La administración es una de las funciones comerciales centrales de la mayoría de las empresas lucrativas que operan en todo el mundo. No será un error decir que el puesto de administrador es el de un generalista y que desempeña muchas funciones mientras trabaja para una organización empresarial. Un administrador actúa como vínculo o conexión entre la alta dirección de la organización y todos los demás empleados, además de realizar una evaluación y valoración cruciales de la situación financiera, los gastos, los nombramientos y todas las actividades de marketing.
Un administrador cuenta con el apoyo y la asistencia de un asistente administrativo que actúa como ayuda directa o junior del administrador de una organización. Las funciones desempeñadas por un asistente administrativo son similares e idénticas a las de un asistente administrativo, aunque se realizan en menor escala. El puesto de asistente administrativo es crucial e importante para una organización y es por ello que disfruta de un alto salario y beneficios lucrativos. Sin embargo, el proceso de entrevista para un puesto tan crítico consta de algunas excelentes preguntas de evaluación de la personalidad para las que se debe prepararse de manera sincera y adecuada.
21 mejores preguntas de entrevista para estudiar
1) La administración tiene que ver con ejercer control y prepotencia. Comente sobre esta declaración.
Esta es una pregunta de entrevista engañosa que critica su propia profesión y deberes principales. Una respuesta ideal a esta pregunta requiere que defienda su posición y mencione los aspectos brillantes de la administración.
Respuesta ejemplo
Señor, en mi opinión, esto no es del todo cierto y correcto. Esta declaración pone a la administración a la luz de la dictadura, lo cual es incorrecto y absurdo. La administración es una hermosa profesión, en la que un administrador se dedica ampliamente a administrar toda la organización, manteniendo y estableciendo una buena relación entre los diversos empleados, departamentos o equipos que trabajan dentro de la organización. No solo esto, él o ella también es responsable de administrar las diversas operaciones de la organización, desde finanzas hasta marketing y desarrollo comercial. Esto deja poco o ningún espacio para ejercer el control o exhibir cualquier tipo de actitud negativa.
2) ¿Qué entiende por el término 'provisión para cuentas incobrables'?
Un asistente administrativo es un puesto generalista y durante su mandato, trabajará en múltiples proyectos y aspectos en los que deberá usar más de un sombrero. Por lo tanto, se espera que tenga un conocimiento básico de los principios generales de contabilidad y el significado de los términos y procedimientos básicos.
Respuesta ejemplo
Señor, según el concepto contable de la prudencia, una organización empresarial debe prever todas las pérdidas esperadas y probables que una organización prevé en el futuro. Para tal efecto, se requiere constituir una provisión con cargo a las utilidades de la organización. Las deudas incobrables se refieren a los cobros y recibos de efectivo esperados de los deudores de la organización que se han vuelto incobrables y la organización no espera ninguna entrada de efectivo de dichos deudores. De ahí que, siguiendo el concepto de prudencia, la organización prepare una provisión para insolvencias.
3) ¿Qué es un inventario de trabajo en curso y su relación con el tiempo de ciclo?
Como asistente administrativo, se le pedirá que garantice un proceso de producción fluido que esté libre de todo tipo de cuellos de botella y obstáculos. Por lo tanto, se espera que tenga un conocimiento completo del tiempo del ciclo o el tiempo de entrega y los conceptos relacionados del trabajo en curso.
Respuesta ejemplo
Señor, las organizaciones manufactureras participan en el procesamiento de materias primas para transformarlas en productos terminados. Sin embargo, siempre quedan algunos artículos que no están completamente procesados y se conocen como bienes de trabajo en progreso. Un tiempo de ciclo se refiere al tiempo total que implica la producción de un artículo desde la recepción de la materia prima hasta su envío a los clientes. Implica una variedad de tiempos, como el tiempo de movimiento, el tiempo de espera y el tiempo de procesamiento.
4) ¿Califique sus habilidades de operación de computadora en una escala de uno a cinco?
Al ser un asistente administrativo, se espera que tenga habilidades operativas informáticas completamente desarrolladas junto con una alta alfabetización informática.
