Le organizzazioni imprenditoriali operano in un mondo dinamico e devono gestire non solo la dura concorrenza dei loro rivali, ma anche affrontare i fattori legali e politici insieme al cambiamento dei gusti e delle preferenze dei clienti. Ciò intacca seriamente la loro capacità di assumere più dipendenti e spendere di più per il conto salariale. La pressione generata sull'organizzazione alla fine viene trasferita ai suoi dipendenti in quanto sono tenuti a lavorare di più.
Pertanto, le imprese preferiscono assumere quei dipendenti che sono multi-tasking e disposti a svolgere diverse attività aziendali in un solo giorno lavorativo e anche in un modo limitato nel tempo. L'esecuzione e l'esecuzione di diverse attività in un solo giorno è di per sé una sfida e per soddisfare le aspettative un dipendente deve stabilire e adottare un'efficace tecnica di definizione delle priorità. Questo articolo mira a coprire tutte le tecniche di definizione delle priorità utili e ampiamente utilizzate che aiuteranno un dipendente a eseguire tutte le attività ben prima della scadenza.
Cinque migliori tecniche di prioritizzazione
1. Sulla base della difficoltà
I vari compiti assegnati e assegnati a te non saranno mai identici in difficoltà. Differiranno sicuramente con alcuni compiti più facili e alcuni piuttosto difficili. Prepmycareer consiglia ai dipendenti che optano per questa strategia di dare priorità alle attività in base ai loro livelli di difficoltà. I compiti che sono di natura dura e richiedono una maggiore applicazione di mente, abilità e competenza devono essere eseguiti inizialmente, solo per essere seguiti dai compiti che sono più facili da eseguire.
Ciò ti consentirebbe non solo di completare le tue attività ben prima della scadenza, ma ti consentirebbe anche di mantenere i livelli di produttività ed efficienza. Al mattino o all'inizio del nostro turno abbiamo una mente fresca e una maggiore capacità di gestire e risolvere questioni complesse.
2. Sulla base del consumo di tempo
Alcune attività richiedono semplicemente troppo tempo, sono lunghe e richiedono una ricerca maggiore rispetto ad alcune altre attività di natura breve e che richiedono meno tempo per essere completate. Un dipendente nell'ambito di questa strategia deve cercare di completare prima le attività che richiedono tempo e poi lavorare sulle attività brevi. Ciò ti aiuterebbe a ottenere un vantaggio psicologico e sviluppare un senso di conforto, poiché dopo aver eseguito i tuoi compiti che richiedono tempo sarai sollevato dal fatto che ora rimangono solo quei compiti che richiedono meno tempo. Questo senso di sollievo ti aiuterebbe anche a migliorare la tua produttività e le tue prestazioni.
3. Sulla base dell'importanza
Alcuni compiti sono semplicemente più urgenti di altri. Questi compiti urgenti devono essere la priorità numero uno di un dipendente che lavora in un'organizzazione aziendale e devono essere eseguiti proprio all'inizio del turno. Un dipendente può dividere le attività per le giornate in due parti, la prima comprendente le attività che sono semplicemente importanti, e un'organizzazione non può farne a meno. Nella seconda parte, menziona i compiti che sono meno importanti e che possono essere prorogati. Questa tecnica è efficace e ampiamente utilizzata dai dipendenti che sono semplicemente in ritardo rispetto al programma di lavoro e si sgretolano sotto il lungo elenco di attività in sospeso.
4. Sulla base del rendimento
Questa strategia è più rilevante e significativa per i dipendenti che lavorano nella gestione di livello intermedio o superiore e sono coinvolti nel processo decisionale strategico. In un'organizzazione aziendale, c'è sempre il compito principale che è circondato da diversi compiti accessori. Ad esempio, quando la progettazione di una campagna di marketing è l'attività principale, è circondata da diverse attività più brevi come:
- Ottenere le approvazioni dalla direzione
- Finalizzare l'idea da promuovere
- Identificare il gruppo di clienti da prendere di mira e
- Decidere il fabbisogno di budget.
