Trong thế giới am hiểu công nghệ với đỉnh cao của sự năng động, điều cần thiết là phải luôn cập nhật cho mình bằng cách biết những gì đang diễn ra trên toàn cầu. Vì vậy, đó là mô tả công việc của một nhân viên thư tín, người không chỉ biết về các chương trình gửi thư mà còn các ứng dụng và kỹ năng khác để vượt qua các cuộc phỏng vấn.
21 câu hỏi phỏng vấn thư ký hàng đầu để đạt điểm cao
1. Bạn sẽ làm gì nếu khách hàng không hài lòng?
Câu trả lời mẫu
Tôi cho rằng có một số ví dụ về điều này. Tuy nhiên, nếu tôi thấy mình trong một tình huống tương tự như vậy, tôi sẽ cố gắng làm khách hàng bình tĩnh lại và sử dụng khả năng lắng nghe tích cực của mình để hiểu đầy đủ những khó khăn của khách hàng. Tôi sẽ cố gắng phản hồi một cách thích hợp sau đây, nhưng nếu biện pháp khắc phục vượt quá khả năng của tôi, tôi sẽ chỉ cần đệ trình vấn đề lên cấp trên của mình.
2. Làm thế nào để bạn đối phó với những ngày làm việc kéo dài?
Câu trả lời mẫu
Tôi buộc phải làm việc nhiều giờ với thời gian biểu chặt chẽ vì có vô số thư phải gửi mỗi ngày. Tôi hoàn toàn hiểu được nhu cầu làm việc nhiều giờ khi phải xử lý số lượng lớn thư mỗi ngày. Về mặt thể chất, tôi tập thể dục và ăn một chế độ ăn uống cân bằng để giữ dáng.
Trong công việc, tôi luôn tiến hành hít thở sâu để tăng cường sự chú ý và thường xuyên nghỉ giải lao 5 phút sau mỗi ba giờ để làm mới đầu óc, giúp tôi có thể làm việc với mức độ tập trung cao hàng ngày.
3. Cuốn sách gần đây nhất bạn đọc là gì?
Câu trả lời mẫu
(____đặt tên cho cuốn sách____) là cuốn sách tôi mới đọc gần đây. Tôi cảm thấy đó là một cuốn sách hấp dẫn đã ảnh hưởng đến tôi để nhìn thấy khía cạnh tươi sáng của mọi thứ và giúp tôi phát triển một tâm lý lạc quan và quan tâm thực sự.
4. Bạn đạt hiệu quả như thế nào khi làm việc Nhóm?
Câu trả lời mẫu
Một số công nhân đang làm việc một cách vui vẻ và có tổ chức để đảm bảo thư được gửi thành công. Tôi cảm thấy rằng nhiều khía cạnh của dịch vụ thư tín đan xen với nhau, và do đó hoạt động theo nhóm là điều không thể tránh khỏi. Tôi đã chuẩn bị cho tất cả và cảm thấy hoàn toàn thoải mái khi làm việc đó.
5. Nhân viên bưu điện cần có những phẩm chất gì?
Câu trả lời mẫu
Một nhân viên thư tín cần có những phẩm chất sau:
- Để vận chuyển thích hợp các bưu kiện, độ chính xác là cần thiết.
- Để giao gói hàng trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể, bạn nên siêng năng và định hướng chi tiết.
- Khả năng sắp xếp tuyệt vời được yêu cầu.
6. Bạn sở hữu những phẩm chất nào khiến bạn trở thành ứng cử viên sáng giá hơn cho công ty này?
Câu trả lời mẫu
Việc công ty này tập trung vào việc đạt được sự hài lòng của khách hàng bằng mọi giá, cũng như lòng trung thành rõ ràng của công ty đối với nhân viên, đã truyền cảm hứng cho tôi. Tôi tin rằng khả năng văn thư của tôi sẽ góp phần vào sự thành công của công ty và chức năng của tôi với tư cách là một dịch vụ khách hàng đại diện sẽ giúp công ty thực hiện cam kết về dịch vụ khách hàng xuất sắc.
7. Bạn quen thuộc nhất với những thiết bị nơi làm việc nào?
Câu trả lời mẫu
Tôi thông thạo tất cả các công nghệ của Microsoft Office Suite, bao gồm Word, Excel và PowerPoint. Tôi cũng biết cách sử dụng một số kho dữ liệu được vi tính hóa như Access và GroupWise.
Tôi đã sử dụng đáng kể máy tính, máy photocopy, máy dán nhãn, máy chiếu, máy in, điện thoại và máy in đa chức năng. Tôi cũng hiểu cách sử dụng các cấu hình Wi-Fi khác nhau và cách sử dụng nhiều mức bưu phí và đồng hồ đo cho thư gửi đi.