Respuesta ejemplo
Señor, le aseguro que tengo excelentes habilidades informáticas y estoy al tanto de todas las utilidades y software de administración destacados que se usan más ampliamente con fines administrativos. Además, también he realizado un curso avanzado de seis meses en computadoras que amplía y mejora aún más mi comprensión. Por lo tanto, considerando todos los hechos, me gustaría calificarme con un 4.8.
5) La administración implica mucho entrenamiento y desarrollo constante. ¿Está interesado en mejorar sus habilidades continuamente?
Algunos empleados simplemente son reacios a los cambios y la adopción de nuevas tecnologías y metodologías. A través de esta pregunta, un entrevistador quiere saber si está interesado o no en participar en varias sesiones de formación realizadas por la propia organización o por algún tercero.
Respuesta ejemplo
Señor, estoy completamente de acuerdo con la afirmación de que el asistente administrativo es una profesión cambiante y, por lo tanto, uno debe mantenerse actualizado en casi todo momento participando en programas de capacitación y desarrollo. Para este propósito, soy bastante serio y siempre estoy listo para unirme a cualquier sesión interactiva o de conocimiento. Tenga la seguridad de que nunca diría que no a tal actividad.
6) ¿Cómo priorizas entre varias tareas?
Esta es una de las preguntas de entrevistas más frecuentes en todo el mundo. Las organizaciones empresariales operan en un entorno empresarial dinámico y asignan a sus empleados una variedad de tareas que deben ejecutarse en un solo día laboral. Esto crea la necesidad de que los entrevistadores pregunten cuál es la técnica de priorización del candidato, cuál es la única solución a esta situación.
Respuesta ejemplo
Señor, entiendo completamente la relevancia de esta pregunta de la entrevista. Para asegurarme de no saltarme mis tareas y ejecutarlas de manera adecuada, siempre organizo y clasifico las tareas según sus niveles de dificultad. Las tareas que son difíciles y más difíciles de completar las pongo al principio y luego las siguen las tareas que son fáciles y menos complicadas. Esto me ayuda a ejecutar todas mis tareas sin pérdida de eficiencia y productividad.
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7) ¿Cómo manejará a un cliente descontento de la organización?
En caso de que los empleados de nivel inferior no puedan satisfacer a algún cliente descontento de la organización, un asistente administrativo tiene el deber y la responsabilidad de convencer a dichos clientes ofreciendo una solución y resolución amistosas. Por lo tanto, siempre dé una respuesta reflexiva e impresionante a esta pregunta.
Respuesta ejemplo
Señor, sería una pena experimentar una situación así, ya que creo que los clientes son los reyes y la razón básica de la presencia de organizaciones en todo el mundo. Sin embargo, todavía hay algunas situaciones inesperadas que deben manejarse. Si alguna vez me encuentro con una situación así en mi vida, en primer lugar, usaría mis habilidades de escucha activa para comprender el problema central del cliente de una manera tranquila y serena. Publicar esto, extendería una resolución efectiva al cliente basada en mi pensamiento crítico y habilidades analíticas.
8) ¿Cómo se ordenan los archivos?
Esta es una pregunta específica relacionada con el trabajo que pone a prueba sus procedimientos prácticos de trabajo. La clasificación de archivos es el requisito principal para este trabajo y debe conocer todas las técnicas de clasificación y organización.
Respuesta ejemplo
Señor, para ordenar los archivos, siempre hago dos cosas. En primer lugar, siempre los segrego en función de su naturaleza. Publique esto, les asigno diferentes códigos y creo sus respectivas subcategorías asignándoles diferentes colores de archivo, donde cada color representaría una subcategoría.
9) ¿Puede manejar el estrés y las condiciones de trabajo agitadas?
Esta es una pregunta de entrevista común a través de la cual un entrevistador quiere saber su actitud, percepción y enfoque hacia el trabajo en condiciones de trabajo estresantes y agitadas.
