अब आप सोच रहे होंगे कि इंटरव्यू खत्म होने के बाद थैंक्यू ईमेल क्यों लिखें? तो, मैं आपको बता दूं कि अधिकांश नौकरी चाहने वाले एचआर को अपनी प्रशंसा ई-मेल न भेजकर यह अजीब निर्णय लेते हैं। साथ ही, यह उतना महत्वपूर्ण नहीं लग सकता है, लेकिन मैं आपको बता दूं कि अधिकांश भर्तीकर्ता आपको यह धन्यवाद मेल न भेजने के कारण ही साक्षात्कार दौर से बाहर कर देते हैं। इंटरव्यू राउंड का मतलब सिर्फ अपना ज्ञान प्रदर्शित करना नहीं है, बल्कि यह इस बात पर भी निर्भर करता है कि आप उस अवसर का लाभ उठाने के लिए कितने उत्साहित हैं। इस लेख में, हम चर्चा करेंगे कि यह धन्यवाद मेल कैसे लिखा जा सकता है और भर्तीकर्ता तक अपना संदेश कैसे पहुंचाया जाए।
धन्यवाद ईमेल लिखते समय पालन की जाने वाली संरचना
आपके द्वारा लिखे गए प्रत्येक एप्लिकेशन का पालन करने के लिए एक विशेष प्रारूप या संरचना होती है। नीचे उल्लिखित बिंदु आपकी ओर से जोड़ने के लिए बहुत सी बातें प्रतीत होते हैं, लेकिन उन सभी पर चर्चा के लिए किसी अनुच्छेद की आवश्यकता नहीं है। यह मुख्य रूप से वे बिंदु हैं जिन्हें आपको अपने आवेदन में उजागर करना चाहिए ताकि भर्तीकर्ता आपको नौकरी पर रखने के लिए और अधिक आश्वस्त हो सके।
- विषय पंक्ति
- व्यक्तिगत ग्रीटिंग
- प्रशंसा व्यक्त करना
- उन्हें उस विशेष कार्य में आपकी रुचि का आश्वासन देना
- क्षमताओं पर प्रकाश डालते हुए किसी विशिष्ट का संदर्भ देना
- नई जानकारी तक पहुंच प्रदान करना
- आगामी चरणों के बारे में टैप करना
- अंत में, पेशेवर हस्ताक्षर करें
धन्यवाद मेल में पालन किये जाने वाले शिष्टाचार
जैसा कि हम सभी पेशेवर या व्यक्तिगत रूप से किसी व्यक्ति के व्यवहार के महत्व को समझते हैं। इसलिए पहले जैसा कि हमने देखा है कि तकनीक इतनी उन्नत नहीं थी कि लोगों को अपना धन्यवाद पत्र पोस्ट करने के लिए डाकघर जाना पड़ता था। उन्हें एक लिफाफा, स्टांप ढूंढना होगा और अंत में इसे वांछित पते पर भेजना होगा। प्राप्तकर्ता को आभार आवेदन प्राप्त करने में कुछ दिन भी लग सकते हैं।
लेकिन अब टेक्नोलॉजी की मदद से चीजें आसान हो गई हैं। जहां नौकरी चाहने वाले इसे अपने रिक्रूटर्स को व्यक्तिगत रूप से मेल के माध्यम से भेज सकते हैं। मेल को एक पेशेवर विकल्प होने का सुझाव दिया गया है क्योंकि सोशल मीडिया प्लेटफॉर्म पर या सीधे डीएम करने से आपका रिक्रूटर इस मामले में आपके बारे में अच्छा प्रभाव नहीं डालता है। इसलिए ऐसी फालतू बातों से बचें और ई-मेल का इस्तेमाल करें।
लेकिन हमेशा आपको मेल लिखते समय कुछ बातों का ध्यान रखना जरूरी है। मेल पेशेवर होना चाहिए इसलिए जिस लहजे में आप लिखें वह उचित होना चाहिए। दूसरे, आपको आधारहीन विषयों को शामिल किए बिना केवल प्रासंगिक विषयों पर बात करनी चाहिए और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि भर्तीकर्ताओं को कभी भी ग्रुप मेल न भेजें। इसके बजाय, प्रत्येक भर्तीकर्ता के साथ अपना मेल व्यक्तिगत रूप से साझा करें यदि मेल करने के लिए कई लोग हैं तो इससे वास्तव में एक अच्छा प्रभाव पड़ता है।
धन्यवाद मेल कैसे लिखें, इस पर चरण-वार प्रस्तुतिकरण?
