आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम को कैसे हराया जाए? (2024 प्रासंगिक उदाहरणों के साथ)

प्रौद्योगिकी के आगमन और विभिन्न सॉफ्टवेयर पर बढ़ती निर्भरता के साथ, धीरे-धीरे और लगातार, कुछ प्रमुख प्रक्रियाएं स्वचालित हो गई हैं। साक्षात्कार के पहले दौर में उम्मीदवारों की स्क्रीनिंग कोई अपवाद नहीं है, और इस उद्देश्य के लिए, एक विशेष प्रणाली विकसित की जा रही है जिसे आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम के रूप में जाना जाता है।

आजकल, अधिकांश संगठन अपनी स्क्रीनिंग प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम (एटीएस) का उपयोग कर रहे हैं। ये सिस्टम किसी विशेष पद के लिए प्राप्त आवेदनों के पूरे समूह में से किसी उम्मीदवार को शॉर्टलिस्ट करने के लिए कई कीवर्ड का उपयोग करते हैं। दूसरे शब्दों में, इसका सीधा सा मतलब है, कि आपके द्वारा तैयार किया गया बायोडाटा अब मानव प्रबंधकों द्वारा समीक्षा, विश्लेषण और शॉर्टलिस्ट नहीं किया जाएगा, बल्कि उनकी जगह रोबोटों ने ले ली है!!

लेकिन, इस दुनिया में कुछ भी असंभव नहीं है, जैसा कि इन प्रणालियों के गठन से ही स्पष्ट है, नीचे दिए गए सुझावों से उन्हें हराना आसान है।

ऐसे तरीके जिनसे आप आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम से बिना किसी परेशानी के गुजर सकते हैं

1) अपने बायोडाटा में उन कीवर्ड का उल्लेख करें जो आवेदित नौकरी से अत्यधिक संबंधित हों

जैसा कि पहले चर्चा की गई है, कीवर्ड आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम से गुजरने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। ये सिस्टम कीवर्ड का विश्लेषण करते हैं और उन्हें प्रस्तावित प्रोफ़ाइल से मिलाते हैं। इसलिए, ऐसे कीवर्ड का चयन करना और उनका उपयोग करना महत्वपूर्ण है, जो अत्यधिक मेल खाते हों और नौकरी विवरण से संबंधित हों।

प्रत्येक संगठन अपनी रिक्तियों का विज्ञापन करते समय विस्तृत नौकरी विवरण प्रदान करता है। आपका बायोडाटा उस रिक्ति के लिए इस तरह से तैयार किया जाना चाहिए कि आप नौकरी विवरण से ही अधिकतम कीवर्ड चुनें और उनका उपयोग करें। आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम की खोजी नजरों से खुद को बचाने का यह सबसे अच्छा तरीका होगा।

इसका मतलब यह भी होगा कि अब से, आपको प्रत्येक रिक्ति के लिए एक अलग बायोडाटा तैयार करना होगा जिसके लिए आप आवेदन करना चाहते हैं। वे दिन गए, जब सभी के लिए एक ही आकार फिट बैठता था, यानी सभी समान नौकरियों के लिए आवेदन करते समय आप एक मानक बायोडाटा जमा करते थे।

इसे नीचे उल्लिखित एक केस स्टडी के माध्यम से समझें:

श्री एक्सवाईजेड एक अकाउंटेंट हैं जो टीटीएम टेक्नोलॉजीज लिमिटेड में वरिष्ठ अकाउंट मैनेजर के रूप में काम करते हैं। उन्हें हाल ही में यूयूएम इंफ्रास्ट्रक्चर लिमिटेड में एक रिक्ति की तलाश थी वित्तीय विश्लेषक. वह इसके लिए आवेदन करना चाहता है।

एक ऑनलाइन पोर्टल के माध्यम से, श्री एक्सवाईजेड ने यूयूएम इंफ्रास्ट्रक्चर लिमिटेड द्वारा विज्ञापित पद का नौकरी विवरण निकाला जो इस प्रकार है:

क) कंपनी के वित्तीय विवरणों को पढ़ना, संशोधित करना और उनका विश्लेषण करना

बी) मानक विचलन के लिए एक परीक्षण आयोजित करना

ग) किसी व्यावसायिक प्रस्ताव का आलोचनात्मक विश्लेषण करने के लिए पूंजी बजटिंग की तकनीक को लागू करना

घ) प्रबंधन के सामने प्रस्तुतियाँ देना

आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम के युग में, एक मानक बायोडाटा में हमेशा विज्ञापित रिक्ति के नौकरी विवरण में उल्लिखित कीवर्ड का उपयोग करना चाहिए। श्री XYZ का बायोडाटा इस प्रकार होना चाहिए:

