Chúng ta luôn tưởng tượng cuộc sống của một nhà điều hành cấp cao của bất kỳ bộ phận hay tổ chức nào là đầy danh tiếng, sự tôn trọng, tiền bạc, v.v. nhưng không có gì sai cả! Vâng, đó là cách nó trông giống như nhưng đây là một bước ngoặt.
Ngoài ra, hãy tưởng tượng có vô số công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyết định cái gì và không cái gì. Đó là cảm giác khi bạn là giám đốc điều hành tại một MNC lớn, công ty hoặc bất kỳ văn phòng chính phủ nào. Không còn nghi ngờ gì nữa, bạn được tôn trọng, bạn được yêu mến nhưng đồng thời bạn cũng phải gánh trên vai nhiều trách nhiệm khác nhau.
Đây là nơi các trợ lý xuất hiện, đây là những anh hùng làm nhẹ gánh nặng trách nhiệm mà một giám đốc điều hành nắm giữ.
Trợ lý điều hành là những người quản lý các công việc hàng ngày hoặc một số công việc quan trọng nhưng không quá nhiều so với các loại công việc khác, ví dụ: lên lịch họp, ghi biên bản, trình bày báo cáo và dữ liệu, v.v.
Như chúng ta đã hiểu rõ về một trợ lý giám đốc, bây giờ chúng ta hãy tiếp tục với các tiêu chí khác như mô tả công việc, nhiệm vụ, kỹ năng, mức lương, v.v.
Mô Tả Công Việc Trợ Lý Điều Hành
Nhiệm vụ chính của một trợ lý điều hành là cung cấp sự hỗ trợ thích hợp cho giám đốc điều hành cấp trên của một tổ chức. Dù không quá trực tiếp nhưng cuối cùng bạn đang nâng cao hiệu quả của công ty mình một cách tổng thể.
Chẳng hạn, một trợ lý điều hành có thể chịu trách nhiệm duy trì hồ sơ của một số cơ sở dữ liệu, phân tích dữ liệu, lên lịch các cuộc họp, v.v.
Tất cả mục tiêu của anh ấy / cô ấy phải là đảm nhận tất cả các nhiệm vụ có thể thuê ngoài cho chính bạn và thực hiện nó một cách chính xác.
Nhiệm vụ của một trợ lý điều hành
Như chúng tôi đã đề cập trước đó, một trợ lý điều hành là làm cho công việc của cấp trên trở nên thoải mái. Nhiệm vụ của anh ấy / cô ấy là tất cả những công việc cần thiết và có thể được giao cho một người trung thành.
- Đóng vai trò trung gian hòa giải giữa các giám đốc điều hành và đồng nghiệp nội bộ hoặc bên ngoài
- Lên lịch các cuộc họp và hội nghị và phòng hội nghị hấp dẫn
- Để duy trì hệ thống cơ sở dữ liệu và hồ sơ liên tục, đồng thời tìm cách cập nhật phần mềm và phần cứng hiện tại
- Để sắp xếp peregrination và đặt vé cho các cuộc hẹn outstation
- Ghi chép biên bản các cuộc họp và đăng chúng cho phù hợp
- Để quản lý lịch và lịch trình ngày của một giám đốc điều hành
Kỹ năng cần thiết cho một trợ lý điều hành
Tính cách mạnh mẽ là điều cần thiết đối với một trợ lý, với tính cách đó cần có những kỹ năng cần thiết mới là điều tạo nên một trợ lý đắc lực.
Vì vậy, hãy xem những kỹ năng đặc biệt cần thiết để trở thành trợ lý là gì.
- Kĩ năng giao tiếp
Không chỉ đối với một trợ lý mà đối với hoặc trong mọi lĩnh vực công việc, kỹ năng đặc biệt này rất quan trọng, nó phổ biến. Trợ lý là người kết nối với hầu hết những người khác có liên hệ với giám đốc điều hành.
Những người có quan hệ với các nhà điều hành là những người đang kinh doanh và được phục vụ rất khôn ngoan. Là một trợ lý, bạn phải có kỹ năng giao tiếp phù hợp để có thể kết nối với họ một cách suôn sẻ như những người điều hành. Cuối cùng, mọi thứ đều có thể được xây dựng bằng lời nói.
- Đáng tin cậy
Người điều hành coi trợ lý là cánh tay phải hoặc cùng quyền với các cơ quan khác nhau, mọi trách nhiệm mà người giúp việc đảm nhận đều thuộc nhiệm vụ của người điều hành.
Do đó, trung thực mãi mãi là điều mà mọi giám đốc điều hành tìm kiếm. Trợ lý nắm giữ tất cả những dữ liệu bên trong hoặc nội bộ của công ty, đó là lý do tại sao độ tin cậy là rất rất quan trọng trong lĩnh vực này.
