Seorang sekretaris eksekutif kebanyakan terlibat dalam pekerjaan manajemen mengenai jadwal eksekutif. Peran dan tanggung jawab meliputi pemeliharaan catatan, menyiapkan presentasi, mengonfirmasi waktu pertemuan, dll. Oleh karena itu, pewawancara akan fokus pada keterampilan kehidupan nyata dan bukan pengetahuan dari buku. Pengalaman sangat penting untuk pekerjaan ini karena sekretaris eksekutif perlu bekerja terus menerus untuk memahami tugas sehari-hari dalam interpretasi terdalam, terlepas dari agendanya.
Komunikasi adalah bagian penting dari peran ini karena kenalan eksekutif perlu diberi tahu tentang perubahan terbaru dalam jadwal sehingga segala sesuatunya dapat dikelola dengan tepat. Di sisi lain, kepentingan pribadi dapat menghambat kemajuan karena sekretaris mungkin tidak hanya fokus pada tugas yang diberikan. Untuk mempersiapkan wawancara ini, menjadi sekretaris mungkin diperlukan bagi mereka yang tidak memiliki pengalaman sebelumnya dan ingin bekerja untuk memperbaiki resume mereka.
21 Pertanyaan Wawancara Teratas yang Harus Disiapkan dengan Baik
1. Bagaimana Seorang Sekretaris Eksekutif Menjaga Efisiensi Dalam Bekerja?
Contoh Jawaban
Cara sempurna untuk menjaga efisiensi sebagai sekretaris eksekutif adalah dengan mengingat jadwal. Ini akan mengurangi kemungkinan kesalahan.
2. Berikan Penjelasan Ringkas Tentang Area Kuat Dan Lemah Anda.
Contoh Jawaban
Area kuat saya meliputi komunikasi dan negosiasi. Saya dapat dengan mudah meyakinkan orang untuk menyepakati poin yang sama sehingga kepentingan pribadi tidak dikompromikan. Area lemah saya termasuk terlalu banyak berpikir dan perfeksionisme. Saya harus melakukan segala sesuatu sesuai imajinasi saya tetapi keadaan kadang-kadang tidak mengizinkannya.
3. Apakah Kepatuhan Terhadap Aturan Benar-Benar Berharga?
Contoh Jawaban
Kepatuhan terhadap aturan kantor sangat penting hanya sejauh aturan membantu memajukan kepentingan pekerja. Sebaliknya, aturan yang tidak manusiawi harus diprotes sesegera mungkin.
4. Apakah Penting Juga Menjaga Hubungan Interpersonal Yang Baik Dengan Eksekutif Setelah Jam Kerja?
Contoh Jawaban
Itu tergantung pada jumlah tugas yang diberikan kepada sekretaris eksekutif. Dalam kebanyakan kasus, yang terbaik adalah membatasi waktu yang sama pada jam kantor sehingga hubungan interpersonal tidak mempengaruhi pekerjaan yang harus dilakukan.
5. Apa Pendapat Anda Tentang Kesetaraan Gender Di Tempat Kerja?
Contoh Jawaban
Kesetaraan gender membantu menjaga perasaan percaya dan berharga di tempat kerja. Peran yang diberikan tidak boleh spesifik gender tetapi spesifik bakat sehingga laki-laki, serta perempuan, dapat membuktikan diri di bidangnya masing-masing.
6. Apa yang Akan Anda Lakukan Jika Rapat Dibatalkan Pada Saat Terakhir?
Contoh Jawaban
Saya akan segera memberi tahu eksekutif dan mencoba mengganti beberapa janji temu yang tertunda selama jangka waktu itu. Jika ini tidak memungkinkan, saya akan mencoba mencari tahu tentang kemungkinan slot berikutnya sehingga sepanjang hari tidak terbuang sia-sia karena satu default.
7. Apakah Seorang Sekretaris Eksekutif Boleh Mengelola Akun Pribadi?
Contoh Jawaban
Tidak. Mereka harus dikelola hanya oleh akuntan.