8. Bạn đã có những kiến thức gì trước đây về việc đàm phán cho vị trí thư ký được quảng cáo gần đây?
Câu trả lời mẫu
Tôi đã làm một việc gì đó để giữ cho bản thân luôn bận rộn và kiếm tiền kể từ con đường báo chí đầu tiên của mình. Rõ ràng là về việc thanh toán sau đó. Điều tôi không hiểu là tôi sẽ bắt tay vào tìm hiểu xem tôi muốn làm gì và tôi phù hợp ở đâu trong bức tranh toàn cảnh. Trong hai kỳ nghỉ cuối cùng ở trường trung học, tôi đã làm việc với tư cách là một kỹ thuật viên máy tính mới vào nghề.
Chính tại đây, tôi đã nhận ra niềm đam mê của mình và những gì tôi muốn đạt được trong cuộc đời mình. Tôi đăng ký vào trường đại học để lấy bằng khoa học máy tính, và tôi đã làm việc trong lĩnh vực công nghệ kể từ đó.
9. Nghề nghiệp của chúng tôi không ngừng phát triển. Kết quả là, bạn đã thực hiện điều gì khác trong 12 tháng qua về mặt phát triển cá nhân cho vị trí nhân viên thư tín?
Câu trả lời mẫu
Đó là một câu hỏi tuyệt vời. Mặc dù tôi chưa có cơ hội để nâng cao năng lực này một cách cụ thể, nhưng tôi đã tham gia tích cực vào ngân hàng thực phẩm địa phương của mình trong năm nay. Tôi đã học được rất nhiều về cộng đồng, sự hợp tác và thăng tiến nhờ điều này.
Tôi đã tự mình đăng ký một chương trình quản lý và kinh doanh kỳ nghỉ tại trường đại học địa phương. Tôi đã học được rất nhiều về giao tiếp và làm việc theo nhóm, và tôi đã có thể cải thiện khả năng quản lý chung của mình nhờ điều này. Mặc dù nó có thể không liên quan ngay đến vị trí này, nhưng tôi cảm thấy toàn bộ kinh nghiệm mà tôi thu thập được sẽ là một tài sản quý giá ở đây.
10. Công dụng của Postfix Mail Server là gì?
Câu trả lời mẫu
Postfix là một tác nhân chuyển thư định tuyến và phân phối thư điện tử. Nó là miễn phí và mã nguồn mở. Postfix cung cấp dòng bảo mật đầu tiên chống lại những kẻ gửi thư rác và vi-rút dưới dạng máy chủ SMTP. Quản trị viên cũng có thể sử dụng Postfix kết hợp với các ứng dụng khác.
11. Bạn sắp xếp hộp thư đến của mình như thế nào một cách hiệu quả?
Câu trả lời mẫu
Để cấu trúc thư gửi thư trong hộp thư đến, tôi làm theo một số hướng dẫn -
- Lọc Hộp thư đến của tôi trên cơ sở liên tục và nhất quán.
- Sử dụng nhãn và danh mục để theo dõi mọi thứ.
- Tạo một vài tài khoản email khác nhau.
- Tất cả đều nằm dưới sự chỉ huy của bạn.
- Giữ cho hộp thư của tôi gọn gàng bằng cách lưu trữ email.
- Từ giờ trở đi, hãy dọn dẹp hộp thư đến của bạn một cách kỹ lưỡng.
- Sử dụng Sao cũng như Cờ, bạn có thể sắp xếp email của mình.
- Tin nhắn email có thể được báo lại cho đến sau này.
12. Bạn nghĩ gì về Phương pháp OHIO?
Câu trả lời mẫu
Chỉ xử lý một lần là từ viết tắt của Chỉ xử lý một lần. Tất cả những gì bạn phải làm bây giờ là tạo một khung thời gian hoặc cuộc hẹn trong lịch trình của bạn dành riêng cho việc trả lời email, xem qua hộp thư đến của bạn và sau đó 1) trả lời, 2) xóa hoặc lưu trữ, 3) báo lại để sử dụng sau hoặc 4) gửi nó đi trong ứng dụng quản lý hiệu suất của bạn.
13. 4 D của quản lý thư là gì?
Câu trả lời mẫu
Khi nói đến việc xử lý email, kỹ thuật 4D cung cấp cho bạn bốn loại: loại bỏ, thực hiện, thuê ngoài hoặc hoãn lại. Khi bạn tiếp cận email theo cách này, bạn sẽ không cần tổ chức nhiều sau một ngày. Bạn muốn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho email và tin nhắn văn bản theo cách mà bạn không cảm thấy quá tải và có thể thấy chính xác những gì bạn cần chú ý.
14. Chính xác ý bạn là gì khi nói “triết lý không hộp thư đến”?
Câu trả lời mẫu
Inbox Zero là một phương pháp lọc email nhằm mục đích giữ cho hộp thư trống — hoặc gần như trống — trong mọi trường hợp. Merlin Mann, một chuyên gia năng suất, đã phát minh ra Inbox Zero.
