Administracija je jedna od temeljnih poslovnih funkcija gotovo svih profitabilnih poduzeća koja posluju diljem svijeta. Neće biti pogrešno reći da je položaj administratora generalist i da on ili ona nose puno šešira dok rade za poslovnu organizaciju. Administrator djeluje kao poveznica ili veza između višeg menadžmenta organizacije i svih ostalih zaposlenika uz obavljanje ključne evaluacije i procjene financijskog položaja, rashoda, imenovanja i svih marketinških aktivnosti.
Administrator ima podršku i pomoć od strane administrativnog pomoćnika koji djeluje kao izravna pomoć ili pomoćnik administratora organizacije. Dužnosti koje obavlja administrativni pomoćnik slične su i identične poslovima administrativnog pomoćnika, iako se obavljaju na nižoj razini. Položaj administrativnog pomoćnika ključan je i važan za organizaciju i iz tog razloga on ili ona uživaju visoku plaću i unosne beneficije. Međutim, proces intervjua za tako kritičnu poziciju sastoji se od nekoliko izvrsnih pitanja za procjenu osobnosti na koja se mora iskreno i prikladno pripremiti.
21 najbolja pitanja za intervju za proučavanje
1) Administracija je usmjerena na kontrolu i nepristranost. Komentirajte ovu izjavu.
Ovo je škakljivo pitanje za intervju koje kritizira vašu profesiju i temeljne dužnosti. Idealan odgovor na ovo pitanje zahtijeva da branite svoj stav i spomenete svijetle strane administracije.
Uzorak odgovora
Gospodine, po mom mišljenju to uopće nije točno i točno. Ova izjava stavlja upravu u svjetlo diktature što je nekorektno i apsurdno. Administracija je lijepa profesija u kojoj je administrator opsežno angažiran u upravljanju cijelom organizacijom, održavajući i uspostavljajući dobar odnos između nekoliko zaposlenika, odjela ili timova koji rade unutar organizacije. I ne samo to, on ili ona također su odgovorni za upravljanje nekoliko operacija organizacije, od financija do marketinga i razvoja poslovanja. To ostavlja malo ili nimalo prostora za vršenje kontrole ili izlaganje bilo kakvog negativnog stava.
2) Što podrazumijevate pod pojmom 'rezerviranja za loše dugove'?
Administrativni asistent je opća pozicija i tijekom svog mandata radit ćete na više projekata i aspekata u kojima ćete morati nositi više od jednog šešira. Stoga se od vas očekuje osnovno znanje o općim načelima računovodstva i značenju osnovnih pojmova i postupaka.
Uzorak odgovora
Gospodine, prema računovodstvenom konceptu razboritosti, poslovna organizacija mora osigurati sve svoje očekivane i vjerojatne gubitke koje organizacija predviđa u budućnosti. U tu svrhu potrebno je formirati rezervaciju iz dobiti organizacije. Loši dugovi odnose se na očekivane naplate i novčane primitke od dužnika organizacije koji su propali i organizacija ne očekuje nikakav novčani priljev od takvih dužnika. Stoga, slijedeći koncept razboritosti, organizacija priprema rezerviranja za loše dugove.
3) Što je popis radova u tijeku i njegov odnos s vremenom ciklusa?
Kao administrativni pomoćnik morat ćete osigurati nesmetan proizvodni proces bez svih vrsta uskih grla i smetnji. Stoga se od vas očekuje da imate potpuno znanje o vremenu ciklusa ili vremenu isporuke i srodnim konceptima rada u tijeku.
Uzorak odgovora
Gospodine, proizvodne organizacije uključene su u preradu sirovina kako bi ih pretvorili u gotovu robu. Međutim, uvijek ostaje nekoliko stavki koje nisu u potpunosti obrađene i poznate su kao roba u tijeku. Vrijeme ciklusa odnosi se na ukupno vrijeme koje je uključeno u proizvodnju artikla počevši od primitka sirovina do njegove otpreme kupcima. Uključuje različita vremena kao što je vrijeme premještanja, vrijeme čekanja i vrijeme obrade.
