Organisasi bisnis beroperasi di dunia yang dinamis dan harus menangani tidak hanya persaingan ketat dari saingan mereka tetapi juga menghadapi faktor hukum dan politik seiring dengan perubahan selera dan preferensi pelanggan. Ini secara serius merusak kemampuan mereka untuk mempekerjakan lebih banyak karyawan dan membelanjakan lebih banyak untuk tagihan gaji. Tekanan yang ditimbulkan pada organisasi pada akhirnya ditransfer ke karyawannya karena mereka dituntut untuk bekerja lebih banyak.
Oleh karena itu, perusahaan bisnis lebih suka mempekerjakan karyawan yang multi-tasking dan bersedia melakukan beberapa tugas bisnis dalam satu hari kerja dan itu juga dengan cara yang terikat waktu. Melakukan dan melaksanakan beberapa tugas dalam satu hari merupakan tantangan tersendiri dan untuk memenuhi harapan, seorang karyawan harus menetapkan serta mengadopsi teknik prioritas yang efektif. Artikel ini bertujuan untuk membahas semua teknik prioritas yang berguna dan banyak digunakan yang akan membantu karyawan untuk melaksanakan semua tugas dengan baik sebelum tenggat waktu.
Lima Teknik Prioritas Terbaik
1. Atas Dasar Kesulitan
Beberapa tugas yang dialokasikan dan diberikan kepada Anda tidak akan pernah identik dalam kesulitan. Mereka pasti akan berbeda dengan beberapa tugas berada di sisi yang lebih mudah dan beberapa di antaranya cukup sulit. Prepmycareer menyarankan karyawan memilih strategi ini untuk memprioritaskan tugas berdasarkan tingkat kesulitan mereka. Tugas-tugas yang sifatnya berat dan membutuhkan penerapan pikiran, keterampilan, dan keahlian yang lebih besar harus dilakukan pada awalnya, baru kemudian diikuti oleh tugas-tugas yang lebih mudah untuk dilaksanakan.
Hal ini memungkinkan Anda tidak hanya menyelesaikan tugas jauh sebelum tenggat waktu, namun juga memungkinkan Anda mempertahankan tingkat produktivitas dan efisiensi. Di pagi hari atau saat memulai shift, kita memiliki pikiran yang segar dan kemampuan yang lebih besar untuk menangani serta menyelesaikan masalah yang kompleks.
2. Atas Dasar Konsumsi Waktu
Beberapa tugas terlalu memakan waktu, panjang, dan membutuhkan penelitian yang lebih besar dibandingkan dengan beberapa tugas lain yang sifatnya pendek dan membutuhkan lebih sedikit waktu untuk diselesaikan. Seorang karyawan di bawah strategi ini harus mencoba untuk menyelesaikan tugas-tugas yang memakan waktu terlebih dahulu dan kemudian mengerjakan tugas-tugas yang singkat. Ini akan membantu Anda mendapatkan keuntungan psikologis dan mengembangkan rasa nyaman, karena setelah menyelesaikan tugas yang memakan waktu, Anda akan merasa lega dengan fakta bahwa sekarang hanya tersisa tugas yang tidak terlalu memakan waktu. Rasa lega ini juga akan membantu Anda meningkatkan produktivitas dan kinerja Anda.
3. Atas Dasar Kepentingan
Beberapa tugas lebih mendesak daripada yang lain. Tugas mendesak ini harus menjadi prioritas nomor satu bagi karyawan yang bekerja di organisasi bisnis dan harus dilaksanakan di awal shift. Seorang karyawan dapat membagi tugas untuk hari itu menjadi dua bagian, yang pertama terdiri dari tugas-tugas yang hanya penting, dan organisasi tidak dapat melakukannya tanpanya. Pada bagian kedua, sebutkan tugas-tugas yang kurang penting dan bisa diprorogasi. Teknik ini efektif dan digunakan secara luas oleh karyawan yang hanya tertinggal dari jadwal kerja dan terpuruk di bawah daftar panjang tugas yang tertunda.
