Les organisations commerciales opèrent dans un monde dynamique et doivent non seulement faire face à une concurrence féroce de la part de leurs rivaux, mais également faire face à des facteurs juridiques et politiques ainsi qu'à l'évolution des goûts et des préférences des clients. Cela réduit sérieusement leur capacité à embaucher plus d'employés et à dépenser plus sur la masse salariale. La pression générée sur l'organisation est finalement transférée à ses employés car ils sont tenus de travailler davantage.
Par conséquent, les entreprises commerciales préfèrent embaucher des employés multitâches et disposés à effectuer plusieurs tâches commerciales en une seule journée de travail et cela aussi dans le temps. Réaliser et exécuter plusieurs tâches en une seule journée est en soi un défi et répondre aux attentes d'un employé doit établir ainsi qu'adopter une technique de priorisation efficace. Cet article vise à couvrir toutes les techniques de priorisation utiles et largement utilisées qui aideront un employé à exécuter toutes les tâches bien avant la date limite.
Cinq meilleures techniques de priorisation
1. Sur la base de la difficulté
Les différentes tâches qui vous sont allouées et assignées ne seront jamais identiques en difficulté. Ils différeront sûrement, certaines tâches étant plus faciles et d'autres assez difficiles. Prepmycareer conseille aux salariés optant pour cette stratégie de prioriser les tâches en fonction de leur niveau de difficulté. Les tâches qui sont de nature difficile et qui nécessitent une plus grande application de l'esprit, des compétences et de l'expertise doivent être exécutées au départ, pour être suivies par les tâches qui sont plus faciles à exécuter.
Cela vous permettrait non seulement de terminer vos tâches bien avant la date limite, mais vous permettrait également de maintenir vos niveaux de productivité et d'efficacité. Le matin ou au moment du début de notre quart de travail, nous avons un esprit neuf et une plus grande capacité à gérer et à résoudre des problèmes complexes.
2. Sur la base de la consommation de temps
Certaines tâches prennent tout simplement trop de temps, sont longues et nécessitent des recherches plus approfondies par rapport à quelques autres tâches qui sont de nature courte et nécessitent moins de temps pour être terminées. Un employé dans le cadre de cette stratégie doit d'abord essayer de terminer les tâches chronophages, puis travailler sur les tâches courtes. Cela vous aiderait à obtenir un avantage psychologique et à développer un sentiment de confort, car après avoir exécuté vos tâches chronophages, vous serez soulagé par le fait qu'il ne reste plus que les tâches qui prennent moins de temps. Ce sentiment de soulagement vous aiderait également à améliorer votre productivité et vos performances.
3. Sur la base de l'importance
Certaines tâches sont tout simplement plus urgentes que d'autres. Ces tâches urgentes doivent être la priorité numéro un d'un employé travaillant dans une organisation commerciale et doivent être exécutées au tout début du quart de travail. Un employé peut diviser les tâches de la journée en deux parties, la première comprenant les tâches simplement importantes, et une organisation ne peut pas s'en passer. Dans la deuxième partie, mentionnez les tâches qui sont moins importantes et qui peuvent être prorogées. Cette technique est efficace et largement utilisée par les employés qui sont simplement en retard sur l'horaire de travail et croulent sous la longue liste de tâches en attente.
4. Sur la base du rendement
Cette stratégie est plus pertinente et significative pour les employés qui travaillent au niveau intermédiaire ou supérieur et sont impliqués dans la prise de décision stratégique. Dans une organisation d'entreprise, il y a toujours la tâche principale qui est entourée de plusieurs tâches annexes. Par exemple, lorsque la conception d'une campagne marketing est la tâche principale, elle est entourée de plusieurs tâches plus courtes telles que :
- Obtenir les approbations de la direction
- Finaliser l'idée à promouvoir
- Identifier le groupe de clients à cibler, et
- Décider de l'exigence budgétaire.
