Poslovne organizacije djeluju u dinamičnom svijetu i moraju se nositi ne samo s oštrom konkurencijom svojih suparnika, već se također suočavaju s pravnim i političkim čimbenicima zajedno s promjenom ukusa i preferencija kupaca. To ozbiljno smanjuje njihovu sposobnost da zaposle više zaposlenika i potroše više na plaće. Pritisak stvoren na organizaciju u konačnici se prenosi na njezine zaposlenike jer se od njih traži da rade više.
Stoga poduzeća radije zapošljavaju one djelatnike koji su multitasking i voljni obaviti više poslovnih zadataka u jednom radnom danu i to na vremenski ograničen način. Obavljanje i izvršavanje nekoliko zadataka u jednom danu samo je po sebi izazov i da bi ispunio očekivanja zaposlenik mora uspostaviti i usvojiti učinkovitu tehniku određivanja prioriteta. Cilj ovog članka je pokriti sve korisne i široko korištene tehnike određivanja prioriteta koje će pomoći zaposleniku da izvrši sve zadatke puno prije roka.
Pet najboljih tehnika određivanja prioriteta
1. Na temelju poteškoća
Nekoliko zadataka koji su vam dodijeljeni i dodijeljeni nikada neće biti identični po težini. Oni će se sigurno razlikovati s tim što će neki zadaci biti lakši, a neki prilično teški. Prepmycareer savjetuje zaposlenike koji se odluče za ovu strategiju da daju prioritet zadacima na temelju njihove razine težine. Zadaci koji su po prirodi teški i zahtijevaju veću primjenu uma, vještina i stručnosti moraju se izvršiti u početku, a nakon toga slijede zadaci koje je lakše izvršiti.
To bi vam omogućilo ne samo da završite svoje zadatke znatno prije roka, već bi vam također omogućilo da zadržite razinu produktivnosti i učinkovitosti. Ujutro ili u vrijeme početka naše smjene imamo svjež um i veću sposobnost rješavanja složenih problema.
2. Na temelju utroška vremena
Neki zadaci jednostavno oduzimaju previše vremena, dugotrajni su i zahtijevaju više istraživanja u usporedbi s nekoliko drugih zadataka koji su po prirodi kratki i zahtijevaju manje vremena za završetak. Zaposlenik prema ovoj strategiji mora prvo pokušati završiti dugotrajne zadatke, a zatim raditi na kratkim zadacima. To bi vam pomoglo da steknete psihološku prednost i razvijete osjećaj ugode, jer ćete nakon izvršenja dugotrajnih zadataka odahnuti činjenicom da su sada ostali samo oni zadaci koji vam oduzimaju manje vremena. Ovaj osjećaj olakšanja također bi vam pomogao da poboljšate svoju produktivnost i učinak.
3. Na temelju važnosti
Neki su zadaci jednostavno hitniji od drugih. Ovi hitni zadaci moraju biti prioritet broj jedan zaposlenika koji radi u poslovnoj organizaciji i moraju se izvršiti na samom početku smjene. Zaposlenik može podijeliti zadatke po danima u dva dijela, prvi se sastoji od zadataka koji su jednostavno važni, a bez kojih organizacija ne može. U drugom dijelu navedite zadatke koji su manje važni i mogu se odgoditi. Ova tehnika je učinkovita i naširoko je koriste zaposlenici koji jednostavno zaostaju za radnim rasporedom i raspadaju se pod dugačkim popisom neriješenih zadataka.
4. Na temelju prinosa
Ova strategija je relevantnija i značajnija za zaposlenike koji rade na srednjoj ili višoj razini menadžmenta i uključeni su u donošenje strateških odluka. U poslovnoj organizaciji uvijek postoji glavni zadatak koji je okružen s nekoliko pomoćnih zadataka. Na primjer, kada je dizajniranje marketinške kampanje glavni zadatak, ono je okruženo nekoliko kraćih zadataka kao što su:
- Dobivanje odobrenja od uprave
- Finalizacija ideje za promociju
- Identificiranje skupine kupaca na koje treba ciljati, i
- Odlučivanje o proračunskim zahtjevima.
