Ljudi koji sjede i rade u najvišem menadžmentu uglavnom su zauzeti formuliranjem strategija uz osmišljavanje vizije i izjava o misiji organizacije. Stoga, kako bi svoje poslovanje obavljali glatko i s najvećom učinkovitošću, angažiraju administrativnog pomoćnika. Uloga administrativnog asistenta jednostavna je, ali izazovna i zahtjevna.
To je savršen spoj komunikacijskih vještina i organizacijskih vještina koje dolaze u obzir pri učinkovitom upravljanju administrativnim aktivnostima organizacije. Osoba koja je sposobna obavljati više zadataka i posjeduje preslatke meke vještine uvijek je na radaru nekih od najboljih organizacija koje djeluju u svijetu.
Zašto se postavlja ovo pitanje?
Mnogo je ljudi na ovom svijetu, koji ne vole svoje zanimanje. Kao posljedica toga, oni su nezaposleni ili nezadovoljni obavljanjem svojih dužnosti. Stoga se razvilo kao uobičajena praksa postavljanja takve vrste pitanja koja pomažu ispitivaču da procijeni ozbiljnost kandidata prema profesiji ili ulozi. Nadalje, kroz ovo pitanje, oni mogu procijeniti vaše razumijevanje i shvatiti ulogu.
Primjeri odgovora na intervjuu za administrativnog pomoćnika
Dok se prijavljujete za mjesto administrativnog asistenta i dolazite do faze intervjua, naići ćete na pitanje koje će vas progoniti od organizacije do organizacije. Odnosno, zašto želite biti administrativni pomoćnik? Priprema odgovora na ovo pitanje ključna je, što će vam pomoći da impresionirate sugovornika. I, kao što svi znamo, nakon što ste impresionirani, šanse za odabir dostižu vrhunac.
U tu svrhu, popis deset najboljih odgovora raspoređen je u nastavku:
#1
Uživam držati sve pod kontrolom. Od djetinjstva sam vrlo disciplinirana i organizirana osoba. Mogu pomoći dotičnom timu, zakazujući njihove sastanke i sastanke, tako da se mogu usredotočiti na menadžerske zadatke i time povećati svoju produktivnost. Stoga smatram da je ova uloga savršena za mene i da ću moći učinkovito obavljati dužnosti koje su mi dodijeljene.
#2
Posjedujem učinkovite komunikacijske vještine, s tečnim govorom i dubokim tonom. Sve ove stvari su potrebne za administrativni asistent. Osjećam da su odgovaranje na telefonske pozive, vođenje bilješki i pripremanje zapisnika s presudnog sastanka odbora neki od zadataka koje stvarno volim obavljati. Budući da sam vrijedan i aktivan slušatelj, savršeno sam se uklopio u ovu ulogu.
#3
Upravljanje stvarima kao što su uredski materijal, telefonski pozivi i vođenje bilješki neke su od najboljih vještina koje posjedujem. Imam smisao za pripremu učinkovitih dokumenata potrebnih za odlazak na službeni put. S time da sam ja organizirana i disciplinirana osoba. Odabrala sam ovo zanimanje jer sam se potpuno uklopila u njega. i apsolutno je skrojen za mene.
#4
Budući da sam u sličnoj profesiji zadnje 3 godine, imam stručno znanje o izradi poslovnih dokumenata, upravljanju uredskim materijalom i vođenju bilješki na sastancima uprave. Nadalje, prošao sam i kratkoročni tečaj marketinga e-poštom, što me izdvaja od ostalih. Sve ove vještine su ključne za posao administrativnog asistenta, što ja posjedujem. Stoga sam izabrao ovu ulogu i prijavio se na vašu prestižnu instituciju.
#5
Ja sam osoba koja posjeduje vrhunske komunikacijske vještine i meke vještine, a oboje je neizbježno za ovu profesiju. Nadalje, s vrijednijom sposobnošću slušanja, praktičnim vještinama pisanja e-pošte i sposobnošću obavljanja više zadataka, nakon pomne procjene odlučio sam preuzeti tu ulogu. Nakon što sam pronašao slobodno mjesto u vašoj tvrtki, gotovo sam se odmah prijavio na njega.
