L’administration est l’une des fonctions commerciales essentielles de la plupart des entreprises à but lucratif opérant dans le monde. Il ne sera pas faux de dire que le poste d’administrateur est celui d’un généraliste et qu’il porte de nombreux chapeaux lorsqu’il travaille pour une organisation commerciale. Un administrateur agit comme un lien ou un lien entre la haute direction de l'organisation et tous les autres employés et effectue une évaluation cruciale de la situation financière, des dépenses, des nominations et de toutes les activités de marketing.
Un administrateur est soutenu et assisté par un assistant administratif qui agit en tant qu'aide directe ou junior de l'administrateur d'une organisation. Les tâches exercées par un adjoint administratif sont similaires et identiques à celles d'un adjoint administratif bien qu'effectuées à un niveau inférieur. Le poste d’adjoint administratif est crucial et important pour une organisation et c’est pour cette raison qu’il bénéficie d’un salaire élevé et d’avantages lucratifs. Cependant, le processus d'entretien pour un poste aussi critique consiste en d'excellentes questions d'évaluation de la personnalité auxquelles il faut se préparer sincèrement et de manière appropriée.
21 meilleures questions d'entrevue à étudier
1) L'administration consiste à exercer un contrôle et à être autoritaire. Commentez cette déclaration.
Il s'agit d'une question d'entrevue délicate qui critique votre propre profession et vos tâches principales. Une réponse idéale à cette question nécessite que vous défendiez votre position et mentionniez les aspects brillants de l'administration.
Exemple de réponse
Monsieur, à mon avis, ce n'est pas du tout vrai et correct. Cette affirmation met l'administration sous le jour de la dictature, ce qui est incorrect et absurde. L'administration est une belle profession, dans laquelle un administrateur est largement engagé dans la gestion de l'ensemble de l'organisation, en maintenant et en établissant une relation douce entre les différents employés, départements ou équipes travaillant au sein de l'organisation. Non seulement cela, il ou elle est également responsable de gérer les différentes opérations de l'organisation allant des finances au marketing en passant par le développement des affaires. Cela laisse peu ou pas d'espace pour exercer un contrôle ou afficher toute sorte d'attitude négative.
2) Qu'entendez-vous par le terme «provision pour créances irrécouvrables» ?
Un adjoint administratif est un poste généraliste et durant votre mandat, vous travaillerez sur plusieurs projets et aspects dans lesquels vous devrez porter plus d'un chapeau. Ainsi, il est attendu de vous que vous ayez une connaissance de base des principes généraux de la comptabilité et de la signification des termes et procédures de base.
Exemple de réponse
Monsieur, selon le concept comptable de prudence, une organisation commerciale doit prévoir toutes ses pertes attendues et probables qu'une organisation anticipe à l'avenir. A cet effet, il est nécessaire de constituer une provision sur les bénéfices de l'organisation. Les créances irrécouvrables font référence aux encaissements et encaissements attendus des débiteurs de l'organisation qui ont mal tourné et l'organisation ne s'attend à aucune rentrée de fonds de la part de ces débiteurs. Par conséquent, suivant le concept de prudence, l'organisation prépare une provision pour créances irrécouvrables.
3) Qu'est-ce qu'un inventaire des travaux en cours et sa relation avec le temps de cycle ?
En tant qu'assistant administratif, vous devrez assurer un processus de production fluide et exempt de toutes sortes de goulots d'étranglement et d'entraves. Par conséquent, vous devez avoir une connaissance complète du temps de cycle ou du délai d'exécution et des concepts connexes de travail en cours.
Exemple de réponse
Monsieur, les organisations manufacturières sont impliquées dans la transformation des matières premières afin de les transformer en produits finis. Cependant, il reste toujours quelques articles qui ne sont pas entièrement traités et qui sont appelés marchandises en cours de fabrication. Un temps de cycle fait référence au temps total impliqué dans la production d'un article depuis la réception des matières premières jusqu'à son expédition aux clients. Cela implique une variété de moments tels que le temps de déplacement, le temps d'attente et le temps de traitement.
4) Évaluez vos compétences en informatique sur une échelle de un à cinq ?
En tant qu'adjoint administratif, on s'attend à ce que vous ayez des compétences opérationnelles en informatique complètement développées ainsi qu'une excellente culture informatique.
