एक कार्यकारी सचिव अधिकतर कार्यकारी की समय-सारणी से संबंधित प्रबंधन कार्य में लगा रहता है। भूमिकाओं और जिम्मेदारियों में रिकॉर्ड का रखरखाव, प्रस्तुतियाँ तैयार करना, बैठक के समय की पुष्टि करना आदि शामिल हैं। इसलिए, साक्षात्कारकर्ता वास्तविक जीवन के कौशल पर ध्यान केंद्रित करेगा न कि किताबी ज्ञान पर। इस नौकरी के लिए अनुभव बहुत मायने रखता है क्योंकि कार्यकारी सचिवों को एजेंडा की परवाह किए बिना, रोजमर्रा के कार्यों को गहनतम व्याख्याओं में समझने के लिए लगातार काम करने की आवश्यकता होती है।
संचार इस भूमिका का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है क्योंकि कार्यकारी के परिचितों को शेड्यूल में हाल के बदलावों के बारे में सूचित किया जाना चाहिए ताकि बाकी सभी चीजों को तदनुसार प्रबंधित किया जा सके। दूसरी ओर, व्यक्तिगत हित प्रगति में बाधा बन सकते हैं क्योंकि सचिव केवल सौंपे गए कार्यों पर ध्यान केंद्रित नहीं कर सकता है। इस साक्षात्कार की तैयारी के लिए, सचिव के स्थान पर कदम रखना उन लोगों के लिए आवश्यक हो सकता है जिनके पास कोई पूर्व अनुभव नहीं है और वे अपने बायोडाटा में सुधार के लिए नौकरी में जाना चाहते हैं।
अच्छी तैयारी के लिए शीर्ष 21 साक्षात्कार प्रश्न
1. एक कार्यकारी सचिव कार्य में दक्षता कैसे बनाए रख सकता है?
नमूना उत्तर
एक कार्यकारी सचिव के रूप में कार्यकुशलता बनाए रखने का सबसे अच्छा तरीका शेड्यूल को याद रखना है। इससे संभावित गलतियाँ कम होंगी।
2. अपने मजबूत और कमजोर क्षेत्रों का संक्षिप्त विवरण दें।
नमूना उत्तर
मेरे मजबूत क्षेत्रों में संचार और बातचीत शामिल हैं। मैं आसानी से लोगों को एक सामान्य बिंदु पर सहमत होने के लिए मना सकता हूं ताकि निहित स्वार्थों से समझौता न किया जाए। मेरे कमजोर क्षेत्रों में अत्यधिक सोचना और पूर्णतावाद शामिल है। मुझे सब कुछ अपनी कल्पना के अनुसार करना है लेकिन कभी-कभी परिस्थितियाँ इसकी अनुमति नहीं देतीं।
3. क्या नियमों का अनुपालन वास्तव में इसके लायक है?
नमूना उत्तर
कार्यालय नियमों का अनुपालन केवल उस सीमा तक आवश्यक है जब नियम कर्मचारियों के हितों को आगे बढ़ाने में मदद करते हैं। इसके विपरीत अमानवीय नियमों का यथाशीघ्र विरोध किया जाना चाहिए।
4. क्या कार्य घंटों के बाद भी कार्यकारी के साथ अच्छे पारस्परिक संबंध बनाए रखना आवश्यक है?
नमूना उत्तर
यह कार्यकारी सचिव को निर्दिष्ट कर्तव्यों की मात्रा पर निर्भर करता है। ज्यादातर मामलों में, इसे कार्यालय समय तक ही सीमित रखना सबसे अच्छा है ताकि पारस्परिक संबंध किए जाने वाले काम को प्रभावित न करें।
5. कार्यस्थल पर लैंगिक समानता पर आपकी क्या राय है?
नमूना उत्तर
लैंगिक समानता कार्यस्थल पर विश्वास और योग्यता की भावना को बनाए रखने में मदद करती है। सौंपी गई भूमिकाएँ लिंग-विशेष नहीं बल्कि प्रतिभा-विशिष्ट होनी चाहिए ताकि पुरुष, साथ ही महिलाएँ, अपने-अपने क्षेत्र में खुद को साबित कर सकें।
6. यदि अंतिम क्षण में कोई मीटिंग रद्द हो जाए तो आप क्या करेंगे?
नमूना उत्तर
मैं कार्यकारी को तुरंत सूचित करूंगा और उस समय सीमा के दौरान कुछ लंबित नियुक्तियों को प्रतिस्थापित करने का प्रयास करूंगा। यदि यह संभव नहीं है, तो मैं अगले संभावित स्लॉट के बारे में जानने का प्रयास करूंगा ताकि एक डिफ़ॉल्ट के कारण पूरा दिन बर्बाद न हो।
7. क्या एक कार्यकारी सचिव के लिए व्यक्तिगत खातों का प्रबंधन करना अनुमत है?