8. Jika Seseorang Terus Berkunjung Setiap Hari Tanpa Janji Sebelumnya, Bagaimana Anda Mengelola Skenario?
Contoh Jawaban
Orang itu perlu berkenalan dengan aturan. Saya akan mencoba untuk menekankan pentingnya peraturan di kantor dan akan mencoba untuk memberikan janji temu sedini mungkin. Dalam kasus klien yang keras kepala, para penjaga harus menangani seluruh masalah sesuai keadaan.
9. Apakah Anda Mampu Mengelola Stres Sehari-hari Di Tempat Kerja?
Contoh Jawaban
Ya. Karena saya mengetahui protokolnya, akan lebih mudah untuk meminimalkan stres. Dalam situasi luar biasa, saya menggunakan teknik mindfulness untuk mengatasi stres yang ada di tempat kerja. Membangun keseimbangan kehidupan kerja yang tepat juga dapat membantu dalam hal ini.
10. Bisakah Anda Menyarankan Lima Cara Agar File Penting Tetap Terorganisir?
Contoh Jawaban
File-file penting dapat diatur dalam lima cara berikut:
- Pisahkan sesuai agenda
- Tempatkan mereka di folder terpisah
- Atur folder masing-masing sesuai jadwal
- Gabungkan tanggal jika ada kemungkinan
- Pembagian folder ke dalam subkategori lebih lanjut dapat membantu membangun aliran informasi.
11. Sebagai Sekretaris Eksekutif, Bagaimana Seharusnya Anda Menangani Rahasia Majikan Sebelumnya?
Contoh Jawaban
Mereka harus dirahasiakan dengan segala cara karena dapat menghambat pekerjaan sekretaris eksekutif lainnya. Tidak ada informasi resmi yang boleh diungkapkan di depan klien tanpa izin sebelumnya.
12. Bagaimana Anda Akan Mengelola Berbagai Agenda yang Ditetapkan Untuk Satu Hari?
Contoh Jawaban
Saya akan mengaturnya sesuai prioritas eksekutif. Ini akan membantu dalam mengambil satu tugas pada satu waktu sambil menyelesaikan tugas yang dijadwalkan pada tanggal tersebut.
13. Perubahan Apa Yang Akan Anda Izinkan Untuk Membuat Jadwal?
Contoh Jawaban
Sesuai dengan konfirmasi penyelenggara rapat, sekretaris pelaksana diperbolehkan mengubah jadwal berdasarkan petunjuk pimpinan. Saya akan memodifikasi hal yang sama hanya sejauh majikan saya mengizinkan saya untuk melakukannya. Sangat penting untuk mempertahankan tingkat koordinasi yang optimal.
14. Bagaimana Anda Mengelola Klien Dari Negara Asing Terkait Hambatan Bahasa?
Contoh Jawaban
Saya akan mencoba mempelajari bahasanya jika kliennya teratur. Dalam kasus lain, penerjemah mungkin membantu secara efisien. Para pihak juga dapat memutuskan untuk berkomunikasi dalam bahasa yang diketahui kedua belah pihak jika skenario seperti itu muncul.
15. Sebutkan Sifat Yang Paling Penting Dari Seorang Sekretaris Eksekutif.
Contoh Jawaban
Kesabaran adalah sifat paling penting dari seorang sekretaris eksekutif. Karena mungkin ada banyak kasus ketika orang tidak datang pada waktu yang ditentukan atau ingin mengatur pertemuan pada waktu sebelumnya, orang yang sabar akan merasa mudah untuk mengatasi masalah sepele seperti itu. Tidak adanya kesabaran bahkan dapat mengancam pekerjaan dalam keadaan luar biasa.
16. Apakah Anda Bersedia Melakukan Perjalanan Sesuai Jadwal Sekretaris?
Contoh Jawaban
Ya, saya dapat dengan mudah pindah untuk pekerjaan ini. Di sisi lain, saya siap untuk mengatur tugas-tugas sekretaris di sini ketika dia harus bepergian sehingga kebulatan suara tetap terjaga dalam pekerjaan resmi. Delegasi kegiatan yang diperlukan dapat ditangani sesuai.