Sada se te zadaće mogu jasno podijeliti na temelju postotak dovršenosti koje bi ovi pružili. 'Postotak dovršenosti' odnosi se na udio svakog pojedinačnog zadatka u dovršetku glavnog zadatka. Gore navedeni zadaci podijeljeni su na sljedeći način:
| Naziv pomoćnog zadatka | Postotak prinosa dovršenosti | Razlog za dodjelu prinosa |
| Dobivanje odobrenja od uprave | 20% | Menadžment je odlučan u davanju suglasnosti, stoga je ovaj zadatak u manjem postotku. |
| Dovršavanje ideje za promociju | 30% | Ideja u marketinškoj kampanji igra veliku ulogu koja određuje njen uspjeh, ali i brine o ukupnoj svijesti o brendu, pa privlači drugi najveći postotak. |
| Pronalaženje ciljne skupine kupaca | 40% | Kupci su jednostavno kralj, a bez pronalaska odgovarajuće ciljne skupine organizacija je osuđena na propast. Stoga ovaj zadatak dobiva najveći postotak. |
| Utvrđivanje proračunskih zahtjeva | 10% | Odjel marketinga je najbogatiji odjel organizacije. Stoga utvrđivanje proračunskih potreba ne bi puno pridonijelo izvršenju glavne zadaće. |
Zadaci s najvećim postotkom moraju se izvršiti u početku samo da bi nakon njih uslijedili zadaci koji privlače niži postotak prinosa. Zaposlenik nakon dodjele postotaka mora rangirati zadatke u skladu s postocima prinosa, kao što je objašnjeno u nastavku:
| Naziv pomoćnog zadatka | Postotak prinosa dovršenosti | Rangiranje zadataka |
| Dobivanje odobrenja od uprave | 20% | Poredak III |
| Dovršavanje ideje za promociju | 30% | Poredak II |
| Pronalaženje ciljne skupine kupaca | 40% | rang I |
| Utvrđivanje proračunskih zahtjeva | 10% | Poredak IV |
5. Na temelju profitabilnosti
Profit je bit svake poslovne organizacije i služi kao temeljni razlog za njihovo postojanje. Stoga je raspoređivanje zadataka na temelju njihovog doprinosa dobiti učinkovit čimbenik određivanja prioriteta. Viši menadžeri organizacije zapeli su s nekoliko zadataka koje treba izvršiti u jednom danu. Ovi zadaci moraju biti raspoređeni i upravljani uzlaznim redoslijedom, na temelju njihove isplativosti.
Najprije se moraju izvršiti zadaci koji imaju sposobnost povrata maksimalne dobiti organizaciji. Red se mora uspostaviti, a zadaci koji imaju najveći doprinos dobiti koju organizacija ostvaruje moraju se odrediti po prioritetu i započeti ih na početku.
Vodič korak po korak za određivanje prioriteta zadataka
Određivanje prioriteta je učinkovita i važna tehnika kada je u pitanju vremenski ograničeno izvršavanje zadataka i održavanje produktivnosti. Ova tehnika je dodatno pojednostavljena i raspoređena u nekoliko koraka, a to su:
1. Zbirka zadataka
Prvi korak koji ide u prioritizaciju zadataka je prikupljanje svih samih zadataka. Uvijek pripremite ili nabavite pisani popis zadataka za taj dan, jer će vam to dati jasnu predodžbu o tome koliko poslovnih zadataka postoji i koja je njihova priroda.
2. Odaberite prikladnu strategiju određivanja prioriteta
Ovaj članak pokriva pet jedinstvenih i najučinkovitijih tehnika određivanja prioriteta, koje su napisane nakon pažljivog istraživanja i analize tržišta. Nakon razumijevanja prirode poslovnih zadataka koje treba izvršiti, profesionalac mora razmotriti i odabrati jednu strategiju određivanja prioriteta koju treba implementirati.
3. Razvrstajte poslovne zadatke
Poslovni zadaci koje treba izvršiti moraju biti sortirani i raspoređeni na temelju odabrane tehnike određivanja prioriteta. Pripremite pismeno izvješće o zadacima i dodijelite im rang-listu kako biste uklonili bilo kakvu zabunu i radi lakšeg praktičnog izvođenja.
4. Budite spremni za prilagodbu
Kad ste bili student sigurno ste se susreli s onim pitanjima izvan nastavnog programa koja su vas znala iritirati i živcirati. Pa život još nije jednostavan, dapače, postao je još kompliciraniji. Tijekom rada u organizaciji, osim dnevnih zadataka, uvijek će biti iznenađenja ili posebnih zadataka koji čekaju da budu izvršeni. Te zadatke možete dobiti na samom početku, u sredini ili čak na kraju smjene. Samo budite spremni i za ove zadatke i uvijek ostavite malo vremena jer se i oni moraju izvršavati s istom razinom finoće i stručnosti.
Uvijek se pozivajte na Paretovo načelo
Paretovo načelo jedno je od naširoko korištenih načela i tehnika u korporativnom svijetu pomoću kojeg je nekoliko profesionalaca, kao i poslovnih organizacija, okusilo uspjeh.
Često poznato kao pravilo 80/20, prema ovom načelu, oko 20% zadataka koje poduzmete odgovorno je za oko 80% rezultata ili učinaka ili koristi.
Dakle, zaposleni profesionalac mora težiti identificiranju i prioritizaciji onih 20% zadataka koji bi mu donijeli 80% koristi. Na taj način zaposlenik ne bi samo mogao poboljšati vlastitu izvedbu, već bi i svojoj organizaciji omogućio uspon i zaradu.
Reference
Uložio sam mnogo truda u pisanje ovog posta na blogu kako bih vam pružio vrijednost. Bit će mi od velike pomoći ako razmislite o tome da to podijelite na društvenim medijima ili sa svojim prijateljima/obitelji. DIJELJENJE JE ♥️
Sandeep Bhandari je osnivač web stranice PrepMyCareer.com.
Profesionalni sam bloger s punim radnim vremenom, digitalni trgovac i trener. Volim sve što je povezano s webom i pokušavam učiti nove tehnologije svaki dan.
Sve poslove upravljanja timom, kreiranja sadržaja i monetizacije obavljam ja. Zajedno s timom u PrepMyCareeru, cilj je pružiti koristan i privlačan sadržaj našim čitateljima.