- विषय- यह भाग इस पूरी प्रक्रिया का प्रारंभिक चरण है। एक बार सोचें कि हम इतने सारे संदेशों को हटा देते हैं और उनके लिए जगह खाली कर देते हैं। इसलिए एक बहुत ही आकर्षक विषय पंक्ति लिखना बहुत जरूरी है जिससे भर्तीकर्ता द्वारा आपके मेल को पढ़ने की संभावना बढ़ जाती है। "मुझे इस (जॉब प्रोफ़ाइल) के लिए यह अवसर देने के लिए धन्यवाद", यह आपके मेल के लिए भर्तीकर्ता का ध्यान खींचने का एक बड़ा मौका प्रदान करता है।
- व्यक्तिगत ग्रीटिंग- यह जानना बहुत जरूरी है कि इंटरव्यू कौन ले रहा है। इसलिए धन्यवाद मेल लिखते समय आप भर्तीकर्ता का उनके संबंधित नौकरी पदों के नाम के साथ उल्लेख नहीं कर सकते। बल्कि, आपको व्यक्तिगत अभिवादन का एक आदर्श उदाहरण देने के लिए उनके संबंधित नाम अवश्य लिखना चाहिए।
- प्रशंसा की अभिव्यक्ति- जब आप अपने मेल में मुख्य भाग प्रारंभ करते हैं तो यह सबसे प्रारंभिक भाग होता है। इस विशेष खंड में, आप मुख्य रूप से यह व्यक्त करते हैं कि साक्षात्कार दौर के दौरान आपसे मिलने, आपको अवसर प्रदान करने और आपको अपनी नौकरी की भूमिका समझाने के लिए आप अपने भर्तीकर्ता के समय के लिए कितने बाध्य हैं।
- उन्हें उस विशेष कार्य में आपकी रुचि का आश्वासन देना- भर्तीकर्ता के प्रति अपनी प्रशंसा व्यक्त करने के बाद उन्हें यह विश्वास दिलाना भी आवश्यक है कि आप प्रस्तावित नौकरी भूमिका में रुचि रखते हैं।
- क्षमताओं को उजागर करते हुए किसी विशिष्ट का संदर्भ देना- यह एक ऐसा अनुभाग है जहां आपको चतुराई से खेलने की आवश्यकता है। यहां इस अनुभाग में आप अपने साक्षात्कार दौर को याद कर सकते हैं और कुछ बिंदुओं और लक्ष्य तक पहुंचने पर कंपनी के मुख्य उद्देश्य को नोट कर सकते हैं। तो, आप अपने कुछ कौशल जोड़ सकते हैं जो संगठन के लक्ष्यों को पूरा करने में सहायक हो सकते हैं। इसके अलावा, यदि आप अपने गुणों या कौशल के बारे में कुछ महत्वपूर्ण जानकारी पाने से चूक गए हैं तो यह आपके लिए सही जगह है। लेकिन आपको चतुर और सूक्ष्म होना चाहिए क्योंकि आप सीधे अपनी त्रुटियों को भर्तीकर्ताओं के सामने उजागर कर रहे हैं।
- नई जानकारी तक पहुंच प्रदान करना- यह अनुभाग मुख्य रूप से आपके मेल का अंतिम भाग है। जहां आप भर्तीकर्ताओं तक पहुंच प्रदान करते हैं, जहां आप मुख्य रूप से आवश्यकता पड़ने पर उनसे कोई भी प्रश्न पूछने के लिए कहते हैं और आपको उनका उत्तर देने में खुशी होगी।
- आगामी चरणों के बारे में टैप करना- अपने आगामी चरणों का उल्लेख करना हमेशा आवश्यक होता है। जैसे कि यदि आपकी अगली मीटिंग के लिए कोई विशेष स्लॉट बताया गया है तो उस समय-सीमा का उल्लेख करें। नहीं तो आप ये भी लिख सकते हैं कि आपको उनके जवाब का बेसब्री से इंतजार रहेगा.
