सिफारिश का एक पत्र उच्च पद पर बैठे किसी व्यक्ति द्वारा लिखा गया एक औपचारिक पत्र है जो किसी व्यक्ति के काम या शैक्षणिक प्रदर्शन की सिफारिश कर सकता है। इस पत्र को सन्दर्भ पत्र भी कहा जाता है। यह एक दस्तावेज़ की तरह है जिसमें उस व्यक्ति के बारे में पत्र द्वारा वर्णित गुण, क्षमताएं और विशेषताएं शामिल हैं जिसने उसके लिए या उसके अधीन काम किया है।
आप इसे नियोक्ता या संरक्षक द्वारा मूल्यांकन के अनुसार अकादमिक रूप से अपनी योग्यता के प्रमाणीकरण के रूप में भी परिभाषित कर सकते हैं।
पत्र का लहजा सकारात्मक है क्योंकि यह किसी दूसरे व्यक्ति की सिफारिश किए जाने की ताकत को दर्शाता है। ये पत्र किसी व्यक्ति के रोजगार से संबंधित होते हैं। अनुशंसा पत्र कौन लिख सकता है?
- एक नियोक्ता
- एक ग्राहक
- एक गुरु या प्रशिक्षक
- एक अध्यापक
- एक व्यावसायिक व्यावसायिक संबंध
- एक सहयोगी
जब आप किसी के लिए संदर्भ या अनुशंसा पत्र लिखते हैं, तो आप किसी अन्य संगठन में या जब वे किसी और के साथ काम करते हैं तो उनके भविष्य में एक बड़ा योगदान दे रहे होते हैं। वैश्वीकरण की दुनिया में प्रतिस्पर्धा दिन-ब-दिन बढ़ती जा रही है, यही कारण है कि जब आप लिखते हैं सिफारिशी पत्र किसी के लिए, आप नौकरी पर रखे जाने या जिस भी पद के लिए उन्होंने आवेदन किया हो, उसके लिए विचार किए जाने की संभावना बढ़ा रहे हैं। इसलिए जब आप कुछ लिखते हैं तो आपको अतिरिक्त जिम्मेदार होना पड़ता है। यह लेख अनुशंसा पत्र लिखने के लिए एक मार्गदर्शक के रूप में कार्य करेगा और यह आपको कुछ उदाहरणों के साथ लिखते समय याद रखने योग्य कुछ बिंदु भी सुझाएगा।
अनुशंसा पत्र लिखने से पहले ध्यान रखने योग्य बातें
यहां कुछ प्रमुख विचार दिए गए हैं जो आपको बेहतर अनुशंसा पत्र लिखने में मदद करेंगे।
उद्देश्य पर कायम रहें
पत्र लिखने का पूरा उद्देश्य यह बताना है कि आप किसे सिफ़ारिश कर रहे हैं और आप उन्हें किसलिए सिफ़ारिश कर रहे हैं। इसलिए, आपका पत्र अपने उद्देश्य को पूरा करना चाहिए।
पत्र की सदैव सरल संरचना का प्रयोग करें
हम इस लेख में बाद में पत्र के प्रारूप पर चर्चा करेंगे। अपने पत्र में बहुत अधिक विवरण और अतिशयोक्ति से बचें। सुनिश्चित करें कि पूरे व्यावसायिक पत्र में आपका लहजा औपचारिक और विनम्र रहे।
आपका पत्र एक पृष्ठ से अधिक नहीं होना चाहिए।
कंपनी का संपर्क विवरण
यह बहुत अच्छा होगा यदि आपके पास संपर्क विवरण तक पहुंच हो कि पत्र किसे संबोधित किया जाना चाहिए।
बायोडाटा देखें
पत्र लिखने से पहले, हमारा सुझाव है कि आप उस व्यक्ति का बायोडाटा देख लें जिसके लिए आप पत्र लिख रहे हैं क्योंकि बायोडाटा में उस व्यक्ति के कौशल और अनुभवों के बारे में कुछ उपयोगी जानकारी होती है। इससे आपको पत्र में उनके कौशल को बेहतर ढंग से उजागर करने में मदद मिलेगी। बायोडाटा के माध्यम से आप उनकी शैक्षणिक पृष्ठभूमि के बारे में भी कुछ जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।
