Một thư ký điều hành chủ yếu đam mê công việc quản lý liên quan đến lịch trình của giám đốc điều hành. Các vai trò và trách nhiệm bao gồm lưu giữ hồ sơ, chuẩn bị bài thuyết trình, xác nhận thời gian họp, v.v. Do đó, người phỏng vấn sẽ tập trung vào các kỹ năng thực tế chứ không phải kiến thức sách vở. Kinh nghiệm rất quan trọng đối với công việc này vì các thư ký điều hành cần phải làm việc liên tục để hiểu các công việc hàng ngày theo cách diễn giải sâu sắc nhất, bất kể chương trình nghị sự.
Giao tiếp là một phần quan trọng của vai trò này vì những người quen của giám đốc điều hành cần được thông báo về những thay đổi gần đây trong lịch trình để mọi thứ khác có thể được quản lý phù hợp. Mặt khác, lợi ích cá nhân có thể cản trở tiến độ vì thư ký có thể không chỉ tập trung vào các nhiệm vụ được giao. Để chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn này, việc đảm nhận vị trí của một thư ký có thể là cần thiết đối với những người chưa có kinh nghiệm trước đó và muốn đi xin việc để cải thiện sơ yếu lý lịch của mình.
21 câu hỏi phỏng vấn hàng đầu để chuẩn bị tốt
1. Làm thế nào để một thư ký điều hành có thể duy trì hiệu quả trong công việc?
Câu trả lời mẫu
Cách hoàn hảo để duy trì hiệu quả làm thư ký điều hành là ghi nhớ lịch trình. Điều này sẽ làm giảm những sai lầm có thể xảy ra.
2. Cung cấp một bản tóm tắt về các lĩnh vực mạnh và yếu của bạn.
Câu trả lời mẫu
Các lĩnh vực thế mạnh của tôi bao gồm giao tiếp và đàm phán. Tôi có thể dễ dàng thuyết phục mọi người đồng ý về một điểm chung để các lợi ích được giao không bị tổn hại. Điểm yếu của tôi bao gồm suy nghĩ quá nhiều và cầu toàn. Tôi sẽ làm mọi thứ theo trí tưởng tượng của mình nhưng đôi khi hoàn cảnh không cho phép.
3. Tuân thủ các quy tắc có thực sự xứng đáng?
Câu trả lời mẫu
Việc tuân thủ các quy tắc của văn phòng chỉ cần thiết trong phạm vi khi các quy tắc giúp thúc đẩy lợi ích của người lao động. Ngược lại, các quy tắc vô nhân đạo nên được phản đối càng sớm càng tốt.
4. Duy trì mối quan hệ giữa các cá nhân tốt với người điều hành sau giờ làm việc có cần thiết không?
Câu trả lời mẫu
Nó phụ thuộc vào số lượng nhiệm vụ được chỉ định cho thư ký điều hành. Trong hầu hết các trường hợp, tốt nhất là giới hạn trong giờ hành chính để các mối quan hệ giữa các cá nhân không ảnh hưởng đến công việc phải hoàn thành.
5. Ý kiến của bạn về bình đẳng giới tại nơi làm việc là gì?
Câu trả lời mẫu
Bình đẳng giới giúp duy trì cảm giác tin tưởng và xứng đáng tại nơi làm việc. Các vai trò được giao không nên dành riêng cho giới tính mà phải dành riêng cho tài năng để nam giới cũng như nữ giới có thể chứng tỏ bản thân trong các lĩnh vực tương ứng.
6. Bạn sẽ làm gì nếu cuộc họp bị hủy vào phút cuối?
Câu trả lời mẫu
Tôi sẽ thông báo cho giám đốc điều hành ngay lập tức và cố gắng thay thế một số cuộc hẹn đang chờ xử lý trong khung thời gian đó. Nếu điều này là không thể, tôi sẽ cố gắng biết về vị trí có thể xảy ra tiếp theo để không bị lãng phí cả ngày chỉ vì một lần mặc định.
7. Thư ký điều hành có được phép quản lý tài khoản cá nhân không?
Câu trả lời mẫu
Không. Chúng chỉ được quản lý bởi kế toán.
8. Nếu một người tiếp tục đến thăm hàng ngày mà không có bất kỳ cuộc hẹn trước nào, bạn sẽ quản lý tình huống như thế nào?