Respuesta ejemplo
Si señor, sin duda. He manejado situaciones laborales estresantes en el pasado y me encantaría seguir haciéndolo en el futuro. Para esto, he desarrollado una excelente fuerza física comprometiéndome constantemente en ejercicios de entrenamiento con pesas e incluso mantuve mi fuerza mental a través de la meditación y el yoga continuos.
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10) ¿Cómo son tus habilidades de dibujo? ¿Qué tipos de artículos escritos puede producir?
Este es un requisito común para este trabajo. Una persona que carezca de habilidades de escritura no podría asegurarse un puesto en la dura competencia. Por lo tanto, siempre responda esta pregunta de manera positiva.
Respuesta ejemplo
Señor, creo que tengo excelentes habilidades de redacción con una base de vocabulario adorable y un flujo artístico lúcido, que se explica por sí mismo y es agradable a la vista. Tengo la capacidad de producir varios escritos o comunicaciones comerciales, tales como:
- Comunicados de prensa
- Informes de los medios
- Acta de una reunión
- correos electrónicos oficiales
- Copias de marketing y campañas publicitarias, etc.
11) ¿Cómo se controlan los presupuestos publicitarios de la organización?
Esta es una pregunta de entrevista específica para el trabajo en la que debe compartir las estrategias y técnicas que sigue mientras controla los presupuestos de la organización.
Respuesta ejemplo
Señor, la publicidad es un fenómeno importante para cualquier organización empresarial y debe seguirse y realizarse con un alto nivel de experiencia y habilidades. Sin embargo, es pertinente señalar que la publicidad es como un pozo hueco, en el que puede invertir la cantidad de dinero que desee. Por lo tanto, es necesario emplear controles estrictos sobre los gastos de publicidad para garantizar que la organización no gaste en exceso. Esto podría hacerse de manera efectiva mediante un análisis de costo-beneficio y la comprensión de los datos anteriores de la organización.
12) ¿Cómo prefiere trabajar: en equipo o en solitario?
Esta es una pregunta engañosa y no importa de qué lado se ponga, habrá temores y contrapreguntas hacia usted. Si prefiere un entorno de equipo, eso significaría que no puede trabajar por su cuenta con una supervisión mínima y, en caso de que elija un entorno solitario, esto significa que es una persona de naturaleza reservada y no podría establecer una buena relación. relación con otros empleados. Entonces, como respuesta perfecta a esta pregunta, sea diplomático y elija cualquiera de las opciones sin criticar a la otra.
Respuesta ejemplo
Señor, tengo la capacidad de cumplir con mis obligaciones y deberes en casi todo tipo de entornos. Sin embargo, cuando me pregunten específicamente, me encantaría trabajar en un ambiente solitario, ya que creo que de esa manera podré enfocarme y concentrarme mejor en mis tareas y deberes.
13) Por favor, dígame el número de ladrillos utilizados en la construcción de la Torre Eiffel.
Una sesión de entrevista siempre consistiría en algunas preguntas que lo sorprenderían y lo sorprenderían por completo. Sin embargo, Prepmycareer le aconseja que mantenga siempre su lenguaje corporal e ingenio al responder a tales preguntas.
Respuesta ejemplo
Señor, la torre Eiffel es una estructura hecha de toneladas de acero y usa ladrillos solo en los cimientos. Supongo que la cantidad de ladrillos utilizados habría sido similar a la cantidad de ladrillos utilizados en la construcción de una casa de ladrillo y mortero. Por lo tanto, no puedo decirles el número exacto, ya que todavía tengo que hacer mi propia casa, lo que probablemente haría después de asegurar un puesto en su prestigiosa organización.
14) ¿Se puede trabajar en turnos rotativos?
Considerando el volumen y cantidad de trabajo que reciben las organizaciones empresariales, es necesario que operen día y noche. Por lo tanto, exigen que sus empleados trabajen en turnos rotativos, lo que simplemente significa que su turno no será fijo y seguirá cambiando según los requisitos y necesidades de la organización. Esto puede ser difícil, pero es un requisito común y debe responder afirmativamente.
Respuesta ejemplo
Sí señor, absolutamente. Tengo absolutamente cero restricciones y reservas mientras trabajo en los turnos rotativos. Tengo un fuerte cuerpo mental y físico capaz de absorber todo tipo de presiones de diferentes tiempos y otras cuestiones asociadas.