4) Ocijenite svoje vještine rada na računalu na ljestvici od jedan do pet?
Kao administrativni asistent od vas se očekuju potpuno razvijene vještine rada na računalu uz visoku informatičku pismenost.
Uzorak odgovora
Gospodine, uvjeravam vas da imam izvrsne računalne vještine i da sam svjestan svih istaknutih uslužnih programa i softvera za upravljanje koji se najčešće koriste u administrativne svrhe. Nadalje, također sam prošao šestomjesečni napredni tečaj za računala koji dodatno proširuje i poboljšava moje razumijevanje. Stoga bih se, s obzirom na sve činjenice, ocijenio ocjenom 4.8.
5) Administracija uključuje puno obuke i dosljednog razvoja. Jeste li zainteresirani za kontinuirano usavršavanje svojih vještina?
Neki zaposlenici su jednostavno neskloni promjenama i usvajanju novih tehnologija i metodologija. Ovim pitanjem anketar želi znati jeste li zainteresirani za sudjelovanje u nekoliko treninga koje održava sama organizacija ili bilo koja treća strana.
Uzorak odgovora
Gospodine, u potpunosti se slažem s izjavom da je administrativni pomoćnik profesija koja se mijenja i stoga se treba stalno informirati sudjelovanjem u programima obuke i usavršavanja. U tu svrhu prilično sam ozbiljan i uvijek spreman pridružiti se svakoj interaktivnoj sesiji ili sesiji sa znanjem. Budite uvjereni, nikada ne bih rekao ne bilo kojoj takvoj aktivnosti.
6) Kako određujete prioritete između nekoliko zadataka?
Ovo je jedno od najčešće postavljanih pitanja za intervju u cijelom svijetu. Poslovne organizacije djeluju u dinamičnom poslovnom okruženju i svojim zaposlenicima zadaju niz zadataka koje moraju izvršiti u jednom radnom danu. To stvara potrebu da anketari pitaju tehniku prioritizacije kandidata, što je jedino rješenje za ovu situaciju.
Uzorak odgovora
Gospodine, potpuno razumijem relevantnost ovog pitanja za intervju. Kako bih osigurao da ne preskačem svoje zadatke i da ih izvršavam na odgovarajući način, uvijek slažem i sortiram zadatke na temelju njihove razine težine. Zadatke koji su teški i koje je najteže ispuniti stavljam na početak da bi nakon njih uslijedili zadaci koji su laki i manje zahtjevni. To mi pomaže da izvršim sve svoje zadatke bez gubitka učinkovitosti i produktivnosti.
Rigorozna priprema
Uzimajući u obzir učestalost i veliku vidljivost ovog pitanja u nekoliko intervjua, Prepmycareer je osmislio ekskluzivnu objavu koja nudi deset jedinstvenih i impresivnih primjera odgovora za ovo pitanje za intervju koji će ojačati vašu bazu i upotpuniti vaš trud. Pogledajte ovaj post ovdje, kako biste ojačali svoju pripremu.
7) Kako ćete se nositi s nezadovoljnim klijentom organizacije?
U slučaju da zaposlenici na nižoj razini nisu u mogućnosti zadovoljiti bilo kojeg nezadovoljnog klijenta organizacije, administrativni pomoćnik ima dužnost i odgovornost da uvjeri takve klijente nudeći prijateljsko rješenje i rješenje. Stoga na ovo pitanje uvijek dajte promišljen i dojmljiv odgovor.
Uzorak odgovora
Gospodine, bila bi šteta ikada doživjeti takvu situaciju jer vjerujem da su kupci kraljevi i osnovni razlog prisutnosti organizacija diljem svijeta. Međutim, još uvijek postoji nekoliko neočekivanih situacija koje treba riješiti. Ako se ikada u životu susrećem s takvom situacijom, prije svega bih upotrijebio svoje vještine aktivnog slušanja kako bih razumio srž problema kupca na miran i staložen način. Objavivši ovo, proširio bih učinkovito rješenje na klijenta na temelju svog kritičkog razmišljanja i analitičkih vještina.