Câu trả lời mẫu
Người đó cần phải làm quen với các quy tắc. Tôi sẽ cố gắng nhấn mạnh tầm quan trọng của các quy tắc tại văn phòng và sẽ cố gắng đưa ra cuộc hẹn sớm nhất có thể. Trong trường hợp khách hàng cứng đầu, bảo vệ sẽ phải xử lý toàn bộ vấn đề tùy theo tình hình.
9. Bạn có thể kiểm soát căng thẳng hàng ngày tại nơi làm việc không?
Câu trả lời mẫu
Đúng. Vì tôi biết về các giao thức nên sẽ dễ dàng giảm thiểu căng thẳng hơn. Trong những tình huống đặc biệt, tôi sử dụng các kỹ thuật chánh niệm để đối phó với bất kỳ mức độ căng thẳng nào hiện có tại nơi làm việc. Thiết lập sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống phù hợp cũng có thể giúp ích trong vấn đề này.
10. Bạn có thể đề xuất XNUMX cách để sắp xếp các tệp quan trọng được không?
Câu trả lời mẫu
Các tệp thiết yếu có thể được tổ chức theo năm cách sau:
- Tách biệt theo chương trình nghị sự
- Đặt chúng trong các thư mục riêng biệt
- Sắp xếp các thư mục tương ứng theo lịch trình
- Kết hợp ngày nếu có khả năng
- Việc phân chia các thư mục thành các danh mục con khác có thể giúp thiết lập luồng thông tin.
11. Với tư cách là Thư ký điều hành, bạn được cho là xử lý bí mật của những người chủ cũ như thế nào?
Câu trả lời mẫu
Chúng phải được giữ bí mật bằng mọi giá vì nó có thể cản trở công việc của các thư ký điều hành khác. Không có thông tin chính thức nào được tiết lộ trước mặt khách hàng mà không có sự cho phép trước.
12. Bạn sẽ quản lý nhiều chương trình nghị sự được chỉ định trong một ngày như thế nào?
Câu trả lời mẫu
Tôi sẽ sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên của giám đốc điều hành. Điều này sẽ giúp đảm nhận một nhiệm vụ tại một thời điểm trong khi hoàn thành các nhiệm vụ đã lên lịch vào ngày đã nói.
13. Bạn sẽ được phép thực hiện những thay đổi nào đối với lịch trình?
Câu trả lời mẫu
Theo xác nhận của ban tổ chức cuộc họp, thư ký điều hành được phép thay đổi lịch trình theo hướng dẫn của điều hành. Tôi sẽ chỉ sửa đổi điều tương tự trong phạm vi chủ lao động của tôi cho phép tôi làm như vậy. Điều cần thiết là duy trì mức độ phối hợp tối ưu.
14. Bạn sẽ quản lý khách hàng từ nước ngoài như thế nào về rào cản ngôn ngữ?
Câu trả lời mẫu
Tôi sẽ cố gắng học ngôn ngữ nếu khách hàng thường xuyên. Trong các trường hợp khác, người dịch có thể trợ giúp hiệu quả. Các bên cũng có thể quyết định giao tiếp bằng ngôn ngữ mà cả hai bên đều biết nếu xảy ra trường hợp như vậy.
15. Đề cập đến Đặc điểm Quan trọng nhất của Thư ký Điều hành.
Câu trả lời mẫu
Kiên nhẫn là đặc điểm quan trọng nhất của một thư ký điều hành. Vì có thể có nhiều trường hợp mọi người không đến vào thời gian đã định hoặc muốn sắp xếp cuộc gặp vào thời gian trước, nên một người kiên nhẫn sẽ thấy dễ dàng giải quyết những vấn đề lặt vặt như vậy. Sự thiếu kiên nhẫn thậm chí có thể đe dọa công việc trong những trường hợp đặc biệt.
16. Bạn có sẵn sàng đi du lịch theo lịch trình của Bộ trưởng không?
Câu trả lời mẫu
Vâng, tôi có thể dễ dàng di chuyển cho công việc này. Mặt khác, tôi sẵn sàng điều hành công việc của các thư ký ở đây khi anh ấy hoặc cô ấy phải đi công tác để duy trì sự thống nhất trong công việc. Ủy thác các hoạt động cần thiết có thể được xử lý phù hợp.
