Une secrétaire de direction s'adonne principalement au travail de gestion concernant l'horaire de l'exécutif. Les rôles et responsabilités comprennent la tenue des dossiers, la préparation des présentations, la confirmation des horaires des réunions, etc. Par conséquent, l'intervieweur se concentrera sur les compétences de la vie réelle et non sur les connaissances livresques. L'expérience compte beaucoup pour ce travail, car les secrétaires de direction doivent travailler en permanence pour comprendre les tâches quotidiennes dans les interprétations les plus profondes, quels que soient les agendas.
La communication est un élément clé de ce rôle puisque les connaissances de l'exécutif doivent être informées des changements récents dans l'horaire afin que tout le reste puisse être géré en conséquence. D'un autre côté, les intérêts personnels pourraient entraver les progrès car le secrétaire pourrait ne pas se concentrer uniquement sur les tâches assignées. Pour se préparer à cet entretien, il peut être nécessaire de se mettre à la place d'une secrétaire pour ceux qui n'ont aucune expérience préalable et souhaitent se lancer dans le travail pour améliorer leur CV.
Les 21 meilleures questions d'entrevue pour bien se préparer
1. Comment une secrétaire de direction peut-elle maintenir son efficacité au travail ?
Exemple de réponse
La meilleure façon de maintenir l'efficacité en tant que secrétaire de direction est de mémoriser l'horaire. Cela réduira les erreurs probables.
2. Fournissez un résumé de vos points forts et faibles.
Exemple de réponse
Mes domaines de prédilection sont la communication et la négociation. Je peux facilement convaincre les gens de s'entendre sur un point commun afin que les intérêts acquis ne soient pas compromis. Mes points faibles incluent la réflexion excessive et le perfectionnisme. Je dois tout faire selon mon imagination mais les circonstances ne le permettent pas parfois.
3. Le respect des règles en vaut-il vraiment la peine ?
Exemple de réponse
Le respect des règles du bureau n'est essentiel que dans la mesure où les règles contribuent à promouvoir les intérêts des travailleurs. Au contraire, les règles inhumaines doivent être protestées dès que possible.
4. Est-il également essentiel d'entretenir de bonnes relations interpersonnelles avec l'exécutif après les heures de travail ?
Exemple de réponse
Cela dépend du quantum de fonctions attribuées au secrétaire exécutif. Dans la plupart des cas, il est préférable de se limiter aux heures de bureau afin que les relations interpersonnelles n'affectent pas le travail à effectuer.
5. Quelle est votre opinion sur l'égalité des genres sur le lieu de travail ?
Exemple de réponse
L'égalité des sexes aide à maintenir des sentiments de confiance et de dignité sur le lieu de travail. Les rôles attribués ne doivent pas être spécifiques au sexe mais spécifiques au talent afin que les hommes, ainsi que les femmes, puissent faire leurs preuves dans leurs sphères respectives.
6. Que feriez-vous si une réunion était annulée au dernier moment ?
Exemple de réponse
J'informerais immédiatement l'exécutif et j'essaierais de remplacer certaines nominations en attente pendant cette période. Si ce n'est pas possible, j'essaierais de connaître le prochain créneau probable afin que toute la journée ne soit pas perdue à cause d'un seul défaut.
7. Est-il permis à une secrétaire de direction de gérer des comptes personnels ?
Exemple de réponse
Non. Ils doivent être gérés uniquement par les comptables.
8. Si une personne continue à visiter quotidiennement sans rendez-vous préalable, comment allez-vous gérer le scénario ?
Exemple de réponse
Cette personne doit connaître les règles. J'essaierais de souligner l'importance des règles au bureau et j'essaierais de donner le rendez-vous le plus tôt possible. Dans le cas de clients têtus, les gardes devaient gérer l'ensemble du problème selon les circonstances.
9. Serez-vous capable de gérer le stress quotidien sur le lieu de travail ?
Exemple de réponse
Oui. Comme je connais les protocoles, il serait plus facile de minimiser le stress. Dans des situations exceptionnelles, j'utilise des techniques de pleine conscience pour faire face à tout stress existant sur le lieu de travail. L'établissement d'un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée pourrait également être utile à cet égard.
10. Pouvez-vous suggérer cinq façons de garder les fichiers importants organisés ?
Exemple de réponse
Les fichiers essentiels peuvent être organisés des cinq manières suivantes :
- Séparer selon l'agenda
- Placez-les dans des dossiers séparés
- Organisez les dossiers respectifs selon le calendrier
- Combiner la date s'il y a une possibilité
- La division des dossiers en d'autres sous-catégories pourrait aider à établir un flux d'informations.
11. En tant que secrétaire de direction, comment êtes-vous censé gérer les secrets des anciens employeurs ?
Exemple de réponse
Ils doivent rester confidentiels à tout prix car cela pourrait entraver le travail des autres secrétaires exécutifs. Aucune information officielle ne doit être divulguée devant les clients sans autorisation préalable.