8) Kako razvrstavate datoteke?
Ovo je specifično pitanje vezano uz posao koje testira vaše praktične radne postupke. Sortiranje datoteka primarni je zahtjev za ovaj posao i morate biti svjesni svih tehnika sortiranja i organiziranja.
Uzorak odgovora
Gospodine, kako bih razvrstao datoteke uvijek radim dvije stvari. Prvo, uvijek ih odvajam na temelju njihove prirode. Objavi ovo, dodjeljujem im različite kodove i stvaram njihove potkategorije dodjeljivanjem različitih boja datoteka, gdje bi svaka boja predstavljala potkategoriju.
9) Možete li se nositi sa stresom i užurbanim radnim uvjetima?
Ovo je uobičajeno pitanje na intervjuu kroz koje anketar želi saznati vaš stav, percepciju i pristup radu u stresnim i užurbanim radnim uvjetima.
Uzorak odgovora
Da gospodine, nedvojbeno. U prošlosti sam se nosio sa stresnim radnim situacijama i volio bih to nastaviti činiti i u budućnosti. Za to sam razvio izvrsnu fizičku snagu stalnim vježbanjem s utezima i čak sam održao svoju mentalnu snagu kontinuiranom meditacijom i jogom.
Rigorozna priprema
Prepmycareer je osmislio ekskluzivni post koji nudi deset jedinstvenih i impresivnih uzoraka odgovora za ovo pitanje za intervju. Ovo se pitanje može postaviti u nekoliko varijanti bez ikakve promjene u odgovoru. Pogledajte ovaj post ovdje, kako biste ojačali svoju pripremu.
10) Kakve su vaše vještine crtanja? Koje sve vrste zapisa možete izraditi?
Ovo je uobičajeni zahtjev za ovaj posao. Osoba kojoj nedostaju vještine pisanja ne bi mogla osigurati mjesto u oštroj konkurenciji. Stoga na ovo pitanje uvijek odgovorite pozitivno.
Uzorak odgovora
Gospodine, vjerujem da imam izvrsne vještine crtanja s ljupkim vokabularom i lucidnim umjetničkim tokom, koji je sam po sebi razumljiv i ugodan za oči. Imam sposobnost izrade nekoliko pisama ili poslovnih komunikacija kao što su:
- Priopćenja
- Medijski izvještaji
- Zapisnik sa sastanka
- Službeni mailovi
- Marketinške kopije i reklamne kampanje, itd.
11) Kako kontrolirate proračune za oglašavanje organizacije?
Ovo je pitanje za intervju za posao u kojem se od vas traži da podijelite strategije i tehnike koje slijedite dok kontrolirate proračune organizacije.
Uzorak odgovora
Gospodine, oglašavanje je važan fenomen za svaku poslovnu organizaciju i mora se pratiti i raditi s visokom razinom stručnosti i vještina. Međutim, važno je napomenuti da je oglašavanje poput šupljeg bunara u koji možete uložiti koliko god želite. Stoga je potrebno primijeniti strogu kontrolu nad troškovima oglašavanja kako bi se osiguralo da organizacija ne troši prekomjerno. To se može učinkovito učiniti korištenjem analize troškova i koristi i razumijevanjem prošlih podataka organizacije.
12) Kako više volite raditi – timski ili usamljeni?
Ovo je škakljivo pitanje i bez obzira na koju stranu stali, bit će strepnji i protupitanja prema vama. Ako preferirate timsko okruženje, to bi značilo da ne možete raditi sami uz minimalan nadzor, a u slučaju da odaberete usamljeno okruženje, to znači da ste osoba suzdržane prirode i da ne biste mogli uspostaviti dobar odnos s drugim zaposlenicima. Dakle, kao savršen odgovor na ovo pitanje, budite diplomatski i odaberite bilo koju od opcija bez kritiziranja druge.
Uzorak odgovora
Gospodine, imam sposobnost obavljati svoje obveze i dužnosti u gotovo svim vrstama okruženja. Međutim, kada me konkretno pitaju, volio bih raditi u osamljenom okruženju, jer vjerujem da ću se na taj način moći bolje usredotočiti i koncentrirati na svoje zadatke i dužnosti.
