Hầu như tất cả các tổ chức kinh doanh trên thế giới này, dù là kinh doanh tư vấn hay sản xuất một sản phẩm, đều có một điểm chung, đó là quản trị. Mỗi người trong số họ phải xử lý và xử lý một đống hồ sơ lớn, quản lý các cuộc hẹn và lên lịch họp, v.v. Điều này có vẻ quá nhàm chán và lặp đi lặp lại về bản chất, nhưng hãy tin chúng tôi, cần có một số kỹ năng và kiến thức nghiêm túc để thực hiện những nhiệm vụ này.
Người quản lý văn phòng là một chức danh chuyên xử lý và quản lý tất cả các nhiệm vụ quản trị liên quan đến một tổ chức kinh doanh. Thông qua bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận chi tiết về hồ sơ công việc này.
Nhiệm Vụ Phải Thực Hiện
Một người quản lý văn phòng giữ một vị trí quan trọng và quan trọng trong bất kỳ tổ chức kinh doanh nào và phải thực hiện nhiều nhiệm vụ và nhiệm vụ khác nhau, chẳng hạn như:
- Lên lịch các cuộc hẹn cho quản lý cấp cao nhất của tổ chức và đảm bảo các nhân viên liên quan được cập nhật theo thời gian về tình trạng của cuộc họp đã lên lịch.
- Quản lý, giám sát và xử lý các chuyến công tác hoặc công tác của các nhà quản lý cấp cao nhất của tổ chức.
- Tổ chức và quản lý các cuộc họp báo và sự kiện của tổ chức kinh doanh.
- Chuẩn bị thông tin liên lạc kinh doanh, dự thảo và thư pháp lý để gửi cho các bên liên quan
- Quản lý các yêu cầu về văn phòng phẩm và nội thất của tổ chức kinh doanh
- Giải quyết và xử lý các khiếu nại, thắc mắc và phản hồi của người tiêu dùng
- Đảm bảo rằng tất cả nhân viên của tổ chức đều hài lòng và không ai tham gia vào các hoạt động và hành vi phi đạo đức.
- Đảm bảo rằng các yêu cầu về ngân sách của tổ chức được đáp ứng đầy đủ và tuân thủ
- Giám sát tình trạng của nhân viên cũng như khiếu nại của người tiêu dùng
- Chuẩn bị biên bản các cuộc họp của hội đồng quản trị
- Chuẩn bị thông cáo báo chí cho nhân viên truyền thông
Yêu cầu kỹ năng
Vai trò của người quản lý văn phòng mang tính tổng quát hơn, trong đó người đó phải có kiến thức và chuyên môn về nhiều khía cạnh như tài chính, tổ chức, phân loại, quản lý, v.v. Để thực hiện thành công vai trò đầy thách thức như vậy, một người quản lý văn phòng người quản lý phải có các kỹ năng sau:
| Tên kỹ năng | Tại sao nó là cần thiết? |
| Thái độ giải quyết vấn đề | Quản lý một văn phòng và xử lý toàn bộ lực lượng lao động không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Điều này đặt ra trước mắt bạn rất nhiều thử thách, đôi khi các tình huống có thể khá hóc búa, đòi hỏi phải có cách giải quyết nhanh chóng và hiệu quả. Thái độ giải quyết vấn đề là kỹ năng cần thiết nhất đối với người quản lý văn phòng, nó không chỉ giúp giải quyết vấn đề mà còn cải thiện mức năng suất của tất cả nhân viên. |
| Cơ quan | Vai trò của người quản lý văn phòng xoay quanh việc quản lý hiệu quả. Người đó sẽ phải xử lý rất nhiều tệp và dữ liệu cần được sắp xếp và quản lý để đưa ra một số kết luận có ý nghĩa. Vì vậy, người quản lý văn phòng phải có tính kỷ luật cao và có tổ chức. |
| Kỹ năng CNTT tốt | Thế giới này xoay quanh công nghệ và khó có tổ chức kinh doanh nào không tận dụng công nghệ thông tin để tiến hành các hoạt động kinh doanh của mình. Là một người quản lý văn phòng trong thế giới công nghệ thống trị này, bạn bắt buộc phải có kiến thức toàn diện về phần mềm mới nhất cũng như các kỹ năng vận hành máy tính cơ bản để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ và nhiệm vụ của mình. |
| Kỹ năng giao tiếp | Người quản lý văn phòng phải trò chuyện rất nhiều với cấp trên, cấp dưới hoặc thậm chí là nhà cung cấp bên thứ ba. Để diễn thuyết lưu loát và tham gia vào các cuộc trò chuyện có ý nghĩa, cần phải có kỹ năng giao tiếp xuất sắc. |
