मान लीजिए कि आप किसी साक्षात्कार से अपना सर्वश्रेष्ठ देकर निकले हैं। आप सोच सकते हैं कि यह अंत है, हालाँकि, ऐसा नहीं है। तथ्य यह है कि अधिकांश नियोक्ता साक्षात्कार समाप्त होने के बाद धन्यवाद पत्र/ईमेल प्राप्त करने की तलाश में रहते हैं। इसलिए, एक अच्छी तरह से लिखित 'धन्यवाद पत्र' का मसौदा तैयार करना आवश्यक हो जाता है।
एक औपचारिक लेकिन वैयक्तिकृत विषय लिखें और अभिवादन करें
यह सलाह दी जाती है कि धन्यवाद पत्र के साथ खिलवाड़ न करें। आपको विषय या अभिवादन में चुटकुले या वाक्य नहीं जोड़ने चाहिए। आपका धन्यवाद पत्र औपचारिक, विनम्र और सटीक होना चाहिए। इधर-उधर न घूमें और सीधे मुद्दे पर आएं। आप विषय लिखने के लिए नीचे दिए गए उदाहरणों का उपयोग कर सकते हैं:
- धन्यवाद श्रीमान/सुश्री/श्रीमती __________।
- अवसर के लिए शुक्रिया।
- कल आपकी सलाह के लिए धन्यवाद.
- साक्षात्कार के लिए धन्यवाद।
आप कई ऐसे विषयों को फ्रेम कर सकते हैं जो संक्षिप्त, सटीक हों और बहुत अनुकूल न लगें लेकिन नियोक्ता का ध्यान खींचने के लिए पर्याप्त हों।
अक्सर, जब आप नियोक्ता को ऐसा धन्यवाद पत्र भेजते हैं, तो वे इस तथ्य से प्रभावित होते हैं कि आप इस नौकरी के प्रति इतने गंभीर हैं कि आपने साक्षात्कार के लिए विशेष रूप से धन्यवाद देने के लिए समय निकाला है।
अगला कदम उस व्यक्ति का अभिवादन करना है जिसे आप पत्र लिख रहे हैं। अक्सर, एक पैनल होता है जो साक्षात्कार आयोजित करता है। उनमें से प्रत्येक को वैयक्तिकृत नोट्स भेजना एक अच्छा विचार होगा क्योंकि यह आपकी ईमानदारी को प्रतिबिंबित करेगा। आपको प्राप्तकर्ता को उनके नाम से ही संबोधित करना चाहिए।
अपना आभार और रुचि व्यक्त करें
आमतौर पर धन्यवाद पत्र की शुरुआत a से होनी चाहिए धन्यवाद अपने आप। चूँकि पत्र का मुख्य उद्देश्य नियोक्ताओं के प्रति आपका आभार व्यक्त करना है, इसलिए आपको ईमानदारी से अपना आभार व्यक्त करना चाहिए। आप कितने आभारी हैं, इसके बारे में आपको निबंध लिखने की ज़रूरत नहीं है। यहां तक कि एक छोटा नोट भी ठीक काम करता है लेकिन छोटा नोट वास्तविक, प्रामाणिक और अच्छी तरह से लिखा होना चाहिए। साक्षात्कारकर्ताओं के समय, ध्यान और मार्गदर्शन के लिए स्वीकृति और प्रशंसा व्यक्त करें। ऐसा करते समय, किसी को व्यक्तिगत सर्वनामों का अत्यधिक उपयोग नहीं करना चाहिए क्योंकि वे पूरे धन्यवाद पत्र को अत्यधिक आत्म-केंद्रित बना सकते हैं।
जब एक भर्ती प्रबंधक किसी उम्मीदवार की तलाश में निकलता है, तो वे किसी ऐसे व्यक्ति को चाहते हैं जो कंपनी के लिए उपयुक्त हो। इस सही फिट में न केवल उचित योग्यताएं और कौशल शामिल हैं बल्कि कंपनी में शामिल होने की उत्सुकता और उत्साह भी शामिल है। समान योग्यता वाले दो उम्मीदवारों के बीच, कंपनी में अधिक रुचि रखने वाले एक को शामिल होने के लिए कहा जाएगा। इसलिए, आपको यह दोबारा बताना होगा कि आप नौकरी की भूमिका में रुचि रखते हैं।
यदि साक्षात्कार के दौरान आपको एहसास हुआ कि नौकरी उपयुक्त नहीं है, तो आपको अपने पत्र में इसका उल्लेख करना चाहिए। इसे ईमानदारी और अच्छी नैतिकता का कार्य माना जाएगा।
साक्षात्कार से संदर्भ सामने लाएँ
यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि नियोक्ता आपकी ईमानदारी और नौकरी के प्रति रुचि पर ध्यान दे, साक्षात्कार के मुख्य अंशों का उल्लेख करना है। साक्षात्कार अवधि से बहुत विशिष्ट कुछ लिखने से दो लाभ मिलेंगे। सबसे पहले, इससे साक्षात्कारकर्ता को उम्मीदवार को विस्तार से स्पष्ट रूप से याद रखने में मदद मिलेगी। दूसरे, इससे उसे एहसास होगा कि आपने साक्षात्कार के दौरान होने वाली हर घटना और नियोक्ता द्वारा कहे गए हर शब्द पर ध्यान दिया। संक्षेप में, यह अच्छा प्रभाव डालने का एक अच्छा तरीका है। आख़िरकार, हर इंसान को सुना जाना और याद रखा जाना पसंद है।
आप कंपनी की उन आवश्यकताओं या लक्ष्यों का भी उल्लेख कर सकते हैं जो आपने उनसे सुने हैं और उन तरीकों का सुझाव दे सकते हैं जिनसे आप कंपनी को उन लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद कर सकते हैं। आप इस तथ्य को उजागर करने के लिए अपने कुछ प्रमुख कौशलों का उल्लेख कर सकते हैं कि आप भूमिका में कितनी अच्छी तरह फिट बैठते हैं। आप साक्षात्कार के दौरान उठे मुद्दों पर भी दोबारा गौर कर सकते हैं और उन पर अपनी अंतर्दृष्टि प्रदान कर सकते हैं। इसकी संपूर्णता उम्मीदवार को नियोक्ता की नजरों में उपयुक्त व्यक्ति के रूप में स्थापित करेगी।
अलग दिखने और हताश होने का अभिनय करने के बीच एक महीन रेखा होती है। इसे छोटा रखें, लेकिन यह सुनिश्चित करें कि नियोक्ता आपको गैर-योग्य उम्मीदवार के रूप में खारिज न कर दे, इसके लिए पर्याप्त लिखें।
जो कुछ भी आपसे छूट गया उसका उल्लेख करें
ऐसे बहुत से उदाहरण हैं जहां आपको किसी चीज़ का उल्लेख करना चाहिए था लेकिन आप सही समय चूक गए या आप इसके बारे में पूरी तरह से भूल गए। ऐसे मामलों में, आप धन्यवाद पत्र का उपयोग अपने लाभ के लिए कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि साक्षात्कारकर्ता ने आपसे पूछा कि आप कंपनी के लिए सबसे अच्छा विकल्प क्यों होंगे और आप इसका सर्वश्रेष्ठ उत्तर नहीं दे सके, तो आप बाद में ऐसा कर सकते हैं। आपको इसे अपनी गलती या लापरवाही का रूप देने की जरूरत नहीं है. धन्यवाद पत्र में एक सरल जोड़ यह बताता है कि आपको इस भूमिका के लिए क्यों चुना जाना चाहिए, इस भाग को कवर करने के लिए पर्याप्त है।
हालाँकि, यह सख्त सलाह दी जाती है कि साक्षात्कार के दौरान आपसे हुई किसी भी गलती का उल्लेख न करें। धन्यवाद पत्र खेद पत्र या लीपापोती पत्र जैसा नहीं लगना चाहिए। यह वैसा ही लगना चाहिए जैसे यह है, i,e,ea धन्यवाद पत्र। उन उदाहरणों का उल्लेख करने से बचें जहां आप बेहतर कह सकते थे। ऐसे वाक्यों से बचें, जैसे "काश मैंने साक्षात्कार के दौरान यह कहा होता" या "मुझे लगता है कि मुझसे एक विवरण छूट गया"। आप नहीं चाहते कि वे यह सोचें कि आप उन्हें नियुक्ति के लिए परेशान कर रहे हैं। आपको किसी भी कीमत पर अपनी गलतियाँ सामने नहीं लानी चाहिए। संभावना यह है कि साक्षात्कारकर्ता को छोटी-छोटी गलतियाँ भी याद नहीं रहतीं या जब वे घटित हुईं तो उन्होंने उनके बारे में ज़्यादा नहीं सोचा। इसका दोबारा जिक्र करने से उनके मन में नकारात्मक भावना आ सकती है। इसलिए, धन्यवाद पत्र लिखना अच्छी सूची में आने का एक अच्छा अवसर है।
उन्हें कोई भी आवश्यक अतिरिक्त जानकारी प्रदान करें