13) Molim vas, recite mi broj cigli korištenih u izradi Eiffelovog tornja.
Intervju bi se uvijek sastojao od nekoliko pitanja koja bi vas iznenadila i potpuno zadivila. Prepmycareer vam, međutim, savjetuje da uvijek zadržite govor tijela i pamet dok odgovarate na takva pitanja.
Uzorak odgovora
Gospodine, Eiffelov toranj je građevina sačinjena od tona čelika i koristi samo cigle u temeljima. Pretpostavljam da bi broj upotrijebljenih cigli bio sličan broju cigli upotrijebljenih u izgradnji kuće od cigle i žbuke. Stoga vam ne mogu reći točan broj jer tek trebam napraviti svoju kuću, koju bih vjerojatno napravio nakon što dobijem mjesto u vašoj prestižnoj organizaciji.
14) Možete li raditi u rotacijskim smjenama?
S obzirom na obim i količinu posla koji ta poslovna organizacija dobiva, potrebno je da radi danonoćno. Stoga zahtijevaju od svojih zaposlenika da rade u rotacijskim smjenama, što jednostavno znači da vaša smjena neće biti fiksna i da će se nastaviti mijenjati prema zahtjevima i potrebama organizacije. Ovo bi moglo biti teško, ali to je uobičajeni zahtjev i na njega morate odgovoriti potvrdno.
Uzorak odgovora
Da, gospodine, apsolutno. Nemam apsolutno nikakva ograničenja i rezerve dok radim u rotacijskim smjenama. Imam snažno mentalno i fizičko tijelo sposobno apsorbirati sve vrste pritisaka u različitim vremenima i druge povezane probleme.
15) Koja su vaša očekivanja od plaće?
Uobičajena je navika anketara da pitaju o vašim očekivanjima plaće tijekom samog intervjua. Ovim pitanjem anketar ne samo da želi znati o vašoj očekivanoj plaći, već također želi procijeniti vaše istraživačke vještine. Učinkovitim pregovorima kandidat uvijek može poboljšati svoje izglede. Učenje učinkovitih pregovaračkih vještina gotovo je neizbježno za ovo pitanje koje možete saznati kroz naš ekskluzivni post, Kako pregovarati o plaći?
Uzorak odgovora
Gospodine, na temelju mog istraživanja i očekivanja, želio bih imati nešto između (___navedite očekivani platni razred/raspon____). Ovaj raspon plaća nije slučajan ili proizvoljan, već se temelji na sveobuhvatnom i marljivom istraživanju tržišta koje sam proveo.
16) Zašto ste odabrali nas?
Ovo je pitanje za intervjue u trendu i danas se pojavljuje na nekoliko intervjua koji se održavaju diljem svijeta. Kroz svoje pitanje, anketar želi znati vašu razinu predanosti i ozbiljnosti prema organizaciji.
Uzorak odgovora
Kao poslovna organizacija stara desetljeća s operacijama širom zemlje i s više od 4,000 zaposlenika. Ove činjenice dovoljno govore o statusu i položaju poduzeća u industriji. Ovo je visokoprofitabilna tvrtka koja vjeruje u pristup usmjeren na zaposlenike pružajući odgovarajuću obuku i mogućnosti razvoja kandidatima. Jako sam zainteresiran za ovu organizaciju jer vjerujem da bi to ne samo dodalo znatnu vrijednost mom životopisu, već bi mi također pomoglo da napredujem i unaprijedim svoje vještine.
Rigorozna priprema
Prepmycareer je osmislio ekskluzivni post koji nudi deset jedinstvenih i impresivnih uzoraka odgovora za ovo pitanje za intervju. Ovo se pitanje može postaviti u nekoliko varijanti bez ikakve promjene u odgovoru. Pogledajte ovaj post ovdje, kako biste ojačali svoju pripremu.
17) Koja je vaša najveća snaga?
