व्यावसायिक संदर्भ पत्र कैसे लिखें? (2024 प्रासंगिक उदाहरणों के साथ)

इस दुनिया में संबंध बनाने के महत्व को शायद ही हतोत्साहित किया जा सकता है। हम बहुत से लोगों को सम्मानजनक पदों पर आसीन होते, अवसरों का लाभ उठाते हुए और आगे बढ़ते हुए सुनते और देखते हैं, यह सब उस मजबूत सामाजिक संबंध के कारण ही होता है। कम रोजगार दर और कड़ी प्रतिस्पर्धा की इस अर्थव्यवस्था में, खुद को लगातार नेटवर्किंग में शामिल करना आवश्यक है। मजबूत सामाजिक संबंध और बंधन बनाने के विभिन्न लाभ हैं, जिनमें से एक संदर्भ या अनुशंसा पत्र प्राप्त करने की क्षमता है। ये पत्र किसी कर्मचारी या पहली बार नौकरी के इच्छुक लोगों के लिए अत्यधिक फायदेमंद होते हैं, क्योंकि यह नियोक्ता को तुरंत एक भरोसेमंद और विश्वसनीय राय बनाने में सक्षम बनाता है। विभिन्न प्रकार के संदर्भ पत्र हैं, हालाँकि, इस लेख में, हम एक पेशेवर संदर्भ पत्र को कवर करेंगे।

व्यावसायिक संदर्भ पत्र क्या है?

इसे अनुशंसा पत्र के रूप में भी माना जा सकता है, जो किसी उम्मीदवार को उसकी उपलब्धियों, अद्वितीय क्षमताओं, व्यक्तित्व, चरित्र, शक्तियों आदि का हवाला देकर किसी विशेष नौकरी प्रोफ़ाइल के लिए संदर्भित और अनुशंसा करता है। इसे कोई भी व्यक्ति लिख सकता है जो उससे निकटता से जुड़ा हो। और आकांक्षी से परिचित हों, जैसे कि उसके शिक्षक, पूर्व नियोक्ता, सहकर्मी, पर्यवेक्षक, आदि।

एक व्यावसायिक संदर्भ पत्र की आवश्यकता

नौकरी आवेदन प्रक्रिया के समय साक्षात्कारकर्ताओं द्वारा एक संदर्भ पत्र की मांग की जाती है, ताकि आपके व्यक्तित्व, व्यवहार संबंधी गुणों, शक्तियों और व्यक्तित्व के बारे में जानकारी मिल सके। इसके अलावा, नियोक्ता भी आपके संदर्भों के साथ एक संक्षिप्त बातचीत करते हैं ताकि संदर्भ पत्र के साथ-साथ आपकी साख और शैक्षणिक उपलब्धियों को प्रमाणित किया जा सके।

व्यावसायिक संदर्भ पत्र लिखने के लिए पूर्व आवश्यकताएँ

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपने करियर की शुरुआत में उद्योग के अनुभवी या कर्मचारी हैं, आपको निश्चित रूप से अपने पेशेवर करियर के किसी चरण में एक पेशेवर संदर्भ पत्र लिखने की आवश्यकता होगी। इसलिए, इस तरह के एक महत्वपूर्ण पत्र को लिखने के लिए पूर्व-आवश्यकताओं को समझना आवश्यक है, जिनका उल्लेख नीचे किया गया है:

1) सुनिश्चित करें कि आप उम्मीदवार को पूरी तरह से जानते हैं

एक प्रभावी और प्रभावशाली पेशेवर संदर्भ पत्र लिखने के लिए, यह आवश्यक है कि आप उम्मीदवार से पूरी तरह परिचित हों और उसकी उपलब्धियों और शक्तियों को शब्दों में व्यक्त करने की क्षमता रखते हों। यदि आपको लगता है कि आप उम्मीदवार के बारे में पूरी तरह से नहीं जानते हैं या शब्दों के साथ न्याय नहीं कर सकते हैं, तो अस्वीकृति के कारणों को समझाते हुए विनम्र तरीके से आपको दिए गए अनुशंसा प्रस्ताव को अस्वीकार कर दें।

2) नवीनतम बायोडाटा की मांग

भले ही आप उम्मीदवार से पूरी तरह परिचित हों और उसे पूरी तरह से जानते हों, पेशेवर संदर्भ पत्र लिखने से पहले, हमेशा नवीनतम बायोडाटा की मांग करना आवश्यक है। इसका मुख्य कारण यह है कि हर कोई सीखता रहता है और कुछ उपलब्धियाँ, प्रमाणपत्र और पेशेवर डिग्रियाँ जोड़ता रहता है, जिसके लिए आपको अपने संदर्भ पत्र में उनका उल्लेख करना पड़ सकता है। इसलिए, कभी भी जल्दबाजी न करें और खुद को शैक्षणिक मोर्चे पर अपडेट रखें।