श्रीमान XYZ

मॉडर्न सिटी, एएए

शिक्षा: वाणिज्य में स्नातक और प्रमाणित वित्तीय विश्लेषक

प्रमुख कौशल:

क) वित्तीय विवरण में मौजूद सभी प्रमुख तत्वों की गहरी समझ।

बी) वित्तीय विवरणों का ऑडिट करने में निपुणता।

ग) सामान्य से भिन्नताओं का मूल्यांकन करने के लिए मानक विचलन की तकनीक का प्रदर्शन करने का ज्ञान और क्षमता।

घ) किसी नवीन व्यावसायिक प्रस्ताव की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने के लिए पूंजीगत बजट बनाने का ज्ञान और क्षमता।

ई) विभिन्न बजटों की निगरानी और तैयार करने की क्षमता।

जैसा कि आप ऊपर उल्लिखित केस स्टडी से अनुमान लगा सकते हैं, श्री एक्सवाईजेड ने नियोक्ता द्वारा पेश किए गए नौकरी विवरण से अधिकतम शर्तों और कीवर्ड को चुनकर अपना बायोडाटा डिजाइन किया है, जिससे उनकी स्क्रीनिंग की संभावना अधिकतम स्तर तक बढ़ गई है।

2) जहां भी संभव हो, पूर्ण फॉर्म का उपयोग करना हमेशा उचित होता है

मनुष्यों ने रोबोट बनाए, वे अपने रचनाकारों द्वारा दी गई जानकारी के आधार पर प्रतिक्रियाएँ प्रस्तुत करते हैं, उनका विश्लेषण करते हैं और प्रतिक्रियाएँ उत्पन्न करते हैं। इस बात की पूरी संभावना है कि उन्हें पता ही नहीं होगा कि उन्हें बुलाया जा रहा है एटीएस, पूरी दुनिया द्वारा. आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम की यह कमी, हमें सभी संभावित शब्दों के पूर्ण रूपों का उपयोग करके अपने बायोडाटा को संशोधित और तैयार करने के लिए कहती है। सबसे अच्छा तरीका यह है कि बायोडाटा में प्रयुक्त शब्दावली के संक्षिप्त नाम और पूर्ण रूप दोनों को शामिल किया जाए।

इसका एक आदर्श और बुरा उदाहरण नीचे दी गई तालिका से समझा जा सकता है:

जैसा कि यह स्पष्ट रूप से दिखाई दे रहा है कि बुरे उदाहरण में, श्री एक्सवाईजेड ने केवल संक्षिप्त शब्दों का उपयोग किया है, भले ही वे लोकप्रिय हों। फिर भी, इसकी अत्यधिक संभावना है कि एक आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम इन संक्षिप्ताक्षरों को चुनने में सक्षम नहीं होगा और एक उम्मीदवार को अस्वीकार कर दिया जाएगा, भले ही उसके पास प्रासंगिक कौशल, रुचियां और योग्यताएं हों।

3) अपने बायोडाटा को अधिक प्रारूपित या व्यवस्थित न करें

बायोडाटा की सामग्री का अत्यधिक सौंदर्यीकरण आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम को भ्रमित कर सकता है और यह आपको प्रोफ़ाइल के लिए अनुपयुक्त उम्मीदवार के रूप में आंक सकता है। कई मामलों में यह देखा गया है कि उम्मीदवार डेटा का विश्लेषण और उन्नयन करने के बजाय, बायोडाटा में उल्लिखित डेटा के प्रारूपण, व्यवस्था और सेटिंग पर बहुत अधिक ध्यान केंद्रित करते हैं। इसलिए, अपने उन फ़ॉर्मेटिंग कौशलों का कम उपयोग करना और उन्हें भविष्य में उपयोग के लिए सहेजना अत्यंत महत्वपूर्ण है।

4) हमेशा व्याकरणिक रूप से सही बायोडाटा तैयार करें

व्याकरण, वर्तनी और प्रस्तुति कौशल में कमजोर व्यक्ति द्वारा लिखे गए पैराग्राफ की व्याख्या करने की क्षमता मनुष्य में होती है। इसकी अत्यधिक संभावना नहीं है कि मनुष्यों ने ये कौशल अपने रोबोटों को दे दिए हैं। कई मामलों में यह देखा गया है कि खराब तरीके से तैयार किया गया बायोडाटा आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम की नजरों से बच नहीं पाता है।