4. Atas Dasar Hasil
Strategi ini lebih relevan dan bermakna bagi karyawan yang bekerja di manajemen tingkat menengah atau atas dan terlibat dalam pengambilan keputusan strategis. Dalam sebuah organisasi bisnis, selalu ada tugas utama yang dikelilingi oleh beberapa tugas tambahan. Misalnya, Saat mendesain kampanye pemasaran adalah tugas utama, itu dikelilingi oleh beberapa tugas yang lebih pendek seperti:
- Mendapatkan persetujuan dari manajemen
- Menyelesaikan ide yang akan dipromosikan
- Mengidentifikasi kelompok pelanggan yang akan ditargetkan, dan
- Memutuskan kebutuhan anggaran.
Sekarang seseorang dapat dengan jelas membagi tugas-tugas ini berdasarkan persentase hasil penyelesaian yang ini akan memberikan. 'Persentase hasil penyelesaian' mengacu pada bagian dari setiap tugas individu dalam penyelesaian tugas utama. Tugas-tugas tersebut di atas dibagi sebagai di bawah:
| Nama Tugas Tambahan | Persentase Hasil Penyelesaian | Alasan Alokasi Hasil |
| Memperoleh persetujuan dari manajemen | 20% | Manajemen bertekad memberikan persetujuan, sehingga tugas ini diberikan persentase yang lebih rendah. |
| Menyelesaikan ide yang akan dipromosikan | 30% | Gagasan dalam kampanye pemasaran memainkan peran besar yang menentukan keberhasilannya serta menjaga kesadaran merek secara keseluruhan, sehingga menarik persentase tertinggi kedua. |
| Menemukan kelompok pelanggan sasaran | 40% | Pelanggan hanyalah raja, dan tanpa menemukan kelompok sasaran yang tepat, sebuah organisasi pasti akan gagal. Dengan demikian tugas ini memperoleh persentase tertinggi. |
| Menetapkan persyaratan anggaran | 10% | Departemen pemasaran adalah departemen terkaya dalam suatu organisasi. Dengan demikian, penetapan kebutuhan anggaran tidak akan banyak memberikan kontribusi terhadap pelaksanaan tugas pokok. |
Tugas dengan persentase tertinggi harus dijalankan pada awalnya hanya untuk diikuti oleh tugas yang menarik persentase hasil yang lebih rendah. Seorang karyawan setelah menetapkan persentase harus mengurutkan tugas sesuai dengan persentase hasil, seperti yang dijelaskan di bawah ini:
| Nama Tugas Tambahan | Persentase Hasil Penyelesaian | Peringkat Tugas |
| Memperoleh persetujuan dari manajemen | 20% | Peringkat III |
| Menyelesaikan ide yang akan dipromosikan | 30% | Peringkat II |
| Menemukan kelompok pelanggan sasaran | 40% | Peringkat I |
| Menetapkan persyaratan anggaran | 10% | Peringkat IV |
5. Atas Dasar Profitabilitas
Keuntungan adalah inti dari setiap organisasi bisnis dan menjadi alasan paling mendasar bagi keberadaannya. Oleh karena itu, menyusun tugas berdasarkan kontribusi keuntungannya merupakan faktor penentuan prioritas yang efektif. Manajer senior suatu organisasi terjebak dengan beberapa tugas yang harus diselesaikan dalam satu hari. Tugas-tugas ini harus diatur dan dikelola dalam urutan menaik, berdasarkan profitabilitasnya.
Tugas-tugas yang memiliki kapasitas untuk mengembalikan keuntungan maksimal bagi suatu organisasi harus dijalankan terlebih dahulu. Tatanan harus ditetapkan, dan tugas-tugas yang memiliki kontribusi tertinggi terhadap keuntungan yang diperoleh organisasi harus diprioritaskan dan diambil terlebih dahulu.
