Trong một cơ cấu văn phòng điển hình, có một ông chủ và các nhân viên hoặc trợ lý của ông ta chịu trách nhiệm thực hiện suôn sẻ các nhiệm vụ và nhiệm vụ văn thư. Trợ lý văn phòng được biết đến với nhiều tên gọi khác nhau như nhân viên văn phòng/trợ lý hành chính/chuyên gia hỗ trợ, v.v. Vì hầu hết mọi văn phòng hoặc tổ chức đều cần một trợ lý văn phòng để quản lý các công việc văn thư của mình nên họ có nhu cầu rất lớn và triển vọng mức lương tốt.
Hồ sơ công việc và nhiệm vụ
Một trợ lý văn phòng có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ văn thư. Các nhiệm vụ có thể khác nhau tùy theo từng tổ chức, nhưng các nhiệm vụ tổng quát và nổi bật nhất được đề cập dưới đây:
- Sắp xếp và quản lý hồ sơ liên quan đến các khách hàng khác nhau của công ty
- Ghi chép và chuẩn bị biên bản họp hội đồng quản trị
- Nhận và trả lời các cuộc gọi điện thoại
- Xử lý tất cả các thông tin liên lạc
- Hoạt động như một kênh liên lạc giữa quản lý cấp cao và khách hàng của công ty
- Soạn thảo tài liệu kinh doanh, trả lời và xử lý văn bản
- Duy trì lịch hẹn của các nhà quản lý
- Lên lịch lại các cuộc hẹn theo yêu cầu từ người quản lý hoặc khách hàng của công ty
- Đảm bảo rằng đồ dùng văn phòng và văn phòng phẩm có đủ số lượng
- Duy trì cơ sở dữ liệu về khách hàng của công ty
- Lập kế hoạch, tổ chức và giám sát các chuyến công tác của cấp quản lý cấp cao
- Hoàn thành thủ tục giấy tờ và nhập dữ liệu
- Chào đón khách hàng và khách hàng bước vào khuôn viên văn phòng
- Thực hiện các công việc vặt ngắn để giao hoặc thu thập một cái gì đó
- Đảm bảo rằng tất cả các thiết bị văn phòng và cơ sở hạ tầng CNTT đang hoạt động tốt và ở trạng thái tốt
- Đảm bảo rằng tất cả các thiết bị điện và chữa cháy đều được lắp đặt và lắp đặt hoàn chỉnh
- Giữ gìn trang trí của văn phòng
Yêu cầu kỹ năng
Trợ lý văn phòng được gọi và coi là người toàn diện, người chịu trách nhiệm quản lý tất cả các nhiệm vụ khác nhau một cách hiệu quả. Có nhiều kỹ năng khác nhau mà một trợ lý văn phòng phải có. Một số cái nổi bật được đề cập dưới đây:
| Tên kỹ năng | Lý do |
| Kỹ năng giao tiếp | Để trả lời các câu hỏi của khách hàng và sắp xếp lại các cuộc hẹn một cách hiệu quả |
| kỹ năng soạn thảo | Để chuẩn bị các thông tin liên lạc hoàn hảo, đúng ngữ pháp và được viết một cách logic |
| Tính cách quyến rũ | Nhằm chào đón và gây ấn tượng với khách hàng của công ty |
| Kỷ luật | Để quản lý nhiều việc cùng một lúc, bạn cần phải có kỷ luật và tổ chức |
| Tri nho tot | Để quản lý các tệp của bạn một cách hiệu quả và tạo tệp cần thiết trong thời gian tối thiểu, bạn cần phải có một trí nhớ sắc bén. |
Triển vọng lương
Triển vọng lương của một trợ lý văn phòng rất sáng sủa do nhu cầu và nhu cầu ngày càng tăng. Mức lương được nhận trong một vai trò tương tự phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như minh họa bên dưới:
| Tên của yếu tố | Ảnh hưởng đến tiền lương |
| Địa Chỉ | Một trợ lý văn phòng, được bố trí ở những nơi có chi phí sinh hoạt cao hơn sẽ nhận được mức lương cao hơn so với các trợ lý ở khu vực bán thành thị hoặc nông thôn. Việc tăng hoặc tăng lương về cơ bản là để bù đắp cho lạm phát. |
| Kinh nghiệm | Kinh nghiệm đóng một vai trò quan trọng trong mức lương kiếm được. Kinh nghiệm của một trợ lý văn phòng càng cao thì mức lương của anh ta hoặc cô ta càng cao. |
| Kỹ năng | Một trợ lý văn phòng khéo léo và hiệu quả luôn nằm trong tầm ngắm của các nhà tuyển dụng và để giữ chân những nhân tài như vậy, các tổ chức phải trả mức lương cao hơn mức trung bình. |
| Chứng chỉ | Một trợ lý văn phòng có trình độ cao đã tham gia các khóa học giáo dục liên quan sẽ nhận được mức lương cao. |
Trình độ học vấn
Vai trò của một trợ lý văn phòng là của một người nói chung chứ không phải là một chuyên gia. Do đó, các yêu cầu giáo dục không lớn lắm. Tuy nhiên, người ta phải có ít nhất một trong những điều sau đây:
- Bằng cử nhân trong bất kỳ lĩnh vực nào (3 năm)
- Bằng tốt nghiệp về quản lý văn phòng (2 năm)
Các khóa học và chứng chỉ mới nhất
Như đã thảo luận ở trên, một người có trình độ cao, hiểu biết về tất cả các phần mềm mới nhất và các khóa học liên quan sẽ luôn được hưởng mức lương cao hơn và thăng tiến nghề nghiệp tốt hơn. Do đó, luôn luôn cần phải thêm một vài chứng chỉ chính vào giỏ hàng của bạn để tăng cơ hội lựa chọn và triển vọng lương bổng. Một số khóa học chính là:
| Tên của khóa học | Độ dài khóa học |
| Cơ bản về nghiệp vụ hành chính | 3 tháng |
| Kỹ năng nói trước công chúng và giao tiếp hiệu quả | 3 tháng |
| Kế toán cơ bản và quản lý chung | 5-6 tháng |
| Biên bản Hội đồng quản trị – Hướng dẫn đầy đủ | 3 tháng |
| Khóa học soạn thảo và giao tiếp kinh doanh | 3 tháng |
3 Phải Chuẩn Bị Câu Hỏi Phỏng Vấn
Các cuộc phỏng vấn cho vị trí trợ lý văn phòng rất phức tạp và đòi hỏi nhiều sự chuẩn bị cũng như kiên trì do tính cạnh tranh rất gay gắt. Tuy nhiên, với sự chuẩn bị thích hợp, người ta có thể dễ dàng vượt qua cuộc phỏng vấn của mình. Ba câu hỏi phỏng vấn phải chuẩn bị là:
1) Bạn quản lý tệp và tài liệu như thế nào?