नमूना उत्तर
नहीं, उनका प्रबंधन केवल लेखाकारों द्वारा किया जाना है।
8. यदि कोई व्यक्ति बिना किसी पूर्व नियुक्ति के दैनिक आधार पर आना जारी रखता है, तो आप परिदृश्य का प्रबंधन कैसे करेंगे?
नमूना उत्तर
उस व्यक्ति को नियमों से परिचित होना आवश्यक है। मैं कार्यालय में नियमों के महत्व पर जोर देने का प्रयास करूंगा और जल्द से जल्द नियुक्ति देने का प्रयास करूंगा। जिद्दी ग्राहकों के मामले में, गार्डों को परिस्थितियों के अनुसार पूरे मामले को संभालना होगा।
9. क्या आप कार्यस्थल पर रोजमर्रा के तनाव को प्रबंधित करने में सक्षम होंगे?
नमूना उत्तर
हाँ। चूंकि मैं प्रोटोकॉल से अवगत हूं, इसलिए तनाव को कम करना आसान होगा। असाधारण स्थितियों में, मैं कार्यस्थल पर किसी भी मौजूदा तनाव से निपटने के लिए माइंडफुलनेस तकनीकों का उपयोग करता हूं। उचित कार्य-जीवन संतुलन स्थापित करने से भी इस संबंध में मदद मिल सकती है।
10. क्या आप महत्वपूर्ण फाइलों को व्यवस्थित रखने के पांच तरीके सुझा सकते हैं?
नमूना उत्तर
आवश्यक फ़ाइलों को निम्नलिखित पाँच तरीकों से व्यवस्थित किया जा सकता है:
- एजेंडे के अनुसार अलग करें
- उन्हें अलग-अलग फ़ोल्डरों में रखें
- शेड्यूल के अनुसार संबंधित फ़ोल्डरों को व्यवस्थित करें
- यदि संभावना हो तो तिथि मिला लें
- फ़ोल्डरों को आगे की उपश्रेणियों में विभाजित करने से जानकारी में प्रवाह स्थापित करने में मदद मिल सकती है।
11. एक कार्यकारी सचिव के रूप में, आपको पिछले नियोक्ताओं के रहस्यों को कैसे संभालना चाहिए?
नमूना उत्तर
उन्हें हर कीमत पर गोपनीय रखा जाना चाहिए क्योंकि इससे अन्य कार्यकारी सचिवों के काम में बाधा आ सकती है। बिना पूर्व अनुमति के कोई भी आधिकारिक जानकारी ग्राहकों के सामने प्रकट नहीं की जानी चाहिए।
12. आप एक ही दिन के लिए निर्धारित अनेक एजेंडा को कैसे प्रबंधित करेंगे?
नमूना उत्तर
मैं कार्यकारी की प्राथमिकताओं के अनुसार उनकी व्यवस्था करूंगा। इससे उक्त तिथि पर निर्धारित कार्यों को पूरा करते हुए एक समय में एक कार्य करने में मदद मिलेगी।
13. आपको शेड्यूल में क्या बदलाव करने की अनुमति होगी?
नमूना उत्तर
बैठक आयोजकों की पुष्टि के अनुसार, एक कार्यकारी सचिव को कार्यकारी दिशानिर्देशों के आधार पर कार्यक्रम को बदलने की अनुमति है। मैं उसमें केवल उसी सीमा तक संशोधन करूंगा, जिस सीमा तक मेरा नियोक्ता मुझे ऐसा करने की अनुमति देगा। समन्वय का इष्टतम स्तर बनाए रखना आवश्यक है।
14. भाषा संबंधी बाधाओं के संबंध में आप विदेशी राज्यों के ग्राहकों को कैसे प्रबंधित करेंगे?
नमूना उत्तर
यदि ग्राहक नियमित हों तो मैं भाषा सीखने का प्रयास करूँगा। अन्य मामलों में, अनुवादक कुशलतापूर्वक मदद कर सकते हैं। ऐसी स्थिति उत्पन्न होने पर पार्टियां दोनों पक्षों को ज्ञात भाषा में संवाद करने का निर्णय भी ले सकती हैं।
15. एक कार्यकारी सचिव के सबसे महत्वपूर्ण गुण का उल्लेख करें।
नमूना उत्तर
धैर्य एक कार्यकारी सचिव का सबसे महत्वपूर्ण गुण है। चूँकि ऐसे कई मामले हो सकते हैं जब लोग तय समय पर नहीं आते हैं या पूर्व समय पर बैठक की व्यवस्था करना चाहते हैं, एक धैर्यवान व्यक्ति के लिए ऐसी छोटी-मोटी समस्याओं का प्रबंधन करना आसान होगा। असाधारण परिस्थितियों में धैर्य की कमी से नौकरी को भी ख़तरा हो सकता है।
16. क्या आप सचिव के कार्यक्रम के अनुसार यात्रा करने के इच्छुक हैं?