Exemple de réponse
Monsieur, je vous assure que j'ai d'excellentes compétences en informatique et que je connais tous les principaux logiciels utilitaires et de gestion les plus largement utilisés à des fins d'administration. De plus, j'ai également suivi un cours avancé de six mois en informatique qui élargit et améliore encore ma compréhension. Par conséquent, compte tenu de tous les faits, je voudrais me noter avec un 4.8.
5) L'administration implique beaucoup de formation et de développement constant. Êtes-vous intéressé à améliorer vos compétences en continu ?
Certains employés sont tout simplement opposés aux changements et à l'adoption de nouvelles technologies et méthodologies. Par cette question, un enquêteur veut savoir si vous êtes intéressé ou non à participer à plusieurs sessions de formation organisées par l'organisation elle-même ou par un tiers.
Exemple de réponse
Monsieur, je suis tout à fait d'accord avec l'affirmation selon laquelle l'adjoint administratif est une profession en évolution et qu'il faut donc se tenir à jour presque en tout temps en participant à des programmes de formation et de perfectionnement. À cette fin, je suis assez sérieux et toujours prêt à participer à toute session interactive ou bien informée. Soyez assuré que je ne dirais jamais non à une telle activité.
6) Comment hiérarchisez-vous plusieurs tâches ?
C’est l’une des questions d’entretien les plus fréquemment posées à travers le monde. Les organisations commerciales opèrent dans un environnement commercial dynamique et attribuent diverses tâches à leurs employés qui doivent être exécutées au cours d’une seule journée de travail. Cela crée la nécessité pour les intervieweurs de poser des questions sur la technique de priorisation du candidat, qui est la seule solution à cette situation.
Exemple de réponse
Monsieur, je comprends parfaitement la pertinence de cette question d'entretien. Afin de m'assurer de ne pas sauter mes tâches et de les exécuter de manière appropriée, j'organise et trie toujours les tâches en fonction de leur niveau de difficulté. Les tâches qui sont difficiles et les plus difficiles à accomplir sont mises au début par moi uniquement pour être suivies par les tâches qui sont faciles et moins délicates. Cela m'aide à exécuter toutes mes tâches sans aucune perte d'efficacité et de productivité.
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7) Comment gérerez-vous un client mécontent de l'organisation ?
Dans le cas où les employés de niveau inférieur ne sont pas en mesure de satisfaire un client mécontent de l'organisation, un assistant administratif a le devoir et la responsabilité de convaincre ces clients en proposant une solution et une résolution à l'amiable. Par conséquent, donnez toujours une réponse réfléchie et impressionnante à cette question.
Exemple de réponse
Monsieur, il serait dommage de vivre une telle situation, car je pense que les clients sont les rois et la raison fondamentale de la présence d'organisations à travers le monde. Cependant, il y a encore quelques situations inattendues qui doivent être gérées. Si jamais je rencontrais une telle situation dans ma vie, j'utiliserais avant tout mes capacités d'écoute active pour comprendre le problème central du client de manière calme et posée. Après cela, j'étendrais une résolution efficace au client en me basant sur ma pensée critique et mes compétences analytiques.
8) Comment triez-vous les fichiers ?
Il s'agit d'une question spécifique liée à l'emploi qui teste vos procédures de travail pratiques. Le tri des fichiers est la principale exigence pour ce travail et vous devez connaître toutes les techniques de tri et d'organisation.
Exemple de réponse
Monsieur, pour trier les dossiers, je fais toujours deux choses. Premièrement, je les sépare toujours en fonction de leur nature. Après ceci, je leur attribue différents codes et crée leurs sous-catégories respectives en leur attribuant différentes couleurs de fichier, où chaque couleur représenterait une sous-catégorie.
9) Pouvez-vous gérer le stress et les conditions de travail trépidantes ?
Il s'agit d'une question d'entretien courante à travers laquelle un intervieweur souhaite connaître votre attitude, votre perception et votre approche du travail dans des conditions de travail stressantes et trépidantes.
Exemple de réponse
Oui monsieur, sans aucun doute. J'ai déjà géré des situations de travail stressantes et j'aimerais continuer à le faire à l'avenir. Pour cela, j'ai développé une excellente force physique en m'engageant constamment dans des exercices de musculation et j'ai même maintenu ma force mentale grâce à la méditation continue et au yoga.