- प्रोफेशनल साइन-ऑफ- यह अंतिम भाग है जहां आपको अपने भर्ती प्रबंधक को फिर से धन्यवाद देना होगा। एक बार यह हो जाए तो आप ईमानदारी से जोड़ सकते हैं और उसके नीचे अपना नाम और तारीख डाल सकते हैं। इसे पूरा करने के बाद आपका काम हो गया.
धन्यवाद मेल लिखते समय कुछ गलतियाँ जिनसे बचना चाहिए
"धन्यवाद मेल कैसे लिखें?" यह उतना ही महत्वपूर्ण है, 'मेल लिखते समय हमें किन गलतियों से बचना चाहिए?' इसके पीछे का कारण बहुत सरल है क्योंकि इस मेल को लिखना आपके रिक्रूटर के सामने आखिरी प्रभाव माना जाता है। क्योंकि इस मेल की छोटी सी चूक आपके करियर पर बड़ा असर डाल सकती है।
- एक स्पष्ट और सीधी विषय पंक्ति प्रदान करना आवश्यक है। बस कुछ भी टाइप करने के बजाय. क्योंकि आपके भर्तीकर्ता व्यस्त होंगे, उनके पास सभी ईमेल पढ़ने के लिए पर्याप्त समय नहीं होगा।
- अपना मेल लंबा न बनाएं क्योंकि इससे रिक्रूटर बोर हो सकता है। एक पेशेवर धन्यवाद मेल में बस कुछ पैराग्राफ होते हैं और प्रत्येक पैराग्राफ में 3 से 4 वाक्य होते हैं। यदि आप लंबे पैराग्राफ लिख रहे हैं तो आपको इसका पुनर्मूल्यांकन करना चाहिए और उचित विवरण के साथ इसे छोटा और प्रासंगिक रखने का प्रयास करना चाहिए।
आपके साक्षात्कार के बाद धन्यवाद मेल का नमूना
प्रस्तावित नौकरी पद के लिए अपने भर्ती प्रबंधक को धन्यवाद मेल लिखने के कुछ उदाहरण नीचे दिए गए हैं।
नमूना 1- मानक दृष्टिकोण
विषय- बिजनेस डेवलपमेंट एसोसिएट साक्षात्कार के लिए धन्यवाद।
ईमेल
नमस्ते, श्रीमान XYZ,
नौकरी की स्थिति पर चर्चा करने के लिए अपना समय देने के लिए आदरणीय सर/मैम (नाम) को धन्यवाद। इस एबीसी कंपनी में साक्षात्कार में भाग लेना मेरे लिए एक बड़ा अवसर था और कंपनी के लक्ष्यों को समझने के बाद मुझे विश्वास है कि यह एक ऐसा मंच होगा जहां मैं संगठन के लाभ के लिए अपने कौशल का उपयोग कर सकता हूं।
साक्षात्कार दौर के दौरान हमारी बातचीत ने मुझे भविष्य की परियोजनाओं के बारे में और अधिक जानने के लिए प्रेरित किया, जिन्हें मेरी वर्तमान भूमिका निभाएगी। यह दिलचस्प है और मैंने ऐसी ही किसी परियोजना पर कुछ शोध किया है और उनकी सफलता दर की जाँच की है। यह उनके लिए एक सफल परियोजना थी और मेरा मानना है कि मेरे नेतृत्व कौशल और मेरे अच्छे संचार कौशल से बिक्री टीम का प्रबंधन करने में मदद मिलेगी जो अंततः कंपनी के लाभ और विकास में योगदान देगी।
यदि कोई प्रश्न हो तो आप मुझसे कभी भी पूछ सकते हैं। मैं अगले गुरुवार को आपकी प्रतिक्रिया का इंतजार करूंगा क्योंकि साक्षात्कार दौर के बाद इस पर पहले ही चर्चा हो चुकी है।
आपके बहुमूल्य समय और विचार के लिए फिर से धन्यवाद।
निष्ठा से,
(आपका नाम और संपर्क विवरण)
नमूना 2- नई जानकारी जोड़ना
विषय- धन्यवाद श्रीमान/श्रीमती। XYZ, साक्षात्कार के लिए.