Maintenant, on peut clairement diviser ces tâches sur la base de la rendement en pourcentage de l'achèvement que ceux-ci fourniraient. Le « pourcentage de rendement d'achèvement » fait référence à la part de chaque tâche individuelle dans l'achèvement de la tâche principale. Les tâches mentionnées ci-dessus sont réparties comme suit :
| Nom de la tâche auxiliaire | Rendement en pourcentage de l'achèvement | Raison de l'allocation de rendement |
| Obtenir l'approbation de la direction | 20% | La direction est déterminée à donner son approbation, c'est pourquoi cette tâche se voit attribuer un pourcentage inférieur. |
| Finalisation de l'idée à promouvoir | 30% | L'idée dans une campagne de marketing joue un rôle énorme qui détermine son succès et prend en charge la notoriété globale de la marque, elle attire donc le deuxième pourcentage le plus élevé. |
| Trouver un groupe de clients cibles | 40% | Les clients sont tout simplement rois et sans trouver un groupe cible approprié, une organisation est vouée à l'échec. Ainsi cette tâche obtient le pourcentage le plus élevé. |
| Établir les exigences budgétaires | 10% | Le service marketing est le département le plus riche d'une organisation. Ainsi, l’établissement de besoins budgétaires ne contribuerait pas beaucoup à l’exécution de la tâche principale. |
Les tâches avec le pourcentage le plus élevé doivent être exécutées initialement uniquement pour être suivies par les tâches qui attirent un pourcentage de rendement inférieur. Un employé après avoir attribué les pourcentages doit classer les tâches en fonction des pourcentages de rendement, comme expliqué ci-dessous :
| Nom de la tâche auxiliaire | Rendement en pourcentage de l'achèvement | Classement des tâches |
| Obtenir l'approbation de la direction | 20% | Rang III |
| Finalisation de l'idée à promouvoir | 30% | Rang II |
| Trouver un groupe de clients cibles | 40% | Rang I |
| Établir les exigences budgétaires | 10% | Rang IV |
5. Sur la base de la rentabilité
Les profits sont l’essence de toute organisation commerciale et constituent la raison fondamentale de leur existence. Ainsi, organiser les tâches en fonction de leur contribution au profit est un facteur de priorisation efficace. Les cadres supérieurs d’une organisation sont confrontés à plusieurs tâches à exécuter en une seule journée. Ces tâches doivent être classées et gérées par ordre croissant, en fonction de leur rentabilité.
Les tâches qui ont la capacité de rapporter un maximum de profits à une organisation doivent être exécutées en premier. L'ordre doit être établi, et les tâches qui contribuent le plus au profit réalisé par l'organisation doivent être priorisées et prises en charge en premier.
Guide étape par étape pour hiérarchiser les tâches
La priorisation est une technique efficace et importante lorsqu'il s'agit d'exécuter des tâches dans le temps et de maintenir la productivité. Cette technique a été encore simplifiée et organisée en plusieurs étapes, qui sont :
1. Collection de tâches
La première étape qui entre dans la hiérarchisation des tâches est la collecte de toutes les tâches elles-mêmes. Préparez ou obtenez toujours une liste écrite des tâches de la journée, car cela vous donnerait une idée claire du nombre de tâches commerciales et de leur nature.
2. Choisissez une stratégie de priorisation appropriée
Cet article a couvert cinq techniques de priorisation uniques et les plus efficaces, qui ont été écrites après une étude et une analyse de marché minutieuses. Après avoir compris la nature des tâches commerciales à effectuer, un professionnel doit considérer et choisir une stratégie de priorisation à mettre en œuvre.
3. Trier les tâches commerciales
Les tâches métiers à réaliser doivent être triées et agencées en fonction de la technique de priorisation choisie. Préparez un rapport écrit des tâches et attribuez-leur des classements de manière à éliminer toute forme de confusion et par souci de commodité dans l'exécution pratique.
4. Soyez prêt à vous adapter
Lorsque vous étiez étudiant, vous avez dû rencontrer ces questions hors programme qui vous irritaient et vous ennuyaient. Eh bien, la vie n'est pas encore simple, et en fait, elle est devenue encore plus compliquée. Lorsque vous travaillez dans une organisation, en dehors des tâches quotidiennes, il y aura toujours des tâches surprises ou spéciales qui attendent d'être exécutées. Ces tâches peuvent vous être confiées, au tout début, au milieu ou même à la fin de votre quart de travail. Soyez juste prêt pour ces tâches aussi, et laissez toujours une marge de temps, car celles-ci doivent également être exécutées avec le même niveau de finesse et d'expertise.
Référez-vous toujours au principe de Pareto
Le principe de Pareto est l'un des principes et des techniques largement suivis dans le monde de l'entreprise à l'aide desquels plusieurs professionnels, ainsi que des organisations commerciales, ont goûté au succès.
Souvent connue sous le nom de règle des 80/20, selon ce principe, environ 20 % des tâches que vous entreprenez sont chargées de vous donner environ 80 % des résultats, des extrants ou des avantages.
Ainsi, un professionnel en activité doit s'efforcer d'identifier et de hiérarchiser les 20 % de tâches qui lui rapporteraient 80 % d'avantages. De cette façon, un employé pourrait non seulement améliorer ses propres performances, mais aussi permettre à son organisation de se développer et de réaliser des bénéfices considérables.
Bibliographie
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Sandeep Bhandari est le fondateur du site Web PrepMyCareer.com.
Je suis un blogueur professionnel à plein temps, un spécialiste du marketing numérique et un formateur. J'aime tout ce qui touche au Web et j'essaie d'apprendre de nouvelles technologies chaque jour.
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