हैं। एक सहायक के रूप में, आपके पास उचित समय प्रबंधन का कौशल होना चाहिए क्योंकि हर काम समय पर करने की उम्मीद की जाती है क्योंकि हाल ही में अधिक कार्य लंबित हैं।
- मल्टीटास्किंग
सहायकों के पास एक ही समय में निष्पादित करने के लिए कई कार्य होते हैं, कभी-कभी एक ही कार्य के लिए पूरा समय देना अच्छा विकल्प नहीं होता है इसलिए एक सहायक के लिए मल्टीटास्किंग करना भी महत्वपूर्ण है।
- ब्योरे पर ग़ौर
हालाँकि एक ही समय में बहुत सारे कार्यों पर काम करना व्यस्त हो सकता है, लेकिन सहायक को इसे सहज तरीके से करना होगा, केवल कई कार्यों पर काम करना सराहनीय नहीं है, बल्कि पूर्णता के साथ कई कार्यों पर काम करना निश्चित रूप से सराहनीय है।
कार्यकारी सहायक बनने के लिए शिक्षा आवश्यक
शैक्षिक दृष्टिकोण से, सहायक बनने की तुलना में हाई स्कूल या स्नातक की डिग्री होना बेहतर है। कुछ ऐड-ऑन पाठ्यक्रम सोने पर सुहागे वाले होंगे, उदाहरण के लिए: बेसिक कंप्यूटर, एमएस एक्सेल, एमएस पॉवरपॉइंट, आदि। यदि किसी के पास व्यवसाय से संबंधित कोई डिग्री है तो वह अधिक बेहतर होगा।
एक कार्यकारी सहायक के लिए वेतन
कार्यकारी सहायक औसतन ₹1,20,000 का औसत वार्षिक वेतन कमाते हैं जो नए लोगों के लिए या उन लोगों के लिए बुरा नहीं है जिन्हें आप इस क्षेत्र में करियर के रूप में देखना चाहते हैं। वेतन अनुभव और अन्य पहलुओं के अनुसार अलग-अलग होता है, लेकिन जैसे-जैसे आप इस क्षेत्र में अधिक वर्ष बिताते हैं, आपको अधिक वेतन मिलता है और इसके अलावा कमीशन, प्रोत्साहन भी मिलता है।
निष्कर्ष
भारत एक विकासशील देश है जहां हर दिन नवप्रवर्तन होते रहते हैं और इन्हें बहुत तेजी से अपनाया भी जाता है, इसलिए ऐसे विकासशील देश का हिस्सा होने के कारण कॉर्पोरेट और व्यवसाय भी तेजी से बढ़ रहे हैं जिसके परिणामस्वरूप कई अधिकारी कई जिम्मेदारियां संभाल रहे हैं और अंततः मांग बढ़ रही है। ऐसे सहायक जो अपनी आधी ज़िम्मेदारी अपने कंधों पर ले सकते हैं, इसलिए यह कहना सुरक्षित है कि करियर के लिए एक्सपोज़र अच्छे स्तर पर है।
इसलिए यदि आप इस क्षेत्र को करियर के रूप में देखना चाहते हैं तो यह आपका उचित निर्णय हो सकता है, लेकिन सुनिश्चित करें कि आप इस क्षेत्र में अपने काम के प्रति भरोसेमंद और समर्पित हों।
अंततः, कार्यकारी सहायकों के बारे में आपको बस इतना ही जानना चाहिए। मुझे उम्मीद है कि आपको यह लेख पसंद आएगा और अगर पसंद आए तो लाइक करना न भूलें और उन लोगों के साथ शेयर करना न भूलें जो यह बनना चाहते हैं। यदि हमसे कुछ छूट गया है या आपको कुछ जोड़ना है, तो नीचे टिप्पणी करके हमें बताएं और अपने विचार भी साझा करें, क्योंकि हमेशा की तरह उनकी सराहना की जाती है।
संदर्भ
- https://www.comm-unityplus.org.au/images/documents/position_descriptions/2018-05-09_PD_Executive_Assistant.pdf
- https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-1-137-44424-0_3
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