Các tổ chức kinh doanh hoạt động trong một thế giới năng động và không chỉ phải đối phó với sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ mà còn phải đối mặt với các yếu tố pháp lý và chính trị cùng với sự thay đổi thị hiếu và sở thích của khách hàng. Điều này làm giảm nghiêm trọng khả năng thuê thêm nhân viên và chi tiêu nhiều hơn cho hóa đơn tiền lương. Áp lực tạo ra cho tổ chức cuối cùng được chuyển sang nhân viên của mình khi họ được yêu cầu làm việc nhiều hơn.
Do đó, các doanh nghiệp kinh doanh thích thuê những nhân viên đa nhiệm và sẵn sàng thực hiện một số nhiệm vụ kinh doanh trong một ngày làm việc và điều đó cũng theo cách có thời hạn. Bản thân việc thực hiện và thực hiện một số nhiệm vụ trong một ngày đã là một thách thức và để đáp ứng được kỳ vọng, nhân viên phải thiết lập cũng như áp dụng kỹ thuật sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả. Bài viết này nhằm mục đích bao gồm tất cả các kỹ thuật ưu tiên hữu ích và được sử dụng rộng rãi sẽ giúp nhân viên hoàn thành tốt tất cả các nhiệm vụ trước thời hạn.
Năm kỹ thuật ưu tiên tốt nhất
1. Dựa trên độ khó
Một số nhiệm vụ được phân bổ và giao cho bạn sẽ không bao giờ giống nhau về độ khó. Chúng chắc chắn sẽ khác nhau với một số nhiệm vụ ở phía dễ dàng hơn và một số nhiệm vụ khá khó khăn. Prepmycareer khuyên nhân viên chọn chiến lược này để ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ khó của chúng. Các nhiệm vụ có tính chất khó khăn và đòi hỏi phải vận dụng trí óc, kỹ năng và chuyên môn nhiều hơn phải được thực hiện ngay từ đầu, chỉ sau đó là các nhiệm vụ dễ thực hiện hơn.
Điều này không chỉ giúp bạn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trước thời hạn mà còn cho phép bạn duy trì mức năng suất và hiệu quả của mình. Vào buổi sáng hoặc lúc bắt đầu ca làm việc, chúng ta có tinh thần sảng khoái và khả năng xử lý cũng như giải quyết các vấn đề phức tạp tốt hơn.
2. Trên Cơ sở Sử dụng Thời gian
Một số nhiệm vụ đơn giản là quá tốn thời gian, dài dòng và yêu cầu nghiên cứu nhiều hơn so với một số nhiệm vụ khác có bản chất ngắn và cần ít thời gian hơn để hoàn thành. Một nhân viên theo chiến lược này phải cố gắng hoàn thành các nhiệm vụ tốn nhiều thời gian lúc đầu và sau đó làm việc với các nhiệm vụ ngắn. Điều này sẽ giúp bạn có được lợi thế tâm lý và phát triển cảm giác thoải mái, vì sau khi hoàn thành các nhiệm vụ tốn nhiều thời gian của mình, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm vì giờ đây chỉ còn lại những nhiệm vụ ít tốn thời gian hơn. Cảm giác nhẹ nhõm này cũng sẽ giúp bạn cải thiện năng suất và hiệu suất của mình.
3. Trên Cơ Sở Tầm Quan Trọng
Một số nhiệm vụ chỉ đơn giản là khẩn cấp hơn những nhiệm vụ khác. Những nhiệm vụ khẩn cấp này phải là ưu tiên số một của một nhân viên làm việc trong một tổ chức kinh doanh và phải được thực hiện ngay từ đầu ca làm việc. Một nhân viên có thể chia các nhiệm vụ trong ngày thành hai phần, phần đầu tiên bao gồm các nhiệm vụ đơn giản là quan trọng và một tổ chức không thể thực hiện được nếu không có chúng. Trong phần thứ hai, đề cập đến các nhiệm vụ ít quan trọng hơn và có thể được thực hiện trước. Kỹ thuật này hiệu quả và được sử dụng rộng rãi bởi những nhân viên chỉ đơn giản là bị tụt hậu so với lịch trình làm việc và sụp đổ trong danh sách dài các nhiệm vụ đang chờ xử lý.