Panduan Langkah Demi Langkah Untuk Memprioritaskan Tugas
Prioritas adalah teknik yang efektif dan penting dalam hal pelaksanaan tugas yang terikat waktu dan menjaga produktivitas. Teknik ini selanjutnya disederhanakan dan disusun menjadi beberapa langkah, yaitu:
1. Pengumpulan Tugas
Langkah pertama untuk memprioritaskan tugas, adalah mengumpulkan semua tugas itu sendiri. Selalu siapkan atau dapatkan daftar tugas tertulis untuk hari itu, karena ini akan memberi Anda gambaran yang jelas tentang berapa banyak tugas bisnis yang ada dan apa sifatnya.
2. Pilih Strategi Prioritas yang Tepat
Artikel ini membahas lima teknik penentuan prioritas yang unik dan paling efektif, yang ditulis setelah riset dan analisis pasar yang cermat. Setelah memahami sifat tugas bisnis yang akan dilakukan, seorang profesional harus mempertimbangkan dan memilih salah satu strategi prioritas untuk diterapkan.
3. Urutkan Tugas Bisnis
Tugas bisnis yang akan dilakukan harus disortir dan diatur berdasarkan teknik prioritas yang dipilih. Persiapkan laporan tertulis dari tugas dan beri mereka peringkat untuk menghilangkan segala jenis kebingungan dan demi kenyamanan dalam pelaksanaan praktis.
4. Siap Beradaptasi
Ketika Anda seorang siswa, Anda pasti pernah menghadapi pertanyaan-pertanyaan di luar silabus yang biasanya membuat Anda kesal dan kesal. Nah, hidup memang belum sederhana, bahkan malah menjadi semakin rumit. Saat bekerja di sebuah organisasi, selain tugas sehari-hari, akan selalu ada kejutan atau tugas khusus yang menunggu untuk dikerjakan. Anda dapat diberi tugas ini, di awal, tengah, atau bahkan di akhir shift Anda. Bersiaplah untuk tugas-tugas ini juga, dan selalu sisakan sedikit waktu, karena ini juga harus dilaksanakan dengan tingkat kemahiran dan keahlian yang sama.
Selalu Mengacu Pada Prinsip Pareto
Prinsip Pareto adalah salah satu prinsip dan teknik yang diikuti secara luas di dunia korporat yang digunakan oleh beberapa profesional yang bekerja, serta organisasi bisnis, telah merasakan kesuksesan.
Sering dikenal sebagai aturan 80/20, sesuai prinsip ini, sekitar 20% dari tugas yang Anda lakukan bertanggung jawab untuk memberi Anda sekitar 80% hasil atau output atau manfaat.
Jadi, seorang pekerja profesional harus berusaha keras untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan 20% tugas yang akan menghasilkan keuntungan 80%. Dengan cara ini seorang karyawan tidak hanya dapat meningkatkan kinerjanya sendiri tetapi juga memungkinkan organisasinya untuk bangkit dan memperoleh keuntungan yang cukup besar.
Referensi
Saya telah berusaha keras menulis posting blog ini untuk memberikan nilai kepada Anda. Ini akan sangat membantu saya, jika Anda mempertimbangkan untuk membagikannya di media sosial atau dengan teman/keluarga Anda. BERBAGI ADALAH ️
Sandeep Bhandari adalah pendiri situs web PrepMyCareer.com.
Saya seorang blogger profesional penuh waktu, pemasar digital, dan pelatih. Saya suka apa pun yang berhubungan dengan Web, dan saya mencoba mempelajari teknologi baru setiap hari.
Semua manajemen tim, pembuatan konten, dan tugas monetisasi ditangani oleh saya. Bersama dengan tim di PrepMyCareer, tujuannya adalah untuk menyediakan konten yang bermanfaat dan menarik bagi pembaca kami.