नमूना उत्तर
हां, मैं इस नौकरी के लिए आसानी से स्थानांतरित हो सकता हूं। दूसरी ओर, जब सचिव को यात्रा करनी होती है तो मैं यहां उनके कार्यों का प्रबंधन करने के लिए तैयार हूं ताकि आधिकारिक कार्यों में सर्वसम्मति बनी रहे। आवश्यक गतिविधियों का प्रतिनिधिमंडल तदनुसार संभाला जा सकता है।
17. दैनिक जीवन में अनुशासन के सार का वर्णन करें।
नमूना उत्तर
मेरे लिए अनुशासन उन स्तंभों में से एक है जिस पर जीवन टिका हुआ है। यह व्यक्ति को सभी गतिविधियों की समय पर स्थिति बनाए रखने में मदद करता है। इसके अलावा, एक अनुशासित व्यक्ति आसानी से दूसरों के लिए एक आदर्श के रूप में कार्य कर सकता है। मेरा मानना है कि अनुशासन का अभाव जीवन को बिना पाल वाली नाव के समान बना देता है। दैनिक जीवन में अनुशासन की कला का अभ्यास करने से भ्रम दूर होता है।
18. क्या अधिक महत्वपूर्ण है - किसी मीटिंग के मिनट्स को नोट करना या इसके बजाय बातचीत पर ध्यान केंद्रित करना?
नमूना उत्तर
एक कार्यकारी सचिव के रूप में, डेटाबेस को प्रभावी ढंग से अद्यतन करने के लिए बैठक के मिनट्स को नोट करना मेरा कर्तव्य होगा। जो लोग बैठक में शामिल होते हैं उन्हें अपना ध्यान चल रही बातचीत पर केंद्रित करना चाहिए। एक साथ कई काम करना सबसे अच्छा है लेकिन जहां तक विशेष फोकस की बात है तो व्यक्ति को निर्धारित पद के अनुसार ही निर्णय लेना चाहिए।
19. क्या आपके पास इस क्षेत्र में कोई पूर्व अनुभव है?
नमूना उत्तर
हां, मैं विभिन्न इंटर्नशिप का हिस्सा रहा हूं जहां मुझे इस नौकरी की जटिलताओं को सीखने के लिए अन्य कार्यकारी सचिवों के अधीन काम करना पड़ा। इसे सफलतापूर्वक पूरा करने के बाद, मुझे एक लॉ फर्म में वांछित पद पर नियुक्त किया गया, जिससे मेरे ज्ञान को समृद्ध करने में मदद मिली। विशिष्ट रूप से कहें तो मेरा अनुभव अभी तीन साल तक ही सीमित है।
20. एक पेशेवर के रूप में आप कितने लचीले हैं?
नमूना उत्तर
मैं बदलती परिस्थितियों के अनुरूप ढलने में विश्वास रखता हूं। एक से दस के पैमाने पर, मैं लचीलेपन के मामले में खुद को सात अंक दूंगा। इस निर्णय को मेरे मानदंडों के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है, जिसके अनुसार मैं पदोन्नति आदि पाने के लिए अनुचित कार्य करने में विश्वास नहीं करता हूं। कार्यस्थल के संदर्भ में, मैं कई शिफ्टों में काम करके और नई भाषाएं सीखकर अपना लचीलापन साबित कर सकता हूं।
21. "वैकल्पिक विवाद समाधान" शब्द से आप क्या समझते हैं?
नमूना उत्तर
वैकल्पिक विवाद समाधान में अदालत के बाहर सभी प्रकार के निपटान शामिल हैं जो मध्यस्थता के दायरे में नहीं आते हैं। इन उपायों में बातचीत, मध्यस्थता, समझौता आदि शामिल हैं। जब पार्टियां ऐसी प्रथाओं में शामिल होती हैं, तो कार्यकारी सचिव को वार्ताकार या मध्यस्थ के सामने सभी तथ्य प्रस्तुत करने की आवश्यकता होती है। निरर्थक मुकदमेबाजी से बचाव होता है, जिसका तात्पर्य यह है कि वकीलों आदि को नियुक्त करने पर कोई अतिरिक्त खर्च किए बिना दोनों पक्षों का कीमती समय बच जाता है।
संदर्भ
- https://www.jstor.org/stable/2727611
- https://www.nato.int/nato_static_fl2014/assets/pdf/hungarian%20revolution%201957%20-%20private%20records/20130917_PR_56_57-ENG.pdf
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संदीप भंडारी PrepMyCareer.com वेबसाइट के संस्थापक हैं।
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