Câu trả lời cho câu hỏi này giúp người phỏng vấn hiểu được phương pháp xử lý hồ sơ, giấy tờ quan trọng và tài liệu kinh doanh của bạn.
Câu trả lời mẫu
Tôi luôn chuẩn bị một cuốn nhật ký và danh sách ghi chú cùng với việc sắp xếp các tệp theo thứ tự hợp lý. Thói quen của tôi là đặt những mẩu giấy nhỏ trên mỗi và mọi tập hồ sơ để phân biệt chúng với những tập tin còn lại. Hơn nữa, việc phân loại đúng các tệp là vô cùng cần thiết để giảm thời gian hàng đầu tiêu tốn cho tính khả dụng của tệp.
2) Bạn có thể soạn thảo thông tin liên lạc bằng văn bản hiệu quả như thế nào?
Soạn thảo là một kỹ năng quan trọng của nhân viên văn phòng được hầu hết các nhà tuyển dụng mong đợi. Nếu bạn thiếu kỹ năng này thì bạn phải tham gia một khóa học cấp chứng chỉ, vì nếu không có điều này, cơ hội được lựa chọn của bạn gần như không đáng kể.
Câu trả lời mẫu
Soạn thảo là một kỹ năng quan trọng và tôi có kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực này. Tôi biết tất cả các thuật ngữ kinh doanh, đạo đức phải tuân theo và quan trọng nhất là các định dạng khác nhau của nhiều tài liệu kinh doanh. Cùng với điều này, tôi có một nền tảng ngữ pháp thành thạo với khả năng sắp xếp các câu dài có ý nghĩa.
3) Làm thế nào để bạn xử lý khối lượng công việc lớn?
Gánh nặng công việc và quản lý khối lượng hồ sơ lớn đến với nghề trợ lý văn phòng một cách tự nhiên. Anh ấy hoặc cô ấy là trợ lý hành chính của công ty và có thể phải làm thêm giờ để quản lý hồ sơ hiệu quả.
Câu trả lời mẫu
Tôi hoàn toàn hiểu yêu cầu của khối lượng công việc cao. Tôi đảm bảo với bạn rằng tôi có khả năng làm việc trong thời gian dài nhờ khả năng tập trung cao độ và khả năng tập trung phát triển của tôi. Điều này giúp tôi làm việc hiệu quả và thực hiện chức trách, nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Để duy trì điều này, tôi thực hành thiền 15 phút mỗi ngày.
Kết luận
Một trợ lý văn phòng là nhu cầu hàng giờ đối với tất cả các tổ chức hoạt động trên toàn thế giới. Anh ấy hoặc cô ấy cho phép các nhà quản lý hoặc ban quản lý cấp cao tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và các quyết định chiến lược mà không phải lo lắng về các tệp và thông tin chi tiết về khách hàng của họ. Họ được đền bù xứng đáng và theo thời gian, mức đền bù của họ tăng lên những bước nhảy vọt. Nếu bạn thích bài viết của chúng tôi thì đừng quên chia sẻ chúng với gia đình và bạn bè của bạn. Ngoài ra, hãy cho chúng tôi biết thông qua phần bình luận bên dưới, mức độ bạn thích bài viết của chúng tôi.
dự án
Tôi đã nỗ lực rất nhiều để viết bài đăng trên blog này nhằm cung cấp giá trị cho bạn. Nó sẽ rất hữu ích cho tôi, nếu bạn cân nhắc chia sẻ nó trên mạng xã hội hoặc với bạn bè/gia đình của bạn. CHIA SẺ LÀ ♥️
Sandeep Bhandari là người sáng lập trang web PrepMyCareer.com.
Tôi là một blogger chuyên nghiệp toàn thời gian, một nhà tiếp thị kỹ thuật số và một huấn luyện viên. Tôi yêu thích bất cứ thứ gì liên quan đến Web và tôi cố gắng học các công nghệ mới mỗi ngày.
Tất cả các nhiệm vụ quản lý nhóm, tạo nội dung và kiếm tiền đều do tôi xử lý. Cùng với nhóm tại PrepMyCareer, mục tiêu là cung cấp nội dung hữu ích và hấp dẫn cho độc giả của chúng tôi.