इसे सरल लेकिन आकर्षक रखें
पत्र ऐसा नहीं लगना चाहिए कि आपने किसी व्यक्ति के बारे में कोई निबंध लिखा है। इसमें कुछ बुलेटेड बिंदु होने चाहिए, कुछ पैराग्राफ में बदले जाने चाहिए, कुछ गुणों को उजागर करने के लिए कुछ बोल्ड और रेखांकित पाठ होने चाहिए, आदि। मानक फ़ॉन्ट शैली और आकार का उपयोग करें।
हमेशा उम्मीदवार की क्षमता का वर्णन करें
कर्मचारी ने आपके लिए जो काम किया है उसके अलावा, उनकी क्षमता का भी उल्लेख करें, यानी कि आप क्या सोचते हैं कि वे और क्या करने में सक्षम हैं, उनकी क्षमताएं और कौशल जो आपको लगता है कि उनके पास अपने भविष्य के काम को करने के लिए हैं।
प्रमुख ताकतें चुनें
अनुशंसा पत्र आपके उम्मीदवार द्वारा मूल्यांकन किए गए एक या दो प्रमुख गुणों पर केंद्रित होना चाहिए। मुख्य ताकत का चयन बुद्धिमानी से करें क्योंकि उन गुणों का आधार उम्मीदवार के चयन पर निर्भर करता है।
नंबरों पर बात करना याद रखें
अपने पत्र में, व्यक्ति की शक्तियों को मापने के लिए उसकी उपलब्धियों का संख्याओं के आधार पर उपयुक्त उदाहरण दें। इससे उम्मीदवार की कार्य कुशलता निर्धारित करने में मदद मिलेगी।
अनुशंसा पत्र लिखने के चरण
इससे पहले कि हम प्रारूप पर नज़र डालें, ध्यान रखें कि हम पत्र को पेशेवर बनाए रखने के लिए एक औपचारिक पत्र प्रारूप का पालन कर रहे हैं।
1. तिथि नमस्कार से शुरुआत करें
तारीख का उल्लेख करके प्रारंभ करें और उसके बाद ऊपरी बाएँ कोने से अपना परिचय दें, उसके बाद अपनी कंपनी का नाम और अपनी स्थिति और पता बताएं। अब यदि आप उस कंपनी या व्यक्ति का नाम जानते हैं जिसके लिए उम्मीदवार काम करने जा रहा है, तो सुश्री, श्रीमान या श्रीमती का उपयोग करके उसका नाम बताएं। इस जानकारी के अभाव में, आप अभिवादन को लिखकर बदल सकते हैं, "जो कोई भी इससे संबंधित है उसके लिए।"
संपर्क विवरण के अभाव में आप अभिवादन शामिल न करने का विकल्प चुन सकते हैं।
हमारा सुझाव है कि आप इसे प्राप्तकर्ता के नाम का उपयोग करके एक शीर्षक से प्रारंभ करें।
2. उद्घाटन पैराग्राफ
पहली पंक्ति में, आपको अपना परिचय देना चाहिए और उस व्यक्ति के साथ अपने रिश्ते को परिभाषित करना चाहिए जिसके बारे में आप पत्र लिख रहे हैं। मान लीजिए, यदि आप उनके कोच हैं, तो अपना परिचय एक कोच के रूप में दें। बताएं कि आपने एक साथ कैसे काम किया।
आपके सूचना पत्र की प्रारंभिक पंक्ति उम्मीदवार की प्रशंसा करते हुए एक संक्षिप्त परिचयात्मक पंक्ति के साथ शुरू की जा सकती है। आप उनके साथ काम करने का अपना निजी अनुभव भी बता सकते हैं. काम पर रखने वाला नियोक्ता इस पंक्ति को पढ़ेगा और आपको इस ओर ध्यान आकर्षित होगा। आरंभिक पंक्ति से यह प्रदर्शित होना चाहिए कि आप उनकी कंपनी के लिए संभावित उम्मीदवार की अनुशंसा करने के लिए उत्साहित हैं।
