जैसा कि हम जानते हैं कि कई प्रकार के अक्षर होते हैं जिनका उपयोग हम अलग-अलग उद्देश्यों के लिए करते हैं और उन सभी का एक अलग अर्थ होता है। हम विभिन्न प्रकार के पत्रों के लिए एक अलग टेम्पलेट का उपयोग करते हैं और यह स्पष्ट है कि आपको उनमें से प्रत्येक के लिए एक अलग प्रारूप का उपयोग करने की आवश्यकता है। इसी प्रकार एक प्रकार का पत्र सन्दर्भ पत्र होता है जिसे चरित्र पत्र भी कहा जाता है। इस पत्र में वह सब कुछ होता है जो एक अनुशंसा पत्र में होता है। इस प्रकार के पत्र किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा लिखे जाते हैं जो उम्मीदवार के व्यक्तित्व और अन्य अच्छे गुणों के बारे में बता सकता है।
किसी को एक अच्छा व्यक्तिगत संदर्भ पत्र कैसे लिखें
संदर्भ पत्र लिखना हमेशा आसान नहीं होता है। यह आसान हो सकता है यदि आपने अपने जीवन में महान उपलब्धियाँ हासिल की हैं जहाँ दूसरे व्यक्ति के लिए आसानी से लिखना आसान हो जाता है। लेकिन, व्यक्तिगत संदर्भ पत्र लिखने से पहले कई चीजें हैं जो किसी को पता होनी चाहिए जैसे कि प्रारूप, टिप्स और ट्रिक्स, लिखने के लिए आवश्यक चरण, ऐसे शब्द जो इस प्रकार के पत्रों के लिए उपयुक्त हैं और कुछ और।
व्यक्तिगत संदर्भ पत्र लिखने से पहले यह सुनिश्चित कर लें कि आप सकारात्मक सोच रहे हैं और जिस व्यक्ति को आप लिख रहे हैं, उसके लिए भी आप सकारात्मक रूप से लिख सकते हैं। यदि आपको उस व्यक्ति के बारे में अधिक जानकारी नहीं है जिससे आप पत्र लिख रहे हैं तो आप खुद ही कुछ शोध कर लें ताकि आप गलत न हो जाएं। इसके अलावा, आपको इस प्रकार के पत्र लिखते समय अपने दिमाग को तरोताजा रखने की आवश्यकता है क्योंकि कुछ भी गलत लिखा होने पर आप पर बुरा प्रभाव पड़ सकता है। साथ ही, लिखते समय आपको शब्दों का चयन सावधानी से करना चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वह छोटे और सरल हों ताकि पाठक को अच्छी तरह समझ आ जाए।
आपको व्यक्तिगत संदर्भ पत्र में क्या शामिल करना चाहिए?
एक बार जब आप जान जाते हैं कि पत्र लिखने के लिए आप सही व्यक्ति हैं तो लिखना शुरू करने से पहले ही आपके पास कुछ अच्छी सिफ़ारिशें तैयार होनी चाहिए। आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि एकत्रित की गई सभी जानकारी वैध है और वे अद्यतित हैं। ऐसे पत्र लिखते समय आपको तैयार रहना चाहिए. फिर भी, कुछ घटक हैं जिनका उपयोग आपको व्यक्तिगत संदर्भ पत्र लिखते समय करना चाहिए और यह नीचे दिया गया है:
- आवेदक के साथ अपने रिश्ते का एक छोटा सा स्पष्टीकरण दें - आवेदक के बारे में कुछ भी लिखने से पहले यह अच्छा और बेहतर लगेगा यदि आप यह बताएं कि आप उस व्यक्ति को कितनी अच्छी तरह और कितनी अच्छी तरह से जानते हैं। आप उसे कैसे जानते हैं और उसका व्यवहार या पसंदीदा क्या हैं, इसके बारे में विस्तार से बताने में कोई समस्या नहीं है। यह स्पष्ट होना चाहिए कि आप आवेदक को बहुत अच्छी तरह से जानते हैं और आपकी राय का भी कुछ महत्व है।
- आवेदक के सकारात्मक गुण बताएं- जैसा कि आप आवेदक को अच्छी तरह से जानते हैं, आपको पता होना चाहिए कि उसके अंदर क्या गुण हैं। व्यक्तिगत संदर्भ पत्र के अगले पैराग्राफ में आप उसकी उपलब्धियों के बारे में या कठिन परिस्थितियों के दौरान उसकी मानसिकता कैसी है, इसके बारे में बता सकते हैं:
- अत्यधिक संचारी
- सकारात्मक मानसिकता
- लोगों को आकर्षित करना