एक बार जब आप मुख्य धन्यवाद नोट लिखना समाप्त कर लें, तो शेष कार्य अच्छी तरह से हस्ताक्षर करना है। यदि आपसे कोई अतिरिक्त प्रमाणपत्र या अनुलग्नक भेजने के लिए कहा गया है, तो आप हस्ताक्षर करते समय उनका उल्लेख कर सकते हैं। उन्हें यह बताना भी एक अच्छा संकेत है कि आप उन्हें कोई भी अन्य जानकारी प्रदान करने के लिए तैयार हैं जिसकी उन्हें आवश्यकता हो सकती है। यह प्रक्रिया के माध्यम से उनकी मदद करने की आपकी इच्छा को दर्शाता है।
एक बयान में, आपको उन्हें समय सीमा, यदि कोई हो, की भी याद दिलानी चाहिए। उदाहरण के लिए, मैं अगले सप्ताह परिणामों की प्रतीक्षा करूँगा।
अंतिम कार्य अंततः हस्ताक्षर करना है। राज्य धन्यवाद इसके बाद एक बार फिर 'ईमानदारी से' या अन्य समकक्ष विशेषण आते हैं। आगे अपना पूरा नाम लिखें. अपना संपर्क नंबर और ईमेल पता सहित अपना संपर्क विवरण छोड़ना न भूलें। आप अपनी वेबसाइट पर लिंक जोड़ना भी चुन सकते हैं। साइन-ऑफ़ की सभी जानकारी को एक छोटे पैराग्राफ में समेटने का प्रयास करें। कोई भी भर्ती प्रबंधक साक्षात्कार लेने के बाद दोबारा बहुत अधिक सामग्री से गुजरना नहीं चाहता।
नमूना धन्यवाद पत्र
नमूना 1
विषय पंक्ति: धन्यवाद श्रीमान/सुश्री/श्रीमती [साक्षात्कारकर्ता का नाम लिखें]
नमस्ते श्रीमान/सुश्री/श्रीमती [साक्षात्कारकर्ता का नाम लिखें]
मैं पद के बारे में हमारी बातचीत के दौरान दिए गए समय और सलाह के लिए आपको धन्यवाद देना चाहता हूं [पद का नाम बताएं]। आपकी कंपनी और उसके मूल्यों के बारे में चीजें सीखना खुशी की बात थी।
हमारी बातचीत से मुझे विश्वास हो गया कि मैं इस भूमिका के लिए उपयुक्त हूं। यह जानकर मैं उत्साहित हो गया कि मेरे मूल्य और विचार कंपनी के मूल्यों और विचारों से मेल खाते हैं। मुझे यह तथ्य पसंद आया कि [साक्षात्कार से एक विशिष्ट हाइलाइट का उल्लेख करें]।
आपने [साक्षात्कार के दौरान उठाए गए एक मुद्दे] के संबंध में जो उल्लेख किया था, उसके बारे में मैंने सोचा। मुझे एहसास हुआ कि इसे [साक्षात्कार के दौरान छूट गए समाधान की पेशकश] द्वारा दूर किया जा सकता है। मैं ऐसे ही एक मुद्दे से गुज़रा जहाँ [अपने अनुभव का उल्लेख करें]।
मुझे आशा है कि मेरा अनुभव और कौशल आपकी कंपनी के साथ मिलकर मील के पत्थर तक पहुंच सकते हैं।
यदि आपको किसी और जानकारी की आवश्यकता हो, तो बेझिझक संपर्क करें। मैं अगले सप्ताह परिणामों की प्रतीक्षा कर रहा हूं।
दोबारा अवसर के लिए धन्यवाद!
[साइन ऑफ़]
नमूना 2
विषय पंक्ति: इस अवसर के लिए धन्यवाद श्रीमान/सुश्री/श्रीमती [साक्षात्कारकर्ता का नाम लिखें]
प्रिय श्रीमान/सुश्री/श्रीमती [साक्षात्कारकर्ता का नाम लिखें]
साक्षात्कार के दौरान आपसे बहुत सी बातें सीखकर मुझे खुशी हुई। मैं आपके द्वारा प्रदान किये गये समय और सीख की सराहना करता हूँ।
साक्षात्कार के दौरान मुझे एहसास हुआ कि आपकी कंपनी अपने कर्मचारियों से जो अपेक्षा करती है, उससे मेरी अपेक्षाएं और विचार बहुत अलग हैं। मुझे लगता है कि मैं इस पद के लिए सही उम्मीदवार नहीं हूं।
आपके साथ बातचीत करना और [संबंधित क्षेत्र का उल्लेख करें] के बारे में बहुत कुछ सीखना अभी भी सुखद था। मैं इस अनुभव को याद रखूंगा और इसे अपनी क्षमताओं में सुधार के लिए लागू करूंगा। मैं आपको और कंपनी को आपके भविष्य के प्रयासों के लिए शुभकामनाएं देता हूं। आपको हुई किसी भी असुविधा के लिए मैं क्षमा चाहता हूँ।
आपके समय के लिए फिर से धन्यवाद!
