साक्षात्कार आयोजित करना एक तनावपूर्ण प्रक्रिया हो सकती है। यह सबसे उपयुक्त उम्मीदवार को नौकरी पर रखने का मौका है। हालांकि कुछ ही मिनटों में किसी को पूरी तरह से जानना संभव नहीं हो सकता है, लेकिन कुछ युक्तियों का ध्यान रखकर प्रक्रिया को और अधिक कुशल बनाया जा सकता है।
प्री-स्क्रीनिंग साक्षात्कार आयोजित करें
यह संभव है कि जब आप साक्षात्कार के बारे में सोचते हैं तो एक-पर-एक साक्षात्कार ही एकमात्र विचार होता है जो आपके दिमाग में आता है। हालाँकि, कंपनियों की आवश्यकताओं के आधार पर कई प्रकार के साक्षात्कार आयोजित किए जाते हैं। प्रत्येक प्रकार के साक्षात्कार के लिए तैयारी के एक अलग सेट की आवश्यकता होती है। प्री-स्क्रीनिंग प्रक्रिया के लिए फ़ोन या वीडियो साक्षात्कार का उपयोग किया जा सकता है।
फोन साक्षात्कार
जब उम्मीदवारों की संख्या अधिक हो या उम्मीदवार दूसरे शहरों से हों तो फोन साक्षात्कार आयोजित किए जा सकते हैं। ऐसे परिदृश्यों में, या तो लंबी प्रक्रिया के कारण या यह तय करने से पहले कि उम्मीदवार निवेश के लायक है या नहीं, सर्वश्रेष्ठ उम्मीदवारों को फ़िल्टर करना बेहतर है।
वीडियो साक्षात्कार
फोन साक्षात्कार के समान, उम्मीदवारों की एक झलक पाने और नौकरी के लिए सबसे उपयुक्त लोगों को फ़िल्टर करने के लिए वीडियो साक्षात्कार आयोजित किए जा सकते हैं। इसे सोशल प्लेटफ़ॉर्म पर आयोजित किया जा सकता है जहां आप एक-पर-एक परिदृश्य के समान साक्षात्कार ले सकते हैं या आप उन्हें ऐसे प्रश्न प्रदान कर सकते हैं जिनका उत्तर वे निर्धारित समय में वीडियो प्रारूप में दे सकते हैं।
समूह साक्षात्कार
यह तब आयोजित किया जा सकता है जब फ़िल्टरिंग प्रक्रिया से गुजरने के बाद भी बड़ी संख्या में उम्मीदवार हों और साथ ही समूह सेटिंग्स में उम्मीदवार के व्यवहार और समन्वय की जांच की जा सके। यह सेटअप सबसे आत्मविश्वासी उम्मीदवारों को भी सामने लाता है जो तनावपूर्ण परिस्थितियों में भी काम कर सकते हैं।
एक आदर्श उम्मीदवार का अपना विचार तैयार करें
साक्षात्कार के दौरान यह जानने की कोशिश करने के बजाय कि आप क्या खोज रहे हैं, उसके सटीक विचार के साथ तैयार रहना बेहतर है। उम्मीदवारों की तुलना करना और सर्वश्रेष्ठ का चयन करना आपको बेहतर लग सकता है, लेकिन यह एक जटिल और पेचीदा प्रक्रिया हो सकती है जिसमें अधिक समय और प्रयास लग सकता है।
इसलिए, यह जानना बेहतर है कि आप क्या खोज रहे हैं। अपने इच्छित आदर्श उम्मीदवार का व्यक्तित्व बनाएं और फिर उसी तस्वीर को ध्यान में रखते हुए आवेदकों का साक्षात्कार लें। यह आपको अधिक कुशल तरीके से सही निर्णय तक पहुंचने में मदद करेगा।
आंतरिक प्रचार-प्रसार करें
