Zakelijke organisaties opereren in een dynamische wereld en hebben niet alleen te maken met hevige concurrentie van hun rivalen, maar hebben ook te maken met juridische en politieke factoren en met veranderende smaken en voorkeuren van klanten. Dit tast hun vermogen om meer werknemers aan te nemen en meer uit te geven aan de loonsom ernstig aan. De druk die op de organisatie wordt uitgeoefend, wordt uiteindelijk overgedragen aan de werknemers, omdat ze meer moeten werken.
Vandaar dat zakelijke ondernemingen er de voorkeur aan geven om die werknemers aan te nemen die multitasken en bereid zijn om meerdere zakelijke taken op één werkdag uit te voeren en dat ook op een tijdgebonden manier. Het uitvoeren en uitvoeren van meerdere taken op één dag is op zich al een uitdaging en om aan de verwachtingen te voldoen, moet een medewerker een effectieve prioriteringstechniek vaststellen en toepassen. Dit artikel is bedoeld om alle nuttige en veelgebruikte prioriteringstechnieken te behandelen die een medewerker zullen helpen om alle taken ruim voor de deadline uit te voeren.
Vijf beste prioriteringstechnieken
1. Op basis van moeilijkheidsgraad
De verschillende taken die aan u zijn toegewezen en toegewezen, zullen nooit identiek zijn in moeilijkheidsgraad. Ze zullen zeker verschillen, waarbij sommige taken aan de gemakkelijkere kant zijn en andere vrij moeilijk. Prepmycareer adviseert werknemers die voor deze strategie kiezen om de taken te prioriteren op basis van hun moeilijkheidsgraad. De taken die zwaar van aard zijn en een grotere toepassing van geest, vaardigheden en expertise vereisen, moeten in eerste instantie worden uitgevoerd, gevolgd door de taken die gemakkelijker uit te voeren zijn.
Hierdoor kunt u niet alleen uw taken ruim vóór de deadline afronden, maar kunt u ook uw productiviteit en efficiëntie op peil houden. In de ochtend of bij het begin van onze dienst hebben we een frisse geest en een groter vermogen om complexe problemen aan te pakken en op te lossen.
2. Op basis van tijdsbesteding
Sommige taken zijn simpelweg te tijdrovend, tijdrovend en vereisen meer onderzoek in vergelijking met een paar andere taken die kort van aard zijn en minder tijd vergen om te voltooien. Een werknemer onder deze strategie moet eerst proberen de tijdrovende taken af te ronden en vervolgens aan de korte taken te werken. Dit zou u helpen om een psychologisch voordeel te behalen en een gevoel van comfort te ontwikkelen, aangezien u na het uitvoeren van uw tijdrovende taken opgelucht zult zijn door het feit dat er nu alleen die taken overblijven die minder tijdrovend zijn. Dit gevoel van opluchting zou u ook helpen om uw productiviteit en prestaties te verbeteren.
3. Op basis van belangrijkheid
Sommige taken zijn nu eenmaal urgenter dan andere. Deze dringende taken moeten de eerste prioriteit zijn van een werknemer die in een bedrijfsorganisatie werkt en moeten helemaal aan het begin van de dienst worden uitgevoerd. Een medewerker kan de taken voor de dagen opdelen in twee delen, het eerste deel bestaat uit de taken die gewoon belangrijk zijn en waar een organisatie niet zonder kan. Noem in het tweede deel de taken die minder belangrijk zijn en uitgesteld kunnen worden. Deze techniek is effectief en wordt veel gebruikt door de werknemers die gewoon achterlopen op het werkschema en afbrokkelen onder de lange lijst met openstaande taken.
4. Op basis van opbrengst
Deze strategie is relevanter en zinvoller voor werknemers die in het midden- of topmanagement werken en betrokken zijn bij strategische besluitvorming. In een bedrijfsorganisatie is er altijd de hoofdtaak die wordt omringd door meerdere neventaken. Wanneer het ontwerpen van een marketingcampagne bijvoorbeeld de hoofdtaak is, wordt deze omgeven door verschillende kortere taken, zoals:
- Goedkeuringen krijgen van het management
- Afronding van het te promoten idee
- Identificatie van de groep klanten waarop u zich wilt richten, en
- Het bepalen van de budgettaire behoefte.