Ora si possono dividere chiaramente questi compiti sulla base del resa percentuale di completamento che questi fornirebbero. La "percentuale di rendimento del completamento" si riferisce alla quota di ogni singola attività nel completamento dell'attività principale. I compiti sopra menzionati sono suddivisi come segue:
| Nome dell'attività ausiliaria | Rendimento percentuale di completamento | Motivo dell'allocazione del rendimento |
| Ottenere l'approvazione dalla direzione | 20% | La direzione è determinata a dare approvazioni, quindi a questo compito viene assegnata una percentuale inferiore. |
| Finalizzazione idea da promuovere | 30% | L'idea in una campagna di marketing gioca un ruolo enorme che ne determina il successo e si prende cura della consapevolezza complessiva del marchio, quindi attira la seconda percentuale più alta. |
| Trovare il gruppo di clienti target | 40% | I clienti sono semplicemente il re e senza trovare un gruppo target appropriato un'organizzazione è destinata a fallire. Quindi questo compito ottiene la percentuale più alta. |
| Stabilire i requisiti di bilancio | 10% | Il reparto marketing è il reparto più ricco di un’organizzazione. Pertanto, stabilire i requisiti di bilancio non contribuirebbe molto all’esecuzione del compito principale. |
Le attività con la percentuale più alta devono essere eseguite inizialmente solo per essere seguite dalle attività che attraggono una percentuale di rendimento inferiore. Un dipendente dopo aver assegnato le percentuali deve classificare le attività in base alle percentuali di rendimento, come spiegato di seguito:
| Nome dell'attività ausiliaria | Rendimento percentuale di completamento | Classifica dei compiti |
| Ottenere l'approvazione dalla direzione | 20% | Grado III |
| Finalizzazione idea da promuovere | 30% | Grado II |
| Trovare il gruppo di clienti target | 40% | Grado I |
| Stabilire i requisiti di bilancio | 10% | Grado IV |
5. Sulla base della redditività
I profitti sono l’essenza di ogni organizzazione aziendale e costituiscono la ragione fondamentale della sua esistenza. Pertanto, organizzare i compiti sulla base del loro contributo al profitto è un efficace fattore di definizione delle priorità. I dirigenti senior di un'organizzazione sono costretti a svolgere diversi compiti in un solo giorno. Queste attività devono essere organizzate e gestite in ordine crescente, sulla base della loro redditività.
Le attività che hanno la capacità di restituire i massimi profitti a un'organizzazione devono essere eseguite per prime. L'ordine deve essere stabilito e le attività che hanno il maggior contributo al profitto guadagnato dall'organizzazione devono essere prioritarie e assunte in un primo momento.
Guida passo passo per dare priorità alle attività
La definizione delle priorità è una tecnica efficace e importante quando si tratta di eseguire compiti a tempo determinato e mantenere la produttività. Questa tecnica è stata ulteriormente semplificata e organizzata in diversi passaggi, che sono:
1. Raccolta di compiti
Il primo passo che entra nella definizione delle priorità delle attività è la raccolta di tutte le attività stesse. Preparare o procurarsi sempre un elenco scritto delle attività della giornata, in quanto ciò darebbe un'idea chiara di quante attività lavorative ci sono e qual è la loro natura.
2. Scegli una strategia di priorità appropriata
Questo articolo ha coperto cinque tecniche di prioritizzazione uniche e più efficaci, che sono state scritte dopo un'attenta ricerca e analisi di mercato. Dopo aver compreso la natura delle attività aziendali da svolgere, un professionista deve considerare e scegliere una strategia di definizione delle priorità da implementare.
3. Ordina le attività aziendali
Le attività aziendali da svolgere devono essere ordinate e disposte in base alla tecnica di prioritizzazione scelta. Preparare una relazione scritta degli incarichi e assegnare loro graduatorie in modo da eliminare ogni tipo di confusione e per comodità nell'esecuzione pratica.
4. Sii pronto ad adattarti
Quando eri uno studente, devi aver incontrato quelle domande fuori programma che ti irritavano e ti infastidivano. Ebbene, la vita non è ancora semplice, anzi, è diventata ancora più complicata. Mentre si lavora in un'organizzazione, a parte le attività quotidiane, ci saranno sempre compiti a sorpresa o speciali, in attesa di essere eseguiti. Ti possono essere assegnati questi compiti, all'inizio, a metà o anche alla fine del tuo turno. Basta essere pronti anche per questi compiti, e lasciare sempre un po' di margine di tempo, poiché anche questi devono essere eseguiti con lo stesso livello di finezza e competenza.
Fare sempre riferimento al principio di Pareto
Il principio di Pareto è uno dei principi e delle tecniche ampiamente seguiti nel mondo aziendale utilizzando il quale diversi professionisti che lavorano, così come le organizzazioni imprenditoriali, hanno avuto successo.
Spesso nota come regola 80/20, in base a questo principio, circa il 20% delle attività che intraprendi sono responsabili di darti circa l'80% dei risultati o degli output o dei benefici.
Pertanto, un professionista che lavora deve sforzarsi di identificare e dare la priorità a quei compiti del 20% che gli darebbero vantaggi dell'80%. In questo modo un dipendente non solo sarebbe in grado di migliorare le proprie prestazioni, ma consentirebbe anche alla sua organizzazione di crescere e guadagnare profitti considerevoli.
Riferimenti
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Sandeep Bhandari è il fondatore del sito Web PrepMyCareer.com.
Sono un blogger professionista a tempo pieno, un marketer digitale e un formatore. Amo tutto ciò che riguarda il Web e cerco di imparare nuove tecnologie ogni giorno.
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