3) जॉब प्रोफाइल के लिए अनुरोध

यदि आप किसी विशिष्ट नौकरी के अवसर के संबंध में संदर्भ पत्र लिख रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप उस विशेष नौकरी के लिए जॉब प्रोफ़ाइल की मांग कर रहे हैं। इसे पोस्ट करें, आपको जॉब प्रोफ़ाइल या निष्पादित किए जाने वाले कर्तव्यों को विस्तृत रूप से पढ़ना चाहिए और ऐसी सामग्री बनानी चाहिए जो जॉब प्रोफ़ाइल में अपेक्षित बुनियादी गुणों को संरेखित और उजागर करती हो। इससे न केवल संदर्भ पत्र की सामग्री की प्रासंगिकता बढ़ेगी बल्कि नियोक्ता को प्रभावित करने की संभावना भी बढ़ जाएगी।

व्यावसायिक संदर्भ पत्र का प्रारूप

संदर्भ पत्र लिखते समय, सुनिश्चित करें कि आप अपने स्वयं के लेटरहेड का उपयोग कर रहे हैं ताकि पाठकों पर प्रामाणिकता के साथ-साथ मनोवैज्ञानिक प्रभाव भी बढ़ाया जा सके। एक संदर्भ पत्र नीचे निर्दिष्ट प्रारूप का पालन करके लिखा जा सकता है:

1) प्राप्तकर्ता का पूरा पता बताएं

एक संदर्भ पत्र को इस संदर्भ पत्र के प्राप्तकर्ता के पूर्ण, सटीक और सही पते का उल्लेख करके शुरू किया जाना चाहिए। संदर्भ पत्र का प्राप्तकर्ता किसी संगठन का नियुक्ति प्रबंधक, मानव संसाधन निदेशक या मानव संसाधन प्रबंधक होता है, जो संपूर्ण भर्ती प्रक्रिया का प्रबंधन करता है।

2) वर्तमान दिनांक लिखें

आपके संदर्भ पत्रों पर वर्तमान तिथि का उल्लेख करना उचित है, क्योंकि अदिनांकित पत्र काफी अव्यवसायिक होते हैं और नकली या अप्रामाणिक लग सकते हैं।

3) उचित अभिवादन करें

तारीख का उल्लेख करने के बाद, आपको अपने प्राप्तकर्ता को उपयुक्त अभिवादन का उपयोग करके अभिवादन करना होगा। संदर्भ पत्रों में व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले कुछ सबसे अधिक अनुसरण किए जाने वाले अभिवादन नीचे उल्लिखित हैं:

1. आदरणीय महोदय/महोदया
2. सम्मानित नियुक्ति प्रबंधक श्री/श्रीमती।
3. प्रिय श्री / श्रीमती। ____________
4. माननीय श्री/श्रीमती. ____________
5. उनके लिए जो इससे सम्बद्ध हो सकते हैं

4) संदर्भ पत्र का मुख्य भाग

एक संदर्भ पत्र के मुख्य भाग को तीन पैराग्राफों में विभाजित किया जा सकता है, जैसे:

परिचयात्मक परिच्छेद

यह पहला पैराग्राफ या पहली चीज़ है जिसे एक भर्ती प्रबंधक द्वारा पढ़ा जाएगा। इसलिए, यह आकर्षक होनी चाहिए और आक्रामक भाषा में लिखी जानी चाहिए, जो पाठक का ध्यान तुरंत आकर्षित करने की क्षमता रखती हो। इस पैराग्राफ में अनिवार्य रूप से निम्नलिखित आइटम शामिल होने चाहिए:

• संदर्भित उम्मीदवार का नाम
• वह पद जिसके लिए अभ्यर्थी को संदर्भित किया गया है
• उस संगठन का नाम जिसके लिए संदर्भ पत्र बनाया जा रहा है
• उम्मीदवार के साथ आपका संबंध
• उम्मीदवार की प्राथमिक या मुख्य योग्यताओं का संक्षिप्त विवरण