Nu kan men deze taken duidelijk verdelen aan de hand van de procentuele opbrengst van voltooiing die deze zouden opleveren. 'Procentuele opbrengst van voltooiing' verwijst naar het aandeel van elke afzonderlijke taak in de voltooiing van de hoofdtaak. De hierboven genoemde taken zijn als volgt verdeeld:
| Naam van de neventaak | Percentage opbrengst van voltooiing | Reden voor opbrengsttoewijzing |
| Goedkeuring verkrijgen van het management | 20% | Het management is vastbesloten om goedkeuring te geven, daarom krijgt deze taak een lager percentage. |
| Idee afronden om gepromoot te worden | 30% | Het idee in een marketingcampagne speelt een grote rol die het succes bepaalt en zorgt voor de algehele naamsbekendheid, waardoor het het op één na hoogste percentage aantrekt. |
| Doelgroep klanten vinden | 40% | Klanten zijn nu eenmaal de koning, en zonder een passende doelgroep te vinden is een organisatie gedoemd te mislukken. Zo behaalt deze taak het hoogste percentage. |
| Opstellen van budgettaire eisen | 10% | De marketingafdeling is de rijkste afdeling van een organisatie. Het vaststellen van begrotingseisen zou dus niet veel bijdragen aan de uitvoering van de hoofdtaak. |
De taken met het hoogste percentage moeten eerst worden uitgevoerd, gevolgd door de taken die een lager percentage opleveren. Een medewerker moet na het toekennen van de percentages de taken rangschikken volgens de opbrengstpercentages, zoals hieronder uitgelegd:
| Naam van de neventaak | Percentage opbrengst van voltooiing | Rangschikking van de taken |
| Goedkeuring verkrijgen van het management | 20% | Rang III |
| Idee afronden om gepromoot te worden | 30% | Rang II |
| Doelgroep klanten vinden | 40% | Rang I |
| Opstellen van budgettaire eisen | 10% | Rang IV |
5. Op basis van winstgevendheid
Winsten zijn de essentie van elke bedrijfsorganisatie en dienen als de fundamentele reden van hun bestaan. Het rangschikken van taken op basis van hun winstbijdrage is dus een effectieve prioriteitsfactor. De senior managers van een organisatie zitten met meerdere taken die op één dag moeten worden uitgevoerd. Deze taken moeten in oplopende volgorde worden gerangschikt en beheerd, op basis van hun winstgevendheid.
De taken die de capaciteit hebben om maximale winst terug te geven aan een organisatie, moeten eerst worden uitgevoerd. Er moet orde worden geschapen en taken die de grootste bijdrage leveren aan de winst van de organisatie moeten prioriteit krijgen en als eerste worden opgepakt.
Stapsgewijze handleiding om taken te prioriteren
Prioritering is een effectieve en belangrijke techniek als het gaat om tijdgebonden uitvoering van taken en behoud van productiviteit. Deze techniek is verder vereenvoudigd en gerangschikt in verschillende stappen, namelijk:
1. Verzameling van taken
De eerste stap bij het prioriteren van taken is het verzamelen van alle taken zelf. Maak of zorg altijd voor een schriftelijke lijst van de taken voor de dag, omdat dit u een duidelijk idee zou geven van hoeveel zakelijke taken er zijn en wat hun aard is.
2. Kies een geschikte prioriteitsstrategie
Dit artikel behandelt vijf unieke en meest effectieve prioriteringstechnieken, die zijn geschreven na zorgvuldig marktonderzoek en analyse. Na het begrijpen van de aard van de uit te voeren zakelijke taken, moet een professional een te implementeren prioriteitsstrategie overwegen en kiezen.
3. Sorteer de zakelijke taken
De uit te voeren zakelijke taken moeten worden gesorteerd en gerangschikt op basis van de gekozen prioriteringstechniek. Maak een schriftelijk verslag van de taken en ken er een rangorde aan toe om elke vorm van verwarring uit te sluiten en om de praktische uitvoering te vergemakkelijken.
4. Wees klaar om je aan te passen
Toen je een student was, moet je die vragen zijn tegengekomen die buiten de syllabus vallen en die je vroeger irriteerden en irriteerden. Welnu, het leven is nog niet eenvoudig, en in feite is het zelfs nog ingewikkelder geworden. Tijdens het werken bij een organisatie zijn er naast de dagelijkse taken altijd verrassingen of speciale taken die wachten om uitgevoerd te worden. Je kunt deze taken helemaal aan het begin, halverwege of zelfs aan het einde van je dienst krijgen toegewezen. Wees ook klaar voor deze taken en laat altijd wat tijd over, want ook deze moeten met hetzelfde niveau van finesse en expertise worden uitgevoerd.
Raadpleeg altijd het Pareto-principe
Het Pareto-principe is een van de algemeen gevolgde principes en technieken in de bedrijfswereld waarmee verschillende werkende professionals, evenals bedrijfsorganisaties, succes hebben geproefd.
Vaak bekend als de 80/20-regel, volgens dit principe zijn ongeveer 20% van de taken die u uitvoert verantwoordelijk voor het opleveren van ongeveer 80% van de resultaten of outputs of voordelen.
Een werkende professional moet er dus naar streven om die 20% taken te identificeren en te prioriteren die hem 80% voordelen zouden opleveren. Op deze manier kan een medewerker niet alleen zijn eigen prestaties verbeteren, maar ook zijn organisatie laten groeien en aanzienlijke winsten behalen.
Referenties
Ik heb zoveel moeite gestoken in het schrijven van deze blogpost om jou van waarde te kunnen zijn. Het zal erg nuttig voor mij zijn, als je overweegt het te delen op sociale media of met je vrienden/familie. DELEN IS ️
Sandeep Bhandari is de oprichter van de website PrepMyCareer.com.
Ik ben een fulltime professionele blogger, een digitale marketeer en een trainer. Ik hou van alles wat met internet te maken heeft en ik probeer elke dag nieuwe technologieën te leren.
Alle teambeheer, het maken van content en het genereren van inkomsten worden door mij uitgevoerd. Samen met het team van PrepMyCareer is het doel om onze lezers nuttige en boeiende inhoud te bieden.