व्यावसायिक संगठन एक गतिशील दुनिया में काम करते हैं और उन्हें न केवल अपने प्रतिद्वंद्वियों से कड़ी प्रतिस्पर्धा का सामना करना पड़ता है, बल्कि ग्राहकों के स्वाद और प्राथमिकताओं को बदलने के साथ-साथ कानूनी और राजनीतिक कारकों का भी सामना करना पड़ता है। इससे अधिक कर्मचारियों को नियुक्त करने और वेतन बिल पर अधिक खर्च करने की उनकी क्षमता गंभीर रूप से प्रभावित होती है। संगठन पर उत्पन्न दबाव अंततः उसके कर्मचारियों पर स्थानांतरित हो जाता है क्योंकि उन्हें अधिक काम करने की आवश्यकता होती है।
इसलिए, व्यावसायिक उद्यम उन कर्मचारियों को काम पर रखना पसंद करते हैं जो बहु-कार्यशील हों और एक ही कार्य दिवस में कई व्यावसायिक कार्य करने के इच्छुक हों और वह भी समयबद्ध तरीके से। एक ही दिन में कई कार्यों को निष्पादित करना और निष्पादित करना अपने आप में एक चुनौती है और अपेक्षाओं को पूरा करने के लिए एक कर्मचारी को एक प्रभावी प्राथमिकता तकनीक स्थापित करने के साथ-साथ अपनानी होगी। इस लेख का उद्देश्य सभी उपयोगी और व्यापक रूप से उपयोग की जाने वाली प्राथमिकता निर्धारण तकनीकों को शामिल करना है जो किसी कर्मचारी को समय सीमा से पहले सभी कार्यों को निष्पादित करने में मदद करेगी।
पाँच सर्वोत्तम प्राथमिकता तकनीकें
1. कठिनाई के आधार पर
आपको आवंटित और सौंपे गए कई कार्य कठिनाई में कभी भी समान नहीं होंगे। वे निश्चित रूप से भिन्न होंगे क्योंकि कुछ कार्य आसान होंगे और कुछ काफी कठिन होंगे। Prepmycareer इस रणनीति को चुनने वाले कर्मचारियों को उनकी कठिनाई के स्तर के आधार पर कार्यों को प्राथमिकता देने की सलाह देता है। जो कार्य प्रकृति में कठिन हैं और जिनमें दिमाग, कौशल और विशेषज्ञता के अधिक उपयोग की आवश्यकता होती है, उन्हें शुरू में निष्पादित किया जाना चाहिए, इसके बाद उन कार्यों को किया जाना चाहिए जिन्हें निष्पादित करना आसान है।
इससे आप न केवल अपने कार्यों को समय सीमा से पहले पूरा कर पाएंगे बल्कि अपनी उत्पादकता और दक्षता के स्तर को भी बनाए रख पाएंगे। सुबह या हमारी शिफ्ट शुरू होने के समय हमारा दिमाग तरोताजा होता है और जटिल मुद्दों को संभालने के साथ-साथ सुलझाने की क्षमता भी अधिक होती है।
2. समय की खपत के आधार पर
कुछ कार्य अत्यधिक समय लेने वाले, लंबे होते हैं और कुछ अन्य कार्यों की तुलना में अधिक शोध की आवश्यकता होती है जो प्रकृति में छोटे होते हैं और समाप्त करने के लिए कम समय की आवश्यकता होती है। इस रणनीति के तहत एक कर्मचारी को पहले समय लेने वाले कार्यों को पूरा करने का प्रयास करना चाहिए और फिर छोटे कार्यों पर काम करना चाहिए। इससे आपको मनोवैज्ञानिक लाभ प्राप्त करने और आराम की भावना विकसित करने में मदद मिलेगी, क्योंकि अपने समय लेने वाले कार्यों को निष्पादित करने के बाद आपको इस तथ्य से राहत मिलेगी कि अब केवल वे कार्य ही बचे हैं जिनमें कम समय लगता है। राहत की यह भावना आपको अपनी उत्पादकता और प्रदर्शन को बेहतर बनाने में भी मदद करेगी।
3. महत्व के आधार पर
कुछ कार्य दूसरों की तुलना में अधिक जरूरी होते हैं। ये अत्यावश्यक कार्य किसी व्यावसायिक संगठन में काम करने वाले कर्मचारी की नंबर एक प्राथमिकता होनी चाहिए और इन्हें शिफ्ट की शुरुआत में ही निष्पादित किया जाना चाहिए। एक कर्मचारी दिन के कार्यों को दो भागों में विभाजित कर सकता है, पहले भाग में वे कार्य शामिल हैं जो अत्यंत महत्वपूर्ण हैं, और एक संगठन उनके बिना काम नहीं कर सकता है। दूसरे भाग में उन कार्यों का उल्लेख करें जो कम महत्वपूर्ण हैं और जिन्हें स्थगित किया जा सकता है। यह तकनीक प्रभावी है और उन कर्मचारियों द्वारा व्यापक रूप से उपयोग की जाती है जो काम के शेड्यूल से पीछे रह जाते हैं और लंबित कार्यों की लंबी सूची में फंस जाते हैं।