#6
Uz diplomu prvostupnika poslovne administracije i diplomu MS Officea, preuzimanje uloge administrativnog pomoćnika za mene je bilo jednostavno. Nadalje, učinkovit sam u upravljanju stvarima i zakazivanju sastanaka. Moj prethodni angažman u ABC LLP-u temeljito je poboljšao moje organizacijske vještine i vještine izrade nacrta, što me dodatno potaknulo da ostanem pri ovoj ulozi.
#7
Menadžment je nešto čemu se uvijek divim. Uvijek sam volio upravljanje zadacima i zakazivanje različitih događaja. Osjećam se najudobnije na ovim poslovima i smatram da s najvećom lakoćom mogu obavljati poslove administrativnog pomoćnika. Nadalje, moje obrazovanje i radno iskustvo također igraju ključnu ulogu u odabiru ove uloge.
#8
Koordinacija i kontrola svakodnevnih aktivnosti organizacije, vođenje bilješki, izrada poslovnih dokumenata, vođenje obračuna plaća neke su od mojih razvijenih vještina koje su me potakle da preuzmem ovu ulogu. Nadalje, osjećam se privilegiranim upravljati rutinskim zadacima menadžera, što bi im na kraju dalo dodatno vrijeme da se usredotoče na strateško planiranje i razvoj novih proizvoda.
#9
Prva i osnovna osobina koju administrativni pomoćnik mora posjedovati je disciplina. Uvijek sam bila organizirana i disciplinirana osoba. sa smislom za rješavanje problema s pozitivnim stavom. Imam sposobnost pripremanja zapisnika ekspeditivno i s visokom razinom točnosti u kombinaciji s učinkovitom komunikacijom i vještinama obrade e-pošte. Sve te stvari čine me pouzdanim administrativnim pomoćnikom.
#10
Administracija je oduvijek bila moj najbolji izbor u karijeri i zato sam završila magisterij poslovne administracije. Uz stručno poznavanje MS Officea, posebice MS Excela, stenografske stenografije i organizacijskih vještina, odabrala sam posao administrativnog asistenta. Ovo je moj prvi izbor karijere i vrlo sam sretan što sam odabrao ovu ulogu jer savršeno odgovara mom načinu razmišljanja i vještinama.
Zaključak
Administrativni asistent kritična je pozicija koja od vas zahtijeva da obavljate više zadataka i da posjedujete učinkovito pisanje, kao i komunikacijske vještine. Poslovni čelnici rade bez praćenja vremena, a vi kao administrativni pomoćnik također morate uskladiti njihovo vrijeme. Prenapregnuto radno vrijeme, vještina poslovnog pisanja, sposobnost pripreme zapisnika s ključnih sastanaka odbora, čine ovu poziciju uzbudljivom, ali i zahtjevnom.
Administrativni pomoćnik je lijepo plaćen i dobro nagrađen za svoje usluge. Iskazivanje vaše ozbiljnosti i dostojnosti za ovu ulogu očekuje se kroz gore navedeno pitanje, koje anketari često postavljaju. Ako vam se sviđaju naši članci, ne zaboravite ih podijeliti sa svojom obitelji i prijateljima. Također nam putem odjeljka za komentare u nastavku javite koliko su vam naši članci korisni.
Reference
- https://f.hubspotusercontent00.net/hubfs/4017359/Jobs%20-%20Eteros/Administrative%20Assistant%20(1).pdf
- https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/019263659908361012
Uložio sam mnogo truda u pisanje ovog posta na blogu kako bih vam pružio vrijednost. Bit će mi od velike pomoći ako razmislite o tome da to podijelite na društvenim medijima ili sa svojim prijateljima/obitelji. DIJELJENJE JE ♥️
Sandeep Bhandari je osnivač web stranice PrepMyCareer.com.
Profesionalni sam bloger s punim radnim vremenom, digitalni trgovac i trener. Volim sve što je povezano s webom i pokušavam učiti nove tehnologije svaki dan.
Sve poslove upravljanja timom, kreiranja sadržaja i monetizacije obavljam ja. Zajedno s timom u PrepMyCareeru, cilj je pružiti koristan i privlačan sadržaj našim čitateljima.