- आधिकारिक अनुशंसा से प्रारंभ करें- यह व्यक्तिगत संदर्भ पत्र का मुख्य भाग होना चाहिए जहां आप उल्लेख करते हैं कि आप यह पत्र क्यों लिख रहे हैं और आवेदक आपकी कंपनी में नौकरी के लिए सबसे अच्छा व्यक्ति क्यों है। सभी बिंदुओं को सारांशित करें और एक आकर्षक निष्कर्ष पर पहुंचने का प्रयास करें। आपको पाठक को यह बताना चाहिए कि आप जिनकी भी अनुशंसा कर रहे हैं वे उक्त कार्य के लिए सही व्यक्ति हैं और पाठक को यह भी पता होना चाहिए कि पूरी प्रक्रिया के दौरान उन्हें आपका पूरा समर्थन प्राप्त है।
व्यक्तिगत संदर्भ पत्र का प्रारूप
एक अच्छा और सुलेखित व्यक्तिगत संदर्भ पत्र लिखने के लिए नीचे कुछ सामान्य दिशानिर्देश या नियम दिए गए हैं। यदि आप चाहते हैं कि आपका पत्र शानदार दिखे तो नीचे कुछ बिंदु दिए गए हैं जिनका आपको सख्ती से पालन करना चाहिए।
अभिवादन- यह स्पष्ट रूप से दुनिया के सभी पत्रों में है, जब तक कि यह एक अनौपचारिक पत्र न हो, आपको अभिवादन से शुरुआत करनी चाहिए। पत्र को सम्मानजनक दिखाने के लिए उसके बाद अंतिम नाम के साथ 'प्रिय श्रीमान, सुश्री' से शुरुआत करें। हां, ज्यादातर बार अभिवादन इस बात पर निर्भर करता है कि आपका आवेदक किस और किस प्रकार की नौकरी के लिए आवेदन कर रहा है।
पहला पैरा- जैसा कि ऊपर बताया गया है, व्यक्तिगत संदर्भ पत्र की पहली पंक्तियाँ आवेदक और आपके बीच का संबंध होना चाहिए। यदि आप उस व्यक्ति को कैसे जानते हैं और आप उसके लिए यह क्यों लिख रहे हैं से लेकर सब कुछ विस्तार से बताएं तो यह बेहतर होगा। साथ ही, यह बताना न भूलें कि आवेदक किस कंपनी, संगठन या फर्म में आवेदन करना चाहता है ताकि पाठक के लिए विवरण और जानकारी बहुत स्पष्ट हो जाए।
मुख्य भाग- आपके व्यक्तिगत संदर्भ पत्र का पहला पैराग्राफ पूरा करने के बाद मुख्य भाग आता है जो दो से तीन पैराग्राफ या उससे अधिक लंबा हो सकता है। इस भाग में लेखक को बहुत स्पष्ट और सटीक बात बतानी होगी कि वह पत्र क्यों लिख रहा है और इससे क्या लाभ होंगे। यह बहुत अच्छा लगेगा यदि आप एक उदाहरण साझा करें कि आपका उम्मीदवार या आवेदक उस पद के लिए सबसे उपयुक्त क्यों है जिसके बारे में आप बात कर रहे हैं। आप यह भी शामिल कर सकते हैं कि आवेदक के पास उस पद के लिए आवश्यक सभी योग्यताएं हैं जिससे अवसर बढ़ जाएगा। बेहतर होगा कि आप नौकरी के लिए जरूरी गुणों या अनुभवों का विस्तार से वर्णन करें.
समाप्ति- व्यक्तिगत संदर्भ पत्र के अंतिम भाग में, लेखक को अपना संपर्क विवरण जैसे ईमेल आईडी, संपर्क नंबर, फैक्स नंबर, या कोई अन्य प्रासंगिक विवरण प्रदान करना आवश्यक है। आपको यह भी उल्लेख करना चाहिए कि आप इस व्यक्ति की पूरे दिल से अनुशंसा करते हैं कि वह इस पद के लिए सही व्यक्ति है।
इसके अतिरिक्त, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि पत्र बहुत लंबा न हो और फ़ॉन्ट को मध्यम रखें ताकि पाठक को कोई समस्या न हो। बेहतर होगा कि आप पत्र को बिना किसी अनुचित विस्तार के सीधे मुद्दे पर रखें जिससे पाठक को उबाऊ महसूस हो।
व्यक्तिगत संदर्भ पत्र का उदाहरण
व्यक्तिगत संदर्भ पत्र का एक सरल उदाहरण नीचे दिया गया है।
क्रिस्टोफर नोलन
540 बेकर स्ट्रीट
एडम सिटी, न्यूयॉर्क 21045
सितम्बर 09, 2021
जिम बैनर
विपणन प्रबंधक (मार्केटिंग मैनेजर)
441 मार्क स्ट्रीट एवेन्यू
लॉस एंजिलिस-55541
प्रिय श्री जिम बैनर,