17. Mô tả bản chất của kỷ luật trong cuộc sống hàng ngày.
Câu trả lời mẫu
Đối với tôi, kỷ luật là một trong những trụ cột mà cuộc sống được hỗ trợ. Nó giúp một người duy trì trạng thái kịp thời của tất cả các hoạt động. Ngoài ra, một người kỷ luật có thể dễ dàng hành động như một hình mẫu cho người khác. Tôi tin rằng sự vắng mặt của kỷ luật làm cho cuộc sống giống như một con thuyền không buồm. Sự nhầm lẫn được cắt giảm bằng cách thực hành nghệ thuật kỷ luật trong cuộc sống hàng ngày.
18. Điều gì quan trọng hơn – Ghi lại biên bản cuộc họp hay tập trung vào cuộc trò chuyện?
Câu trả lời mẫu
Là một thư ký điều hành, nhiệm vụ của tôi là ghi biên bản cuộc họp để cập nhật cơ sở dữ liệu một cách hiệu quả. Những người đam mê cuộc họp nên tập trung vào cuộc trò chuyện đang diễn ra. Tốt nhất là đa nhiệm nhưng khi có liên quan đến trọng tâm cụ thể, người ta phải quyết định theo vị trí được chỉ định.
19. Bạn đã từng có kinh nghiệm trong lĩnh vực này chưa?
Câu trả lời mẫu
Vâng, tôi đã tham gia nhiều đợt thực tập khác nhau, nơi tôi phải làm việc dưới quyền của các thư ký điều hành khác để tìm hiểu những điều phức tạp của công việc này. Sau khi hoàn thành thành công công việc tương tự, tôi đã được bổ nhiệm vào vị trí mong muốn trong một công ty luật giúp nâng cao kiến thức của tôi. Cụ thể, kinh nghiệm của tôi chỉ giới hạn trong ba năm kể từ bây giờ.
20. Bạn linh hoạt như thế nào, với tư cách là một chuyên gia?
Câu trả lời mẫu
Tôi tin vào việc thích nghi với các điều kiện thay đổi. Trên thang điểm từ một đến mười, tôi tự đánh giá mình ở mức bảy về tính linh hoạt. Quyết định này có thể là do các tiêu chuẩn của tôi, theo đó tôi không tin vào việc thực hiện các nhiệm vụ không công bằng để được thăng chức, v.v. Về nơi làm việc, tôi có thể chứng minh sự linh hoạt của mình bằng cách làm nhiều ca và học ngôn ngữ mới.
21. Bạn hiểu thuật ngữ “Giải quyết tranh chấp thay thế” là gì?
Câu trả lời mẫu
Giải quyết tranh chấp thay thế kết hợp tất cả các loại dàn xếp ngoài tòa án không thuộc phạm vi trọng tài. Các biện pháp này bao gồm đàm phán, hòa giải, thỏa hiệp, v.v. Khi các bên thực hiện các biện pháp đó, thư ký điều hành cần cung cấp tất cả các dữ kiện trước mặt người đàm phán hoặc hòa giải viên. Việc kiện tụng không có kết quả được tiết kiệm, điều đó có nghĩa là thời gian quý báu của cả hai bên được tiết kiệm mà không phải trả thêm bất kỳ chi phí nào cho việc thuê luật sư, v.v.
dự án
- https://www.jstor.org/stable/2727611
- https://www.nato.int/nato_static_fl2014/assets/pdf/hungarian%20revolution%201957%20-%20private%20records/20130917_PR_56_57-ENG.pdf
Tôi đã nỗ lực rất nhiều để viết bài đăng trên blog này nhằm cung cấp giá trị cho bạn. Nó sẽ rất hữu ích cho tôi, nếu bạn cân nhắc chia sẻ nó trên mạng xã hội hoặc với bạn bè/gia đình của bạn. CHIA SẺ LÀ ♥️
Sandeep Bhandari là người sáng lập trang web PrepMyCareer.com.
Tôi là một blogger chuyên nghiệp toàn thời gian, một nhà tiếp thị kỹ thuật số và một huấn luyện viên. Tôi yêu thích bất cứ thứ gì liên quan đến Web và tôi cố gắng học các công nghệ mới mỗi ngày.
Tất cả các nhiệm vụ quản lý nhóm, tạo nội dung và kiếm tiền đều do tôi xử lý. Cùng với nhóm tại PrepMyCareer, mục tiêu là cung cấp nội dung hữu ích và hấp dẫn cho độc giả của chúng tôi.