4. उपज के आधार पर
यह रणनीति उन कर्मचारियों के लिए अधिक प्रासंगिक और सार्थक है जो मध्य या शीर्ष स्तर के प्रबंधन में काम कर रहे हैं और रणनीतिक निर्णय लेने में शामिल हैं। किसी व्यावसायिक संगठन में हमेशा मुख्य कार्य होता है जो कई सहायक कार्यों से घिरा होता है। उदाहरण के लिए, जब किसी मार्केटिंग अभियान को डिज़ाइन करना मुख्य कार्य होता है, तो यह कई छोटे कार्यों से घिरा होता है जैसे:
- प्रबंधन से अनुमोदन प्राप्त करना
- प्रचारित करने के विचार को अंतिम रूप देना
- लक्षित किए जाने वाले ग्राहकों के समूह की पहचान करना, और
- बजटीय आवश्यकता का निर्णय लेना।
अब इन कार्यों को स्पष्ट रूप से के आधार पर विभाजित किया जा सकता है पूर्णता का प्रतिशत उपज जो ये प्रदान करेंगे। 'पूर्णता का प्रतिशत उपज' मुख्य कार्य को पूरा करने में प्रत्येक व्यक्तिगत कार्य की हिस्सेदारी को संदर्भित करता है। ऊपर उल्लिखित कार्यों को निम्नानुसार विभाजित किया गया है:
| सहायक कार्य का नाम | पूर्णता का प्रतिशत उपज | उपज आवंटन का कारण |
| प्रबंधन से अनुमोदन प्राप्त करना | 20% तक | प्रबंधन अनुमोदन देने के लिए प्रतिबद्ध है, इसलिए इस कार्य को कम प्रतिशत दिया गया है। |
| प्रचारित करने के विचार को अंतिम रूप दिया जा रहा है | 30% तक | एक विपणन अभियान में विचार एक बड़ी भूमिका निभाता है जो इसकी सफलता निर्धारित करता है और साथ ही समग्र ब्रांड जागरूकता का ख्याल रखता है, इस प्रकार यह दूसरे उच्चतम प्रतिशत को आकर्षित करता है। |
| लक्षित ग्राहक समूह ढूँढना | 40% तक | ग्राहक ही राजा हैं, और उचित लक्ष्य समूह ढूंढ़े बिना किसी संगठन का असफल होना तय है। इस प्रकार यह कार्य उच्चतम प्रतिशत प्राप्त करता है। |
| बजटीय आवश्यकताओं की स्थापना | 10% तक | विपणन विभाग किसी संगठन का सबसे समृद्ध विभाग है। इस प्रकार, बजटीय आवश्यकताओं को स्थापित करने से मुख्य कार्य के निष्पादन में अधिक योगदान नहीं मिलेगा। |
उच्चतम प्रतिशत वाले कार्यों को शुरू में निष्पादित किया जाना चाहिए, उसके बाद केवल उन कार्यों को किया जाना चाहिए जो कम प्रतिशत उपज को आकर्षित करते हैं। प्रतिशत निर्दिष्ट करने के बाद एक कर्मचारी को कार्यों को उपज प्रतिशत के अनुसार रैंक करना होगा, जैसा कि यहां बताया गया है:
| सहायक कार्य का नाम | पूर्णता का प्रतिशत उपज | कार्यों की रैंकिंग |
| प्रबंधन से अनुमोदन प्राप्त करना | 20% तक | रैंक III |
| प्रचारित करने के विचार को अंतिम रूप दिया जा रहा है | 30% तक | रैंक II |
| लक्षित ग्राहक समूह ढूँढना | 40% तक | रैंक I |
| बजटीय आवश्यकताओं की स्थापना | 10% तक | रैंक IV |
5. लाभप्रदता के आधार पर
मुनाफ़ा प्रत्येक व्यावसायिक संगठन का सार है और उनके अस्तित्व का मूल कारण है। इस प्रकार, कार्यों को उनके लाभ योगदान के आधार पर व्यवस्थित करना एक प्रभावी प्राथमिकता कारक है। किसी संगठन के वरिष्ठ प्रबंधकों को एक ही दिन में निष्पादित करने वाले कई कार्यों में फँसना पड़ता है। इन कार्यों को उनकी लाभप्रदता के आधार पर आरोही क्रम में व्यवस्थित और प्रबंधित किया जाना चाहिए।