15) ¿Cuáles son sus expectativas salariales?
Es un hábito común de los entrevistadores preguntar sobre sus expectativas salariales durante una sesión de entrevista. A través de esta pregunta, un entrevistador no solo quiere saber sobre su salario esperado, sino que también quiere evaluar sus habilidades de investigación. A través de una negociación eficaz, un candidato siempre puede mejorar sus perspectivas. Aprender habilidades de negociación efectivas es casi inevitable para esta pregunta que se puede aprender a través de nuestra publicación exclusiva, ¿Cómo negociar el salario?
Respuesta ejemplo
Señor, en base a mi investigación y expectativas, me gustaría tener algo entre (___mencione su nivel/rango de salario esperado____). Este rango de salario no es aleatorio ni arbitrario, sino que se basa en una investigación de mercado integral y diligente realizada por mí.
16) ¿Por qué nos eligió?
Esta es una pregunta de entrevista de moda y está apareciendo hoy en día en varias sesiones de entrevistas realizadas en todo el mundo. A través de su pregunta, un entrevistador quiere conocer su nivel de compromiso y seriedad hacia la organización.
Respuesta ejemplo
Ser una organización empresarial con décadas de antigüedad, con operaciones repartidas por todo el territorio nacional y la presencia de más de 4,000 empleados. Estos hechos dicen mucho sobre la estatura y la posición de la empresa en la industria. Esta es una empresa altamente rentable que cree en un enfoque centrado en los empleados al brindar capacitación adecuada y oportunidades de desarrollo a los candidatos. Estoy muy interesado en esta organización, ya que creo que esto no solo agregaría un valor sustancial a mi currículum, sino que también me ayudaría a prosperar y mejorar mi conjunto de habilidades.
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17) ¿Cuál es tu mejor fortaleza?
Una sesión de entrevista está incompleta sin una pregunta sobre fortalezas y debilidades. Esta pregunta se formula en casi todas las sesiones de entrevistas realizadas en todo el mundo, con variaciones y modificaciones. El objetivo principal de esta pregunta es evaluar y examinar la personalidad, la actitud y los aspectos de comportamiento de un candidato. La forma en que formula esta pregunta transmite mucho sobre sus percepciones.
Respuesta ejemplo
Señor, hay una variedad de fortalezas en mí, pero ya que ha pedido la mejor, me gustaría compartir con usted la mayor fortaleza en mí, que es la más cercana y la más dominante. Tengo una habilidad natural para mantener la calma y la compostura incluso en el entorno de trabajo más inquietante e inhóspito. Esta habilidad mía me permite tomar decisiones comerciales apropiadas que ayudan a aumentar la productividad y a mantener la eficiencia.
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Es pertinente señalar que esta pregunta podría formularse de varias maneras con ligeras modificaciones. Con cada modificación de este tipo, su respuesta también cambiaría y, por lo tanto, requiere un conjunto diferente de preparación. Nuestro objetivo en Prepmycareer es completar su preparación brindándole artículos exclusivos que cubren todas esas variedades e incluso otorgarle diez respuestas de muestra únicas y de alta calidad. Haga clic en los enlaces a continuación para acceder a los artículos exclusivos:
- ¿Cuáles son sus fortalezas y debilidades? [Con 10 respuestas de entrevista de muestra]
- ¿Cual es tu mayor debilidad? (Con 10 respuestas de entrevista de muestra)
- ¿Cuáles son tus debilidades? [Con 10 respuestas de entrevista de muestra]
18) ¿Cuál es tu animal favorito?
Prima facie, esta pregunta puede parecer simple y fácil de responder. Sin embargo, solo un candidato preparado y experimentado sabe el esfuerzo adicional que esta pregunta requiere que una persona realice. Este es un examen maestro y una pregunta de evaluación en la que no solo se prueba e indaga su personalidad sino también sus aspiraciones y cualidades futuras. Por lo tanto, siempre es necesario prepararse para esta pregunta de manera sincera.