17. Mendeskripsikan Esensi Disiplin Dalam Kehidupan Sehari-hari.
Contoh Jawaban
Bagi saya, disiplin adalah salah satu pilar penyangga kehidupan. Ini membantu seseorang mempertahankan status tepat waktu dari semua aktivitas. Selain itu, orang yang disiplin dapat dengan mudah menjadi panutan bagi orang lain. Saya percaya bahwa ketiadaan disiplin membuat hidup seperti perahu tanpa layar. Kebingungan ditebang dengan mempraktikkan seni disiplin dalam kehidupan sehari-hari.
18. Apa yang Lebih Penting – Mencatat Risalah Rapat Atau Berkonsentrasi Pada Percakapan?
Contoh Jawaban
Sebagai sekretaris eksekutif, adalah tugas saya untuk mencatat risalah rapat untuk memperbarui database secara efektif. Orang-orang yang menikmati pertemuan harus memusatkan perhatian mereka pada percakapan yang sedang berlangsung. Yang terbaik adalah melakukan banyak tugas tetapi sejauh menyangkut fokus tertentu, seseorang harus memutuskan sesuai pos yang ditunjuk.
19. Apakah Anda Memiliki Pengalaman Sebelumnya Di Bidang Ini?
Contoh Jawaban
Ya, saya telah menjadi bagian dari berbagai magang di mana saya harus bekerja di bawah sekretaris eksekutif lainnya untuk mempelajari seluk-beluk pekerjaan ini. Setelah berhasil menyelesaikan hal yang sama, saya diangkat ke posisi yang diinginkan di sebuah firma hukum yang membantu memperkaya pengetahuan saya. Untuk lebih spesifik, pengalaman saya terbatas pada tiga tahun seperti sekarang.
20. Seberapa Fleksibel Anda, Sebagai Seorang Profesional?
Contoh Jawaban
Saya percaya dalam beradaptasi dengan perubahan kondisi. Pada skala satu sampai sepuluh, saya menilai diri saya tujuh untuk fleksibilitas. Keputusan ini dapat dikaitkan dengan norma saya yang mana saya tidak percaya melakukan tugas yang tidak adil untuk mendapatkan promosi, dll. Dalam hal tempat kerja, saya dapat membuktikan fleksibilitas saya dengan melakukan banyak shift dan mempelajari bahasa baru.
21. Apa yang Anda Pahami Dengan Istilah “Penyelesaian Sengketa Alternatif”?
Contoh Jawaban
Penyelesaian sengketa alternatif menggabungkan semua jenis penyelesaian di luar pengadilan yang tidak berada di bawah lingkup arbitrase. Langkah-langkah ini termasuk negosiasi, mediasi, kompromi, dll. Ketika pihak terlibat dalam praktik semacam itu, sekretaris eksekutif perlu memberikan semua fakta di depan negosiator atau mediator. Litigasi yang sia-sia disimpan, yang menyiratkan bahwa waktu berharga kedua belah pihak disimpan tanpa pengeluaran tambahan untuk menyewa pengacara, dll.
Referensi
- https://www.jstor.org/stable/2727611
- https://www.nato.int/nato_static_fl2014/assets/pdf/hungarian%20revolution%201957%20-%20private%20records/20130917_PR_56_57-ENG.pdf
Saya telah berusaha keras menulis posting blog ini untuk memberikan nilai kepada Anda. Ini akan sangat membantu saya, jika Anda mempertimbangkan untuk membagikannya di media sosial atau dengan teman/keluarga Anda. BERBAGI ADALAH ️
Sandeep Bhandari adalah pendiri situs web PrepMyCareer.com.
Saya seorang blogger profesional penuh waktu, pemasar digital, dan pelatih. Saya suka apa pun yang berhubungan dengan Web, dan saya mencoba mempelajari teknologi baru setiap hari.
Semua manajemen tim, pembuatan konten, dan tugas monetisasi ditangani oleh saya. Bersama dengan tim di PrepMyCareer, tujuannya adalah untuk menyediakan konten yang bermanfaat dan menarik bagi pembaca kami.