15. Mục đích của việc tự động lưu trữ trong các ứng dụng email khác nhau là gì?
Câu trả lời mẫu
1. Lưu trữ tự động giao diện người dùng
Nếu bạn đang sử dụng Front, bạn có thể tạo một chiến lược đơn giản để tự động lưu trữ thư dựa trên người nhận, chủ đề, từ khóa nội dung, thời lượng trong ngày, v.v.
2. Tự động lưu trữ Gmail
Nếu email thuộc loại và danh mục cụ thể, chẳng hạn như email quảng cáo, bạn có thể thiết lập Bộ lọc trong Gmail để chuyển chúng vào thư mục Lưu trữ.
3. Tự động lưu trữ của Outlook
Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Tự lưu trữ, tính năng này sẽ quay ngược thời gian và lưu trữ các thông tin liên lạc cũ tùy thuộc vào khung thời gian cụ thể.
16. Chính xác ý bạn là gì khi nói “phương pháp thư mục đang chờ?”
Câu trả lời mẫu
Cách tiếp cận này là đơn giản nhất trong tất cả. Nếu bạn sử dụng một phương pháp quản lý dự án như Trello hoặc Campfire và đã đồng bộ hóa nó với hộp thư của bạn, thì chiến lược này sẽ xử lý tất cả các email ngẫu nhiên không kết hợp liền mạch với bất kỳ chương trình nào.
17. Danh sách trắng email là gì và nó hoạt động như thế nào?
Câu trả lời mẫu
Để đưa địa chỉ email vào danh sách trắng, chỉ cần thêm địa chỉ đó vào danh sách những người gửi được phép của bạn. Điều này thông báo cho chương trình email của bạn rằng bạn quen thuộc và tin tưởng một đối tác cụ thể, đảm bảo rằng thông tin liên lạc từ một liên hệ như vậy vẫn ở trên cùng của hộp thư và nằm ngoài thư mục thư rác.
18. Hệ thống xử lý thư tập trung đòi hỏi chính xác những gì?
Câu trả lời mẫu
Người vận chuyển thư cung cấp dịch vụ chuyển phát và thu hồi trong các hộ gia đình sau từ một cơ sở lắp đặt được đặt ở trung tâm – cho dù chỉ trong một chung cư hay một cơ sở phi tuyến tính và phi cấu trúc – trong cơ chế chuyển phát thư tập trung.
19. Kỹ thuật điều chỉnh tên miền là gì?
Câu trả lời mẫu
Một phương pháp giới hạn số lượng email được gửi đến một miền trong một khoảng thời gian nhất định.
20. Việc sử dụng danh sách được kiểm duyệt trong email là gì?
Câu trả lời mẫu
Trước khi các tin nhắn có thể được đăng vào danh sách được giám sát, trước tiên chúng phải được phê duyệt bởi một biên tập viên hoặc quản trị viên thực sự. Người điều hành chấp nhận và xác thực một tin nhắn trước khi nó được xuất bản vào danh sách.
Bất cứ khi nào một tin nhắn đang chờ kiểm duyệt, tất cả những người đã được chọn làm người kiểm duyệt sẽ được thông báo. Điều này đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên lạc được đánh giá càng sớm càng tốt và không có thông tin nào bị bỏ sót.
21. Ý nghĩa của RTF là gì?
Câu trả lời mẫu
RTF là viết tắt của định dạng văn bản có định dạng, là định dạng tệp phổ biến để truyền tệp qua các chương trình và hệ điều hành.
dự án
- https://heinonline.org/hol-cgi-bin/get_pdf.cgi?handle=hein.journals/jatla5§ion=14
- https://europepmc.org/article/med/12048997
Tôi đã nỗ lực rất nhiều để viết bài đăng trên blog này nhằm cung cấp giá trị cho bạn. Nó sẽ rất hữu ích cho tôi, nếu bạn cân nhắc chia sẻ nó trên mạng xã hội hoặc với bạn bè/gia đình của bạn. CHIA SẺ LÀ ♥️
Sandeep Bhandari là người sáng lập trang web PrepMyCareer.com.
Tôi là một blogger chuyên nghiệp toàn thời gian, một nhà tiếp thị kỹ thuật số và một huấn luyện viên. Tôi yêu thích bất cứ thứ gì liên quan đến Web và tôi cố gắng học các công nghệ mới mỗi ngày.
Tất cả các nhiệm vụ quản lý nhóm, tạo nội dung và kiếm tiền đều do tôi xử lý. Cùng với nhóm tại PrepMyCareer, mục tiêu là cung cấp nội dung hữu ích và hấp dẫn cho độc giả của chúng tôi.