12. Comment allez-vous gérer plusieurs agendas désignés pour une seule journée ?
Exemple de réponse
Je les organiserais selon les priorités de l'exécutif. Cela vous aidera à entreprendre une tâche à la fois tout en effectuant les tâches planifiées à ladite date.
13. Quels changements seriez-vous autorisé à apporter à l'horaire ?
Exemple de réponse
Selon la confirmation des organisateurs de la réunion, un secrétaire exécutif est autorisé à modifier l'horaire en fonction des directives de l'exécutif. Je modifierais la même chose uniquement dans la mesure où mon employeur me le permet. Il est essentiel de maintenir le niveau optimal de coordination.
14. Comment géreriez-vous les clients étrangers en ce qui concerne les barrières linguistiques ?
Exemple de réponse
J'essaierais d'apprendre la langue si les clients sont réguliers. Dans d'autres cas, les traducteurs peuvent aider efficacement. Les parties peuvent également décider de communiquer dans une langue connue des deux côtés si un tel scénario se présente.
15. Mentionnez le trait le plus important d'un secrétaire exécutif.
Exemple de réponse
La patience est le trait le plus important d'une secrétaire de direction. Comme il peut y avoir de nombreux cas où les gens ne se présentent pas à une heure déterminée ou souhaitent organiser la réunion à une heure antérieure, une personne patiente trouvera facile de gérer ces problèmes insignifiants. L'absence de patience pourrait même menacer le travail dans des circonstances exceptionnelles.
16. Êtes-vous prêt à voyager selon l'horaire du secrétaire ?
Exemple de réponse
Oui, je peux facilement déménager pour ce travail. Par contre, je suis prêt à gérer ici les tâches du secrétaire lorsqu'il doit se déplacer pour que l'unanimité soit maintenue dans les travaux officiels. La délégation des activités nécessaires peut être gérée en conséquence.
17. Décrivez l'essence de la discipline dans la vie quotidienne.
Exemple de réponse
Pour moi, la discipline est l'un des piliers sur lesquels repose la vie. Il aide une personne à maintenir le statut opportun de toutes les activités. De plus, une personne disciplinée peut facilement servir de modèle pour les autres. Je crois que l'absence de discipline rend la vie semblable à un bateau sans voiles. La confusion est réduite en pratiquant l'art de la discipline dans la vie quotidienne.
18. Qu'est-ce qui est le plus important ? Rédiger le procès-verbal d'une réunion ou se concentrer plutôt sur la conversation ?
Exemple de réponse
En tant que secrétaire de direction, il serait de mon devoir de rédiger un procès-verbal d'une réunion pour mettre à jour efficacement la base de données. Les personnes qui participent à la réunion doivent se concentrer sur la conversation en cours. Il est préférable d'effectuer plusieurs tâches à la fois, mais en ce qui concerne une concentration particulière, il faut décider selon le poste désigné.
19. Avez-vous une expérience antérieure dans ce domaine ?
Exemple de réponse
Oui, j'ai participé à divers stages où j'ai dû travailler sous d'autres secrétaires de direction pour apprendre les subtilités de ce travail. Après avoir réussi le même, j'ai été nommé au poste souhaité dans un cabinet d'avocats qui a contribué à enrichir mes connaissances. Pour être précis, mon expérience est limitée à trois ans à partir de maintenant.
20. À quel point êtes-vous flexible, en tant que professionnel ?
Exemple de réponse
Je crois qu'il faut s'adapter aux conditions changeantes. Sur une échelle de un à dix, je m'attribuerais une note de sept pour la flexibilité. Cette décision peut être attribuée à mes normes selon lesquelles je ne crois pas qu'il faille faire des tâches déloyales pour obtenir des promotions, etc. En termes de travail, je peux prouver ma flexibilité en faisant plusieurs quarts de travail et en apprenant de nouvelles langues.
21. Qu'entendez-vous par l'expression « mode alternatif de règlement des différends » ?
Exemple de réponse
Le règlement extrajudiciaire des différends englobe tous les types de règlements extrajudiciaires qui ne relèvent pas de l'arbitrage. Ces mesures comprennent la négociation, la médiation, le compromis, etc. Lorsque les parties se livrent à de telles pratiques, le secrétaire exécutif doit fournir tous les faits devant le négociateur ou le médiateur. Les litiges inutiles sont épargnés, ce qui implique que le temps précieux des deux parties est économisé sans aucune dépense supplémentaire pour l'embauche d'avocats, etc.
Bibliographie
- https://www.jstor.org/stable/2727611
- https://www.nato.int/nato_static_fl2014/assets/pdf/hungarian%20revolution%201957%20-%20private%20records/20130917_PR_56_57-ENG.pdf
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Sandeep Bhandari est le fondateur du site Web PrepMyCareer.com.
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