मैं मिमिसो मार्केटिंग लिमिटेड में मानव संसाधन प्रबंधक के लिए अपने मित्र, सहकर्मी जेम्स हॉपकिंस की सिफारिश करते हुए बहुत उत्साहित और आश्चर्यचकित हूं। म्यूनिख कॉर्पोरेशन के मुख्य कार्यकारी अधिकारी के रूप में, जब जेम्स हॉपकिंस कंपनी में मार्केटिंग मैनेजर के रूप में कार्यरत थे, तब मैंने उनके साथ काम करके बहुत मज़ेदार और अच्छा समय बिताया था। तीन साल पहले उनकी ज्वाइनिंग डेट के बाद से हमारे बीच अच्छे संबंध हैं और उनमें कुछ वास्तविक गुण हैं।
मैं उनके अतिरिक्त ज्ञान, कौशल और समस्या-समाधान गुणों के साथ-साथ उनके काम के प्रति समर्पण से भी बहुत प्रभावित हुआ। उनके पास बहुत तेज़ संचार कौशल है और वह इसमें एकमात्र सदस्य हैं हमारी कंपनी संचार में प्रो-स्तर तक पहुँचना। यह वह व्यक्ति है जो हमारे उत्पादों पर प्रस्तुतियाँ देने के लिए हमारा प्रतिनिधित्व करने के लिए दुनिया भर के विभिन्न हिस्सों में जाता है और यकीन मानिए वह हमारी कंपनी के लिए एक संपूर्ण परिसंपत्ति था।
वह न केवल अपने क्षेत्र या प्रबंधन में बेहतर है बल्कि वह महान भी है टीम के खिलाड़ी जब उसे एक गुमनाम टीम में रखा जाता है तो वह बहुत अच्छे से घुल-मिल जाता है। वह बहुत आकर्षक है और तब तक काम जारी रखता है जब तक कि उसे स्थिति से संबंधित कोई समाधान या लाभ नहीं मिल जाता। विभाग में सर्वश्रेष्ठ प्रबंधक होने के नाते उन्होंने हमारी कंपनी में भी बहुत ध्यान आकर्षित किया है। जेम्स के भी कंपनी में अच्छे संबंध हैं और उनके व्यवहार के कारण सभी उन्हें पसंद करते हैं।
इन सबके साथ, मैं आपकी प्रतिष्ठित कंपनी में मानव संसाधन प्रबंधक के पद के लिए जेम्स हॉपकिंस की अत्यधिक अनुशंसा करता हूं। इसमें कोई संदेह नहीं है कि वह इस पद के लिए बिल्कुल उपयुक्त होंगे क्योंकि उनके पास वे सभी कौशल हैं जो इस पद के लिए आवश्यक हैं। अधिक जानकारी और जेम्स हॉपकिंस या मेरे साथ काम करने वाले संपर्कों के लिए कृपया बेझिझक मुझे ईमेल करें या मुझे यहां कॉल करें [ईमेल संरक्षित] या 6565656565
निष्ठा से,
क्रिस्टोफर नोलन
सीईओ, मिमिसो मार्केटिंग लिमिटेड
व्यक्तिगत संदर्भ पत्र लिखने के लिए युक्तियाँ
अब तक आप जान गए होंगे कि सभी प्रारूपों के साथ व्यक्तिगत संदर्भ पत्र कैसे लिखा जाता है और क्या लिखा जाना चाहिए, लेकिन यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं जो पत्र को और अधिक आकर्षक बना देंगे।
- आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि क्या आप किसी बहुत महत्वपूर्ण चीज़ को हासिल करने के लिए किसी को पत्र लिखने के लिए सही व्यक्ति हैं
- पता लगाएँ कि पत्र की अंतिम तिथि कब होगी
- आवेदक या उम्मीदवार ने अपने जीवन में अब तक क्या उपलब्धियाँ प्राप्त की हैं, इसके प्रति निष्ठावान और ईमानदार रहें
- ऐसा पत्र लिखते समय सकारात्मक रहें क्योंकि बहुत कुछ इस पर निर्भर करता है कि आप क्या लिखते हैं
- पत्र लिखते समय ज्यादा व्यक्तिगत न बनें क्योंकि इससे रणनीति खराब हो सकती है
निष्कर्ष
एक संदर्भ पत्र और एक व्यक्तिगत संदर्भ पत्र लिखने में आपस में कोई अंतर नहीं है, आप दोनों पत्रों में एक ही प्रारूप और संरचना लिख सकते हैं। मुझे आशा है कि आपको लेख बहुत उपयोगी लगा होगा और यदि हां तो कृपया साझा करें, टिप्पणी करें और अपनी बहुमूल्य प्रतिक्रिया छोड़ना न भूलें।
संदर्भ
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संदीप भंडारी PrepMyCareer.com वेबसाइट के संस्थापक हैं।
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