नियुक्ति की प्रक्रिया से गुजरने से पहले, आपको संगठन के भीतर कुछ चीजों को सुलझा लेना चाहिए। अपने सभी कर्मचारियों का मूल्यांकन करें और उन कर्मचारियों का विश्लेषण करें जिनके बारे में आप सोचते हैं कि वे पदोन्नति के पात्र हैं। इन कर्मचारियों को पदोन्नत करने से अधिक रिक्तियां निकलेंगी और साथ ही योग्य लोगों को उनकी कड़ी मेहनत का फल मिलेगा। इससे काम का माहौल मजबूत होगा और कर्मचारियों में संतुष्टि होगी, जिससे आपको उपयुक्त उम्मीदवारों को नियुक्त करने के लिए अधिक जगह मिलेगी।
नौकरी विवरण पढ़ें
उम्मीदवारों को साक्षात्कार शुरू करने से पहले नौकरी विवरण पढ़ने की सलाह दी जाती है। यह आपको यह जांचने में मदद करता है कि सभी प्रासंगिक जानकारी उम्मीदवारों को दी गई है या नहीं। यदि ऐसा नहीं हुआ है, तो आप उम्मीदवारों को इसकी सूचना दे सकते हैं। यह आपको विशिष्ट जॉब प्रोफाइल के लिए अपना दिमाग तैयार करने में भी मदद करता है।
प्रश्नों के लिए एक संरचना या रूपरेखा बनाएं
प्रश्नों की एक रूपरेखा बनाने से यह सुनिश्चित होता है कि आप साक्षात्कार के दौरान प्रासंगिक या महत्वपूर्ण पहलुओं को न छोड़ें। उम्मीदवारों को कम आंकने की भी सलाह नहीं दी जाती है क्योंकि कभी-कभी उम्मीदवार आपसे किनारा कर सकते हैं।
उम्मीदवार के कौशल के प्रत्येक पहलू को कवर करते हुए एक सहज साक्षात्कार आयोजित करने के लिए एक बुनियादी संरचना की आवश्यकता होती है। आपको सटीक प्रश्न तैयार करने की आवश्यकता नहीं है, हालाँकि, आपको चीजों के बारे में कैसे आगे बढ़ना है, इसके बारे में एक मोटा ढांचा तैयार करना होगा।
प्रत्येक बायोडाटा की समीक्षा करें
हालांकि यह एक लंबी, अनावश्यक और बहुत दिलचस्प प्रक्रिया नहीं लग सकती है, लेकिन साक्षात्कार लेते समय इससे आपको बहुत मदद मिलेगी। प्रत्येक बायोडाटा को पढ़ने से आप अपने दिमाग में उम्मीदवार की एक कच्ची तस्वीर बना सकेंगे। आप सटीक व्यावसायिक योग्यताओं से भी अवगत होंगे जो आपको बेहतर प्रश्न पूछने में मदद करेंगे। इससे साक्षात्कार के दौरान आपका समय भी बचेगा क्योंकि आप स्पष्ट प्रश्न पूछना छोड़ सकते हैं, उदाहरण के लिए, उनके ग्रेड, उनका इंटर्नशिप अनुभव, आदि।
उम्मीदवार के व्यवहार पर गौर करें
व्यवहार अवलोकन कौशल एक रत्न साक्षात्कारकर्ता की विशेषताएं हैं। इंटरव्यू के दौरान उम्मीदवार के सिर्फ शब्दों का नहीं, बल्कि उसके हर पहलू का आकलन किया जाता है। उनकी गतिविधियों, व्यवहार आदि पर नज़र रखें। हालांकि थोड़ी सी घबराहट या बेचैनी बहुत सामान्य है, लेकिन इसकी अधिकता उम्मीदवार में आत्मविश्वास की कमी का संकेत दे सकती है। यदि नौकरी पोस्ट के लिए बहुत अधिक संचार या सार्वजनिक व्यवहार की आवश्यकता होती है तो यह आपकी कंपनी को नुकसान पहुंचा सकता है।
उनके शिष्टाचार और तौर-तरीकों पर ध्यान दें, क्योंकि कोई भी ऐसा बुरा व्यवहार करने वाला कर्मचारी नहीं चाहता जिसे संभालना मुश्किल हो। बहुत अधिक आलोचनात्मक न बनें बल्कि स्वस्थ व्यवहार प्रस्तुति पर नज़र रखें।
तकनीकी और सॉफ्ट कौशल दोनों का आकलन करें