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10) Quelles sont vos compétences en rédaction ? Quels types de rédactions pouvez-vous produire ?
C'est une exigence courante pour ce travail. Une personne qui manque de compétences en écriture ne serait pas en mesure d'obtenir un poste dans la compétition acharnée. Par conséquent, répondez toujours positivement à cette question.
Exemple de réponse
Monsieur, je crois que j'ai d'excellentes compétences en rédaction avec une base de vocabulaire adorable et un flux artistique lucide, qui s'explique de lui-même et est agréable à regarder. J'ai la capacité de produire plusieurs rédactions ou communications d'affaires telles que :
- Communiqués de presse
- Rapports de presse
- Compte rendu d'une réunion
- E-mails officiels
- Copies marketing et campagnes publicitaires, etc.
11) Comment contrôlez-vous les budgets publicitaires de l'organisation ?
Il s'agit d'une question d'entretien spécifique à l'emploi dans laquelle vous devez partager les stratégies et les techniques que vous suivez tout en contrôlant les budgets de l'organisation.
Exemple de réponse
Monsieur, la publicité est un phénomène important pour toute organisation commerciale et doit être suivie et réalisée avec un haut niveau d'expertise et de compétences. Cependant, il est pertinent de noter que la publicité est comme un puits creux, dans lequel vous pouvez investir autant d'argent que vous le souhaitez. Par conséquent, il est nécessaire d'exercer des contrôles stricts sur les dépenses publicitaires pour s'assurer que l'organisation ne dépense pas trop. Cela pourrait être fait efficacement en utilisant une analyse coûts-avantages et en comprenant les données passées de l'organisation.
12) Comment préférez-vous travailler – en équipe ou en solitaire ?
C'est une question délicate et quel que soit votre camp, il y aura des appréhensions et des contre-questions à votre encontre. Si vous préférez un cadre d'équipe, cela signifierait que vous n'êtes pas en mesure de travailler seul avec un minimum de supervision et dans le cas où vous choisissez un cadre solitaire, cela signifie que vous êtes une personne de nature réservée et ne serait pas en mesure d'établir un bon relation avec les autres employés. Donc, comme réponse parfaite à cette question, soyez diplomate et choisissez l'une des options sans critiquer l'autre.
Exemple de réponse
Monsieur, j'ai la capacité d'accomplir mes obligations et mes fonctions dans presque tous les types de contextes. Cependant, lorsqu'on me le demande spécifiquement, j'aimerais travailler dans un environnement solitaire, comme je le crois, de cette façon, je pourrai me concentrer et mieux me concentrer sur mes tâches et mes devoirs.
13) Veuillez me dire le nombre de briques utilisées dans la fabrication de la tour Eiffel.
Une séance d'entretien consisterait toujours en quelques questions qui vous surprendraient et vous étonneraient complètement. Prepmycareer vous conseille cependant de toujours conserver votre langage corporel et votre intelligence lorsque vous répondez à de telles questions.
Exemple de réponse
Monsieur, la tour Eiffel est une structure composée de tonnes d'acier et utilise des briques uniquement dans la fondation. Je suppose que le nombre de briques utilisées aurait été similaire au nombre de briques utilisées dans la construction d'une maison en brique et mortier. Par conséquent, je ne peux pas vous dire le nombre exact, car je n'ai pas encore fait de ma maison ma propre maison, ce que je ferais probablement après avoir obtenu un poste dans votre prestigieuse organisation.
14) Pouvez-vous travailler en rotation ?
Compte tenu du volume et de la quantité de travail que reçoivent les organisations commerciales, il est nécessaire qu’elles fonctionnent jour et nuit. Par conséquent, ils exigent que leurs employés travaillent selon des équipes rotatives, ce qui signifie simplement que votre équipe ne sera pas fixe et continuera de changer selon les exigences et les besoins de l'organisation. Cela peut être difficile, mais il s’agit d’une exigence courante et vous devez y répondre par l’affirmative.
Exemple de réponse
Oui monsieur, tout à fait. Je n'ai absolument aucune restriction ni réserve lorsque je travaille dans les quarts de rotation. J'ai un corps mental et physique fort capable d'absorber toutes sortes de pressions de différents moments et d'autres problèmes associés.
15) Quelles sont vos attentes salariales ?