4. Trên Cơ sở Năng suất
Chiến lược này phù hợp và có ý nghĩa hơn đối với những nhân viên đang làm việc ở cấp quản lý cấp trung hoặc cấp cao nhất và có liên quan đến việc ra quyết định chiến lược. Trong một tổ chức kinh doanh, luôn có nhiệm vụ chính được bao quanh bởi một số nhiệm vụ phụ trợ. Ví dụ: Khi thiết kế một chiến dịch tiếp thị là nhiệm vụ chính, xung quanh nó là một số nhiệm vụ ngắn hơn, chẳng hạn như:
- Nhận được sự chấp thuận từ quản lý
- Hoàn thiện ý tưởng để được quảng bá
- Xác định nhóm khách hàng mục tiêu và
- Quyết định nhu cầu ngân sách.
Bây giờ người ta có thể phân chia rõ ràng các nhiệm vụ này trên cơ sở tỷ lệ phần trăm năng suất hoàn thành mà những thứ này sẽ cung cấp. 'Tỷ lệ phần trăm năng suất hoàn thành' đề cập đến tỷ lệ hoàn thành của từng nhiệm vụ riêng lẻ so với nhiệm vụ chính. Các nhiệm vụ nêu trên được phân chia như sau:
| Tên nhiệm vụ phụ trợ | Phần trăm năng suất hoàn thành | Lý do phân bổ năng suất |
| Nhận được sự chấp thuận từ quản lý | 20% | Ban quản lý quyết tâm phê duyệt nên nhiệm vụ này được giao tỷ lệ thấp hơn. |
| Hoàn thiện ý tưởng để được quảng bá | 30% | Ý tưởng trong một chiến dịch marketing đóng vai trò rất lớn quyết định sự thành công cũng như quan tâm đến mức độ nhận biết thương hiệu tổng thể nên nó thu hút tỷ lệ cao thứ hai. |
| Tìm kiếm nhóm khách hàng mục tiêu | 40% | Khách hàng đơn giản là thượng đế, và nếu không tìm được nhóm mục tiêu thích hợp, tổ chức chắc chắn sẽ thất bại. Do đó, nhiệm vụ này đạt được tỷ lệ phần trăm cao nhất. |
| Thiết lập các yêu cầu về ngân sách | 10% | Bộ phận tiếp thị là bộ phận giàu có nhất của một tổ chức. Như vậy, việc lập yêu cầu ngân sách sẽ không góp phần nhiều vào việc thực hiện nhiệm vụ chính. |
Các nhiệm vụ có tỷ lệ phần trăm cao nhất phải được thực hiện ban đầu chỉ để được theo sau bởi các nhiệm vụ thu hút tỷ lệ phần trăm năng suất thấp hơn. Một nhân viên sau khi chỉ định tỷ lệ phần trăm phải xếp hạng các nhiệm vụ theo tỷ lệ phần trăm năng suất, như được giải thích dưới đây:
| Tên nhiệm vụ phụ trợ | Phần trăm năng suất hoàn thành | Xếp hạng các nhiệm vụ |
| Nhận được sự chấp thuận từ quản lý | 20% | Hạng III |
| Hoàn thiện ý tưởng để được quảng bá | 30% | Hạng II |
| Tìm kiếm nhóm khách hàng mục tiêu | 40% | Hạng I |
| Thiết lập các yêu cầu về ngân sách | 10% | Hạng IV |
5. Trên Cơ Sở Khả Năng Sinh Lời
Lợi nhuận là bản chất của mọi tổ chức kinh doanh và là lý do cơ bản nhất cho sự tồn tại của chúng. Vì vậy, sắp xếp các công việc trên cơ sở lợi nhuận đóng góp là yếu tố ưu tiên hiệu quả. Các nhà quản lý cấp cao của một tổ chức bị mắc kẹt với một số nhiệm vụ phải thực hiện trong một ngày. Các nhiệm vụ này phải được sắp xếp và quản lý theo thứ tự tăng dần, trên cơ sở khả năng sinh lời của chúng.
Các nhiệm vụ có khả năng mang lại lợi nhuận tối đa cho một tổ chức phải được thực hiện trước tiên. Trật tự phải được thiết lập và các nhiệm vụ có đóng góp cao nhất cho lợi nhuận mà tổ chức kiếm được phải được ưu tiên và thực hiện trước tiên.