| Khả năng thích ứng | Một tổ chức liên tục nâng cấp hoặc sửa đổi cách tiến hành hoạt động của mình để cải thiện triển vọng kinh doanh và cách quản lý mọi thứ. Điều này có thể bao gồm việc giới thiệu công nghệ mới, quy trình sắp xếp tệp mới, sửa đổi các hướng dẫn liên quan đến công việc, v.v. Do đó, người quản lý văn phòng phải có khả năng thích ứng và phải có khả năng tiếp thu hoàn toàn các quy tắc mới. |
Mức lương mong đợi
Trưởng phòng văn phòng là một vị trí quan trọng trong bất kỳ tổ chức kinh doanh nào và được coi là nhân sự chủ chốt. Một người làm việc tại vị trí này nhận được mức lương cao và được hưởng các ưu đãi hấp dẫn. Tuy nhiên, mức lương mà người quản lý văn phòng thu được sẽ khác nhau và phụ thuộc vào các yếu tố sau:
| Các phần | Giải thích |
| Địa Chỉ | Một người quản lý văn phòng được tuyển dụng hoặc đăng tại một địa điểm là thành thị hoặc đô thị sẽ luôn nhận được mức lương cao hơn những người làm việc ở các địa điểm bán nông thôn hoặc nông thôn. |
| Kinh nghiệm làm việc | Cũng giống như mọi công việc khác, kinh nghiệm làm việc đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định mức lương của một nhân viên văn phòng. Kinh nghiệm và tiền lương luôn duy trì mối quan hệ trực tiếp với nhau. Kinh nghiệm của một người quản lý văn phòng càng cao thì triển vọng lương của anh ta hoặc cô ta càng sáng sủa hơn. |
| Kỹ năng | Mọi tổ chức sử dụng lao động đều muốn thuê và trả lương cho những nhân viên có kỹ năng, có kiến thức cũng như hiểu biết về nhiều kỹ năng khác nhau, chẳng hạn như MS Office, Excel nâng cao, thuyết trình Powerpoint, Hệ thống kế toán, v.v. Số lượng kỹ năng càng cao, mức lương của anh ấy hoặc cô ấy càng cao. |
Trình độ học vấn
Để trở thành quản lý văn phòng, một người phải hoàn thành xuất sắc ít nhất bằng Cử nhân trong bất kỳ lĩnh vực nào (tốt nhất là quản lý hoặc quản trị kinh doanh). Hơn nữa, để nhanh chóng được thăng chức và có mức lương tốt, ứng viên có thể thêm các khóa học cấp chứng chỉ khác nhau cũng như các khóa học toàn thời gian (chẳng hạn như CPA, MBA) vào kho vũ khí của mình.
Phổ biến phải có chứng chỉ
Chứng chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định mức lương cũng như triển vọng việc làm của ứng viên. Prepmycareer khuyến nghị mọi người đang ở cấp quản lý cấp trung hoặc cấp thấp hơn nên theo đuổi một số chứng chỉ liên quan. Trong bối cảnh của công việc quản lý văn phòng, dưới đây là danh sách một số chứng chỉ nổi bật nhất:
| Các phần | Độ dài khóa học |
| Excel nâng cao | 3-4 tháng |
| Hệ thống kế toán vận hành (chẳng hạn như Quickbooks, Xero, Tài khoản Zoho, v.v.) | 6 tháng |
| Quản lý biên chế | 4 tháng |
| Tiếp thị kỹ thuật số | 6 tháng |
| Nói trước công chúng (Kỹ năng giao tiếp) | 3 tháng |
dự án
- https://www.journals.uchicago.edu/doi/abs/10.1086/344121
- https://repository.library.georgetown.edu/handle/10822/559297
Tôi đã nỗ lực rất nhiều để viết bài đăng trên blog này nhằm cung cấp giá trị cho bạn. Nó sẽ rất hữu ích cho tôi, nếu bạn cân nhắc chia sẻ nó trên mạng xã hội hoặc với bạn bè/gia đình của bạn. CHIA SẺ LÀ ♥️
Sandeep Bhandari là người sáng lập trang web PrepMyCareer.com.
Tôi là một blogger chuyên nghiệp toàn thời gian, một nhà tiếp thị kỹ thuật số và một huấn luyện viên. Tôi yêu thích bất cứ thứ gì liên quan đến Web và tôi cố gắng học các công nghệ mới mỗi ngày.
Tất cả các nhiệm vụ quản lý nhóm, tạo nội dung và kiếm tiền đều do tôi xử lý. Cùng với nhóm tại PrepMyCareer, mục tiêu là cung cấp nội dung hữu ích và hấp dẫn cho độc giả của chúng tôi.