Um secretário executivo se dedica principalmente ao trabalho de gerenciamento relativo à agenda do executivo. As funções e responsabilidades incluem manutenção de registros, preparação de apresentações, confirmação de horários de reuniões, etc. Portanto, o entrevistador se concentrará nas habilidades da vida real e não no conhecimento livresco. A experiência conta muito para este trabalho, pois os secretários executivos precisam trabalhar continuamente para entender as tarefas cotidianas nas interpretações mais profundas, independentemente das agendas.
A comunicação é uma parte fundamental dessa função, pois os conhecidos do executivo precisam ser informados sobre as recentes mudanças na programação para que tudo o mais possa ser gerenciado de acordo. Por outro lado, interesses pessoais podem dificultar o progresso, pois o secretário pode não se concentrar apenas nas tarefas atribuídas. Para se preparar para esta entrevista, pode ser necessário assumir o papel de secretária para quem não tem experiência anterior e deseja ir para o trabalho para melhorar seu currículo.
As 21 principais perguntas da entrevista para se preparar bem
1. Como pode um secretário executivo manter a eficiência no trabalho?
Resposta de amostra
A maneira perfeita de manter a eficiência como secretária executiva é memorizar a agenda. Isso reduzirá prováveis erros.
2. Forneça um resumo sobre suas áreas fortes e fracas.
Resposta de amostra
Minhas áreas fortes incluem comunicação e negociação. Eu posso facilmente convencer as pessoas a concordarem em um ponto comum para que os interesses estabelecidos não sejam comprometidos. Minhas áreas fracas incluem pensamento excessivo e perfeccionismo. Devo fazer tudo de acordo com minha imaginação, mas as circunstâncias às vezes não permitem.
3. Cumprir as regras realmente vale a pena?
Resposta de amostra
A conformidade com as regras do escritório é essencial apenas na medida em que as regras ajudam a promover os interesses dos trabalhadores. Pelo contrário, regras desumanas devem ser protestadas o mais rápido possível.
4. É essencial manter um bom relacionamento interpessoal com o executivo também após o expediente?
Resposta de amostra
Depende da quantidade de funções atribuídas ao secretário executivo. Na maioria dos casos, é melhor confiná-lo ao horário de expediente para que as relações interpessoais não afetem o trabalho a ser feito.
5. Qual é a sua opinião sobre igualdade de gênero no local de trabalho?
Resposta de amostra
A igualdade de gênero ajuda a manter sentimentos de confiança e dignidade no local de trabalho. As funções atribuídas não devem ser específicas de gênero, mas específicas de talento, para que os homens, assim como as mulheres, possam provar seu valor em suas respectivas esferas.
6. O que você faria se uma reunião fosse cancelada no último momento?
Resposta de amostra
Eu informaria o executivo imediatamente e tentaria substituir alguns compromissos pendentes naquele período. Caso isso não seja possível, tentaria saber o próximo slot provável para que o dia inteiro não seja desperdiçado devido a um único defeito.
7. É permitido que uma secretária executiva gerencie contas pessoais?
Resposta de amostra
Não. Eles devem ser gerenciados apenas pelos contadores.
8. Se uma pessoa continuar a visitar diariamente sem qualquer agendamento prévio, como você administrará o cenário?
Resposta de amostra
Essa pessoa precisa estar familiarizada com as regras. Eu tentaria enfatizar a importância das regras no escritório e tentaria marcar o horário o mais cedo possível. No caso de clientes teimosos, os guardas teriam que lidar com todo o problema de acordo com as circunstâncias.
9. Você será capaz de gerenciar o estresse diário no local de trabalho?
Resposta de amostra
Sim. Como estou ciente dos protocolos, seria mais fácil minimizar o estresse. Em situações excepcionais, uso técnicas de atenção plena para lidar com qualquer quantidade de estresse existente no local de trabalho. Estabelecer um equilíbrio adequado entre vida profissional e pessoal também pode ajudar nesse sentido.
10. Você pode sugerir cinco maneiras de manter os arquivos importantes organizados?
Resposta de amostra
Os arquivos essenciais podem ser organizados das cinco maneiras a seguir:
- Separe de acordo com a agenda
- Coloque-os em pastas separadas
- Organize as respectivas pastas de acordo com a programação
- Combine a data se houver possibilidade
- A divisão de pastas em outras subcategorias pode ajudar a estabelecer um fluxo de informações.