मुख्य भाग

यह पैराग्राफ एक संदर्भ पत्र का हृदय और आत्मा है, और इसे उम्मीदवार की अद्वितीय क्षमताओं के साथ-साथ उपलब्धियों को पूरी तरह से विस्तृत और स्पष्ट करना चाहिए। लिखी जाने वाली सामग्री में उम्मीदवार की प्रशंसा होनी चाहिए और सिद्ध तथ्यों और आंकड़ों के साथ उसकी उपलब्धियों को उजागर करना चाहिए। इसके अतिरिक्त शब्दों का चयन भी सावधानी से करना चाहिए तथा केवल सकारात्मक एवं उत्पादक शब्दों का ही प्रयोग करना चाहिए।

समापन पैराग्राफ

यह एक संदर्भ पत्र का अंतिम पैराग्राफ है जिसमें आप अंततः अपनी सर्वोत्तम जानकारी के अनुसार उपलब्धियों को सत्य और सही घोषित करते हैं। इसके साथ ही, आपको संदर्भ पत्र के पाठक को अपना आधिकारिक ईमेल पता और एक संपर्क नंबर भी प्रदान करना होगा।

5) संदर्भ पत्र को समाप्त करना

किसी संदर्भ पत्र का समापन किसी अन्य पत्र के समापन के समान ही होता है। संदर्भ पत्र के लेखक को अपने हस्ताक्षर और मानार्थ अभिवादन का उपयोग करके इसे बंद करना होगा। व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले कुछ प्रशंसात्मक अभिवादन नीचे दिए गए हैं:

1. धन्यवाद और सादर
2. धन्यवाद
3. सादर
4. आपके सम्मान से

नमूना व्यावसायिक संदर्भ पत्र

संदर्भ पत्र के मुख्य भाग के अलावा अन्य सभी तत्व, लगभग सभी संदर्भ पत्रों में समान और सामान्य रहते हैं। इसलिए, हम एक पेशेवर संदर्भ पत्र के मुख्य भाग का एक नमूना उल्लेख कर रहे हैं:

नमूना एक

परिचयात्मक परिच्छेद

मैं आपके प्रतिष्ठित व्यावसायिक संगठन में (____पदनाम का उल्लेख करें____) के पद के लिए XYZ की सिफारिश करने और उसे संदर्भित करने के लिए सम्मानित महसूस कर रहा हूं, (____संगठन का नाम बताएं)। मुझे हमारे प्रमुख शैक्षणिक संस्थान में एक युवा और प्रतिभाशाली XYZ को पढ़ाने का अद्भुत अवसर मिला। वह बेहद प्रतिभाशाली, प्रतिभाशाली है और उसके पास सही कौशल और ज्ञान है जो किसी संगठन को समृद्ध और सफल होने में मदद कर सकता है।

मुख्य भाग

इसके अलावा, XYZ वास्तव में समय का पाबंद और अनुशासित है, जिसमें परिशुद्धता और गुणवत्ता के साथ समय सीमा से पहले परियोजनाओं को क्रियान्वित करने की क्षमता है। न केवल शिक्षाविद, बल्कि वह एक प्रतिभाशाली टेनिस खिलाड़ी भी हैं और यह उन्हीं के कारण था कि हमने अपना पहला अंतर-विश्वविद्यालय टूर्नामेंट जीता। मेरा मानना ​​है कि, XYZ एक संपूर्ण पैकेज है और यह व्यवसाय संगठन को उसके सभी कौशल, दृढ़ता और श्रम से मदद करेगा।

समापन पैराग्राफ

इसके साथ, मैं इस पत्र को समाप्त करना चाहता हूं, और अपनी पूरी ताकत के साथ, उस प्रतिभा और कौशल को फिर से दोहराना चाहता हूं जो इस व्यक्ति के पास है। यदि आप इस पत्र के संबंध में मुझसे संपर्क करना चाहते हैं, तो बेझिझक मुझसे (_____अपनी आधिकारिक ईमेल आईडी का उल्लेख करें____) और (_____अपना आधिकारिक संपर्क नंबर_____ का उल्लेख करें_____) पर संपर्क करें।

संदर्भ

1. https://journals.plos.org/ploscompbiol/article?id=10.1371/journal.pcbi.1008656
2. https://link.springer.com/article/10.1186/s12904-021-00771-w

संदीप भंडारी

संदीप भंडारी PrepMyCareer.com वेबसाइट के संस्थापक हैं।

मैं एक पूर्णकालिक पेशेवर ब्लॉगर, एक डिजिटल मार्केटर और एक प्रशिक्षक हूं। मुझे वेब से जुड़ी हर चीज़ पसंद है और मैं हर दिन नई तकनीकें सीखने की कोशिश करता हूं।

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