كيف تكتب خطابات مرجعية مهنية؟ (مع 2024 أمثلة ذات صلة)

لا يمكن تثبيط قيمة إجراء الاتصالات في هذا العالم. نسمع ونرى الكثير من الناس يتقلدون مناصب محترمة، ويغتنمون الفرص، ويتقدمون، كل ذلك بسبب هذا الارتباط الاجتماعي القوي. في هذا الاقتصاد الذي يتسم بانخفاض معدلات التوظيف والمنافسة الشديدة، من الضروري أن ينخرط المرء في شبكات متسقة. هناك فوائد مختلفة لتكوين روابط وروابط اجتماعية قوية، من بينها القدرة على الحصول على خطاب مرجعي أو توصية. تعتبر هذه الرسائل مفيدة للغاية للموظف أو للباحث عن وظيفة لأول مرة، حيث يمكّن ذلك صاحب العمل من صياغة رأي جدير بالثقة وذات مصداقية على الفور. هناك أنواع مختلفة من الرسائل المرجعية، ومع ذلك، في هذه المقالة، سنغطي خطابًا مرجعيًا احترافيًا.

ما هي الرسالة المرجعية المهنية؟

يمكن اعتبار هذا أيضًا كخطاب توصية يشير إلى طالب طموح بملف وظيفي معين ويوصي به من خلال الاستشهاد بإنجازاته وقدراته الفريدة وشخصيته وشخصيته ونقاط قوته وما إلى ذلك. يمكن كتابته من قبل أي شخص على صلة وثيقة والتعرف على الطامح ، مثل معلمه أو صاحب العمل السابق أو الزميل أو المشرف ، إلخ.

تحتاج إلى خطاب مرجعي مهني

يُطلب خطاب مرجعي ويريده القائمون على إجراء المقابلات في وقت إجراء عملية التقدم للوظيفة، وذلك للحصول على نظرة ثاقبة لشخصيتك وسماتك السلوكية ونقاط قوتك وشخصيتك. بالإضافة إلى ذلك، يقوم أصحاب العمل أيضًا بإجراء محادثة قصيرة مع المراجع الخاصة بك من أجل التحقق من صحة الخطاب المرجعي وكذلك بيانات اعتمادك وإنجازاتك الأكاديمية.

المتطلبات المسبقة لكتابة رسالة مرجعية مهنية

بغض النظر عن كونك خبيرًا في المجال أو موظفًا في بداية حياتك المهنية ، سيُطلب منك بالتأكيد كتابة خطاب مرجعي احترافي في مرحلة ما من حياتك المهنية. ومن ثم ، من الضروري فهم المتطلبات المسبقة لكتابة مثل هذه الرسالة المهمة ، والتي تم ذكرها أدناه:

1) تأكد من أنك تعرف المرشح تمامًا

لكتابة رسالة مرجعية مهنية فعالة ومؤثرة ، من الضروري أن تكون على دراية كاملة بالمرشح ولديك القدرة على ترجمة إنجازاته ونقاط قوته إلى كلمات. في حال كنت تشعر أنك لست على دراية كاملة بالمرشح أو لا يمكنك أن تنصف الكلمات ، ببساطة ارفض عرض التوصية المقدم لك بطريقة مهذبة ، وشرح أسباب الرفض.

2) الطلب على أحدث السيرة الذاتية

على الرغم من أنك على دراية كاملة بالمرشح وتعرفه جيدًا، فمن الضروري أن تطلب دائمًا أحدث السيرة الذاتية، قبل كتابة خطاب مرجعي احترافي. ويرجع ذلك في المقام الأول إلى استمرار الجميع في التعلم وإضافة بعض الإنجازات والشهادات والدرجات المهنية، والتي قد تتطلب منك ذكرها في خطابك المرجعي. ومن ثم، لا تتعجل أبدًا وقم بتحديث نفسك على الصعيد الأكاديمي.

3) طلب ملف تعريف وظيفي

في حال كنت تكتب خطابًا مرجعيًا فيما يتعلق بفرصة عمل محددة ، فتأكد من أنك تطلب ملف تعريف الوظيفة لهذه الوظيفة المعينة. بعد ذلك ، يجب عليك قراءة ملف تعريف الوظيفة أو الواجبات التي يجب القيام بها بشكل شامل وإنشاء محتوى ينسجم ويسلط الضوء على الصفات الأساسية المتوقعة في ملف تعريف الوظيفة. لن يؤدي ذلك إلى تعزيز أهمية محتوى الرسالة المرجعية فحسب ، بل سيزيد أيضًا من فرص إقناع صاحب العمل.

شكل رسالة مرجعية مهنية

أثناء كتابة خطاب مرجعي ، تأكد من أنك تستخدم الورق ذي الرأسية الخاص بك لزيادة المصداقية بالإضافة إلى التأثير النفسي على القراء. يمكن كتابة خطاب مرجعي باتباع التنسيق كما هو محدد أدناه:

1) اذكر العنوان الكامل للمستلم

يجب أن يبدأ الخطاب المرجعي بذكر العنوان الكامل والدقيق والصحيح لمستلم هذا الخطاب المرجعي. متلقي الخطاب المرجعي هو مدير التوظيف، أو مدير الموارد البشرية، أو مدير الموارد البشرية في المؤسسة، الذي يدير عملية التوظيف بأكملها.

2) اكتب التاريخ الحالي

من المناسب ذكر التاريخ الحالي في خطاباتك المرجعية ، حيث إن الرسائل غير المؤرخة غير مهنية تمامًا وقد تبدو مزيفة أو غير مصادق عليها.