ऐसी पंक्ति के उदाहरण हो सकते हैं:
"मुझे आपके लिए काम करने के लिए अपने सबसे अच्छे इंटर्न XYZ में से एक की सिफारिश करते हुए खुशी हो रही है।"
"मैं आपके लिए एक कर्मचारी के रूप में काम करने के अवसर के लिए बेहद मेहनती उम्मीदवार एक्स को संदर्भित करने के लिए बेहद उत्साहित हूं।"
"मुझे आपकी कंपनी एबीसी के प्रबंधक के पद के लिए अपने छात्र एक्सवाईजेड की पुरजोर अनुशंसा करते हुए खुशी हो रही है।"
3. निम्नलिखित अनुच्छेद
इस पैराग्राफ में यह शामिल होना चाहिए कि उम्मीदवार ने आपके लिए कैसे काम किया और आपके व्यवसाय को लाभ पहुंचाया। आपको इस पैराग्राफ में व्यक्ति और उनके साथ अपने अनुभव का मूल्यांकन करना होगा। उम्मीदवार के गुणों और कौशलों का वर्णन करें, जिससे उनकी कंपनी को लाभ होगा। उन क्षमताओं के बारे में बात करें जो व्यक्ति अपने संगठन में ला रहा है। इस भाग में एक व्यक्तिगत कहानी या अनुभव होना चाहिए।
यह पैराग्राफ आपके पत्र का मुख्य भाग है, इसमें व्यक्ति के ज्ञान, गुण, क्षमताएं और कौशल के क्षेत्र शामिल हैं, संगठन में व्यक्ति के योगदान को मापें क्योंकि जब कोई नियोक्ता संख्याएं और आंकड़े देखता है तो वह स्वचालित रूप से व्यक्ति के काम से प्रभावित हो जाता है। उदाहरण के लिए: "शर्ली वित्त विभाग की प्रमुख थीं और उनके काम से हमें पिछले साल 35% लाभ देकर लाभ हुआ।"
उम्मीदवार की उन उपलब्धियों का उल्लेख करें जहां से आपके संगठन में मूल्य जोड़ा गया था और यह भी वर्णन करें कि आप उस उम्मीदवार में कौन सी क्षमता देखते हैं जो उनके संगठन में मूल्य जोड़ेगी।
इस पैराग्राफ को लिखने के लिए, आप अपने उम्मीदवार से यह भी पूछ सकते हैं कि क्या उन्हें किसी विशिष्ट ऐड-ऑन या गुणों की आवश्यकता है, आप चूक गए कि वे चाहेंगे कि आप इस पत्र में शामिल करें और हाइलाइट करें क्योंकि इस पत्र को लिखने का एकमात्र उद्देश्य उनके लाभ के लिए है।
4. अंतिम अनुच्छेद
समापन पैराग्राफ में, आप वर्णन कर सकते हैं कि आपका उम्मीदवार बाकी उम्मीदवारों से कैसे अलग था और उसके पास कौन से गुण थे जो आपके बाकी कर्मचारियों में नहीं थे। इससे नियोक्ता पर स्थायी प्रभाव पड़ेगा। उदाहरण के लिए: “मेरे सभी कर्मचारियों में से, वह हमेशा रचनात्मक था। उन्होंने काम को प्रभावी ढंग से और कुशलता से प्रबंधित करने पर ध्यान केंद्रित किया।
या आप ऐसे वाक्य भी जोड़ सकते हैं, "वह कंपनी के लिए क्या बेहतर है यह सुझाव देने में पहल करता है, वह कंपनी की बेहतरी के लिए काम करता है जो उसके सराहनीय गुणों में से एक है।" वह इस काम के लिए बिल्कुल उपयुक्त हैं”