- Quản lý thời gian
Các giám đốc điều hành chỉ định một trợ lý để họ có thể tập trung vào công việc rất quan trọng của họ vì họ quá bận rộn để làm tất cả công việc. Là một trợ lý, bạn phải có kỹ năng quản lý thời gian hợp lý vì mọi thứ đều được mong đợi sẽ hoàn thành kịp thời vì nhiều nhiệm vụ đang chờ xử lý gần đây.
- Đa nhiệm
Trợ lý có một số nhiệm vụ phải thực hiện cùng một lúc, đôi khi dành toàn bộ thời gian cho một nhiệm vụ không phải là một lựa chọn tốt, do đó, đa nhiệm cũng rất quan trọng đối với trợ lý để thực hiện.
- Chú ý đến chi tiết
Mặc dù làm nhiều nhiệm vụ cùng một lúc có thể rất bận rộn, nhưng trợ lý phải thực hiện nó một cách bóng bẩy, chỉ làm một số nhiệm vụ không được đánh giá cao nhưng làm một số nhiệm vụ một cách hoàn hảo thì chắc chắn là như vậy.
Trình độ học vấn cần thiết để trở thành trợ lý điều hành
Từ quan điểm giáo dục, tốt hơn là có bằng cấp ba hoặc đại học để trở thành trợ lý. Một số khóa học bổ sung sẽ rất hấp dẫn, chẳng hạn như: Máy tính cơ bản, MS Excel, MS PowerPoint, v.v. Nếu một người có bất kỳ bằng cấp nào liên quan đến kinh doanh sẽ được ưu tiên hơn.
Mức lương cho trợ lý điều hành
Trung bình, các trợ lý điều hành kiếm được mức lương trung bình hàng năm là ₹ 1,20,000, điều này không tệ đối với những người mới ra trường hoặc đối với những người bạn đang mong muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực này. Mức lương khác nhau tùy theo kinh nghiệm và các khía cạnh khác, nhưng khi bạn dành nhiều năm hơn trong lĩnh vực này, bạn sẽ kiếm được nhiều tiền lương hơn và cả hoa hồng, các ưu đãi ngoài nó.
Kết luận
Ấn Độ là một quốc gia đang phát triển, nơi những đổi mới diễn ra hàng ngày và cũng được áp dụng rất nhanh, do đó, là một phần của quốc gia đang phát triển như vậy, các tập đoàn và doanh nghiệp cũng đang phát triển theo cấp số nhân, dẫn đến nhiều giám đốc điều hành đảm nhận nhiều trách nhiệm cuối cùng là nhu cầu về những trợ lý có thể gánh một nửa trách nhiệm trên vai, do đó có thể nói rằng khả năng tiếp xúc với nghề nghiệp ở mức tốt.
Do đó, nếu bạn đang hướng đến lĩnh vực này như một sự nghiệp thì đó có thể là quyết định phù hợp của bạn, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn tin tưởng và tận tụy với công việc của mình trong lĩnh vực này.
Cuối cùng, đây là tất cả những gì bạn cần biết về trợ lý điều hành. Tôi hy vọng bạn thích bài viết này và nếu bạn thích thì hãy nhớ thích và chia sẻ với những người muốn trở thành một. Nếu trong trường hợp chúng tôi bỏ lỡ bất cứ điều gì hoặc bạn phải bổ sung điều gì đó, hãy cho chúng tôi biết bằng cách bình luận bên dưới và cũng nêu lên suy nghĩ của bạn, vì chúng luôn được đánh giá cao.
Tài liệu tham khảo
- https://www.comm-unityplus.org.au/images/documents/position_descriptions/2018-05-09_PD_Executive_Assistant.pdf
- https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-1-137-44424-0_3
Tôi đã nỗ lực rất nhiều để viết bài đăng trên blog này nhằm cung cấp giá trị cho bạn. Nó sẽ rất hữu ích cho tôi, nếu bạn cân nhắc chia sẻ nó trên mạng xã hội hoặc với bạn bè/gia đình của bạn. CHIA SẺ LÀ ♥️
Sandeep Bhandari là người sáng lập trang web PrepMyCareer.com.
Tôi là một blogger chuyên nghiệp toàn thời gian, một nhà tiếp thị kỹ thuật số và một huấn luyện viên. Tôi yêu thích bất cứ thứ gì liên quan đến Web và tôi cố gắng học các công nghệ mới mỗi ngày.
Tất cả các nhiệm vụ quản lý nhóm, tạo nội dung và kiếm tiền đều do tôi xử lý. Cùng với nhóm tại PrepMyCareer, mục tiêu là cung cấp nội dung hữu ích và hấp dẫn cho độc giả của chúng tôi.