ईमेल
नमस्ते, श्रीमान/श्रीमती। XYZ
साक्षात्कार दौर के दौरान कल आपके समय के लिए सर/मैम (नाम) को धन्यवाद। आपके एड-टेक संगठन के लिए बिजनेस डेवलपमेंट एसोसिएट का पद शिक्षा के क्षेत्र में एक क्रांतिकारी परियोजना है। मैंने उस विचार पर शोध किया है जिस पर हमने उचित शुल्क पर अधिकतम लोगों तक पहुंचने के लिए चर्चा की थी।
विशेष विषयों की व्याख्या करने वाले ऑनलाइन सत्र और एनिमेटेड वीडियो न केवल बच्चों का ध्यान खींचते हैं बल्कि चीजों को आसानी से सिखाने और सीखने का एक बहुत प्रभावी तरीका भी हैं। तो, चूंकि मेरी पृष्ठभूमि भी कंप्यूटर विभाग से है इसलिए मुझे इन सभी डिजिटल प्लेटफार्मों की अधिक पारदर्शी समझ है।
इसलिए, यह मेरे लिए आपकी कंपनी के लिए काम करने का एक शानदार अवसर होगा, साथ ही मेरे संचार और नेतृत्व कौशल से कंपनी को कुछ संभावित ग्राहक लाने में मदद मिलेगी। इसके साथ ही, शुरुआत करने के लिए यह पूरी तरह से कुछ नया और आकर्षक होगा। मैं आपके सुविधाजनक समय पर आपकी प्रतिक्रिया का इंतजार करूंगा।
अपने समय और विचार के लिए धन्यवाद।
निष्ठा से,
(नाम और संपर्क विवरण)
निष्कर्ष
मुझे आशा है कि ऊपर चर्चा किया गया विषय आपके करियर में आपकी मदद करेगा। मेरा मानना है कि यह लेख सभी नौकरी चाहने वालों की मदद करेगा और उन्हें सही दिशा में मार्गदर्शन करेगा। साथ ही, क्या करें और क्या न करें स्पष्ट कर दिया गया है ताकि मेल लिखते समय कोई त्रुटि न हो। तो, अब आपकी नौकरी पाने की संभावना आपके दृष्टिकोण के तरीके और आपके साक्षात्कार पर भी निर्भर करती है। आपके भविष्य के लिए शुभकामनाएँ और यदि आपको यह लेख उपयोगी लगा हो तो साझा करें और टिप्पणी करें।
संदर्भ
- https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC6948692/
- https://search.proquest.com/openview/c77f54b983887ae336948880102de593/1?pq-origsite=gscholar&cbl=44644
मैंने आपको मूल्य प्रदान करने के लिए इस ब्लॉग पोस्ट को लिखने में बहुत मेहनत की है। यदि आप इसे सोशल मीडिया पर या अपने मित्रों/परिवार के साथ साझा करने पर विचार करते हैं, तो यह मेरे लिए बहुत उपयोगी होगा। साझा करना है ♥️
संदीप भंडारी PrepMyCareer.com वेबसाइट के संस्थापक हैं।
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