जो कार्य किसी संगठन को अधिकतम लाभ लौटाने की क्षमता रखते हैं उन्हें पहले निष्पादित किया जाना चाहिए। आदेश स्थापित किया जाना चाहिए, और जिन कार्यों का संगठन द्वारा अर्जित लाभ में सबसे अधिक योगदान है, उन्हें प्राथमिकता दी जानी चाहिए और पहले शुरू किया जाना चाहिए।
कार्यों को प्राथमिकता देने के लिए चरण दर चरण मार्गदर्शिका
जब कार्यों के समयबद्ध निष्पादन और उत्पादकता बनाए रखने की बात आती है तो प्राथमिकता एक प्रभावी और महत्वपूर्ण तकनीक है। इस तकनीक को और अधिक सरल बनाया गया है और कई चरणों में व्यवस्थित किया गया है, जो हैं:
1. कार्यों का संग्रह
कार्यों की प्राथमिकता तय करने में जो पहला कदम जाता है, वह सभी कार्यों का स्वयं संग्रह करना है। हमेशा दिन के कार्यों की एक लिखित सूची तैयार करें या प्राप्त करें, क्योंकि इससे आपको स्पष्ट पता चल जाएगा कि कितने व्यावसायिक कार्य हैं और उनकी प्रकृति क्या है।
2. एक उपयुक्त प्राथमिकताकरण रणनीति चुनें
इस लेख में पांच अद्वितीय और सबसे प्रभावी प्राथमिकता निर्धारण तकनीकों को शामिल किया गया है, जो सावधानीपूर्वक बाजार अनुसंधान और विश्लेषण के बाद लिखे गए हैं। निष्पादित किए जाने वाले व्यावसायिक कार्यों की प्रकृति को समझने के बाद, एक पेशेवर को विचार करना चाहिए और लागू करने के लिए एक प्राथमिकता रणनीति चुननी चाहिए।
3. व्यावसायिक कार्यों को क्रमबद्ध करें
निष्पादित किए जाने वाले व्यावसायिक कार्यों को चुनी गई प्राथमिकता तकनीक के आधार पर क्रमबद्ध और व्यवस्थित किया जाना चाहिए। कार्यों की एक लिखित रिपोर्ट तैयार करें और उन्हें रैंकिंग प्रदान करें ताकि किसी भी प्रकार के भ्रम को दूर किया जा सके और व्यावहारिक निष्पादन में सुविधा हो सके।
4. अनुकूलन के लिए तैयार रहें
जब आप छात्र थे, तो आपने पाठ्यक्रम से बाहर के प्रश्नों का सामना किया होगा जो आपको परेशान और परेशान करते होंगे। खैर, जीवन अभी भी सरल नहीं है, बल्कि यह और भी जटिल हो गया है। किसी संगठन में काम करते समय, दैनिक कार्यों के अलावा, हमेशा आश्चर्यजनक या विशेष कार्य निष्पादित होने की प्रतीक्षा में रहेंगे। आपको ये कार्य आपकी शिफ्ट के आरंभ में, मध्य में या अंत में भी सौंपे जा सकते हैं। बस इन कार्यों के लिए भी तैयार रहें, और हमेशा कुछ समय का अंतर रखें, क्योंकि इन्हें भी उसी स्तर की कुशलता और विशेषज्ञता के साथ निष्पादित किया जाना है।
हमेशा पेरेटो सिद्धांत का संदर्भ लें
पेरेटो सिद्धांत कॉर्पोरेट जगत में व्यापक रूप से अपनाए जाने वाले सिद्धांतों और तकनीकों में से एक है, जिसका उपयोग करके कई कामकाजी पेशेवरों, साथ ही व्यावसायिक संगठनों ने सफलता का स्वाद चखा है।
अक्सर 80/20 नियम के रूप में जाना जाता है, इस सिद्धांत के अनुसार, आपके द्वारा किए जाने वाले लगभग 20% कार्य आपको लगभग 80% परिणाम या आउटपुट या लाभ देने के लिए जिम्मेदार होते हैं।
इस प्रकार, एक कामकाजी पेशेवर को उन 20% कार्यों को पहचानने और प्राथमिकता देने का प्रयास करना चाहिए जिनसे उसे 80% लाभ मिलेगा। इस तरह एक कर्मचारी न केवल अपने स्वयं के प्रदर्शन में सुधार करने में सक्षम होगा, बल्कि अपने संगठन को आगे बढ़ने और पर्याप्त लाभ कमाने में भी सक्षम करेगा।
संदर्भ
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संदीप भंडारी PrepMyCareer.com वेबसाइट के संस्थापक हैं।
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