Hướng dẫn từng bước để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ
Ưu tiên hóa là một kỹ thuật hiệu quả và quan trọng khi thực hiện các nhiệm vụ có giới hạn thời gian và duy trì năng suất. Kỹ thuật này đã được đơn giản hóa hơn nữa và sắp xếp thành nhiều bước, đó là:
1. Thu thập nhiệm vụ
Bước đầu tiên để xác định mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ là tập hợp tất cả các nhiệm vụ. Luôn chuẩn bị hoặc lấy một danh sách bằng văn bản về các nhiệm vụ trong ngày, vì điều này sẽ cho bạn ý tưởng rõ ràng về số lượng nhiệm vụ kinh doanh ở đó và bản chất của chúng là gì.
2. Chọn Chiến lược Ưu tiên Thích hợp
Bài viết này đã đề cập đến năm kỹ thuật ưu tiên độc đáo và hiệu quả nhất, đã được viết sau khi nghiên cứu và phân tích thị trường cẩn thận. Sau khi hiểu bản chất của các nhiệm vụ kinh doanh cần thực hiện, một chuyên gia phải xem xét và chọn một chiến lược ưu tiên để thực hiện.
3. Sắp xếp các nhiệm vụ kinh doanh
Các nhiệm vụ kinh doanh được thực hiện phải được sắp xếp và sắp xếp trên cơ sở kỹ thuật ưu tiên được chọn. Chuẩn bị một báo cáo bằng văn bản về các nhiệm vụ và phân loại chúng để loại bỏ bất kỳ sự nhầm lẫn nào và để thuận tiện cho việc thực hiện thực tế.
4. Sẵn sàng thích nghi
Khi còn là học sinh, chắc hẳn bạn đã từng gặp phải những câu hỏi ngoài giáo trình từng làm bạn phát cáu và khó chịu. Chà, cuộc sống vẫn chưa đơn giản, và trên thực tế, nó thậm chí còn trở nên phức tạp hơn. Khi làm việc tại một tổ chức, ngoài những công việc hàng ngày, sẽ luôn có những nhiệm vụ bất ngờ hoặc đặc biệt chờ đợi để thực hiện. Bạn có thể được giao những nhiệm vụ này, ngay từ đầu, giữa hoặc thậm chí vào cuối ca làm việc của mình. Chỉ cần sẵn sàng cho những nhiệm vụ này và luôn dành ra một khoảng thời gian nhất định, vì những nhiệm vụ này cũng sẽ được thực hiện với cùng mức độ khéo léo và chuyên môn.
Luôn Tham khảo Nguyên tắc Pareto
Nguyên tắc Pareto là một trong những nguyên tắc và kỹ thuật được áp dụng rộng rãi trong thế giới doanh nghiệp mà một số chuyên gia đang làm việc cũng như các tổ chức kinh doanh đã nếm trải thành công.
Thường được gọi là quy tắc 80/20, theo nguyên tắc này, khoảng 20% nhiệm vụ mà bạn đảm nhận chịu trách nhiệm mang lại cho bạn khoảng 80% kết quả hoặc đầu ra hoặc lợi ích.
Do đó, một chuyên gia đang làm việc phải cố gắng xác định và ưu tiên 20% nhiệm vụ sẽ mang lại cho anh ta 80% lợi ích. Bằng cách này, một nhân viên sẽ không chỉ có thể cải thiện hiệu suất của chính mình mà còn giúp tổ chức của anh ta phát triển và kiếm được lợi nhuận đáng kể.
dự án
Tôi đã nỗ lực rất nhiều để viết bài đăng trên blog này nhằm cung cấp giá trị cho bạn. Nó sẽ rất hữu ích cho tôi, nếu bạn cân nhắc chia sẻ nó trên mạng xã hội hoặc với bạn bè/gia đình của bạn. CHIA SẺ LÀ ♥️
Sandeep Bhandari là người sáng lập trang web PrepMyCareer.com.
Tôi là một blogger chuyên nghiệp toàn thời gian, một nhà tiếp thị kỹ thuật số và một huấn luyện viên. Tôi yêu thích bất cứ thứ gì liên quan đến Web và tôi cố gắng học các công nghệ mới mỗi ngày.
Tất cả các nhiệm vụ quản lý nhóm, tạo nội dung và kiếm tiền đều do tôi xử lý. Cùng với nhóm tại PrepMyCareer, mục tiêu là cung cấp nội dung hữu ích và hấp dẫn cho độc giả của chúng tôi.