Respuesta ejemplo
Señor, sin faltarle el respeto a ningún otro animal y criatura creada por Dios, me gustaría elegir un elefante como mi animal favorito. Es porque este animal tiene la capacidad de mantener una relación amistosa y camaradería con todos los demás animales además de mantener una memoria aguda. Además, ha sido un atributo ampliamente reconocido de los elefantes que tienen una alta concentración y no prestan atención a ningún tipo de cháchara o evento perturbador. Si es posible, pediría a Dios que me bendiga con las cualidades que le ha otorgado a esta gran criatura.
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19) ¿Cuándo puedes empezar?
Es común que los entrevistadores tomen una cotización de su disponibilidad durante la sesión de la entrevista. No hay nada técnico o altamente evaluativo en esta pregunta, más bien es una pregunta simple que requiere que le digas a tu entrevistador la fecha en la que estás disponible para incorporarte a la organización empresarial.
Respuesta ejemplo
- Para personas actualmente empleadas: Señor, actualmente estoy trabajando con una organización comercial y, por lo tanto, no podré unirme de inmediato. Sin embargo, estaba desesperado por un cambio de trabajo y para este propósito ya solicité una carta de alivio de mi organización actual, espero recibir la carta pronto y, por lo tanto, podría unirme en o después (____mencione la fecha prevista de su unión____)
- Para personas desempleadas/más frescas: Señor, actualmente no estoy trabajando en ningún lugar y, por lo tanto, me gustaría expresar mi capacidad para unirme a la organización de manera inmediata. Además, no tengo absolutamente ninguna responsabilidad u obligación pendiente.
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20) ¿Qué te motiva a trabajar?
Esta es una pregunta de entrevista común mediante la cual un entrevistador desea conocer los principales factores motivacionales que lo impulsan a trabajar duro y alcanzar sus metas y objetivos en un plazo determinado. Esta es una pregunta muy subjetiva y, por lo tanto, debe responder de una manera única y evitar todas las respuestas genéricas.
Respuesta ejemplo
Señor, la respuesta a esta pregunta depende de las condiciones financieras, los deseos y las expectativas de una persona respecto de su carrera profesional. Para mí, es mi deseo de ascender en la escalera corporativa lo más rápido posible y obtener un reconocimiento generalizado que siempre motiva a algunos y me estimula a estar siempre alerta y ejecutar todas mis tareas y deberes antes de la fecha límite.
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21) ¿Tiene alguna pregunta para nosotros?
Esta es la última pregunta de una sesión de entrevista y un candidato que se encuentre con esta pregunta debe ser consciente de que su sesión de entrevista ya ha concluido. Esta pregunta le da al candidato la oportunidad de hacer algunas preguntas al entrevistador en relación con la organización, su cultura de trabajo, la ética laboral, etc. Se ha observado que los candidatos tienden a evitar esta pregunta por completo o a hacer preguntas irrelevantes. En ambas situaciones, no estás haciendo más que disminuir y agotar tus posibilidades de selección al mínimo. Por lo tanto, siempre haga algunas preguntas relevantes basadas en las preguntas modelo que se mencionan a continuación:
Preguntas modelo
- ¿Cuáles son los tiempos de trabajo de la organización en los diferentes turnos?
- ¿Es política de la organización extender las licencias de emergencia pagadas a sus empleados?
- ¿Cuáles son los diversos beneficios que una organización otorga a sus empleados durante los días de maternidad/paternidad?
- Enumere y explique el cálculo de la asignación de horas extraordinarias.
- ¿Cuáles son las diversas oportunidades de capacitación y desarrollo de los empleados que ofrece la organización a sus empleados?
- Explique el cálculo de los reembolsos y otros beneficios que ofrece la organización en forma de gratificaciones.
Referencias
- http://www.tawannadillahunt.com/wp-content/uploads/2020/11/Dillahunt_HICSS21.pdf
- https://aipublications.com/uploads/issue_files/1IJEBM-MAY20213-Recruitment.pdf
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Sandeep Bhandari es el fundador del sitio web PrepMyCareer.com.
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