C'est une habitude courante chez les enquêteurs de poser des questions sur vos attentes salariales lors d'une séance d'entretien elle-même. À travers cette question, un intervieweur veut non seulement connaître votre salaire attendu, mais veut également évaluer vos compétences en recherche. Grâce à une négociation efficace, un candidat peut toujours améliorer ses perspectives. Apprendre des compétences de négociation efficaces est presque inévitable pour cette question qui pourrait être apprise grâce à notre article exclusif, Comment négocier le salaire?
Exemple de réponse
Monsieur, sur la base de mes recherches et de mes attentes, j'aimerais avoir n'importe quoi entre (___mentionnez votre fourchette / fourchette de salaire prévue____). Cette fourchette de salaire n'est pas aléatoire ou arbitraire, mais plutôt basée sur une étude de marché complète et diligente que j'ai entreprise.
16) Pourquoi nous avez-vous choisis ?
Il s'agit d'une question d'entrevue tendance et apparaît de nos jours dans plusieurs séances d'entrevue tenues à travers le monde. A travers sa question, un intervieweur veut connaître votre niveau d'engagement et de sérieux envers l'organisation.
Exemple de réponse
Être une organisation commerciale vieille de plusieurs décennies avec des opérations réparties dans tout le pays et la présence de plus de 4,000 XNUMX employés. Ces faits en disent long sur la stature et la position de l'entreprise dans l'industrie. Il s'agit d'une entreprise très rentable qui croit en une approche centrée sur les employés en offrant aux candidats des opportunités de formation et de développement adéquates. Je suis très intéressé par cette organisation car je pense que cela ajouterait non seulement une valeur substantielle à mon CV, mais m'aiderait également à prospérer et à améliorer mes compétences.
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17) Quelle est votre meilleure force ?
Une séance d’entretien est incomplète sans une question sur les forces et les faiblesses. Cette question est posée dans presque toutes les séances d'entretien organisées à travers le monde avec des variantes et des modifications. L'objectif principal de cette question est d'évaluer et d'examiner la personnalité, l'attitude et les aspects comportementaux d'un candidat. La façon dont vous posez cette question en dit long sur vos perceptions.
Exemple de réponse
Monsieur, il y a une variété de forces en moi, mais puisque vous avez demandé la meilleure, je voudrais partager avec vous la plus grande force en moi, qui est la plus proche et la plus dominante. J'ai une capacité naturelle à rester calme et calme, même dans l'environnement de travail le plus dérangeant et le moins propice. Cette capacité me permet de prendre des décisions commerciales appropriées, ce qui contribue à augmenter la productivité ainsi qu'à maintenir l'efficacité.
Préparation rigoureuse
Il est pertinent de noter que cette question pourrait être posée de diverses manières avec de légères modifications. Avec chaque modification de ce type, votre réponse changerait également et nécessiterait donc une préparation différente. Chez Prepmycareer, nous visons à compléter votre préparation en vous fournissant des articles exclusifs qui couvrent toutes ces variétés et vous accordent même dix exemples de réponses uniques et de haute qualité. Cliquez sur les liens ci-dessous pour accéder aux articles exclusifs :
- Quels sont vos forces et faiblesses? [Avec 10 exemples de réponses d'entrevue]
- Quelle est votre plus grande faiblesse? (Avec 10 exemples de réponses d'entrevue)
- Quelles sont vos faiblesses? [Avec 10 exemples de réponses d'entrevue]
18) Quel est votre animal préféré ?
À première vue, cette question peut sembler simple et facile à répondre. Cependant, seul un candidat préparé et expérimenté connaît l'effort supplémentaire que cette question exige d'une personne. Il s'agit d'un examen principal et d'une question d'évaluation approfondie qui non seulement votre personnalité mais aussi vos aspirations et qualités futures sont testées et interrogées. Par conséquent, il est toujours nécessaire de se préparer à cette question de manière sincère.
Exemple de réponse
Monsieur, sans manquer de respect à tout autre animal et créature créé par Dieu, je voudrais choisir un éléphant comme mon animal préféré. C'est parce que cet animal a la capacité de maintenir une relation amicale et de camaraderie avec tous les autres animaux tout en conservant une mémoire vive. De plus, c'est un attribut largement reconnu des éléphants qu'ils ont une concentration élevée et ne prêtent aucune attention à tout type de brame ou d'événement perturbateur. Si possible, je prierais Dieu de me bénir avec les qualités qu'il a accordées à cette grande créature.