जबकि तकनीकी कौशल जॉब प्रोफाइल के लिए बेहद महत्वपूर्ण हैं, सॉफ्ट स्किल्स उतना ही मायने रखता है. एक अच्छा कामकाजी माहौल अच्छे कर्मचारियों द्वारा तय किया जाता है सॉफ्ट स्किल्स. प्रशिक्षण या विशेषज्ञता की थोड़ी कमी को अभ्यास और मार्गदर्शन से दूर किया जा सकता है, हालांकि, सॉफ्ट कौशल स्वाभाविक रूप से मौजूद हैं। ऐसे प्रश्न पूछें जो आपको उम्मीदवार के मूल्यों के बारे में जानकारी देंगे। आप उन्हें स्थिति-आधारित प्रश्न दे सकते हैं जिससे आपको यह अंदाजा लगाने में मदद मिलेगी कि उम्मीदवार भविष्य की स्थितियों में कैसे प्रतिक्रिया देगा।
उम्मीदवार जो कुछ भी कहना चाहता है उसे सुनें
एक साक्षात्कारकर्ता के लिए सुनना बहुत महत्वपूर्ण है। आपको उम्मीदवार की हर बात के लिए अपने कान खुले रखने चाहिए। आप एक महत्वपूर्ण टिप्पणी चूक सकते हैं जिससे उम्मीदवार की संगठन में आने की संभावनाओं का खराब या गलत विश्लेषण हो सकता है।
सक्रिय रूप से सुनने से आपको गलत निर्णय की संभावना को खत्म करने के साथ-साथ अच्छे प्रश्न तैयार करने में मदद मिलती है।
पक्षपात को एक तरफ रखने की कोशिश करें
कुछ लोगों को दूसरों की तुलना में अधिक पसंद करना सामान्य मानव स्वभाव है। हालाँकि, यदि यह निर्णय उम्मीदवारों के चयन में सामने आता है तो यह एक समस्या हो सकती है। साक्षात्कार के दौरान पक्षपात से अत्यधिक बचना चाहिए क्योंकि इससे ऐसे उम्मीदवारों का चयन हो सकता है जो अन्य लोगों की तरह उपयुक्त नहीं हैं।
ध्यान रखें कि आप उम्मीदवार का चयन अपने लिए नहीं बल्कि कंपनी के लिए कर रहे हैं। इसलिए, भले ही आप कुछ उम्मीदवारों को अधिक पसंद करते हों, अपने व्यक्तिगत पक्षपात को चयन प्रक्रिया से अलग रखें।
परीक्षण अवधि की अवधारणा को अपनाएं
उम्मीदवारों को पूर्णकालिक नौकरी पर रखने से पहले, उन्हें परीक्षण अवधि की पेशकश करना बेहतर है। परीक्षण अवधि से दोनों पक्षों को यह तय करने में मदद मिलेगी कि वे एक-दूसरे के लिए उपयुक्त हैं या नहीं। इससे कंपनी को उनके कौशल का विस्तार से आकलन करने में भी मदद मिलेगी।
वेतन पर बातचीत के लिए तैयार रहें
जब उपयुक्त उम्मीदवार भाग लेने का निर्णय लेते हैं, तो उनके दिमाग में एक निर्धारित वेतनमान होगा। बाद में बातचीत करने में सक्षम होने के लिए आपको अपने दिमाग में एक मोटा दायरा तैयार करना चाहिए। ऐसा करने के लिए, आपको बाज़ार के रुझानों का विश्लेषण करना चाहिए और समान योग्यता वाले लोग कितनी अपेक्षा रखते हैं और इसके लायक हैं।
उम्मीदवारों की बारीक से बारीक बातों का अवलोकन करते हुए ध्यान केंद्रित करने से निश्चित रूप से बेहतर चयन होगा लेकिन यह न भूलें कि आपके सामने बैठे उम्मीदवार भी इंसान हैं, इसलिए थोड़ा खुले विचारों वाला होना जरूरी है। हमें उम्मीद है कि अगले साक्षात्कार के दौरान ये युक्तियाँ आपकी मदद करेंगी। अगर आपको लिस्ट पसंद आई हो तो इसे आगे भी शेयर करें।
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संदीप भंडारी PrepMyCareer.com वेबसाइट के संस्थापक हैं।
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