3) تقديم التحية المناسبة

بعد ذكر التاريخ ، يتعين عليك تحية المستلم باستخدام تحية مناسبة. فيما يلي بعض التحيات الأكثر متابعة والمستخدمة على نطاق واسع في الخطابات المرجعية:

1. سيدي المحترم / سيدتي
2. مدير التوظيف المحترم السيد / السيدة.
3. عزيزي السيد / السيدة. ____________
4. معالي السيد / السيدة. ____________
5. إلي من يهمه الامر

4) نص الرسالة المرجعية

يمكن تقسيم نص الرسالة المرجعية إلى ثلاث فقرات ، مثل:

فقرة تمهيدية

هذه هي الفقرة الأولى أو أول شيء يقرأه مدير التوظيف. ومن ثم ، يجب أن يكون هذا جذابًا ومكتوبًا بلغة عدوانية ، والتي لها القدرة على لفت انتباه القارئ على الفور. يجب أن تحتوي هذه الفقرة بشكل إلزامي على العناصر التالية:

• المشار إليها اسم المرشح
• المنصب الذي يحال إليه المرشح
• اسم المنظمة التي يتم كتابة الخطاب المرجعي لها
• علاقتك بالمرشح
• نبذة مختصرة عن القدرات الأساسية أو الرئيسية للمرشح

الهيئة الرئيسية

هذه الفقرة هي قلب وروح الرسالة المرجعية ، ويجب أن تشرح بالتفصيل القدرات الفريدة وكذلك إنجازات المرشح. يجب أن يثني المحتوى المراد كتابته على المرشح وأن يسلط الضوء على إنجازاته بالحقائق والأرقام المثبتة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يتم اختيار الكلمات بعناية ، ويجب فقط استخدام الكلمات الإيجابية والمثمرة.

فقرة ختامية

هذه هي الفقرة الأخيرة من خطاب مرجعي حيث تعلن أخيرًا أن الإنجازات صحيحة وصحيحة وفقًا لأفضل ما لديك من معلومات. إلى جانب ذلك ، من المفترض أن تقدم عنوان بريدك الإلكتروني الرسمي بالإضافة إلى رقم اتصال لقارئ الخطاب المرجعي.

5) الانتهاء من الخطاب المرجعي

إغلاق خطاب مرجعي مشابه ومماثل لإغلاق أي حرف آخر. يجب على كاتب الخطاب المرجعي أن يغلقه باستخدام توقيعاته وتحية تهنئة. بعض التحيات التكميلية المستخدمة على نطاق واسع مذكورة أدناه:

1. الشكر والتحيات
2. اشكرك
3. تفضلوا بقبول فائق الاحترام
4. خالصا الاحترام

نموذج لرسالة مرجعية مهنية

تظل جميع العناصر الأخرى باستثناء نص الرسالة المرجعية كما هي ومشتركة في جميع الرسائل المرجعية تقريبًا. ومن ثم ، فإننا نذكر عينة من جسم خطاب مرجعي مهني:

عينة واحدة

فقرة تمهيدية

يشرفني أن أوصي بإحالة XYZ إلى منصب (____ التعيين _____) في منظمة عملك الموقرة ، (____ ذكر اسم المنظمة). أتيحت لي فرصة رائعة لتعليم XYZ شابًا ومشرقًا ، في مؤسستنا التعليمية الرائدة. هو أو هي ذكي للغاية وموهوب ولديه المهارات والمعارف المناسبة التي يمكن أن تساعد المنظمة على الازدهار والنجاح.

الهيئة الرئيسية

بالإضافة إلى ذلك ، فإن XYZ دقيقة ومنضبطة حقًا ، ولديها موهبة في تنفيذ المشاريع قبل الموعد النهائي بفترة طويلة ، بدقة وجودة. ليس الأكاديميون فحسب ، بل هو أو هي أيضًا لاعب تنس لامع ، وبفضله ، فزنا بأول بطولة مشتركة بين الجامعات. أعتقد أن XYZ عبارة عن حزمة كاملة وستساعد منظمة الأعمال بكل مهاراتها ومثابرتها وعملها.

فقرة ختامية

بهذا ، أريد أن أختتم هذه الرسالة ، وبأقصى قوة في إمرتي ، أريد إعادة تكرار الموهبة والمهارات التي يمتلكها هذا الرجل. في حال كنت ترغب في الاتصال بي بخصوص هذه الرسالة ، فلا تتردد في الاتصال بي على (_____ اذكر معرف بريدك الإلكتروني الرسمي _____) و (_____ اذكر رقم الاتصال الرسمي الخاص بك ______)

مراجع حسابات

1. https://journals.plos.org/ploscompbiol/article?id=10.1371/journal.pcbi.1008656
2. https://link.springer.com/article/10.1186/s12904-021-00771-w

سانديب بهانداري

سانديب بهانداري هو مؤسس موقع PrepMyCareer.com.

أنا مدون محترف بدوام كامل ومسوق رقمي ومدرب. أحب أي شيء متعلق بالويب ، وأحاول تعلم تقنيات جديدة كل يوم.

يتم التعامل مع جميع مهام إدارة الفريق وإنشاء المحتوى وتحقيق الدخل من قبلي. بالتعاون مع الفريق في PrepMyCareer ، الهدف هو توفير محتوى مفيد وجذاب لقرائنا.

prepmycareer.com/sandeep-bhandari/