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Un effort sincère et sérieux est nécessaire pour cette question. Votre préparation ne pourra être finalisée qu'après avoir lu une grande variété d'exemples de réponses. Prepmycareer a conçu un article exclusif qui fournit dix exemples de réponses uniques et impressionnants pour cette question d'entretien. Cet article est accessible en cliquant sur ce lien.
19) Quand pouvez-vous commencer ?
Il est courant que les enquêteurs prennent une citation de votre disponibilité lors de votre séance d'entretien elle-même. Il n'y a rien de technique ou de très évaluatif dans cette question, c'est plutôt une question simple qui vous oblige à indiquer à votre interlocuteur la date à laquelle vous êtes disponible pour rejoindre l'organisation de l'entreprise.
Exemple de réponse
- Pour les personnes actuellement employées: Monsieur, je travaille actuellement avec une organisation commerciale et je ne pourrai donc pas m'y inscrire dans l'immédiat. Cependant, j'avais désespérément besoin d'un changement d'emploi et à cette fin, j'ai déjà demandé une lettre de relève de mon organisation actuelle, je m'attends à recevoir la lettre bientôt et je serais donc en mesure de rejoindre ou après (____mentionner la date prévue de votre joindre____)
- Pour les personnes sans emploi / plus fraîches: Monsieur, je ne travaille actuellement nulle part ici et je voudrais donc exprimer ma capacité à rejoindre l'organisation sur une base immédiate. De plus, je n'ai absolument aucune responsabilité ou obligation en cours.
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20) Qu'est-ce qui te motive à travailler ?
Il s'agit d'une question d'entretien courante à l'aide de laquelle un intervieweur souhaite connaître les principaux facteurs de motivation qui vous incitent à travailler dur et à atteindre vos buts et objectifs dans un délai déterminé. Il s'agit d'une question hautement subjective et vous devez donc répondre d'une manière unique et éviter toutes les réponses génériques.
Exemple de réponse
Monsieur, la réponse à cette question dépend de la situation financière, des désirs et des attentes d'une personne par rapport à sa carrière professionnelle. Pour moi, c'est mon désir de gravir les échelons de l'entreprise le plus rapidement possible et d'obtenir une large reconnaissance qui motive toujours certains et me stimule à être toujours vigilant et à exécuter toutes mes tâches et fonctions avant la date limite.
Préparation rigoureuse
Compte tenu de l'importance de cette question dans une session d'entretien, Prepmycareer a conçu un article exclusif qui fournit dix exemples de réponses uniques et impressionnants pour cette question d'entretien. Cet article est accessible en cliquant sur ce lien.
21) Avez-vous des questions à nous poser ?
Il s'agit de la dernière question d'une séance d'entretien et un candidat confronté à cette question doit être conscient du fait que sa séance d'entretien est maintenant terminée. Cette question donne l'occasion à un candidat de poser quelques questions à l'intervieweur concernant l'organisation, sa culture de travail, l'éthique de travail, etc. Il a été observé que les candidats ont tendance soit à éviter complètement cette question, soit à poser des questions non pertinentes. Dans les deux situations, vous ne faites que diminuer et épuiser vos chances de sélection au strict minimum. Par conséquent, posez toujours quelques questions pertinentes basées sur les questions modèles mentionnées ci-dessous :
Questions types
- Quels sont les horaires de travail de l'organisation dans les différents quarts de travail ?
- Est-ce la politique de l'organisation d'étendre les congés d'urgence payés à ses employés ?
- Quels sont les différents avantages qu'une organisation accorde à ses employés pendant les jours de maternité/paternité ?
- Veuillez énumérer et expliquer le calcul de l'indemnité d'heures supplémentaires.
- Quelles sont les différentes opportunités de formation et de développement des employés offertes par l'organisation à ses employés ?
- Veuillez expliquer le calcul des remboursements et divers autres avantages offerts par l'organisme sous forme d'avantages indirects.
Bibliographie
- http://www.tawannadillahunt.com/wp-content/uploads/2020/11/Dillahunt_HICSS21.pdf
- https://aipublications.com/uploads/issue_files/1IJEBM-MAY20213-Recruitment.pdf
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Sandeep Bhandari est le fondateur du site Web PrepMyCareer.com.
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