Intervju je nepotpun bez pitanja o snazi i slabosti. Ovo se pitanje postavlja u gotovo svim intervjuima koji se održavaju diljem svijeta s varijacijama i izmjenama. Primarna svrha ovog pitanja je procijeniti i ispitati osobnost, stavove i aspekte ponašanja kandidata. Način na koji postavljate ovo pitanje govori mnogo o vašim percepcijama.
Uzorak odgovora
Gospodine, u meni ima raznih snaga, ali budući da ste pitali onu najbolju, želio bih s vama podijeliti najveću snagu u meni, koja je najbliža i najdominantnija. Imam prirodnu sposobnost da ostanem miran i pribran čak iu najnemirujućem i najnepovoljnijem radnom okruženju. Ova moja sposobnost omogućuje mi donošenje odgovarajućih poslovnih odluka koje pomažu u povećanju produktivnosti, kao i održavanju učinkovitosti.
Rigorozna priprema
Prikladno je primijetiti da se ovo pitanje može postaviti na različite načine s malim izmjenama. Sa svakom takvom preinakom, vaš odgovor bi se također promijenio i stoga zahtijeva različite pripreme. Mi u Prepmycareer-u nastojimo upotpuniti vašu pripremu pružajući vam ekskluzivne članke koji pokrivaju sve takve vrste i čak vam dati deset visokokvalitetnih i jedinstvenih uzoraka odgovora. Kliknite donje poveznice za pristup ekskluzivnim člancima:
- Koje su vaše snage i slabosti? [S 10 primjera odgovora na intervju]
- Koja je tvoja najveća slabost? (S 10 primjera odgovora na intervju)
- Koje su tvoje slabosti? [S 10 primjera odgovora na intervju]
18) Koja vam je najdraža životinja?
Prima facie, ovo bi pitanje moglo izgledati jednostavno i na njega je lako odgovoriti. Međutim, samo pripremljen i iskusan kandidat zna dodatni napor koji ovo pitanje zahtijeva od osobe. Ovo je majstorsko ispitno i evaluacijsko pitanje kroz koje se ispituje i ispituje ne samo vaša osobnost, već i vaše buduće težnje i kvalitete. Stoga je uvijek potrebno na iskren način pripremiti se za ovo pitanje.
Uzorak odgovora
Gospodine, bez imalo omalovažavanja bilo koje druge životinje i stvorenja koje je stvorio Bog, želio bih odabrati slona kao svoju omiljenu životinju. To je zato što ova životinja ima sposobnost održavati prijateljski odnos i prijateljstvo sa svim drugim životinjama uz održavanje oštrog pamćenja. Nadalje, naširoko je poznata osobina slonova da imaju visoku koncentraciju i ne obraćaju pozornost na bilo kakvu vrstu buke ili uznemirujući događaj. Ako je moguće, molio bih Boga da me blagoslovi kvalitetama koje je dao ovom velikom stvorenju.
Rigorozna priprema
Za ovo pitanje potreban je iskren i ozbiljan napor. Vaša bi priprema mogla biti dorađena tek nakon što pročitate veliki izbor primjera odgovora. Prepmycareer je osmislio ekskluzivni post koji nudi deset jedinstvenih i impresivnih uzoraka odgovora za ovo pitanje za intervju. Ovom se članku može pristupiti klikom na ovo link.
19) Kada možete početi?
Uobičajeno je da anketari uzmu ponudu o vašoj dostupnosti tijekom samog razgovora. U ovom pitanju nema ničeg tehničkog ili izrazito evaluativnog, nego je to jednostavno pitanje koje od vas zahtijeva da svom ispitivaču kažete datum kada ste dostupni za pridruživanje poslovnoj organizaciji.
Uzorak odgovora
- Za trenutno zaposlene osobe: Gospodine, trenutno radim s poslovnom organizacijom i stoga se neću moći odmah pridružiti. Međutim, očajnički sam želio promjenu posla i u tu sam svrhu već podnio zahtjev za pismo o razrješenju od svoje trenutne organizacije, očekujem da ću pismo primiti uskoro i stoga ću se moći pridružiti na dan ili kasnije (____navedite očekivani datum vašeg pridruživanje____)
- Za nezaposlene/svježe osobe: Gospodine, trenutno ne radim nigdje i stoga želim izraziti svoju mogućnost da se odmah pridružim organizaciji. Nadalje, nemam apsolutno nikakvih neriješenih obveza ili obveza.
