As organizações empresariais operam em um mundo dinâmico e precisam lidar não apenas com a forte concorrência de seus rivais, mas também com os fatores legais e políticos, juntamente com a mudança de gostos e preferências dos clientes. Isso prejudica seriamente sua capacidade de contratar mais funcionários e gastar mais com a massa salarial. A pressão gerada sobre a organização acaba sendo transferida para seus funcionários, pois eles são obrigados a trabalhar mais.
Portanto, as empresas preferem contratar funcionários multitarefa e dispostos a realizar várias tarefas de negócios em um único dia de trabalho e também de maneira limitada. Realizar e executar várias tarefas em um único dia é em si um desafio e atender às expectativas que um funcionário tem que estabelecer, bem como adotar uma técnica eficaz de priorização. Este artigo visa cobrir todas as técnicas de priorização úteis e amplamente utilizadas que ajudarão um funcionário a executar todas as tarefas bem antes do prazo.
Cinco Melhores Técnicas de Priorização
1. Com base na dificuldade
As várias tarefas atribuídas e atribuídas a você nunca serão idênticas em dificuldade. Eles certamente serão diferentes, com algumas tarefas sendo mais fáceis e outras bastante difíceis. A Prepmycareer orienta os colaboradores que optam por essa estratégia a priorizar as tarefas de acordo com seus níveis de dificuldade. As tarefas de natureza árdua e que exigem maior aplicação da mente, habilidades e expertise devem ser executadas inicialmente, para serem seguidas pelas tarefas mais fáceis de serem executadas.
Isso permitiria que você não apenas concluísse suas tarefas bem antes do prazo, mas também manteria seus níveis de produtividade e eficiência. Pela manhã ou no início do nosso turno temos uma mente renovada e uma maior capacidade de lidar e resolver questões complexas.
2. Com base no consumo de tempo
Algumas tarefas são simplesmente muito demoradas, demoradas e exigem mais pesquisa em comparação com algumas outras tarefas que são curtas por natureza e requerem menos tempo para serem concluídas. Um funcionário sob essa estratégia deve tentar terminar as tarefas demoradas primeiro e depois trabalhar nas tarefas curtas. Isso o ajudaria a obter uma vantagem psicológica e desenvolver uma sensação de conforto, pois depois de executar suas tarefas demoradas, você ficará aliviado pelo fato de que agora restam apenas as tarefas que consomem menos tempo. Essa sensação de alívio também o ajudaria a melhorar sua produtividade e desempenho.
3. Com base na importância
Algumas tarefas são simplesmente mais urgentes do que outras. Essas tarefas urgentes devem ser a prioridade número um de um funcionário que trabalha em uma organização comercial e devem ser executadas logo no início do turno. Um funcionário pode dividir as tarefas dos dias em duas partes, a primeira composta pelas tarefas que são simplesmente importantes, e uma organização não pode prescindir delas. Na segunda parte, mencione as tarefas que são menos importantes e podem ser prorrogadas. Essa técnica é eficaz e amplamente utilizada pelos funcionários que estão simplesmente atrasados no cronograma de trabalho e desmoronando com a longa lista de tarefas pendentes.
4. Com base no rendimento
Essa estratégia é mais relevante e significativa para os funcionários que estão trabalhando na gerência de nível médio ou superior e estão envolvidos com a tomada de decisões estratégicas. Em uma organização empresarial, há sempre a tarefa principal que é cercada por várias tarefas auxiliares. Por exemplo, quando projetar uma campanha de marketing é a tarefa principal, ela é cercada por várias tarefas mais curtas, como:
- Obtendo aprovações da gerência
- Finalizando a ideia a ser promovida
- Identificar o grupo de clientes a atingir e
- Decidir a exigência orçamentária.