[साइन ऑफ़]
नमूना 3
विषय पंक्ति: साक्षात्कार के लिए धन्यवाद श्रीमान/सुश्री/श्रीमती [साक्षात्कारकर्ता का नाम लिखें]
नमस्ते श्रीमान/सुश्री/श्रीमती [साक्षात्कारकर्ता का नाम लिखें]
[नौकरी पोस्ट का उल्लेख करें] के बारे में हमारी चर्चा के दौरान आपके साथ बातचीत करके अत्यंत आनंद आया। उस कंपनी की यात्रा के बारे में जानना वास्तव में प्रेरणादायक था जिसके साथ मैं काम करना पसंद करूंगा।
मुझे यह जानकर बहुत खुशी हुई कि आप और आपकी कंपनी मेरी विचारधाराओं और अपेक्षाओं को साझा करते हैं। जब आपने मुझे [विशिष्ट उदाहरण का उल्लेख करें] के बारे में बताया तो यह पुष्टि हो गई कि मैं [पद का नाम] की स्थिति के लिए उपयुक्त रहूंगा। जिस तथ्य ने विशेष रूप से मेरा ध्यान खींचा वह था [तथ्य का उल्लेख करें]।
मुझे आशा है कि मैं अपने कौशल और अनुभव के माध्यम से अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदान करते हुए कंपनी के भविष्य के प्रयासों को प्राप्त करने की यात्रा में शामिल हो सकता हूं।
कृपया [परियोजना/क्षेत्र का उल्लेख करें] में मेरे अनुभव के संबंध में आवश्यक विवरण प्राप्त करें। यदि आपको किसी और जानकारी की आवश्यकता हो, तो बेझिझक संपर्क करें। मैं शुक्रवार को हमारी चर्चा की गई कॉल का इंतजार कर रहा हूं।
एक बार फिर आपका धन्यवाद!
[साइन ऑफ़]
धन्यवाद पत्र/ईमेल के लिए युक्तियाँ
- व्यक्तिगत धन्यवाद नोट लिखते समय बहुत अधिक लापरवाह न बनें।
- आप कितने आभारी हैं, इसके बारे में बार-बार मत बोलते रहें। अपने आधार के प्रति प्रामाणिक रहें।
- यह दिखाएँ कि आप नौकरी में रुचि रखते हैं, लेकिन अकड़ू या हताश न दिखें।
- ऐसी बातें लिखें जिनसे पता चले कि इंटरव्यू के दौरान आप बहुत चौकस थे।
- अपने बारे में एक खास बात का जिक्र करें जिससे उन्हें आपको अच्छी तरह से याद रखने में मदद मिलेगी।
- नियोक्ता द्वारा याद रखने के लिए आयोजित साक्षात्कार के 24 घंटों के भीतर धन्यवाद पत्र भेजने का प्रयास करें।
- किसी मानक नोट का उपयोग न करें बल्कि विशिष्ट साक्षात्कार के लिए एक वैयक्तिकृत नोट लिखें।
- इंटरव्यू के दौरान आपने जो गलतियां कीं उनका जिक्र न करें.
- प्रत्येक साक्षात्कारकर्ता को सटीक धन्यवाद पत्र न भेजें।
- मौलिक बनें, व्याकरण संबंधी ग़लतियों से बचें और वास्तविक लगें।
धन्यवाद पत्र कंपनी के प्रति अपना आभार व्यक्त करते हुए साक्षात्कार के बाद अनुवर्ती कार्रवाई शुरू करने का एक अच्छा तरीका है। यह साक्षात्कारकर्ताओं को नौकरी पद के बारे में आपकी गंभीरता बताता है। हमें उम्मीद है कि सूची और उदाहरणों से आपको ऐसी जानकारियां मिली होंगी जो भविष्य में आपकी मदद कर सकती हैं। अगर आपको पढ़ने में मजा आया तो इसे आगे भी शेयर करें।
सन्दर्भ:
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संदीप भंडारी PrepMyCareer.com वेबसाइट के संस्थापक हैं।
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