Rigorozna priprema
S obzirom na učestalost ovog pitanja na intervjuu, Prepmycareer je osmislio ekskluzivnu objavu koja nudi deset jedinstvenih i impresivnih primjera odgovora na ovo pitanje za intervju. Ovom se članku može pristupiti klikom na ovo link.
20) Što vas motivira za rad?
Ovo je uobičajeno pitanje za intervju pomoću kojeg anketar želi saznati primarne motivacijske čimbenike koji vas potiču da marljivo radite i postignete svoje ciljeve na vremenski ograničen način. Ovo je vrlo subjektivno pitanje i stoga morate odgovoriti na jedinstven način i izbjeći sve generičke odgovore.
Uzorak odgovora
Gospodine, odgovor na ovo pitanje leži i ovisi o financijskim uvjetima osobe, željama i očekivanjima od njegove ili njezine profesionalne karijere. Što se mene tiče, to je moja želja da se popnem na korporativnoj ljestvici što je brže moguće i zaradim široko rasprostranjeno priznanje koje uvijek motivira neke i potiče me da uvijek budem na oprezu i izvršavam sve svoje zadatke i dužnosti prije roka.
Rigorozna priprema
Uzimajući u obzir važnost ovog pitanja u intervjuu, Prepmycareer je osmislio ekskluzivnu objavu koja nudi deset jedinstvenih i impresivnih primjera odgovora na ovo pitanje za intervju. Ovom se članku može pristupiti klikom na ovo link.
21) Imate li pitanja za nas?
Ovo je posljednje pitanje na intervjuu i kandidat koji se susreće s ovim pitanjem mora biti svjestan činjenice da je njegov ili njezin intervju sada završen. Ovo pitanje daje priliku kandidatu da postavi nekoliko pitanja ispitivaču u vezi s organizacijom, njezinom radnom kulturom, radnom etikom, itd. Primijećeno je da kandidati ili potpuno izbjegavaju ovo pitanje ili postavljaju nebitna pitanja. U obje situacije ne radite ništa osim što smanjujete i iscrpljujete svoje šanse za izbor na minimum. Stoga uvijek postavite nekoliko relevantnih pitanja na temelju modela pitanja navedenih u nastavku:
Model Pitanja
- Koja su vremena rada organizacije u različitim smjenama?
- Je li politika organizacije da svojim zaposlenicima produži plaćene hitne dopuste?
- Koje su razne pogodnosti koje organizacija daje svojim zaposlenicima tijekom rodiljnih/očinskih dana?
- Molimo nabrojite i objasnite obračun dodatka za prekovremeni rad.
- Koje različite mogućnosti obuke i razvoja zaposlenika nudi organizacija svojim zaposlenicima?
- Molimo objasnite izračun naknada i raznih drugih pogodnosti koje organizacija nudi u obliku povlastica.
Reference
- http://www.tawannadillahunt.com/wp-content/uploads/2020/11/Dillahunt_HICSS21.pdf
- https://aipublications.com/uploads/issue_files/1IJEBM-MAY20213-Recruitment.pdf
Uložio sam mnogo truda u pisanje ovog posta na blogu kako bih vam pružio vrijednost. Bit će mi od velike pomoći ako razmislite o tome da to podijelite na društvenim medijima ili sa svojim prijateljima/obitelji. DIJELJENJE JE ♥️
Sandeep Bhandari je osnivač web stranice PrepMyCareer.com.
Profesionalni sam bloger s punim radnim vremenom, digitalni trgovac i trener. Volim sve što je povezano s webom i pokušavam učiti nove tehnologije svaki dan.
Sve poslove upravljanja timom, kreiranja sadržaja i monetizacije obavljam ja. Zajedno s timom u PrepMyCareeru, cilj je pružiti koristan i privlačan sadržaj našim čitateljima.