Agora pode-se dividir claramente essas tarefas com base na rendimento percentual de conclusão que estes proporcionariam. 'Rendimento percentual de conclusão' refere-se à parcela de cada tarefa individual na conclusão da tarefa principal. As tarefas mencionadas acima são divididas da seguinte forma:
| Nome da Tarefa Auxiliar | Porcentagem de Rendimento de Conclusão | Razão para Alocação de Rendimento |
| Obtendo a aprovação da administração | 20% | A administração está determinada a dar aprovações, portanto esta tarefa recebe uma porcentagem menor. |
| Finalizando a ideia a ser promovida | 30% | A ideia em uma campanha de marketing desempenha um papel importante que determina seu sucesso, bem como cuida do reconhecimento geral da marca, atraindo assim a segunda maior porcentagem. |
| Encontrando o grupo de clientes-alvo | 40% | Os clientes são simplesmente o rei e, sem encontrar um grupo-alvo apropriado, uma organização está fadada ao fracasso. Assim, esta tarefa obtém a maior porcentagem. |
| Estabelecimento de requisitos orçamentários | 10% | O departamento de marketing é o departamento mais rico de uma organização. Assim, o estabelecimento de necessidades orçamentais não contribuiria muito para a execução da tarefa principal. |
As tarefas com maior percentual devem ser executadas inicialmente apenas para serem seguidas pelas tarefas que atraem um menor rendimento percentual. Um funcionário após atribuir os percentuais deve classificar as tarefas de acordo com os percentuais de rendimento, conforme explicado a seguir:
| Nome da Tarefa Auxiliar | Porcentagem de Rendimento de Conclusão | Classificação das Tarefas |
| Obtendo a aprovação da administração | 20% | Nível III |
| Finalizando a ideia a ser promovida | 30% | Nível II |
| Encontrando o grupo de clientes-alvo | 40% | Classe I |
| Estabelecimento de requisitos orçamentários | 10% | Nível IV |
5. Com base na lucratividade
Os lucros são a essência de toda organização empresarial e servem como a razão básica de sua existência. Assim, organizar as tarefas com base na sua contribuição para o lucro é um fator eficaz de priorização. Os gestores seniores de uma organização ficam presos a diversas tarefas a serem executadas em um único dia. Estas tarefas devem ser organizadas e geridas por ordem crescente, com base na sua rentabilidade.
As tarefas que têm a capacidade de retornar os lucros máximos para uma organização devem ser executadas primeiro. A ordem deve ser estabelecida, e as tarefas que mais contribuem para o lucro da organização devem ser priorizadas e assumidas em primeiro lugar.
Guia passo a passo para priorizar tarefas
A priorização é uma técnica eficaz e importante quando se trata de execução de tarefas com limite de tempo e manutenção da produtividade. Esta técnica foi ainda mais simplificada e organizada em várias etapas, que são:
1. Conjunto de Tarefas
A primeira etapa da priorização de tarefas é a coleta de todas as tarefas em si. Sempre prepare ou obtenha uma lista por escrito das tarefas do dia, pois isso lhe dará uma ideia clara de quantas tarefas de negócios existem e qual é a sua natureza.
2. Escolha uma estratégia de priorização apropriada
Este artigo abordou cinco técnicas de priorização exclusivas e mais eficazes, que foram escritas após cuidadosa pesquisa e análise de mercado. Depois de entender a natureza das tarefas de negócios a serem executadas, o profissional deve considerar e escolher uma estratégia de priorização a ser implementada.
3. Classifique as tarefas de negócios
As tarefas de negócios a serem executadas devem ser classificadas e organizadas com base na técnica de priorização escolhida. Elaborar um relatório escrito das tarefas e atribuir-lhes classificações de modo a eliminar qualquer tipo de confusão e a bem da comodidade na execução prática.
4. Esteja pronto para se adaptar
Quando você era estudante, deve ter se deparado com aquelas perguntas fora do currículo que costumavam irritar e aborrecer você. Bem, a vida ainda não é simples e, na verdade, tornou-se ainda mais complicada. Ao trabalhar em uma organização, além das tarefas diárias, sempre haverá surpresas ou tarefas especiais esperando para serem executadas. Essas tarefas podem ser atribuídas a você no início, no meio ou mesmo no final do turno. Apenas esteja pronto para essas tarefas também e sempre deixe alguma margem de tempo, pois elas também devem ser executadas com o mesmo nível de requinte e expertise.
Sempre Consulte o Princípio de Pareto
O princípio de Pareto é um dos princípios e técnicas amplamente seguidos no mundo corporativo, usando o qual vários profissionais, bem como organizações empresariais, experimentaram o sucesso.
Muitas vezes conhecida como a regra 80/20, de acordo com este princípio, cerca de 20% das tarefas que você realiza são responsáveis por fornecer a você cerca de 80% dos resultados ou benefícios.
Assim, um profissional atuante deve se esforçar para identificar e priorizar aquelas tarefas de 20% que lhe renderiam 80% de benefícios. Desta forma, um funcionário não só seria capaz de melhorar seu próprio desempenho, mas também permitir que sua organização crescesse e ganhasse lucros consideráveis.
Referências
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Sandeep Bhandari é o fundador do site PrepMyCareer.com.
Sou um blogueiro profissional em tempo integral, um profissional de marketing digital e um instrutor. Adoro tudo relacionado à Web e tento aprender novas tecnologias todos os dias.
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