11. Como secretária executiva, como você deve lidar com segredos de empregadores anteriores?
Resposta de amostra
Eles devem ser mantidos em sigilo a todo custo, pois isso pode prejudicar o trabalho dos outros secretários executivos. Nenhuma informação oficial deve ser divulgada na frente dos clientes sem autorização prévia.
12. Como você gerenciará várias agendas designadas para um único dia?
Resposta de amostra
Eu os organizaria de acordo com as prioridades do executivo. Isso ajudará a assumir uma tarefa de cada vez ao concluir as tarefas agendadas na referida data.
13. Quais alterações você teria permissão para fazer no cronograma?
Resposta de amostra
Conforme confirmação dos organizadores da reunião, um secretário executivo poderá alterar a programação com base nas diretrizes do executivo. Eu modificaria o mesmo apenas na medida em que meu empregador me permitisse fazê-lo. É essencial manter o nível ideal de coordenação.
14. Como você gerenciaria clientes de países estrangeiros em relação às barreiras linguísticas?
Resposta de amostra
Eu tentaria aprender o idioma se os clientes fossem regulares. Em outros casos, os tradutores podem ajudar de forma eficiente. As partes também podem decidir se comunicar em um idioma conhecido por ambas as partes, se tal cenário surgir.
15. Mencione a característica mais importante de um secretário executivo.
Resposta de amostra
Paciência é a característica mais importante de uma secretária executiva. Uma vez que pode haver inúmeros casos em que as pessoas não aparecem em um horário determinado ou desejam marcar a reunião em um horário anterior, uma pessoa paciente achará fácil lidar com essas questões triviais. A falta de paciência pode até ameaçar o trabalho em circunstâncias excepcionais.
16. Você está disposto a viajar de acordo com a programação da secretária?
Resposta de amostra
Sim, posso me mudar facilmente para este trabalho. Por outro lado, estou pronto para administrar as tarefas do secretário aqui quando ele tiver que viajar para que a unanimidade seja mantida nos trabalhos oficiais. A delegação de atividades necessárias pode ser tratada de acordo.
17. Descreva a essência da disciplina na vida cotidiana.
Resposta de amostra
Para mim, a disciplina é um dos pilares sobre os quais a vida se sustenta. Ajuda a pessoa a manter o status oportuno de todas as atividades. Além disso, uma pessoa disciplinada pode facilmente servir de modelo para os outros. Acredito que a ausência de disciplina torna a vida semelhante a um barco sem velas. A confusão é eliminada pela prática da arte da disciplina na vida diária.
18. O que é mais importante – anotar as atas de uma reunião ou se concentrar na conversa?
Resposta de amostra
Como secretária executiva, seria meu dever anotar as atas de uma reunião para atualizar efetivamente o banco de dados. As pessoas que se entregam à reunião devem se concentrar na conversa em andamento. É melhor ser multitarefa, mas no que diz respeito ao foco específico, deve-se decidir de acordo com o cargo designado.
19. Você tem alguma experiência anterior neste campo?
Resposta de amostra
Sim, participei de vários estágios em que tive que trabalhar com outras secretárias executivas para aprender os meandros desse trabalho. Após a conclusão bem-sucedida do mesmo, fui nomeado para o cargo desejado em um escritório de advocacia que ajudou a enriquecer meus conhecimentos. Para ser específico, minha experiência é limitada a três anos a partir de agora.
20. Quão flexível você é, como profissional?
Resposta de amostra
Eu acredito na adaptação às condições mutáveis. Em uma escala de um a dez, eu me classificaria como sete em flexibilidade. Esta decisão pode ser atribuída às minhas normas segundo as quais não acredito em fazer tarefas injustas para obter promoções, etc. Em termos de local de trabalho, posso provar minha flexibilidade fazendo vários turnos e aprendendo novos idiomas.
21. O que você entende pelo termo “Resolução Alternativa de Disputas”?
Resposta de amostra
A solução alternativa de controvérsias incorpora todos os tipos de acordos extrajudiciais que não se enquadram no âmbito da arbitragem. Essas medidas incluem negociação, mediação, compromisso, etc. Quando as partes se entregam a tais práticas, o secretário executivo precisa fornecer todos os fatos perante o negociador ou mediador. Poupa-se litígios infrutíferos, o que implica que se poupe o precioso tempo de ambas as partes sem qualquer despesa extra com a contratação de advogados, etc.
Referências
- https://www.jstor.org/stable/2727611
- https://www.nato.int/nato_static_fl2014/assets/pdf/hungarian%20revolution%201957%20-%20private%20records/20130917_PR_56_57-ENG.pdf
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Sandeep Bhandari é o fundador do site PrepMyCareer.com.
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