5. समापन पंक्ति
समापन पंक्ति में आपका विवरण जैसे संपर्क नंबर या ईमेल शामिल होना चाहिए। सादर, सादर, धन्यवाद जैसे पेशेवर समापन शब्द शामिल करें।
6. हस्ताक्षर
अपने पत्र को अपने हस्ताक्षर और पदनाम के साथ समाप्त करें।
अंत में, सामान्य वर्तनी या व्याकरण संबंधी गलतियों से बचने के लिए हमेशा अपने पत्र को प्रूफ़रीड करें। सुनिश्चित करें कि आपका पत्र किसी पेशेवर को भेजने के लिए बिल्कुल उपयुक्त है, सुनिश्चित करें कि आपका पत्र पाठक को समझ में आए, और अपने पत्र को संक्षिप्त रखें।
अनुशंसा पत्र का उदाहरण
सिफारिशी पत्र
श्री अनिल गर्ग
विभागाध्यक्ष,
XYZ पीटी. लिमिटेड
123, रेसकोर्स रोड, भोपाल
14.03.2021
जो कोई भी इससे संबंधित है उसके लिए,
मुझे मार्केटिंग मैनेजर के रूप में आपके साथ काम करने के अवसर के लिए श्रीमती सुधा जैन की सिफारिश करते हुए बेहद खुशी हो रही है। मैंने पिछले 2 वर्षों से उनके साथ काम किया है और उन्हें जानता हूं, इस दौरान उन्होंने महाप्रबंधक के रूप में काम किया और मैं उनका विभाग प्रमुख था।
अपने काम की शुरुआत से ही सुधा एक बहुत ही रचनात्मक कर्मचारी रही हैं। वह कुशल, प्रभावी है और उसे पूरा ज्ञान है कि वह क्या कर रही है। वह तेजी से सीखती है, इसलिए जब उसने काम करना शुरू किया तो उसे शुरुआती ब्लॉक भी नहीं मिला। उन्होंने पिछले साल एक मार्केटिंग अभियान पर काम किया और हमारे द्वारा बाजार में पेश किए गए नए उत्पाद से 45% मुनाफा कमाने में सफल रहीं।
सुधा के मन में संगठन के बारे में जो भी नए सुझाव होते हैं, वे भी उसके साथ आती हैं। उनके नेतृत्व कौशल को दर्शाते हुए उन्हें लगातार 3 बार प्रोजेक्ट हेड भी नियुक्त किया गया था।
मैं बिना किसी आपत्ति के श्रीमती सुधा की अनुशंसा करता हूँ। मुझे आशा है कि वह आपकी कंपनी के लिए चमत्कार करेगी।
यदि आपको अधिक जानकारी चाहिए तो आप मुझसे 8312456799 पर संपर्क कर सकते हैं।
निष्ठा से,
अनिल गर्ग,
विभागाध्यक्ष.
निष्कर्ष
एक बात का ध्यान रखें कि आप कभी भी गलत सिफ़ारिश पत्र न बनाएं क्योंकि यह उस कंपनी दोनों के लिए बहुत भ्रामक हो सकता है जिसके लिए उम्मीदवार काम करने जा रहा है और उम्मीदवार, यदि वह आपके पत्र के माध्यम से उत्पन्न कंपनी की अपेक्षाओं को पूरा करने में विफल रहता है लिखा। आप इस लेख के बारे में क्या सोचते हैं नीचे कमेंट करें और साझा करें।
मुझे आशा है कि आपको यह लेख पढ़कर अच्छा लगा होगा!
संदर्भ
- https://www.jstor.org/stable/295032
- https://onlinelibrary.wiley.com/doi/abs/10.1111/j.1744-6570.1983.tb01441.x
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संदीप भंडारी PrepMyCareer.com वेबसाइट के संस्थापक हैं।
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