इसकी अत्यधिक संभावना है कि इस्तेमाल की गई गलत स्पेलिंग सिस्टम को भ्रमित कर देगी और इससे आपको दूसरे राउंड में शामिल होने का मौका ही नहीं मिलेगा। इसलिए, एक उम्मीदवार को अपने चयन की संभावनाओं को बढ़ाने और अंततः पसंदीदा नौकरी प्राप्त करने के लिए हमेशा सही व्याकरण और सही वर्तनी का उपयोग करके उचित शब्दावली का उपयोग करके अपना बायोडाटा तैयार करना चाहिए।

5) यदि आपके पास प्रासंगिक कौशल है, तो बस आवेदन करें

सौ प्रतिशत मैच की प्रतीक्षा करने का कोई मतलब नहीं है। यदि आपको लगता है कि आपके पास उचित बायोडाटा और प्रासंगिक, कौशल और रुचि है तो आवेदन करने में थोड़ा भी संकोच न करें। कोई भी ट्रैकिंग सिस्टम उन उम्मीदवारों की स्क्रीनिंग नहीं करता है, जिनका स्कोर एकदम सही होता है। भले ही आपके पास कम हो प्रासंगिक अनुभव लेकिन आप इस पद को लेकर उत्साहित हैं और पूरे मन से काम कर सकते हैं तो इसके लिए आवेदन कर दें। इसकी पूरी संभावना है कि आपके धैर्य और दृढ़ता के सामने इंसान तो क्या रोबोट भी झुक जायेंगे।

6) अपने नियोक्ता के साथ लगातार संपर्क में रहें

भले ही आपको आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम द्वारा अस्वीकार कर दिया गया हो, फिर भी आपके पास एक मौका है। मानव-निर्मित प्रणाली से 'ना' मिलने के बाद भी अपने नियोक्ता के संपर्क में रहना उचित है। बस मानव संसाधन प्रबंधक या किसी संबंधित व्यक्ति को कॉल करें या ईमेल करें जो आपका साक्षात्कार लेने वाला था। उन्हें सच्चाई बताएं, और उन्हें अपनी नौकरी के आवेदन पर दोबारा गौर करने के लिए राजी करें क्योंकि आपके पास प्रासंगिक कौशल और रुचियों के साथ-साथ उपयुक्त कार्य अनुभव भी है। आपका मामूली ईमेल नीचे उल्लिखित पंक्तियों पर होना चाहिए:

आदरणीय महोदय/महोदया,

मैंने, XYZ ने कुछ दिन पहले आपके प्रतिष्ठित संगठन द्वारा विज्ञापित वरिष्ठ लेखाकार की रिक्ति के लिए आवेदन किया था। मैं मॉडर्न कॉलेज ऑफ फाइनेंस से कॉमर्स ग्रेजुएट हूं और मैंने सर्टिफाइड फाइनेंशियल एनालिस्ट का कोर्स भी किया है। मेरे पास एबीसी एलएलपी के साथ 2 वर्षों का प्रासंगिक कार्य अनुभव है।

यह मेरा दुर्भाग्य था कि मेरी शैक्षणिक पृष्ठभूमि और कार्य अनुभव मेल खाने के बावजूद आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम द्वारा मेरी जांच नहीं की गई।

इसलिए, इस मेल के माध्यम से, मैं आपसे मेरी उम्मीदवारी की समीक्षा करने और मुझे अपने कौशल और क्षमताओं को व्यक्त करने का एक और मौका देने का अनुरोध करता हूं।

आपके प्रतिष्ठित संगठन के साथ शुरुआत करने के लिए उत्सुक हूं।

सादर,

एक्सवायजेड

निष्कर्ष

आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम को हराना मुश्किल हो सकता है, लेकिन दिशानिर्देशों और युक्तियों का ठीक से पालन करने के बाद, यह आसान हो जाता है। चूंकि, एक आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम एक उम्मीदवार के कौशल, अनुभव का विश्लेषण करने के आधार के रूप में उसके बायोडाटा का उपयोग करता है, और सबसे महत्वपूर्ण रूप से एक बायोडाटा में योगदान करने, डिजाइन करने और अनुकूलित करने की उम्मीदवार की इच्छा, एक आवेदक का प्राथमिक और निर्णायक उद्देश्य बन जाता है।

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संदर्भ

1. http://www.ibmrdjournal.com/index.php/ibmrd/article/view/46706/0
2. https://link.springer.com/article/10.1007/s11573-014-0758-9

संदीप भंडारी

संदीप भंडारी PrepMyCareer.com वेबसाइट के संस्थापक हैं।

मैं एक पूर्णकालिक पेशेवर ब्लॉगर, एक डिजिटल मार्केटर और एक प्रशिक्षक हूं। मुझे वेब से जुड़ी हर चीज़ पसंद है और मैं हर दिन नई तकनीकें सीखने की कोशिश करता हूं।

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